4 Система счетов и двойная запись

В бухгалтерском балансе организации приводятся обобщенные данные об объектах бухгалтерского учета на определенную дату. Однако оперативное управление организацией с целью принятия управленческих решений вызывает необходимость иметь непрерывную информацию о состоянии и движении активов и источников их образования. С этой целью в бухгалтерском учете применяется система счетов.

Система счетов – это способ экономической группировки, текущего отражения и оперативного контроля за объектами бухгалтерского учета.

Счет бухгалтерского учета представляет собой способ экономической группировки, текущего учета состояния и изменений, происходящих с объектами бухгалтерского учета в результате совершения фактов хозяйственной жизни с целью получения обобщенной информации, необходимой для управления финансово-хозяйственной деятельностью.

Каждый счет предназначен для отражения конкретного объекта имущества хозяйства или источников их образования. На счетах на основании первичных документов накапливаются и систематизируются текущие данные только по однородным хозяйственным операциям.

Счет имеет две противоположные стороны (обороты): дебет и кредит, а также сальдо (остаток) начальное и конечное.

В упрощенном виде счет можно представить в виде схемы (рисунок 1).

Дебет Счет (название счета) Кредит

Сальдо начальное (Сн)
Оборот по дебету (ОД)	Оборот по кредиту (ОК)
Сальдо конечное (Ск)

Рисунок 1 – Схема счета бухгалтерского учета

Все счета бухгалтерского учета по отношению к балансу де­лятся группы: активные, пассивные и активно-пасивные.

Активные счета – счета для учета имущества хозяйства (счета имущества). Они имеют следующее строение: остаток по счету может быть только дебето­вым, оборот по дебету означает поступление имущества, а оборот по кредиту – его использование (выбытие) (рисунок 2).

Д-т Счет «Материалы» К-т

Сн – наличие материалов на складе на начало отчетного периода
ОД – поступление материалов на склад организации за отчетный период (+)	ОК – выбытие материалов со склада за отчетный период (-)
Ск – наличие материалов на складе на конец отчетного периода

Ск_{активного счета} = Сн + ОД – ОК

Рисунок 2 – Строение активного счета на примере счета «Материалы»

На активном счете сальдо конечное (Ск) меньше нуля быть не может, так как нельзя потратить имущества больше, чем его было на момент совершения хозяйственных операций.

Пассивные счета – счета для учета источников образования имущества (счета источников). Они имеют следу­ющее строение: начальный остаток источников образования иму­щества всегда отражается по кредиту (кредитовое сальдо), на этой же стороне счета отражается и увеличение источника, уменьше­ние источников – по дебету (рисунок 3).

Д-т Счет «Уставный капитал» К-т

	Сн – величина уставного капитала на начало отчетного периода
Обд – уменьшение уставного капитала за отчетный период (-)	Обк – увеличение уставного капитала за отчетный период (+)
	Ск – величина уставного капитала на конец отчетного периода

Ск_{пассивного счета} = Сн + ОК – ОД

Рисунок 3 – Строение пассивного счета на примере счета «Уставный капитал»

На пассивном счете сальдо конечное (Ск) меньше нуля быть не может, так как нельзя израсходовать источников больше, чем их было на момент совершения хозяйственной операции.

Активно-пассивные счета объединяют в себе признаки активных и пассивных счетов. В этих счетах оста­ток может быть и дебетовым, и кредитовым. Например, счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» может иметь два остатка: дебетовый – показывает сумму дебиторской задолжен­ности и отражается в активе баланса, кредитовый – сумму креди­торской задолженности и отражается в пассиве.

Между счетами и балансом существует тесная взаимосвязь:

1) каждой статье баланса соответствует счет или группа счетов;

2) счета подразделяются на активные и пассивные аналогично статьям баланса;

3) остатки имущества и источников его образования показыва­ются на счетах на той же стороне, что и в балансе;

4) суммы остатков по всем активным счетам равны итогу актива (валюте) баланса, а по всем пассивным счетам – итогу пассива (валюте) баланса;

5) баланс составляется на основании данных счетов бухгалтер­ского учета, а счета открываются на основании данных баланса.

Также существует определенная закономерность между объектами бухгалтерского учета и счетами бухгалтерского учета (таблица 2).

Все факты хозяйственной жизни отражаются на счетах бухгалтер­ского учета способом двойной записи.

Двойная запись – это способ отражения каждой операции в дебете одного и кредите другого взаимосвязанных счетов в одной и той же сумме.

Например, отпущены со склада и израсходованы в основном производстве материалы на сумму 100 000 руб.

Таблица 2 – Взаимосвязь объектов и счетов бухгалтерского учета

Объект бухгалтерского учета	Дебет счета	Кредит счета
Активы	увеличиваются	уменьшаются
Обязательства, в том числе: - дебиторская задолженность; - кредиторская задолженность	увеличивается уменьшается	уменьшается увеличивается
Источники финансирования деятельности экономического субъекта	уменьшаются	увеличиваются
Доходы	уменьшаются	увеличиваются
Расходы	увеличиваются	уменьшаются

Данная операция означает уменьшение материалов на складе и увеличение затрат в основном производстве на эту же сумму. Операция приводит к двойственным изменениям в составе иму­щества хозяйства и затрагивает два счета – «Материалы» и «Ос­новное производство». Оба эти счета активные, увеличение иму­щества отражается в дебете, а его уменьшение – в кредите.

Отразим операции на счетах способом двойной записи:

Д-т счета «Основное производство» 100 000 руб.

К-т счета «Материалы» 100 000 руб.

Корреспонденцией счетов – это взаимосвязь, возникающая между счетами при отражении хозяйственной операции, счета при этом называются – корреспондирующими. Например, поступление материалов на склад от поставщиков: дебет счета «Материалы», кредит счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Счета «Материалы» и «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» являются корреспондирующими.

Бухгалтерская проводка – это запись, содержащая наименование дебетуемого и кредитуемого счетов, а также сумму хозяйственной операции. Например, выданы из кассы организации денежные средства в размере 5000 руб. подотчетному лицу на командировочные расходы по расходному кассовому ордеру:

Дебет счета	Кредит счета	Сумма, руб.	Первичный документ
«Расчеты с подотчетными лицами»	«Касса»	5000	Расходный кассовый ордер

Бухгалтерские проводки формируются только на основании первичных документов, в которых зафиксировано содержание факта хозяйственной жизни.

Первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем организации. Руководитель организации определяет также состав первичных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Для руководства организации необходимо иметь информацию об объектах бухгалтерского учета различной степени детализации. Для этой цели в бухгалтерском учете используются две группы счетов: синтетические и аналитические.

Синтетические счета служат для укрупненной группировки и учета однородных объектов, а аналитические счета – для подроб­ной их характеристики. Отражение хозяйственных средств и процессов на синтетиче­ских счетах называется синтетическим учетом, а на аналитических счетах – аналитическим учетом. Синтетический учет ведется в денежном выражении. В анали­тическом учете используются все виды измерителей.

Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счета­ми выражается в следующем:

1) аналитические счета ведутся для детализации синтетических счетов;

2) операция, записанная по синтетическому счету, должна быть обязательно отражена и на соответствующих аналитических сче­тах, открытых к данному синтетическому счету;

3) на синтетическом счете операция записывается общей сум­мой, а на его аналитических счетах – частными суммами, дающи­ми в итоге ту же общую сумму;

4) запись в аналитическом счете производится на ту же сторону, что и в синтетический счет, т.е. их строение одинаково;

5) начальный и конечный остатки, а также обороты по дебету и кредиту синтетического счета должны быть равны соответствующим суммам по аналитическим счетам, открытым к синтетическому счету.

Промежуточное место между синтетическими и аналитичес­кими счетами занимают субсчета. Субсчет – способ группировки данных аналитических счетов. Количество синтетических счетов и субсчетов определяется потребностями составления отчетности.

План счетов бухгалтерского учета – это систематизированный перечень счетов, применяемых в практике ведения учета. Действующий в настоящее время план счетов финансово-хозяйственной деятельности и инструкция по его применению утверждены приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н (приложение Б).

Контрольные вопросы

1. С какой целью в бухгалтерском учете применяется система счетов?

2. Что такое счет бухгалтерского учета?

3. Опишите строение счета бухгалтерского учета.

4. Назовите группы счетов бухгалтерского учета?

5. В чем заключается разница между активными и пассивными счетами бухгалтерского учета?

6. Охарактеризуйте взаимосвязь между счетами и бухгалтерским балансом?

7. С помощью чего факты хозяйственной жизни отражаются на счетах бухгалтерского учета?

8. В чем различие между корреспонденцией счетов и бухгалтерской проводкой?

9. В чем выражается взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами?