8 Формализация ноу-хау 9

особенно при создании операционного документа.

д) структурирование: Служащие не всегда знают, когда описать опе­рацию или составить рабочую инструкцию (способ действия, прото­кол, ...). Иногда в одном и том же документе (зачастую объемис­том!) находится и общая организационная информация, и очень под-

робные инструкции. Структурирование обычно зависит от желания разработчика. Не существует особых правил, указывающих, как должен быть составлен тот или иной документ. Эта неоднородность структуры документов затрудняет понимание и общение.

Модульный подход к документации позволяет обычно избежать этой проблемы.

е) понятие настоящего/будущего: Часто трудно бывает составить документы, зная, что через несколько недель появятся новые мето-ды, будут проведены какие-либо изменения, возможно, уже предус-мотренные. Кроме того, возникает сильное искушение описать то, «что должно быть сделано для большей эффективности», а не то, что делается каждый день.

Поэтому составленные документы либо находятся в отрыве от реаль-ности, либо оказываются слишком общими и неопределенными, что ме-шает их пониманию. Следует, однако, допустить, что документы опре-деленного типа, в частности, рабочие инструкции, устаревают быстрее, чем описание процедур или процессов. Структурирование также помо-гает воспринять изменения и само понятие настоящего/будущего.

ж) время: «отговорка номер один», используемая на всех уровнях пред-приятия, нехватка времени на формализацию ноу-хау. Бесспорно, опи-сание отнимает определенное время, особенно при отсутствии ме-тодики описания и уровня детализации описания или структурирова-ния документации. Именно потому, что разработка документов за-нимает много времени, нужно обращать особое внимание на их со-держание! Не обязательно формализовать всё. Чтобы избежать по-тери времени (и создать полную систему документов), достаточно, с одной стороны, определить добавленную ценность документов, ко-торые нужно формализовать, а с другой стороны, составлять только такие документы, которые направлены на преодоление трудностей и сохранение специфических умений.

з) издержки: Мы убедились, что при разработке документов форма-лизации ноу-хау производство уменьшается (недополученная при-быль). Кроме того, эта разработка может потребовать привлечения внешних консультантов. Это также ведет к затратам денег, которые необходимо учитывать. Но самый сложный момент в области из-

держек - это недостаток окупаемости, порождающий интерес к со­зданию эффективной и оперативной системы документов. В преды­дущей главе мы упомянули понятие «капитализации умений». Мы считаем, что окупаемость, связанная с издержками из-за разработ­ки документов и ноу-хау, могла бы наравне с материальными акти­вами предприятия быть объектом валоризации в качестве немате­риального капитала.

Само собой разумеется, что разработка приводит к появлению доку­мента. Зачастую о деятельности учреждения или предприятия судят с бюрократической точки зрения: по количеству циркулирующих бумаг.