1.2.1.2 Недостатки текстовых документов

Если описание слишком сложно, то же самое произойдет с его результа­том: созданными документами. Действительно, текстовое описание ча­сто подвергается критике из-за документов, которые оно порождает:

а) Неприменимые: Пользователь не всегда может такие документы применить. Он не находит быстро документ, в котором содержится нужная информация. Он сталкивается с множеством проблем: Где найти нужный документ (его местоположение)! Как узнать все необходимые документы? Можно ли быть уверенным, что докумен- ты не устарели? Представлена ли в них вся необходимая информа-ция?

б) Неудобочитаемые: Документы не всегда легко читаемы из-за стиля и лексики, непонятных для пользователя.

в) Объемные: Документы, состоящие более чем из пяти страниц, обес-кураживают пользователей, которые теряют слишком много време-ни на поиск в тексте нужной информации. Объем документации яв-ляется также важным препятствием: найти одну или несколько не-обходимых инструкций среди десятков, составляющих систему до-кументов предприятия, - тяжелое занятие.

г) Мало практичные: Информация, содержащаяся в документах, часто двусмысленна и малопонятна для пользователя (он должен просмот-реть сотни страниц текста, прежде чем восстановить параграф за пара-графом, регламентированные способы осуществления деятельности).

д) Неуправляемые: Устаревшие документы не всегда удаляются из обращения. Точно так же и действующие документы не всегда возможно довести до сведения всех работников. Эти трудности происходят из-за плохой идентификации документов, недостатка пунктуальности при контроле показателей и объектов модифика-

10 Формализация ноу-хау 11

ции, а также из-за медлительности процесса проверки и утверждения новых, либо модифицированных документов (см. требования ИСО 9000 по управлению документацией). Чтобы исправить у, недостатки, связанные с управлением документацией, учреждения прибегали к средствам ЭУД (Электронное Управление Документами).

Эти средства обработки данных могут до определенной степени эффек­тивно облегчить управление документами, но ни в коей мере эти сред­ства не позволяют улучшить содержание документации. Понятие до­бавленной ценности документацией не включено в подобные средства управления.

Теперь, после того как мы обозначили разницу между актом описания и его результатом, необходимо затронуть элемент, составляющий его со­держание: язык.

1.2.1.3 Несовершенство языка

Язык - последнее из препятствий в составлении документов.

Состоящий из лексики, грамматики и синтаксиса, язык, в частности, французский, не столь легок в использовании. Так, большое число по­тенциальных разработчиков не решаются формализовать свои ноу-хау, так как считают, что недостаточно хорошо владеют письменной речью! Другие, напротив, составляют документы с огромным коли­чеством деталей и сложных слов, дабы продемонстрировать свои «знания».

Политика и цели организации должны регулярно анализироваться. В ко­нечном счете, созданные документы разнородны, малооперативны и малопригодны. Необходим пересмотр этих документов для обеспече­ния соответствия стандартам ИСО 9000.

Если мы указываем в параграфе 1.2.1, что культура письма особенно развита во Франции, то это справедливо для художественной литерату­ры и искусства. На предприятиях же, в частности, промышленных, уст­ная традиция применяется гораздо шире, чем, например, в англоговоря­щих странах, опирающихся, в основном, на письменные документы (ин­струкции справа/слева, предназначенные ограничить движения и свес­ти их к наиболее продуктивным - OST).

Чтобы исправить эти недостатки, связанные с текстовым описанием,

решение напрашивается само: символическое изображение в форме ло-гиграмм!

'1.2.2 Изображение в форме логиграмм

Стандарт ИСО 9000 говорит о том, что «рисунок объяснит лучше, нежели длинная речь». 80% населения воспринимают информацию зрением лучше, чем на слух. Ситуация, представленная графически, будет понятна лучше, чем та же ситуация, объявленная вслух или описанная в тексте (внимание: речь идет об организационных ситуациях с ви­дами деятельности, а не с обсуждением идей!).

Зрение - это инструмент, который позволяет нашему мозгу восприни­мать и оценивать ситуацию, разобраться в ней и отреагировать на по­следствия.

Кстати, вы можете сами вспомнить, что на любом совещании, где под­нимается какой-либо сложный вопрос, после того как каждый изложил свою точку зрения, вывод часто формулируется словами: «Надо по-смотреть...».

Отсюда следует, что сам по себе рисунок обладает большей информа­тивностью и наглядностью, чем текст. Кроме того, изображение с по­мощью логиграмм обязывает разработчика моделировать в графичес­кой форме то, что он хочет описать. Это моделирование автоматически облегчает действительность, сводя ее к нескольким формам, а не длин­ным, сложным фразам. Удачно проведенное моделирование позволяет нам прояснить свои идеи и облегчить рассуждение.

Ниже мы представляем некоторые преимущества графического опи­сания.