4.3.3 Уровень 3: Рабочая инструкция

Рабочие инструкции, составляющие третий уровень пирамиды Калиг­рамм очень подробны с точки зрения выполняемых действий (которые на этом уровне называются операциями!)

Действительно, инструкция подробно представляет все операции, необ­ходимые для выполнения задания или деятельности, которая осуществ­ляется участником.

Эти операции выполняются последовательно, выходящие данные одной операции составляют входящие данные следующей. Таким образом, мы снова имеем дело с хронологией в соединении операций, как и на уровне организационных процедур.

Наконец, рабочая инструкция позволяет точно узнать, «как» ответствен­ный исполнитель выполняет все обозначенные операции. Для этого не­обходимо очень подробно описать все использованные средства, будь то материальные средства или документы.

Правила структурирования описания третьего уровня таковы:

• один исполнитель,

• все средства,

• вертикальная хронология операций.

Эти простые правила позволяют разработчику недвусмысленно опреде­лить уровень детализации, который подходит к изображаемой ситуации.

Но чтобы еще более облегчить деятельность разработчика по форма­лизации процессов, процедур и рабочих инструкций, мы предлагаем про-

60 Графическое написание Калиграмм 61

стую анкету, помогающую представить целостную картину внешних факторов изучаемых ситуаций.

4.4 Базовая анкета

Графическое описание, связанное с языком Калиграмм, основывается на внимательном (но не исчерпывающем!) изучении внешних факто­ров «действий».

Термин «действие» принимает разный смысл (Процесс, Команда, Опе­рация) в зависимости от уровня пирамиды (см. параграф 3.5.).

Рассмотрение внешних факторов для каждого действия может быть си­стематизировано применением соответствующей анкеты.

В 5, 6 и 7 главах специально посвященных каждому их трех уровней пирамиды Калиграмм, мы подробно и в контексте изучим применение этой анкеты. В самом деле, ниже мы представляем обобщенную анке­ту (см. схему 4.2.), которую мы советуем применять для каждого обо­значенного действия, в частности, во время составления организацион­ной процедуры (уровень 2 пирамиды).

Г рафик 4.2. Анкета Калиграмм

Представленная начиная с базовых форм графического языка Калиграмм анкета заставляет разработчика изучить внешние факторы процесса или действия через 11 вопросов:

1. Прежде всего, необходимо определить, какой участник выполняет действие (Кто), чтобы поместить его в соответствующую колонку.

2. Затем нужно определить характер действия (Что), чтобы можно было его записать (например, зарегистрировать требования заказчика).

3. Как уже указывалось, действие обязательно запускается одним или несколькими сведениями, которые должны быть обозначены.

4. Эти сведения на входе обязательно происходят от другого участника (внутреннего или внешнего по отношению к предприятию). В рамках формализации связей заказчики/поставщики необходимо указать «От кого» поступает входящая информация.

5. Также нужно уточнить происхождение информации. Она может происходить из частного случая (первоначальный факт, например, каждый понедельник, в 8.30, для каждой претензии заказчика...) или из другой процедуры (например, из процедуры оценки поставщиков).

6. Иногда необходимо определить, Как действие выполняется (это может быть сделано четырьмя разными способами, см. главу 6.3.8).

7. Выполнение действия может потребовать инструменты (оборудование или документы), которые надо упомянуть (Чем).

8. Необходимо указать характер произведимой информации, чтобы оценить добавленную ценность действия (см. параграф 3.3).

9. Участник(и) - получатель(и) необходимы, чтобы определить связанные с информацией отношения заказчики/поставщики (см. вопрос 4).

10. Назначение произведенной информации также важно, как и ее происхождение, будь то конец или другая процедура.

11. Наконец, последний вопрос (факультативный), который можно задать себе, чтобы быть исчерпывающим: каким ограничениям подвержено изучаемое действие (ограничения в стоимости, длительности, качестве...).

Мы напоминаем, что эта анкета ориентирована на разработку организа­ционных процедур. Она может показаться сложной, но на самом деле очень быстро усваивается и удобна при разработке.