2 Этап: Ввод записей
Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к табличному представлению базы данных осуществляется с помощью кнопки Режим таблицы панели инструментов или отметьте таблицу и нажмите кнопку Открыть.
Введите записи в таблицы в соответствии с их полями.
Данные таблицы ГРУППА
Номер груммы |
Кол-во студентов в группе |
Проходной балл |
101 |
30 |
4,50 |
102 |
32 |
4,50 |
103 |
29 |
4,80 |
104 |
25 |
4,40 |
105 |
24 |
4,20 |
201 |
25 |
3,90 |
202 |
24 |
4,00 |
203 |
23 |
3,90 |
204 |
24 |
4,70 |
205 |
24 |
4,20 |
Остальные таблицы и данные к ним даны в Приложении.
Когда нужно установить несколько ключевых полей, их нужно выделить, удерживая клавишу Ctrl и нажать на кнопку панели инструментов Ключевое поле (картинка ключа).
Связывание таблиц
Access позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой. Это позволит автоматически выбирать связанные данные из нескольких таблиц, в отчетах, запросах и формах. При определении связи ключ в одной таблице содержит ссылки на конкретные записи в другой таблице. Ключ, на который имеется ссылка в другой таблице, называю внешним ключом.
Установление связи между таблицами возможно только при следующих условиях:
Связываемые таблицы должны иметь поля с одинаковым типом данных и размером, причем имена полей могут быть различными;
Обе таблицы сохраняются в одной базе данных Access.
От полей, указанных при определении связи, зависит тип создаваемой связи:
Отношение «один- к- одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми.
Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым. При таком отношении главной таблицей является таблица, которая содержит первичный ключ и составляет часть «один» в этом отношении. Таблица со стороны «много» является подчиненной таблицей. Связывающее поле в ней с таким же типом информации, как в первичном ключе главной таблицы, является полем внешнего ключа.
Связь с отношениями «многие-ко-многим» фактически представляет две связи с отношением «один-ко-многим» через третью таблицу, ключ которой состоит из двух и более полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.
Если для какой-то таблицы не было определено ключевое поле, то в поле Тип отношении отображается текст «Не определено».
Упражнение 4. Связывание таблиц.
Откройте окно Схема данных, нажав на соответствующую кнопку на панели инструментов.
В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку таблицы и, нажимая кнопку Добавить, разместите в окне Схема данных все ранее созданные таблицы базы данных, список которых будет отображен в диалоговом окне. Можно добавить все таблицы сразу, выделив 1-ую таблицу и нажав Shift – последнюю таблицу.
Нажмите кнопку Закрыть. В результате в окне Схема данных будут представлены все таблицы базы данных ДЕКАНАТ со списками всех полей.
Установите связь между таблицами ГРУППА и СТУДЕНТ по простому ключу НГ. Для этого в окне Схема данных установите курсор мыши на ключевое поле НГ главной таблицы ГРУППА и перетащите это поле на поле НГ в подчиненной таблице СТУДЕНТ, тогда открывается окно Изменение связей.
В открывшемся окне Изменение связей в строке тип отношения установится тип «один-ко-многим». Отметьте все параметры:
Обеспечение целостности данных;
Каскадное обновление связанных полей;
Каскадное удаление связанных полей.
Нажмите кнопку Создать.
Таким образом установите связь между всеми таблицами в соответствии со следующей схемой.
Установите связи по простому ключу для других пар таблиц:
КАФЕДРА – ПРЕПОДАВАТЕЛЬ (ключ ККАФ)
ПРЕДМЕТ – ИЗУЧЕНИЕ (ключ КП)
ПРЕПОДАВАТЕЛЬ – ИЗУЧЕНИ (ключ ТАБН)
ГРУППА – ИЗУЧЕНИЕ (ключ НГ)
СТУДЕНТ – УСПЕВАЕМОСТЬ (ключи НГ и НС)
ИЗУЧЕНИЕ – УСПЕВАЕМОСТЬ (ключи НГ, КП, ТАБН, ВИДЗ)
Упражнение 5. Создание форм.
Форму можно создать тремя способами:
С помощью конструктора форм;
С помощью мастера форм;
Используя автоформу.
Каждую Access-форму можно представить на экране в одном из 3-х режимов:
В режиме конструктора;
В режиме формы (рабочем режиме);
В режиме таблицы.
Переключение между режимами осуществляется с помощью команды Вид.
Задание.
в окне базы данных ДЕКАНАТ выберите объект Формы и нажмите кнопку Создать.
В окне Новая форма выберите в качестве источника данных таблицу ПРЕДМЕТ и режим создания – автоформа: в столбец. Обратите внимание, что подписи полей в форме соответствуют заданным их свойствам при определении структуры таблицы.
При сохраннеии формы Access спросит имя формы. Можно оставить по умолчанию ПРЕДМЕТ, который соотвествует имени таблицы-источника.