8.3.1 Графическая трансформация текстовых процедур

Главная ошибка в ходе преобразования существующей организации - желание переделать каждый текстовый документ в графический.

В самом деле, текстовые процедуры или рабочие инструкции обычно не отвечают правилам составления, созданным языком Калиграмм. Так, текстовые процедуры содержат часто более шести участников, хотя это количество является максимальным по правилам составления органи­зационной процедуры.

Во время разработки процедуры нужно начинать с установления списка всех участников, присутствующих в текстовом документе, затем нужно убедиться, что они все действительно "участники" в значении языка Ка­лиграмм.

Действительно, под участником тут подразумевается несколько лиц, обладающих, возможно, разными функциями, но исполняющих одну и ту же роль при выполнении одних и тех же видов деятельности.

Если число обозначенных участников превышает шесть, необходимо:

• либо объединить некоторых участников в более широких границах,

• либо сгруппировать их внутри одной "Общности", деятельность которой будет описана в другой процедуре,

174 Внедрение проекта Калиграмм 175

- либо "разбить" процедуру на несколько процедур.

Наиболее часто встречается третий случай, т.к. текстовые процедуры имеют тенденцию описывать деятельность "из конца в конец" с боль­шим количеством деталей.

Например, в следующей процедуре (см. схему 8.1.), содержащей три страницы, внимательное изучение показывает, что первая часть проце­дуры вовлекает шесть участников, вторая - четыре и третья - мять.

Всего же процедура содержит около 11 участников (а не 15, т.к. один и тот же участник может быть задействован в разных частях процедуры!).

Например, на предприятии можно часто встретить процедуру "Закупки", которая одновременно описывает действия, необходимые для того, чтобы:

• сформулировать заказ внутренней закупки,

• составить бланк заказа, адресованный поставщику,

• принять товар,

• оценить услуги поставщика,

• оплатить по счету-фактуре.

Такая процедура обязательно потребует множество участников. Следо­вательно, она должна быть в наличии у многих лиц (трудности в веде­нии документации).

Схема 8.1. Исследование текстовой процедуры

При изменениях вся процедура должна быть вновь распространена сре­ди всех участников, даже тех, кого не коснулась модификация. Кроме того, только отдельная часть этой "объемной" процедуры касается каж­дого участника.

Правило Калиграмм о количестве участников существует для создания

более лаконичных, а значит более операционных и простых в управлении документов.

Графическое описание предыдущей текстовой процедуры приведет, воз­можно, к созданию нескольких документов (процедур и инструкций), ил­люстрируемых схемой 8.2.

Схема 8.2. Расчленение текстовой процедуры на несколько

Графиков Калиграмм

Не следует впадать в панику из-за количества создаваемых докумен­тов. Совершенно очевидно из примера, который мы только что предста­вили, что текстовая процедура переводится в пять или шесть графиков. Но главная цель организационной системы - быть операционной! А это не значит быть подчиненной определенному количеству процедур.

Располагать двадцатью сложными процедурами, которые не использу-