4.1.2 Описание организационных процедур

Организационные процедуры позволяют описать «Кто что делает» и «Что делается» при выполнении того или иного задания или деятель­ности. Для этого может быть достаточно только одной процедуры, а возможно, потребуется прибегнуть к нескольким процедурам, которые либо будут последовательно присоединяться друг к другу, либо будут порождаться от базовой процедуры. В последнем случае речь идет о подпроцедурах.

Процедура представляет собой действия, которые не­обходимо выполнить, в четко определенной после­довательности.

Все действия связаны между собой при помощи све­дений, определяющих их входные и выходные дан­ные. Это позволяет определить добавленную цен­ность каждого действия, а также визуализировать внутренние связи заказчик/поставщик на предприя­тии, т.к. действие всегда на это ориентировано на это.

Таким образом, четко устанавливается циркуляция информации, после­довательность действий и их назначение.

В зависимости от важности действий во время изображения какой-либо процедуры может потребоваться перегруппировка этих действий в фор­ме макродействия. Эти тонкости языка рассматриваются подробно в 6 главе работы, полностью посвященной графическому составлению орга­низационной процедуры.

Но чтобы знать все детали выполнения действий, образующих организаци-онную процедуру, нужно располагать уровнем дополнительной детализации

Для этого необходимо спуститься на третий уровень пирамиды Калиграмм, на уровень рабочих инструкций (способов действия, протоколов...).

4.1.3 Описание рабочих инструкций

Рабочие инструкции позволяют очень точно описать все элементарные дей­ствия, которые должны быть осуществлены для выполнения процедур.

Это изображение составляет настоящий «проверочный лист» требуемых действий для выполнения процедур.

Во всяком случае, такой уровень детализации не все­гда необходим, если только не нужно описать деятель­ность какого-либо сотрудника предприятия в мельчай­ших подробностях. Но всего, конечно же, невозможно предусмотреть!

Действительно, обычно компетенции отдельных сотрудников достаточ­но, да это и более рентабельно, вовлечь их в деятельность, которую они должны выполнить, повышая при этом их квалификацию (переподго­товка, наставничество...), а не заставлять их автоматически приме­нять очень подробные рабочие инструкции.

Поэтому язык Калиграмм предлагает составлять рабочие инструкции только в целях уменьшения риска или повышения бдительности.

Рабочая инструкция насчитывает всегда три столбца. Первый столбец содержит действия, которые нужно применить, второй - действия са­моконтроля, необходимые для уменьшения риска или повышения бди­тельности, а третий - корректирующие действия, применяемые в том случае, если действие окажется недостаточно эффективным.

В главе 7, посвященной графическому составлению рабочей инструк­ции, мы представляем методику описания этого третьего уровня пира­миды Калиграмм. Для лучшего восприятия рабочих инструкций возмож­на, как мы уже упоминали в связи с организационными процедурами, перегруппировка некоторых инструкций в форме макроинструкций.

Определив разные типы изображений трех уровней пирамиды Калиг­рамм, следует перейти к рассмотрению того, как они сочетаются меж­ду собой.

54

Графическое написание Калиграмм 55