2.3. Пути повышения коммуникационного процесса в организации:

- создание системы эффективной обратной связи;

Эффективная обратная связь является первым шагом к выстраиванию долгосрочных взаимоотношений в организации ООО «Инфра».

Для успешной реализации деловых коммуникаций необходимо соблюдение формально-ролевых принципов взаимодействия, с учетом должностных ролей, прав и функциональных обязанностей, придерживаясь субординации и делового этикета. Все участники взаимодействия должны понимать предметно-целевое содержание коммуникации и обязаны вступать в контакт, независимо от своих симпатий и антипатий. Партнерам по коммуникации необходимо осознавать взаимозависимость в достижении конечного результата и в реализации личных намерений.

Если рассматривать деловые коммуникации, как процесс передачи информации, то схематично его можно изобразить следующим образом: отправитель – сообщение – канал – получатель – восприятие – обратная связь – отправитель.

Коммуникация будет считаться состоявшейся только в случае получения отправителем обратной связи, высказывания мнения и отношения по заданной теме. Именно качество обратной связи характеризует эффективность коммуникации.

Под обратной связью понимают ответную реакцию получателя на сообщение отправителя. Это может быть кивок, подтверждающий понимание вопроса, оперативный ответ по электронной почте, развернутое мнение по обсуждаемой теме и т.д. Значение обратной связи для процесса коммуникации часто недооценивают, в то время как без нее у отправителя отсутствует какая-либо возможность узнать, состоялся ли процесс коммуникации или нет.

Например, руководитель подразделения интересуется у сотрудника, как обстоят дела с заключением договора с потенциальным деловым партнером. Ответ сотрудника: «Я отправил коммерческое предложение для ознакомления по электронной почте». С формальной точки зрения целостность коммуникативного процесса соблюдена, обратная связь предоставлена. Но встает вопрос о качестве этой обратной связи? Как минимум получил ли партнер направленное ему предложение, подтверждено ли получение, оговорены ли сроки работы над документацией, каков крайний срок предоставления ответа на коммерческое предложение и т.д.

Подобные недоработки, формальное отношение к процессу, удержание или искажение информации приводят к снижению качества деловых коммуникаций и производственного процесса в целом, а также влияют на деловую репутацию партнера. Участникам коммуникативного процесса необходимо обеспечить объективность, целенаправленность и своевременность обратной связи.

Лучший способ установления обратной связи — это демонстрация естественного участия и восприятия всего сообщения в целом, а также отзывчивость к потребностям партнера. Самый продуктивный метод контроля восприятия – это наводящие и уточняющие вопросы.

Практически-ориентированные рекомендации внедрения обратной связи в организации:

- необходимо высказывать свои ощущения, реакции и мнения как таковые, то есть с учетом ситуативности и вариативности их проявления, а не как непреложные факты;

- обратная связь должна относиться к поведению, действиям или конкретным результатам взаимодействия, а не к личности партнера;

- обратная связь отражает конкретное, наблюдаемое поведение, а не глобальное или общее;

- оценочная обратная связь описывается в терминах принятых критериев;

- необходимы ссылки на примеры успешных и неуспешных действий в обсуждаемой области, а также на конкретные действия, которые усиливают или ограничивают продуктивность;

- при обсуждении проблемных областей, где существуют принятые процедуры или решения, следует давать предложения по способам улучшения работы или поведения;

- необходимо избегать раздувания эмоций и эмоционально нагруженных слов, поскольку это вызывает защитную реакцию;

- обратная связь должна охватывать область взаимодействия, подконтрольную партнеру по коммуникации;

- важно демонстрировать ценность личности партнера и его право быть особенным.

- обеспечение информационной полноты;

Полнота информации — это относительная характеристика, определяющая количество информации, собранной об объекте или явлении.

Полнота информации тесно связана с объективностью. Чем полнее информация, собранная об объекте или явлении, тем выше ее потенциальная объективность. Полнота информации означает, что она в достаточном объеме содержит данные по всей их номенклатуре, необходимые для рационального или оптимального решения конкретной задачи управления, осуществления управленческого воздействия. Поэтому полпота информации не сводится к ее количеству— можно собрать сколько угодно много данных, но при этом ни на шаг не продвинуться к решению задачи. Отсюда следует, что полная информация — это тот ее минимально необходимый объем, который обеспечивает реализацию конкретной функции управления.

  Для эффективного управления предприятием информационная система должна создавать возможность:

- мониторинга производственных процессов и  их обеспечения;

- быстрого доступа  к  архивам документов, проектно-технологической информации;

- получения информации о загрузке рабочих мест, расходе рабочего времени, перемещении материальных ресурсов;

- регистрации   изменения   запасов    материалов,    незавершенного производства и готовой продукции;

- учета производственных затрат.

Для решения перечисленных задач современные информационные технологии используют базы данных. Банк данных — это по существу электронная библиотека информации, представляющая собой совокупность нескольких баз данных п их программного обеспечения. База данных— система хранения объектно ориентированной специализированной информации (технологические процессы, оснастка, оборудование, персонал, нормативы и ценники, учетная информация о ходе производства и т. д.).

Организация рациональной системы информации базируется на использовании современного технического обеспечения управления.

Таким образом, предприятие ООО «Инфра» необходимо обеспечить информационной базы данных, для обеспечения полнотой информации на всех уровнях.

- совершенствование механизма межличностного общения.

В ходе анализа было выявлено, что у предприятия ООО «Инфра» существует проблемы с внутренней коммуникацией, которые мешают достичь организации наилучших результатов.

Для решения данных проблем существуют различные варианты совершенствования коммуникации на данном предприятии:

-    управленческие действия - организация как коротких встреч с одним или несколькими сотрудниками для обсуждения специфичных проблем, так и периодических встреч с участием всех подчиненных, которые подразумевают обсуждение стратегий и планов, проверку соблюдения графика работы, оценку завершенных заданий и т.д.;

-    системы обратной связи - опрос работников, перемещение их из одних подразделений в другие с целью выявления мнения о качестве продукции, работе сотрудников других продразделений;

-    системы сбора предложений - функционирование ящиков для предложений, в которые сотрудники анонимно подают свои предложения;

-    информационные бюллетени - издание бюллетеней, содержащих информацию для всех сотрудников. В них изложены существенные факты, позволяющие каждому оценить успешность действий компании, деятельность руководителей и других сотрудников;

-    современные информационные технологии - новейшей технологией на данный момент является проведение видеоконференций, позволяющее собеседникам, находящимся на расстоянии друг от друга,

общаться, смотря друг другу в лицо. Это, безусловно, облегчает процесс общения.

- проведение занятий для работников в виде игр и тренингов - основной целью тренингов является развитие сотрудничества. «Занятия могут моделировать как совещание или деловую беседу, презентацию или торги, так и свободно развивающееся деловое общение - диалог между участниками. Интерактивные технологии ситуационного характера позволяют работникам «походить в чужих ботинках», посмотреть как бы со стороны на себя, на других, на результаты деловой коммуникации. Критический анализ итогов под руководством профессионала в человеческих отношениях позволяет отметить конструктивный и деструктивный потенциал общения и разработать программы самокоррекции.» С помощью тренингов выявляется потенциал работников, стимулируется их инновационная деятельность.

Эффективность работы коллектива, его способность решать поставленные задачи во многом зависит от морально-психологического климата, а также от господствующего в группе "настроя" сотрудников, который, при прочих равных условиях, обусловлен, во-первых, качественным составом персонала и, во-вторых, особенностями неформальных отношений между руководителем и подчиненным. Современный руководитель должен также обладать внутренней самостоятельностью и способностью к риску, не бояться смелых идей, постоянно аккумулировать новую информацию, культивировать плюрализм мнений, дискуссию, инициативу, обладать способностью создать команду единомышленников, вдохновить их, уважать закон и нравственные ценности, быть эрудированным и компетентным человеком и т.д. Этим определяется и его авторитет. Руководителю следует обратить свое внимание на существующие рекомендации и техники по улучшению обмена информацией и применять их в совокупности. Воплощение их в жизнь займет достаточно много времени. От менеджера потребуется большое терпение и самоотдача. Но результаты оправдывают усилия. Организации с хорошо налаженным коммуникативным процессом гораздо более эффективны остальных.

16