6.3.6 Комментарий к формам

В первой главе данной работы мы выделили плюсы и минусы, связан­ные с составлением процедур в текстовой форме или в форме логиграммы. Теперь мы не будем к этому возвращаться. Мы лишь напомним, что преимущество графического изображения - в облегченном понима­нии (все главное выражено на одной странице). В то же время, оно не представляет деталей исполнения.

Чтобы это исправить, язык Калиграмм предлагает простое решение, состо­ящее в придании каждой графической .форме, которая этого требует, ком­ментария в несколько строчек, где объясняется мотивировка формы.

Эти комментарии (пронумерованные квадраты) изображены на схеме 6.3:

118 Описание процедуры (Уровень 2) 119

Схема 6.3. Процедура со средствами и комментариями

1 . Коммерческий отдел (Участник)

Лицо, ответственное за работу с клиентурой.

2. Зарегистрировать (Команда)

Регистрирование заказа должно включать:

• имя заказчика,

• его номер,

• дату обращения,

• предмет заказа.

После занесения в компьютер, секретарь распечатывает бланк заказа.

3. КАТ 007 (Документ)

Каталог обновляется и переиздается каждый год в декабре на следую­щий год.

Он действует с 1 января по 31 декабря этого же года.

4. Элементы заказа (Информация)

Элементы заказа объединяются на бланке заказа, распечатанного на компьютере секретарем. Этот бланк также содержит краткие сведе­ния о заказах и о расчете клиента.

Любые формы могут быть предметом комментария. Однако когда ко­манды требуют более сильного уровня детализации, комментарий не всегда пригоден.

В этих условиях надо создать Рабочую инструкцию (уровень 3 пира­миды Калиграмм), используя понятие «Перемены фокусного рас­стояния» (Zoom).

Т.к. не все команды требуют обязательного создания рабочей команды, определим, в каких обстоятельствах эти команды должны быть созданы.

120 Описание процедуры (Уровень 2) 121

6.3.7 Определение команд для детализации

Детализация команды осуществляется «Переменой фокусного расстоя­ния». Перемена фокусного расстояния позволяет детализировать в до­кументе уровня 3 (рабочей инструкции) прямоугольник команды, присутствующий в уровне 2 (организационной процедуре).

Перемену фокусного расстояния не обязательно применять для каждой команды, фигурирующей в процедуре, а только для тех, которые пред­ставляют особый риск, или требуют особого внимания.

Для того, чтобы определить эти понятия риска или особого внима­ния, разработчику следует обратиться к таким аспектам как издер­жки из-за некачественного товара или к показателям несоответствий и, конечно, к нормативным требованиям, в которых могут нуждаться написанные документы.

В главе 7 мы подробно описываем способ составления рабочей инст­рукции (также называемой способом действия, протоколом...}. Здесь мы просто уточняем, что этот уровень описания отображает для какого-либо участника все элементарные операции, необходимые для выполнения команды, и определяет для тех операций, которые в этом нуждаются, автоконтроль, позволяющий управлять риском или осуще­ствлять контроль.

В рассматриваемом нами примере мы решаем, что команда «Анализи­ровать», применяемая «Коммерческим отделом», требует особого вни­мания, т.к. было зарегистрировано много рекламаций клиентов из-за плохо идентифицированных специфических потребностей, которые повлекли за собой доставку мало адаптированных товаров по каталогу.

Чтобы показать в процедуре, что эта команда является предметом пе­ремены фокусного расстояния и что существует другой документ, мы подчеркиваем текст «Проанализировать», который мы выделили дру­гим цветом.

Другие команды процедуры, не представляющие особого риска или ле требующие особого внимания, не детализируются нами с помощью ра­бочих инструкций.

Мы увидели, как можно детализировать способ выполнения команды, со­здавая через Перемену фокусного расстояния другой очень подробный документ. Раньше мы видели (параграф 6.3.6.), что возможно присутствие комментариев» (кратких объяснений) на каждой форме языка Калиграмм.

Zoom и комментарий - это два разных способа выразить, как должна быть выполнена команда. Ниже мы представляем и другие способы.