104 Описание процедуры (Уровень 2) 105

- действия, присутствующие в процедуре, соединяются хронологи-чески (сверху вниз).

Чтобы описать процедуру, нужно рассуждать об области применения и ее назначении, не стараясь быть исчерпывающим. Только важные и не­обходимые свойства должны быть изображены в графической форме (прямоугольник Действие). Нужно сказать главное, чтобы уменьшить риски и в то же время быть понятым. Цель - составлять лаконичные, хорошо понятные, а значит применяемые процедуры.

Здесь стоит предостеречь разработчика процедуры от опасности из­лишнего упрощения: не стремиться к исчерпанности не значит, что надо скрывать важные аспекты процедуры - надо изображать графически только фундаментальные действия. Затем будет возможно «детализи­ровать» эти действия с помощью комментариев или создания рабочих инструкций (уровень 3), которые уточнят все элементарные операции, применяемые для данного действия.

6.3 Этапы составления процедуры

Проанализировав ситуацию, необходимо ее описать. В этой главе мы увидим, как составить организационную процедуру. Для этого мы раз­берем конкретный случай, шаг за шагом проследив разработку описа­ния.

Затем мы резюмируем в параграфах 6.4, 6.5 и.6.6 соответственно ос­новные правила, обеспечивающие эффективную разработку, используе­мый графический словарь и необходимый синтаксис.

Описываемая для примера процедура касается обработки заказов кли­ентов.

Эта обработка совершается следующим образом:

Для каждого заказа клиента секретарь, принимающая докумен­ты, регистрирует у себя в компьютере в программе коммерчес­кого управления основные пункты заказа, касающиеся: имени клиента, номера заказа, даты обращения и предмета заказа. Затем она распечатывает карточку, содержащую эту инфор­мацию, и передает ее в коммерческий отдел.

Коммерческий отдел анализирует заказ и определяет, может ли он быть удовлетворен товаром по каталогу, или необходимо

провести специальное изучение. В первом случае он непосред­ственно составляет ответ, который передает секретарю. Если нет, он заносит в карточку заказа соответствующую инфор­мацию и передает ее начальнику коммерческого отдела.

Начальник коммерческого отдела определяет дальнейший ход дела и передает свой ответ, положительный или отрицатель­ный, коммерческому отделу, где составляется окончательный ответ клиенту в отношении его заказа.

Секретарь, напечатав ответ коммерческого отдела (предложе­ние цены для товара по каталогу, расценки для особых случаев, или невозможность удовлетворения заказа), посылает его по­чтой клиенту.

Если клиент согласен на предложение, он встречается с предста­вителем коммерческого отдела, чтобы обговорить все детали и подписать заказ. Эта встреча позволяет выполнить анализ кон-тракта. Исходя из этого, коммерческий отдел передает элемен­ты заказа в Магазин, который обеспечивает доставку, если речь идет о заказе товара по каталогу, или в Отдел по изучению рынка, который осуществит изучение рынка для особого товара.