1.2.Поняття й значеня реєстрації документів

Документи з моменту їх складення або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять перший шлях. Відомо, що первинні документи несуть інформацію про факти господарського життя і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється і накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі і звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечує певний порядок організації складення і опрацювання документів, або документообіг.

Документообігом називається порядок і шляхи руху документів і чим коротше і швидше буде організований цей процес, тим він буде ефективнішим і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Кожне підприємство, враховуючи свою специфіку господарської діяльності та структуру управління визначає напрями і обсяги документів організовує документообіг на підприємстві головний секретар або секретар, який розробляє правила і технологію опрацювання облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складення первинних документів або реєстрація таких, що надійшли зі сторони, облікове опрацювання та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу. Він повинен визначати здійснення систематичного контролю за складенням і строками проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачею їх до бухгалтерії. План (графік) документообігу розробляється секретарем і затверджується керівником. Вимоги до секретаря щодо порядку складення і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. Графік документообігу, в якому наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, строки їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи

1.3.Форми й порядок реєстрації документів

В установах застосовуються три форми реєстрації документів - журнальна, карткова й автоматизована, за допомогою комп'ютера.

• Журнальна форма реєстрації

Журнальна форма реєстрації використовується на українських теренах з часів правління Петра І. Введено її в Російській імперії Генеральним регламентом у 1720 році. З того часу журнальна форма реєстрації не зазнала принципових змін. І дотепер ця форма має багато прихильників, які вбачають у цьому доказ її практичності й простоти.

Проте таку форму реєстрації рекомендується застосовувати лише в невеликих установах, з документообігом 500-600 документів на рік.

Цим установам, як правило, притаманна одна організаційна дистанція виконання, тобто документ після розгляду керівником потрапляє до безпосереднього виконавця, справи формуються централізовано. Для таких установ журнал може забезпечити всі три завдання реєстрації: облік, контроль, пошук документів.

У журналах реєстрації має бути передбачено графи, що містять основну інформацію про документ.

Журнальна форма реєстрації доцільна також у тих випадках, коли облік документів відіграє першорядну роль. Ідеться про облік документів, реєстраційний індекс яких складається тільки з порядкового номера, наприклад, при видачі документів про освіту, трудових книжок, перепусток тощо.

У всіх інших випадках журнальна форма реєстрації є застарілою, оскільки утруднює ведення контролю за виконанням документів і довідкову роботу по них. Журнальна форма реєстрації мас суттєвий недолік - у журналі не можна систематизувати записи. При використанні цієї реєстраційної форми доводиться заводити окремі журнали для реєстрації вхідних, вихідних та розпорядчих документів, а також вести записи вручну.

При журнальній формі документи багатоступінчастого виконання реєструються кількаразово (у службі діловодства, у приймальні керівника, приймальнях заступників, групі з контролю, структурних підрозділах).

Якщо в установі застосовується журнальна форма реєстрації, то журнал рекомендується складати з окремих аркушів-бланків, що дозволить заповнювати їх за допомогою будь-яких засобів запису та поступово формувати сам журнал, у т. ч. з одночасним уведенням інформації в машинну пам'ять та її роздрукуванням.

• Карткова форма реєстрації документів

Карткова форма реєстрації документів набула поширення у більшості розвинутих країн на початку XX століття.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД), впроваджена в СРСР у 1975 р., передбачала введення в установах з документообігом понад 600 документів на рік карткової форми реєстрації документів із застосуванням реєстраційно-контрольних карток (РКК). Така картка заповнюється машинописним або рукописним способом, на сьогодні, як правило, - за допомогою персональних комп'ютерів. Карткова система реєстрації документів більш зручна, її переваги порівняно з журнальною безперечні.

Із РКК формуються довідкові та контрольні картотеки. Кількість примірників карток визначається установою і залежить від централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та довідкових картотек тощо. Зазвичай роздруковують три примірники карток: два розмішують в довідковій й контрольній картотеках, один передають виконавцю разом із документом. Якщо виконавців більше і довідкові картотеки формуються не лише за місцем реєстрації, то кількість карток збільшується.

Картки можна групувати за будь-яким принципом: за авторами, кореспондентами, темою порушених питань, видами документів, реєстраційними номерами, датами, строками виконання, виконавцями. У журналі ж запис ведеться виключно у хронологічній послідовності, в порядку надходження документів.

При картковій формі реєстрації може бути створено таку кількість карток, яка забезпечить усі картотеки і звільнить від реєстрації ті структурні підрозділи, куди документ надходить на розгляд, виконання, для контролю. Карткова форма реєстрації дає можливість створити якісно новий апарат з контролю за строками виконання документів. За такої форми реєстрації можливе застосування засобів механізації та автоматизації. Застосування карток для реєстрації помітно підвищує оперативність пошуку документа й одночасно скорочує трудомісткість процесу реєстрації в порівнянні з журнальною формою.

Бланки реєстраційної картки можуть виготовлятися друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії. У разі заповнення карток на комп'ютері їх можна роздрукувати на принтері. Картки виготовляються на щільному папері формату А5 (148 х 210 мм) або А6 (105 х 148 мм). Реєстраційна картка - єдина для вхідних, вихідних і внутрішніх документів - складається за встановленою формою.

Основним принципом реєстрації документів при картковій системі є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз. Виключається повторна реєстрація з метою створення облікового, контрольного, довідкового апарату до документів. Усі ці завдання мають вирішуватись одночасно.

• Автоматизована форма реєстрації

У системах автоматизації діловодства та електронного документообігу застосовується також електронна реєстраційна картка, яка має всі реквізити традиційної РКК. Установлюється такий склад основних реквізитів реєстрації:

• назва установи (автор чи кореспондент);

• назва виду документа;

• дата і реєстраційний номер документа;

• дата й індекс надходження;

• заголовок до тексту (короткий зміст документа);

• резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

• строк виконання документа;

• відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Склад основних реквізитів електронної картки залежно від характерудокумента і завдань використання інформації може доповнюватись Іншими реквізитами:

• гриф (відмітка) про обмеження доступу до документа;

• внутрішнє переадресування документів за виконавцями;

• код за тематичним класифікатором;

• ключові слова;

• кількість аркушів документа;

• наявність додатків;

• посадова особа, яка поставила документ на контроль;

• проміжні строки виконання;

• перенесення строків виконання;

• строк зберігання документа;

• статус документа (проект, версія);

• вид передавання документа (поштою, телекомунікаційними каналами тощо).

Порядок розміщення реквізитів в електронній реєстраційній картці (у вигляді таблиці чи анкети) визначається самою установою.

При застосуванні автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності єдиної телекомунікаційної мережі - центральний банк даних. Реєстраційна картка зареєстрованого документа передається до структурного підрозділу. Секретарі підрозділів додають до реєстраційних карток інформацію, що відбиває перебіг виконання документа. Електронна база даних замінює журнали реєстрації та реєстраційні картотеки традиційного типу.

Якщо придбання готової автоматизованої інформаційної системи, що забезпечує реєстрацію, контроль і пошук документів, неможливе або недоцільне через невеликий обсяг документообігу, то, як найпростіший варіант автоматизованої реєстрації, може використовуватися таблиця, виконана в програмі Excel. У цьому разі традиційні паперові журнали або картотеку не створюють. [7, с.77]