8. Написання стенограм

Стенограма — запис промови, доповіді, переговорів, викона­ний способом стенографії, що означає «скоропис, скорочене письмо, яке поспіває за мовою». Так писав автор «Толкового словаря» В.І. Даль.

Стенографія — це спосіб швидкого і точного записування за допомогою системи скорочень і умовних знаків. З'явилося слово «стенографія» в 1602 р., коли англієць Джон Уїлліс видав книгу «Мистецтво скоропису, або стенографія».

Застосовувалася стенографія ще в Стародавньому Єгипті. Можливо, вона існувала і раніше, тому що людина завжди бажа­ла писати швидше.

У 1883 р. в Акрополі було знайдено мармурову плиту з висіче­ними на ній стенографічними знаками, що підтвердило існуван­ня стенографії в Давній Греції. На думку вчених, давній стеног­раф залишив ці записи близько 350 року до н. е.

Багато давньогрецьких філософів володіли стенографією: ві­домо, наприклад, що промови філософа і вченого Сократа запи­сав стенографічно давньогрецький історик Ксенофонт.

Скоропис був відомий і в Росії. Ще в XV ст. збори народного віча в Новгороді і Пскові записувалися знаками, що «поспівали за мовою». При Петрі І існувала група стенографів, яких назива­ли «компанією писак».

Широке запровадження стенографії в практику управлінсько­го апарату дає змогу в 2-3 рази прискорити підготовку будь-яко­го документа, дозволить кваліфікованим працівникам зекономи­ти до 20-30 процентів часу, який витрачається ними на рукопис­не складання документів.

9. Підготування повідомлень

Повідомлення — це документ, який інформує про якийсь захід (нараду, засідання, збори, конференцію) і пропонує взята у ньо­му участь.

Оформляється повідомлення або запрошення як лист, адресо­ваний організації, установі чи конкретній особі.

Текст повідомлення включає відомості про час, місце, харак­тер заходу, порядок денний, прізвище доповідачів та виконавців, пропозицію взяти участь, прохання підтвердити зустріч, телефо­ни для довідок.

Починається текст повідомлення зверненням (до конкретної особи) або проханням направити представників організації. Структура речень повідомлення — найпростіша. Два-три перших слова одразу ж повинні дати зрозуміти, про що йдеться.

Складаючи повідомлення, слід використовувати прямий по­рядок слів у реченні.

Грамотний виклад має суттєве значення, адже наявні помилки одразу привертають до себе увагу, і враження від документа знач­но знижується. Уважна і неупереджена перевірка тексту повідом­лення — надійний спосіб позбутися помилок, особливо грубих.

10. Підготовка запрошень

На відміну від повідомлень, запрошення можуть бути іменні та неіменні.

Іменні запрошення — це офіційні листівки, що вимагають по­дання документа, який засвідчує особу.

Неіменні запрошення — це офіційні листівки, які слугують вхід­ною перепусткою на науково-методичну конференцію, урочисті збори, засідання з певного приводу, святкову подію, на вечір зус­трічі з ветеранами чи на концерт художньої самодіяльності.

Питання для самоконтролю:

• Які особливості документування проведення нарад?

• Як складаються протоколи?

• Які правила написання стенограм?

• Що таке повідомлення в як його оформити?

• Які є запрошення?

Рекомендована література для опрацювання :

1. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

2. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

3. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

4. ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

5. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

6. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1998.- 256 с.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.- К.: Либідь, 2000.- 284 с.

10. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів. - Х.: Торсінг, 2001.- 384 с.

11. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою. - К.: Техніка, 1992.- 399 с.

12. Паламар Л.М., Кацовець Г.М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1995.- 207 с.

13. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посіб.- 3-тє вид., перероб. і допов. - К.: Либідь,1998.- 296 с.

Змістовий модуль (тема) №6 Ведення документів по особовому складу

1. документи по особовому складу;

2. правила складання характеристик, автобіографій, резюме, анкет;

3. порядок ведення особових карток;

4. оформлення заяв, наказів, доручень;

5. трудова книжка.