86 Описание процесса (Уровень 1) 87 с хема 5.7. Идентификация двух подпроцессов

5.3.6 Границы линейного подхода

С начала работы мы поднимаем вопрос о необходимости графического мышления для графического языка. Для этого мы настаиваем на том факте, что текстовое мышление - это перевод линейного расчленения действительности, который не является системным. Это может повлечь за собой противоречия и отсутствие последовательности во время опи­сания процессов. Рискуя разочаровать всех сторонников этого типа опи­сания, мы покажем опасности, связанные с линейным подходом к про­цессу, и, в частности, что такое линейное описание может привести к искажению и даже потерям рынка.

Директор пивоваренного завода в Лотарингии господин Брасёр, друг гос­подина Карто, решил описать основные процессы на своем предприя­тии, следуя принципам, достигнутым начиная с формализации и до ана­лиза процессов. Он выбрал процесс «Закупка новых бочек».

Вот краткое содержание его заметок, которые он сделал во время ин­тервью с разными заинтересованными людьми.

Управляющий отделом упаковки в службе закупок каждую не­делю проверяет состояние запаса многоразовой упаковочной тары. Он составляет закупочный заказ, чтобы заменить испор­ченные бочки, забракованные в течение предыдущей недели. Закупщик, специализирующийся на связях с поставщиками мно­горазовых упаковок, обращается к нескольким поставщикам, которых он знает.

Когда он получает все предложения в ответ на свой запрос, он составляет отчет и отдает его начальнику отдела закупок.

Тот принимает решение и выбирает поставщика.

Тогда закупщик готовит заказ, отдает его на подпись директору отдела закупок и отправляет копию в управление отделом упаковки.

Он ждет подтверждение своего заказа поставщиком и классифицирует его, ожидая получение заказанных бочек.

Изображение этого процесса с использованием трансверсальной модели языка Калиграмм представлено на схеме 5.8.

Господин Брасёр сообщает процесс закупки заинтересован­ным лицам. Спустя 6 месяцев после внедрения, он констатиру­ет снижение продажи пива.

Заметив, что рынок из-за сильной летней жары в этом году прогрессировал более чем на 20%, он немедленно созывает основные кадры своего предприятия. Причины, на которые те ссылаются, касаются, кроме всего, и медлительности процесса закупки новых бочек. Действительно, следуя процедуре, средний срок между заказом на закупку и получением бочек около 8 недель, что вызывает задержку, на которую кафе и рестораны не могут согласиться в разгар сезона. Следовательно, они все больше и больше заказывают пиво у конкурентов.

Если бы господин Брасёр использовал глобальный нелинейный подход, он сначала бы посмотрел в своих записях основные виды деятельности, которые позволяют реализовать цель: «закупать новые бочки». Таким образом, он бы определил такие виды деятельности, как анализ запасов, выбор поставщика, заказ.

88 Описание процесса (Уровень I) 89

Схема 5.8. Трансверсальный процесс «Закупка новых бочек»

Схема 5.9. Реляционный процесс «Закупка новых бочек»

Определяя «Входы» и «Выходы» каждого вида деятельности (см. схе­му 5.9.) и их предназначение, наш глава предприятия смог бы с легкос­тью констатировать/что^заказ на закупку проистекает из анализа запа­сов, и что определение субпоставщиков может проводиться независимо от этой деятельности.

С таким анализом господин Брасёр позволил бы вышеизложенному про­цессу укоротиться на 5 недель, проводя выбор поставщиков независимо от него каждые 6 месяцев. Эта деятельность могла бы быть описана процедурой, которая позволила бы оправдать для аудитора уровень ква­лификации субподрядчиков.

Резюмируя, надо сказать, что линейный анализ заставляет разработчика следовать во времени за всеми действиями, описанными без цели опреде­лить причины их существования. При этом установления порядка доста­точно, чтобы действие выполнялось в строгой последовательности и неза­висимо от других действий. Этот тип дисфункции часто встречается на предприятии и обычно является следствием краткосрочного управления.