Автоматизация бухгалтерского учета

Программа автоматизации бухгалтерского учета должна максимально соответствовать специфике и требованиям бухгалтерского учета заказчика, позволять пользователю самостоятельно проводить индивидуальные настройки на конкретный учет.

Программа автоматизации бухгалтерского учета должна быть проста в использовании в изучении.

Программа автоматизации бухгалтерского учета должна быть открыта для внесения пользователем изменений, связанных с изменениями в законодательстве.

5. Установить курсор в начале первого абзаца.

6. Создать новый раздел документа для главы 1 с помощью команды меню Вставка – Разрыв – Новый раздел на текущей странице.

7. Установить курсор в начале второго абзаца.

8. Создать новый раздел документа для главы 1 с помощью команды меню Вставка – Разрыв – Новый раздел на следующей странице.

9. Установить курсор в начале третьего абзаца.

10. Создать новый раздел документа для главы 1 с помощью команды меню Вставка – Разрыв – Новый раздел на следующей странице.

11. Установить курсор в начале первого абзаца первой страницы.

12. Выполнить команду Вставка – Закладка, указать имя закладки Раздел1.

13. Повторить п.12 с остальными разделами, создать закладки с именами Раздел2, Раздел3.

14. Перейти в конец документа – клавиши Ctrl+End.

15. Создание Гиперссылок:

- выполнить команду Вставка – Гиперссылка;

- ввести текст Раздел 1;

- указать вариант гиперссылки: связать с местом в этом документе;

- выбрать закладку Раздел 1;

- ввести подсказку: переход к разделу 1.

16. Аналогичным образом создать гиперссылки для разделов 2 и 3.

Упражнение 4. Слияние документов в MS WORD.

Задание. Идет подготовка выпускного вечера. Для 9-го или 11-го класса. Каждому ученику, кроме аттестата, очень хотелось бы вручить еще и скромную грамоту за то, чем он отличился в школе. Печать нескольких сотен грамот трудоемкая работа и здесь нам поможет средство - Слияние документов. Примерный вид грамоты приведен ниже. Можете оформить грамоту по своему усмотрению. (Вид рамки, границу, цвет, толщину).

Рис 1.

Порядок выполннеия работы;

Для начала определим параметры, которые меняются от грамоты к грамоте.

1. Окончание обращения (либо -к, либо -ца).

2. Класс.

3. Имя и фамилия.

4. Повод для награждения.

5. Инициалы и фамилия классного руководителя.

Заполним базу данных как список награждаемых, созданный в MS Excel (см. рис. 2).

имя, фамилия	окончание	класс	повод для награждения	инициалы,фамилия классного
Кузнецов Артем	к	11	за оригинальность	Петров С.С.
Сидоров Максим	к	11	за творческий подход	Петров С.С.
Антонова Инна	ца	11	за интеллектуальность	Петров С.С.
Петрова Маша	ца	11	за активность	Петров С.С.
Ковальчук Ира	ца	10	за трудолюбие	Максимов П.Б.
Семенова Ольга	ца	10	за вдохновление	Ефремова Н.П.
Коморовский Владимир	к	10	за неоднократные победы	Поляков А.Н.

Рис 2. Документ MS Excel

Теперь возвращаемся к подготовленной грамоте и выбираем пункт меню “Сервис || Письма и рассылки || Слияние”. В правой части экрана появится окно “Слияние”. Нас будет интересовать список этапов, появившийся в нижней части этого окна.

1. Щелкаем мышкой по надписи “Далее. Открытие документа”.

2. Щелкаем мышкой по надписи “Далее. Выбор получателей”.

3. Чуть повыше щелкаем мышкой по надписи “Обзор”, расположенной под словами “Используйте имена и адреса из файла или базы данных”.

4. Выберите файл с заполненным шаблоном. Не забудьте, что в стандартном файле MS Excel есть три листа и необходимо выбрать правильный (см. рис. 3).

Рис. 3. Подключение файла с информацией для грамот

При подключении файла не забудьте указать, что нам требуются только непустые строки. Для этого в окне документа сначала щелкните мышкой по синему треугольнику возле любого поля, а затем выберите пункт “Непустые” (см. рис. 4).

Рис. 4. Выбор только непустых полей

5. После подключения файла появится надпись: “В настоящее время получатели выбраны из…”. Теперь можно переходить к следующему этапу, щелкнув мышкой по надписи “Далее. Создание письма”.

6. Выделяем мышкой окончание -к и щелкаем по надписи “Другие элементы”. В появившемся окне выбираем “Окончание” и нажимаем кнопку “Вставить”.

7. Закроем окно и повторим аналогичную процедуру с каждым изменяемым полем.

Документ примет вид, подобный тому, что приведен на рис. 5.

Видно, что в процессе слияния часть полей почему-то стала располагаться не по центру. Исправьте это. Возможно, нарушилось и еще что-нибудь.

8. Щелкаем мышкой по надписи “Далее. Просмотр писем”. Возможно, потребуется вернуться назад для корректировки писем.

9. Щелкаем мышкой по надписи “Далее. Завершение слияния”.

10. Теперь имеет смысл не торопиться с печатью, а щелкнуть мышкой по надписи “Изменить часть писем”.

11. Проверьте все полученные грамоты. Измените при необходимости часть из них, особенно если повод для награждения оказался излишне длинным и не разместился в рамках грамоты. Заметим, что именно этот повод может нарушить формат грамоты, поэтому имеет смысл всегда делать его, скажем, трехстрочным, добавляя, если потребуется, пустые строки. Проверка грамот, помимо всего прочего, позволяет осуществить известную в издательствах технологию “вторых глаз”, когда текст документа проверяется другим человеком, не тем, кто его написал.

Рис. 5. Вид документа со вставленными полями

12. Отправляйте документ на печать, не забывая подгружать в принтер пачки грамот.

В конце работы сохраните драгоценный шаблон, который сослужит вам еще добрую службу с грамотами такого типа. В дальнейшем можно просто подключать к документу другие файлы с аналогичными листами MS Excel и в считанные минуты напечатать огромное количество грамот.

Лабораторная работа №9. Табличный процессор MS EXCEL.

Тема: Создание и форматирование данных в ячейках.

Цель работы: Практически научить студентов основным приемам работы с Microsoft Excel:

• создание собственных таблиц;

• автоматизировать ввод данных;

• перемещение и копирование данных;

• создание и обработка диаграмм;

• формулы, вставка функций.

Оформление: Выполнить на компьютере и результаты предоставить преподавателю.

Задания к лабораторной работе №9

Упражнение 1. Ввод текста в рабочую таблицу. Форматирование таблицы.

1. Переименуйте лист Лист 1, дав ему новое имя — Задание 1. Для этого дважды щелкните на ярлыке листа. Текущее имя выделится. Введите новое имя и нажмите клавишу Enter. Создайте таблицу (порядок создания описан ниже):

	A	B	C	D
1	Вид изделия	Название изделия	Цена в тенге	Стоимость в тенге
2
3

2. В ячейки А1, B1, C1, D1 введите названия граф, не обращая внимания на то, что вводимый текст не помещается в ячейке. Сделайте автоподбор ширины столбцов: дважды щелкните между заголовками столбцов или выделите столбцы, Формат  Столбец  Ширина.

3. Измените шрифт в ячейках A1:D1, установив Arial, полужирный, 12пт.

4. Создайте обрамление таблицы (команда Формат/Ячейки/Вкладка Границы), предварительно выделив диапазон ячеек А1:D3.

5. Добавьте столбец после столбца В и введите текст в ячейку С1: "Количество упаковок по 0,5 кг".

6. Добавьте заголовок к таблице. Для этого вставьте строку перед строкой с номером 1.

7. Введите текст заголовка: Список товаров в ячейку А1, установив шрифт Arial, полужирный, курсив, 14пт.

8. Расположите заголовок таблицы по центру:

• Выделите диапазон, в котором будет размещен заголовок (А1:Е1).

• Выполните объединение ячеек этого диапазона кнопкой или через меню Формат  Ячейки  Выравнивание.

9. Добавьте к заголовку еще одну строку с текстом: кондитерской фирмы "Мишка-Машка", расположите его также по центру таблицы.

10. Добавьте еще одну пустую строку для отделения заголовка от таблицы (ячейки этой строки можно не объединять)

11. Введите текстовые значения в ячейки и выполните обрамление так, чтобы получилась таблица:

	A	B	C	D	E
1	Список товаров
2	кондитерской фирмы "Мишка-Машка"
3
4	Вид изделия	Название изделия	Количество упаковок по 0,5 кг	Цена в тенге		Стоимость в тенге
5	Шоколад (100 гр)	Аленка
6	Конфеты	Весна
7	Карамель	Чебурашка
8	Карамель	Гусиные лапки
9	Конфеты	Мишка косолапый
10	Конфеты	Каракум
11	Итого

Упражнение 2. Автоматизация ввода данных.

1. Откройте лист Лист2.

2. В ячейки В1и В2 введите соответственно числа 123, 126.

Для ввода данных в диапазон ячеек, его нужно выделить, а затем последовательно вводить данные в ячейки этого диапазона. При этом, если после ввода очередного значения вы будете нажимать клавишу ENTER, данные будут вводиться по столбцам, а если ТАВ, то – по строкам.

3. Выделите диапазон Е1:F3. Введите в него, пользуясь клавишей ТАВ, любые шесть различных целых чисел. Обратите внимание на порядок заполнения клеток диапазона.

4. Выделите диапазон А5:В7. Введите в него, пользуясь клавишей ENTER, любые шесть различных целых чисел. Обратите внимание на порядок заполнения клеток диапазона.

Для ввода одинаковых данных в диапазон ячеек нужно его выделить, затем набрать на клавиатуре требуемое значение, нажать клавишу CTRL и, не опуская ее, ENTER. Весь диапазон заполнится одинаковыми данными. Так же можно заполнять несмежные диапазоны.

5. В диапазон В11:D15 введите число 3,14.

Выделение несмежных ячеек и диапазонов осуществляется так: выделяется первый (любой) диапазон, затем нажимается клавиша CTRL. И уже принажатой клавише CTRL выделяются остальные диапазоны.

6. Введите слово «УРА!» одновременно в несмежные ячейки и диапазоны A1, А9:D9, D3, D5:D6, F6:H9.

Заполнение смежных ячеек одинаковыми данными (копирование данных в смежные ячейки)

7. Перейдите на лист Лист3.

8. В ячейку А2 введите число 123,45 и опять выделите эту ячейку. Подведите указатель мыши к маркеру автозаполнения. Протяните его на несколько ячеек вниз. Выделенная область заполнится одинаковыми данными.

9. С помощью маркера заполнения можно заполнять ячейки в любом направлении. В ячейку D10 введите текст "Школа" и затем последовательно "растяните" это значение во всех направлениях на несколько ячеек.

10. Заполните блок клеток А13:С23 нулями с помощью маркера заполнения. Для этого в А13 введите 0 и "растяните" это значение на диапазон А13:А23, а затем, не снимая выделения, опять с использованием маркера заполнения «растяните» весь диапазон вправо на столбцы В и С.

Использование списков для автозаполнения.

11. В ячейку А2 введите текст "Среда". Растяните это значение на 10 ячеек вниз. Вместо ожидаемого копирования произошло заполнение ячеек последовательными днями недели.

Стандартные списки для автозаполнения можно просмотреть на вкладке Списки окна Параметры (Сервис  Параметры). Используя это окно можно создать собственный список.

12. Создайте собственный список из 5-7 значений, содержащий, например, цвета радуги, названия деревьев и т.д. Для этого значения списка нужно заранее ввести в диапазон ячеек (строки или столбца).

Обычно при создании ряда маркер заполнения перетаскивается вниз или вправо, и при этом значения при создании рядов данных возрастают. При перетаскивании маркера вверх или влево, создается ряд с убывающими значениями в этих направлениях.

Общие правила создания рядов при перетаскивании маркера заполнения вниз или вправо заключаются в следующем:

• Если выделено одно числовое значение, например 2000, то при перетаскивании маркера заполнения обычно копируется это значение. Но если при этом удерживать клавишу Ctrl, то будет создан ряд: 2000, 2001, 2002 и т.д.

• Если выделены два числовых значения, будет создан ряд с шагом, равным интервалу между двумя выделенными значениями. При нажатой клавише Ctrl, выделенные ячейки будут копироваться.

• Если выделено одно текстовое значение, оно обычно копируется. Но если текстовое значение содержит и текст и число, выполняется автозаполнение, при котором изменяется числовой компонент и просто копируется текстовый. Например, Дом 1, Дом 2, Дом 3 и т.д. (Для Кв1 (Квартал года) построится ряд: Кв1, Кв2, Кв3, Кв4, Кв1, Кв2, и т.д. )

• Автозаполнение обычно наращивает значения дат и времени (включая также названия месяцев и дней недели), даже если первоначально выделена только одна ячейка. При использовании клавиши Ctrl, автозаполнение подавляется, а выделенные значения просто копируются. При выделении двух ячеек со значениями дат и времени, Excel действует как при выделении двух числовых значений.

Можно сделать вывод:

При выделении ячейки (диапазона) и перетаскивании маркера заполнения в любом направлении, содержимое этой ячейки (диапазона) либо копируется в направлении перетаскивания указателя, либо создается ряд данных. Это зависит от содержимого ячеек, формы выделения и использования клавиши Ctrl.