6.3.1 Идентификация документа

Разработку процедуры необходимо начать с определения ее наименова­ния в соответствии с ее предлагаемым назначением (в нашем случае это «Обработать заказы»).

Также необходимо закодировать эту процедуру, дав ей номер в зависи­мости от внутренней номенклатуры предприятия. Мы обозначим ее как: PRO 001.

Процедура нумеруется в зависимости от версии. Номер версии может обозначаться буквой (А, В...) или цифрами (1.2 или 1.1., 1.2....2.0., 2.1...).

106 Описание процедуры (Уровень 2) 107

Дата ее последней модификации также указывается на графике. Наконец мы указываем имя составителя (автора процедуры).

Эти элементы собраны в заголовке документа. Заголовок, представ­ленный ниже, также включает логотип организации и указание уровня составления (уровень 2 для процедуры).

6.3.2 Определение участников

В соответствии с содержанием процедуры мы можем обозначить не­сколько участников:

• Клиент,

• Секретарь,

• Коммерческий отдел,

• Начальник коммерческого отдела,

• Начальник R&D,

• Отдел по изучению рынка,

• Магазин.

Рассматривая обозначенных нами участников, мы констатируем, что они не все однородны. Действительно, есть «Клиент», который является вне­шним участником для предприятия, а «Секретарь», «Начальник коммер­ческого отдела», «Начальник R&D» - внутренние участники для предприя­тия. Они обладают четко сформулированными обязанностями.

Наконец, «Отдел по изучению рынка» и «Магазин» в общем виде пред­ставляют собой подразделения предприятия.

Для отображения участников на графике используется овал. Различают три вида участников (овалов):

В нутренний участник - овал с тонкими краями (секре­тарь, начальник коммерческого отдела, начальник R&D).

Внешний участник - овал с тонкими краями и тенью (клиент).

Общность - овал с толстыми краями. Обычно это под-

разделение предприятия, которое содержит нескольких участников (на­пример, конструкторский отдел, отдел по изучению рынка, магазин).

Такое графическое изображение позволяет пользователю процедуры визуально, а значит очень просто, определить, кто принимает участие в процедуре.

Одна из сложностей в составлении процедуры - определить только тех участников и только те их действия, которые относятся к назначению процедуры, т.е. не описывать действия, которые следует рассмотреть в другой процедуре, во избежание избытка информации и создания труд­ностей в применении или развитии документов.

Например, в нашем случае «Магазин» и «Отдел по изучению рынка» упоминаются, но не принимают непосредственного участия в процеду­ре, суть которой - обработать заказ. Действительно, назначение «Ма­газина» — упаковывать, складировать и доставлять товар. Задача «От­дела по изучению рынка» — изучение реализуемости.

Можно констатировать, что эти области смежны с обработкой заказа, но, без всякого сомнения, должны быть определены в своих собствен­ных процедурах. Они не должны описываться в нашей процедуре, свя­занной с обработкой заказа. Участники «Магазина» и «Отдела по изу­чению рынка» не являются главными участниками в процедуре.

Используем формы языка, которые мы обозначили для изображения ро­лей процедуры, как это указано ниже:

Участники, расположенные в столбиках, могут быть описаны через действия, которые они выполняют.

Эти действия в процедуре называются Командами. Команда всегда изображается прямоугольником (одной из четырех основных форм гра- фического языка). Она всегда расположена в столбике того участ-ника, который ее выполняет.