8.2.3 Соблюдения требований стандартов

Применение процедуры сертификации в области качества (ISO 9000, EAQF, AQAP, EFQM...), окружающей среды (ISO14000) или здоровья (Аккредитация), требует формализации целей и методов производства, которые предприятия внедряют, чтобы:

• принимать во внимание и удовлетворять потребности клиента,

• управлять процессами,

• анализировать риски,

• обеспечить воспроизводимость видов деятельности,

• сохранить то, что было выполнено,

• постоянно улучшать систему организации.

Для достижения таких разных целей предприятие должно сразу определить структуру организации, хорошо понятную внешним лицам (клиентам, по­ставщикам, аудиторам, акционерам, банкирам...), чтобы вызвать у них до­верие, а также внутри предприятия (для пользования сотрудниками).

В самом деле, было бы дорого и мало эффективно развивать "двойную организацию", одну, предназначенную для внешней коммуникации, другую - для выполнения ежедневной деятельности.

Благодаря подходу, структурированному по трем уровням, язык Калиграмм выполняет обе функции. Графическое моделирование процессов (1 уровень) обычно предназначается для внешней коммуникации, т.к. является отражением политики и целей предприятия. Процессы и их вза­имодействия составляют неотъемлемую часть организационного руко­водства (обычно называемого Руководством по обеспечению каче­ства или Руководством по качеству).

Но графики, изображающие процессы, также используются внутри пред-

172 Внедрение проекта Калиграмм 173

приятия для описания окружения, в котором находятся организационные процедуры (уровень 2) и рабочие инструкции (уровень 3).

Что касается процедур и инструкций, то они предназначены, главным образом, для внутреннего пользования на предприятии (не забудем, что они формализуют ноу-хау предприятия!).

Таким образом, цели предприятия и методы производства, применяе­мые для их достижения, обозначены с помощью одной и той же деск­риптивной логики и общего графического языка, способного облегчить понимание и обмен информацией.

Какова бы ни была цель из тех, что представлены выше, она порождает процедуру графического описания. При этом нужно принять во внима­ние две исходных ситуации:

а) Либо предприятие уже располагает организационной структурой, опи-

санной в текстовой или полуграфической форме.

б) Либо предприятие еще не описало свою организацию.

В следующих двух главах представлено, как в обоих случаях применить подход Калиграмм.

8.3 Пересмотр существующей документации

Существует множество причин, по которым можно вновь начать опре­деление организации или ноу-хау. Среди них мы назовем следующие:

• Изменение стандарта, как это произошло с версией 2000 стандарта ISO 9000, порывающей с традиционным изображением организационных свойств предприятия по 20 обозначенным пунктам.

• Трудности, связанные с управлением и, особенно с использованием текстовой документальной системы, мало практичной, а значит, мало используемой.

• Необходимость нового определения ноу-хау и специальных компетенций предприятия, возникающая из-за операций слияния/приобретения.

• Появление новых технологий, информационных и коммуникативных,

которые предлагают возможности передачи и распределения более эффективных и операционных ноу-хау.

Однако какова бы ни была причина изменений, проведение проекта опи­сания с помощью языка Калиграмм будет заключаться в постепенном переходе от текстовой системы к графической с сохранением обычного режима функционирования предприятия.

Действительно, часто необходимо несколько месяцев для окончатель­ного определения организации и ноу-хау. В этих условиях нужно, чтобы существующие текстовые элементы и новые графические элементы смогли "сосуществовать".

Мы специально не рассматриваем в этой главе способ описания процес­сов (это уже было сделано в главе 4), а только способ передачи проце­дур и рабочих инструкций в графической форме.