1.3 Решения

Графическое описание документов способно избежать многих подвод­ных камней в изображении и применении процессов или ноу-хау. В част­ности, оно позволяет пользователю получить четкий, ясный, простой в использовании и понимании документ, то есть такой, который обладает всеми идеальными качествами документа, оставаясь работоспособным.

Однако графическое изображение обладает некоторыми недостатками, которые мы уже вскрыли в предыдущем параграфе. Таким образом, оказывается, что для эффективной реализации графического описания требуется структурирующий язык и правила. Этот язык, как и всякий другой, должен состоять из лексики, грамматики и синтаксиса.

Конечно, изменить язык не просто, но это позволит некоторым работни­кам предприятия почувствовать себя «на равной ноге» с остальными,

16 Формализация ноу-хау 17

обеспечить функционирование одинакового словаря. Таким образом, становится легче понимать друг друга и определять, избегая двусмыс­ленностей, процессы или порядок действий, применяемый в рамках организационной процедуры или рабочей инструкции.

«При появлении нового языка все работники предприятия находятся на одном уровне: принять его, выучить и попробовать себя в нем. Нет ни­кого, кто был бы в более выгодной стартовой ситуации, она одинакова и для финансиста, и для юриста, и для технического работника, для ди­ректора или инженера. Первичное усилие едино для всех» (См. Мелез -методика AMS).

Но новый язык, пусть даже графический, может эффективно использо­ваться только при условии строгого соблюдения правил описания. Эти правила, однако, не должны быть направлены на стеснение разработчи- ков, а, напротив, на облегчение формализации процессов. Разработчики должны будут сосредоточиться целиком на содержании, форма же ав­томатически должна определяться правилами описания.

Столь же важно соблюдать модульность при описании процессов. Это позволяет в любой момент получить главную информацию, необходи­мую для работы, имея в то же время возможность, когда нужно, при­бегать к уровню дополнительных подробностей. Модульный аспект (по­нятие «Объектива с переменным фокусным расстоянием») при­дает документам большую действенность, позволяя избежать много­словия (идентичные темы, затрагиваемые в различных процессах).

Наконец, последним важным пунктом является применение докумен­тов. Если оно обычно осуществляется классическим способом, т.е. на бумаге, то очевидно, что для графических описаний требуется исполь­зование электронных средств информации (например, Интернета).

Этот последний аспект улаживает проблемы, связанные с управлением документами (распространение новых версий, отзыв устаревшей документации...), а также способствует их использованию. Действи­тельно, эти документы, будучи графическими, легко могут быть выве­дены на экран компьютера для получения справки даже неспециалиста­ми. Пользователю достаточно «щелкнуть» мышью на те или иные эле­менты графика, чтобы получить дополнительную информацию о требу­ющей выполнения работе, чтобы визуализировать регистрационный бланк, открыть его и заполнить.

Таким образом, рассмотрение всей деятельности предприятия может

быть крайне простым. Сравнивая его со стопками папок, содержащих­ся, как правило, на любом предприятии, можно назвать этот способ опи­сания игровым.

Но прежде, чем подсчитывать все выгоды от графического описания, важно понять, что язык не может быть эффективно применен в отрыве от мышления.

Так, графический язык только тогда становится эффективным спосо­бом выражения, когда он связан с графическим мышлением. В следую­щей главе мы рассматриваем существующие различные типы мышле­ния и определяем основы графического мышления.

18

Выводы по главе 1

Формализация ноу-хау через процессы, операции и рабочие инструкции - это вполне реальная цель для предприятия, желающего упорядочить свою деятельность, накопить знания или получить сертификат соответ­ствия.

Однако провести формализацию нелегко, так как такое составление до­кументов требует участия и усилий всего коллектива на всех уровнях.

Отсутствие мотивации во многом определяет результаты формализа­ции ноу-хау: можно получить сложную в управлении и в применении сис­тему документов, на которую будет потрачено много усилий, и не полу­чить ожидаемой добавленной ценности.

Столкнувшись с подобными трудностями, предприятия попытались ре­шить проблему либо с помощью GED (автоматического средства уп­равления документацией), которое улучшает управление документами, но не способны сделать их применимыми, либо формализовав свои ноу-хау в форме логиграмм. Эти последние, однако, чаще всего выступают как графическое резюме существующих текстовых документов.

Несмотря на многочисленные достоинства, логиграммы часто оказы­ваются неадекватными в изображении организации предприятия по од­нородности формы и пригодности для эксплуатации.

В этом контексте формализация ноу-хау требует новых правил.

Использование простого и структурированного графического языка, спо­собного облегчить коммуникацию и изобразить ноу-хау на всех уровнях предприятия, составляет альтернативу для тех предприятий, которые хо­тят представить свою организацию в доступной и эффективной форме.

Сопровождаемое долевым подходом, облегчаемое электронным обме­ном знаний, графическое описание вовлекает все предприятие в новый образ мышления, более модульный и интуитивный, обеспечиваемый общим последовательным и структурирующим графическим языком.

2

От текстового мышления к мышлению графическому

Эта глава затрагивает очень тонкую тему - наш образ мышления. Ее цель - показать, что наше мышление часто обусловлено способом, ка­ким мы представляем свои мысли. Так, мы все сталкиваемся с тем, что не можем передать в понятной форме кому-то другому идеи или понятия, существующие в нашем мозгу.

Тем не менее, мы пытаемся это сделать, но отдаем себе отчет в том, что такая формализация неудовлетворительна, так как или слишком слож­на, или слишком сокращена.