1.2 Современные методы

В этой главе дается краткая характеристика современных методов в области формализации ноу-хау, затрагивающая два основных типа ото­бражения: текстовое и графическое. Она также знакомит с наиболее часто встречающимися трудностями, с которыми сталкиваются пред­приятия.

1.2.1 Текстовое отображение

Очевидно, что текстовая форма письма - наиболее распространенный способ отображения знаний. Множество различных произведений, со-

6 Формализация ноу-хау 7

держащихся в библиотеках - яркий тому пример. Культура письма, будь то художественная, научная или техническая литература, особенно раз­вита в Европе, в частности, во Франции.

Несомненно, изобретение печатного станка Гуттенбергом в 15 веке ус­корило процесс распространения знаний, сделав его более эффективным.

Тем не менее, появление новых средств массовой информации, которы­ми мы располагаем на сегодняшний день, например, Интернета, новые носители информации (создание в 2000 году первой электронной кни­ги), возможно, требуют новых подходов к осуществлению передачи мыслей, знаний и умений в электронной, можно даже сказать, интерак­тивной форме.

Но прежде, чем определить, может (или должен) ли данный носитель информации воздействовать на саму форму этой информации, рассмот­рим аспекты, которые могут помешать формализации ноу-хау.

Эти аспекты распределены по трем категориям и даны в порядке их важно­сти. Они являются результатами исследований и опросов, проведенных на общественных, промышленных и связанных с государственным сектором предприятиях различных размеров и областей деятельности.

1.2.1.1 Трудности внедрения

Сам акт описания не очевиден для всех работников предприятия. Глав­ными аспектами, вызывающими трудности при описании, являются:

а) мотивация: Если правильно не объяснить, для чего нужна формализация ноу-хау и какова выгода от этого, невозможно ожидать, что она будет проведена надлежащим образом и в положенные сроки. Мотивация сотрудников, занимающихся деловыми бумагами, - основной момент процедуры формализации ноу-хау, но эта мотивация (или ее отсутствие) часто напрямую связано с недостатком денежных вложений или недостатком интереса со стороны дирекции предприятия.

б) согласие: Очень часто определенная часть служащих считает, что, так как они единственные, кто может справиться с той или иной задачей, они незаменимы. Здесь вступает в действие понятие власти или потери власти. Такие люди редко по собственной воле соглашаются на процедуру описания, т.к. при этом их знания будут формализованными и доступными для всех, тем самым теряется их незаменимость!

в) уровень детализации описания: Этот элемент, как и структури­рование (см. ниже), является скорее методологическим, чем психо­логическим. Когда служащий мотивирован и согласен на формализа­цию ноу-хау, он не всегда знает, на каком уровне детализации описа­ния остановиться. Если оно будет слишком общим, не все смогут его понять, а если слишком точным, есть риск «потерять» читателя за обилием, может быть, не очень нужных деталей. Надо заметить, что уровень детализации описания непосредственно влияет на пони­мание пользователями формализованной документации. Чтобы оп­ределить зернистость (уровень детализации описания) документа, рекомендуется, с одной стороны, выявить сложности, связанные с описываемой деятельностью, а с другой стороны, уровень компе­тенции тех, кто будет ее выполнять (см. Глава 4 - Анализ описыва­емых ситуаций).

Другая трудность, относящаяся к уровню детализации описания, - это риск «отклониться от темы». В самом деле, если некоторые текстовые документы слишком объемисты (более 15 или 20 страниц), то это от того, что их разработчик не сумел сосредоточиться на главной цели своей деятельности, описав действия, не входящие в его компетенцию. Часто случается, что во время описания служащие «выходят» за рамки своей деятельности, формализуя смежные с ней операции.

В связи с этим существуют три основных препятствия:

• недопонимание между работниками предприятия;

• повторная формализация документов, объясняющих их организацию (несоответствие текстов);

• избыточность информации, осложняющая работу с документами.

г) абстракция: Неизбежно следуя за уровнем описания, абстракция редко используется в текстовых документах. Автор часто очень мно­гословно, а, значит, очень точно объясняет, как должна быть выпол­нена та или иная задача или деятельность. Тем не менее, это много­словие затрудняет первичное понимание документа, требуя еще не­скольких прочтений для окончательного понимания.

Такой документ интересен новичкам (20% случаев), которые узнают много нового, благодаря обилию подробностей, но скучен для более ос­ведомленных работников (80% случаев), которые не могут быстро най­ти требуемую точную информацию. Составление организационного до­кумента требует от автора умения абстрагироваться, позволяющего провести формализацию, идя к главному (синтез), чтобы быть понятым,