7.1 Основной графический язык

Уже представив в параграфе 3.2., мы напоминаем здесь 4 типа основных форм графического языка, используемых для составления третьего уровня.

Схема 7.1. Основные формы языка Калиграмм

Этот основной графический язык позволяет изобразить все ситуации. Однако в зависимости от определенных частных аспектов, которые мы объясняем в этой главе, необходимо перечислить некоторые из этих форм, чтобы улучшить понимание описываемой ситуации.

7.2 Назначение рабочей инструкции

Рабочая инструкция позволяет точно узнать "Как?" выполнить задание или отдельный вид деятельности, соответствующий четко обозначенно­му участнику.

Рабочая инструкция - это результат процедуры (уровень 2). Однако, зная, что описываемое задание или деятельность могут быть общими, т.е. используемыми несколькими различными процедурами, важно правиль­но определить предмет и область применения рабочей инструкции.

Для этого инструкция обязательно должна иметь определенно выражен­ное название. Например, "Составить предложение цены", "Разработать анкету набора сотрудников", "Соединить электронные составляющие", "Подготовить комнату пациента", "Открыть счет клиента"...

Обозначив назначение инструкции, нужно определить ответственного исполнителя и детализированные операции, которые должны быть вы­полнены хронологически. Также надо формализовать то, что запускает команду (первоначальный факт или команда предыдущего этапа) и то, что ее заканчивает (конец или следующая команда).

Наконец, нужно систематически уточнять инструменты (материалы или документы), которые позволяют выполнять разные операции.

В следующих главах мы рассмотрим, с одной стороны, этапы создания, а с другой - правила, которые необходимо соблюдать, чтобы описать рабочие инструкции. Рабочая инструкция обязательно должна отвечать трем правилам структурирования (см. параграф 4.3.3.):

• инструкция включает всегда только одного участника,

• изображены все необходимые средства (материальные инстру-менты и документы),

• операции, присутствующие в команде, соединены хронологически (сверху вниз).

Рабочая инструкция должна быть очень подробной и определять все необходимые операции для выполнения задания или описываемой дея­тельности. Если число операций очень велико и перегружает инструк­цию, необходимо создать вторую инструкцию, чтобы обеспечить чита­емость и оперативный характер документа.

142 Описание процедуры (Уровень 3) 143

Чтобы обозначить начало и конец инструкции, также как и входящую и выходящую информацию, достаточно обратиться к процедуре (или про­цедурам), которые соответствуют данной инструкции и команде.

Если никакая процедура не была составлена по отношению к инструкции, только знания и опыт оператора позволят обозначить эти элементы.

7.3 Этапы составления рабочей инструкции

Проанализировав задание или деятельность, необходимо их описать. В этой главе мы увидим, как составить рабочую инструкцию. Для этого мы рассмотрим конкретный случай, исследуя шаг за шагом последова­тельную разработку ее описания.

Затем мы резюмируем в параграфах 7.4., 7.5. и 7.6. соответственно основные правила, которые обеспечивают эффективное составление, использование графического словаря и необходимого синтаксиса.

Чтобы проиллюстрировать последовательность разработки, мы подробно рассмотрим рабочую инструкию для команды "Анализировать", выпол­няемую участником "Коммерческий отдел" в процедуре "Обработать заказы", изученной в главе 6.

Эта задача осуществляется следующим образом:

Когда коммерческий отдел получает от секретаря карточку, относящуюся к заказу клиента, он проверяет всю информацию (имя клиента, его номер, дату обращения и предмет заказа), потом проводит обзорное исследование его заказов в компью­терной программе коммерческого управления. Если коммерчес­кому отделу не достаточно предоставленных сведений на пере­данной секретарем карточке или если он нуждается в дополни­тельной информации, он непосредственно устанавливает кон­такт с клиентом для ее получения.

Если клиент не занесен в базу данных, коммерческий отдел со­здает новую карточку клиента, в противном случае он сразу переходит к анализу заказа.

Для этого он изучает похожие заказы других клиентов, катало-

ги товаров, имеющихся в наличии на предприятии, и каталоги конкурирующих товаров.

После этого исследования он определяет, может ли заказ кли­ента быть удовлетворен товаром по каталогу, или необходимо провести отдельное исследование. В первом случае он непос­редственно составляет письменно ответ клиенту и передает его секретарю. Во втором случае он письменно дополняет кар­точку заказа элементами своего анализа и передает ее началь­нику коммерческого отдела.