.1.5 Определение форматов данных в таблицах базы данных

Для того, чтобы эффективно работать с разработанной в предыдущих разделах системой таблиц, необходимо определить, каким образом заполняются соответствующие поля в таблицах базы данных, а именно установить форматы полей. Снова последовательно рассмотрим все используемые таблицы.

Таблица Поставщики содержит информацию об организациях и частных предпринимателях, поставляющих продукты в производственные цеха ресторана «Альянс». Для эффективной работы с содержащейся в таблице информацией целесообразно задать форматы полей следующим образом:

поле Название является текстовым с длиной 50 - этого вполне достаточно для ввода всех возможных названий. При необходимости оператор может использовать сокращенные наименования.

поле Адрес должно быть текстовым и допускать записи длины 100 - такого количества символов вполне достаточно для ввода даже самых длинных адресных записей.

поле Город является текстовым и имеет длину 15

поле Область является текстовым и имеет длину 15

поле Индекс является текстовым и имеет длину 10

поле Страна является текстовым и имеет длину 20

поле Телефон является текстовым и имеет длину 24 (поскольку кроем 10-значного номера возможно, потребуется вводить еще и дополнительные цифры)

поле Факс является текстовым и имеет длину 24

Что касается ключевого поля Код Поставщика, то в данном случае целесообразно сделать его в формате Счетчик, что позволит автоматически нумеровать поставщиков по мере их занесения в базу данных и позволит контролировать целостность записей по поставщикам в базе данных.

Таблица Продукты содержит информацию об используемых в цехах ресторана продуктах с указанием их полного названия и используемой в данном ресторане единице измерения. Для эффективной работы с содержащейся в таблице информацией целесообразно задать форматы полей следующим образом:

поле Название является текстовым с длиной 50 - этого вполне достаточно для ввода всех возможных названий продуктов. При необходимости оператор может использовать сокращенные наименования.

поле Единица Измерения должно быть текстовым и допускать записи длины 12 - такого количества символов вполне достаточно для ввода даже самых длинных составных единиц измерения.

Что касается ключевого поля Код Продукта, то в данном случае целесообразно сделать его текстовым (длины 12) для возможности унифицированного ввода продуктов в зависимости от их пользовательских характеристик. В настоящее время в ресторане «Альянс» используется следующая унифицированная форма код ирования продуктов:

Первая буква код а соответствует форме хранения (жидкий -Ж, мягкий - М, твердый - Т и т. п. ), вторая и третья буквы соответствуют типу продукта (мясной - МЯ. молочный - МО и т. п. ), далее идет трехзначное число, соответствующее сроку хранения в часах, далее, через еще один символ - тире, указывается двузначное число, соответствующее нормативной температуре хранения и после него указывается символ Н (при положительной температуре) или Х (в условиях холода), далее указывается номер цеха, принимающего данный продукт. Остальные символы являются резервными. Например, обычное молоко в пакетах в такой системе код ирования получит обозначение ЖМО048-05Н3м (суффикс м означает, что используется мягкая упаковка). Поскольку данная форма код ирования на предприятии является уже сложившейся и даже по форме записи работники цехов могут визуально определить тип и характеристики продукта, то целесообразно при автоматизации работы ресторана сохранить эту форму записи для продуктов без изменений.

Таблица Блюда содержит информацию обо всех изготавливаемых в ресторане блюдах, составляющих меню ресторана, с указанием их полного названия, типа блюда, выпускающего цеха и используемой в данном ресторане единице измерения, а также принятой торговой наценкой (в % от себестоимости продуктов, использцуемых при приготовлении данного блюда). Для эффективной работы с содержащейся в таблице информацией целесообразно задать форматы полей следующим образом:

поле Название является текстовым с длиной 50 - этого вполне достаточно для ввода всех возможных названий блюд. При необходимости оператор может использовать сокращенные наименования.

поле Вид является текстовым длиной 50

поле Описание содержит полное описание блюда и поэтому его необходимо определить в формате МЕМО.

поле наценка является числовым. Необходимо при вводе данных в это поле обеспечить контроль - вводимые значения должны находиться в интервале от 0 до 100, поскольку представляют собой проценты.

Ключевым является поле Код Блюда, его по сложившейся в ресторане «Альянс» практике следует считать текстовым с длиной 12. Код блюда определяется по следующей схеме: первая буква определяет тип блюда (П- первое, В- второе, Т- третье, З - закуска, Н - напиток), вторая характеристику блюда ( Г- горячее, Х - холодное, А - алкогольное т т. п. ), затем три цифры определяют вес порции, затем идет номер выпускающего цеха, затем указывается двухзначный план сервировки, трехзначное число, идущее после дефиса, определяет срок хранения. Например, для супа харчо запись будет иметь вид: ПГ245103-024.

Таблица Сотрудники содержит информацию обо всех сотрудниках ресторана, в плане же использования данной системы автоматизации нас прежде всего будут интересовать записи по менеджерам и официантам ресторана, поскольку именно для них впоследствии будет определяться статистика их рабочих показателей. Для эффективной работы с содержащейся в таблице информацией целесообразно задать форматы полей следующим образом:

поля ФИО, Пол, Должность, Дата Рождения, Адрес, Домашний Телефон, Мобильный Телефон целесообразно определить как текстовые длиной 50, а поле Примечания - как поле в формате МЕМО.

Ключевым является поле Код Сотрудника, его по сложившейся в ресторане «Альянс» практике следует считать текстовым с длиной 6. Код сотрудника определяется по следующей схеме: первая буква определяет служебную категорию сотрудника, затем идет дефис, затем две буквы служат сокращением должности, затем идет указание номера структурного подразделения ресторана, к которому приписан данный сотрудник, через дефис - номер сотрудника в сводной ведомости. Например, официант получит запись вида 2-Оф02-044.

Таблица Заказы содержит информацию обо всех совершенных в ресторане заказах, с указанием даты, номера столика и количества занятых мест. Для эффективной работы с содержащейся в таблице информацией целесообразно задать форматы полей следующим образом:

поле дата должно вводиться в формате ДД. ММ. ГГГГ.

поля Номер Столика и Количество Мест должны быть числовыми. При вводе данных долен осуществляться контроль за соответствием вводимых чисел реальному состоянию дел (например, количество столиков в ресторане 26, а количество посадочных мест ограничено числом 146).

Ключевое поле Код Заказа целесообразно выбрать в формате текста и, поскольку отлаженной системы кодирования заказов в ресторане пока не сложилось, предоставить сотрудникам возможность вводить код ы заказов в соответствии со своими представлениями об этой процедуре, а впоследствии установить общие правила кодирования заказов.

Таблица Обслуживание является ассоциацией двух других таблиц, поэтому её ключевые поля Код Заказа и Код Сотрудника уже были определены раньше. Поле Время следует вводить в формате ЧЧ. ММ, а поле Примечания должно иметь формат МЕМО, поскольку в нем возможны любые записи, связанные с исполнением данного заказа.

Таблица Заказано также является ассоциацией двух других таблиц, поэтому её ключевые поля Код Заказа и Код Блюда уже были определены раньше. Поле Количество следует выбрать числовым, а поле Скидка также должно быть числовым, но необходимо определить контроль: значение скидки должно быть в пределах от 0 до 100 (поскольку она указывается в процентах).

Таблица Состав является ассоциацией двух других таблиц, поэтому её ключевые поля Код Блюда и Код Продукта уже были определены раньше. Поле Единица Измерения целесообразно выбрать текстовым дины 12, а поле Расход должно быть числовым.

Таблица Поставки является ассоциацией двух других таблиц, поэтому её ключевые поля Код Продукта и Код Поставщика уже были определены раньше. Поле Единица Измерения целесообразно выбрать текстовым дины 12, а поле Цена должно быть числовым (денежным).