МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Майкопский государственный гуманитарно-технический колледж

ФГБОУ ВПО «Адыгейского государственного университета»

Курс лекций

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

для специальности Страховое дело

Содержание

Раздел 1 «Документирование управленческой деятельности»

Тема 1.1 Понятие документа, документирования,

документационного обеспечения управления 3

Тема 1.2 ГОСТ Р 6.30-2003. Состав и реквизиты

управленческих документов 5

Тема 1.3 Организационно-распорядительные документы 16

Тема 1.4 Документы по личному составу предприятия 27

Тема 1.5 Договорно-правовая документация 31

Раздел 2. Организация работы с документами

Тема 2.1 Понятие документооборота, регистрация документов 36

Тема 2.2 Исполнение документов. Контроль исполнения 40

Тема 2.4 Оформление номенклатуры дел 43

Тема 2.5 Подготовка документов к архивному хранению 46

Тема 2.6 Автоматизация процессов документационного

обеспечения управления 48

Приложения 52

Литература 81

Раздел 1 «Документирование управленческой деятельности»

Тема 1.1 Понятие документа, документирования, документационного обеспечения управления

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы – от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, применение лазерной и компьютерной техники. Менялись и носители информации – береста, папирус, бумага, фотопленка, магнитные диски, лазерные диски и др.

Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов. Слово «дело», как собрание документов употреблялось уже в середине XVI века.

Первым, к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие на коллективных началах отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях впервые были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительское (министерское) делопроизводство. Письменный документ стал одним из главных средств управления.

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу элементов (реквизитов). Была предпринята попытка создания и внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Современное делопроизводство в России развивается с учетом специфика складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризации.

При отсутствии четко установленного порядка работы с документами руководство организации не сможет принимать юридически и организационно верные решения, в результате чего организация рано или поздно утратит свои позиции на рынке.

Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в организациях, хранение архивных документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культуры работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

Любое предприятие или организация имеет определенную структуру, включающую внутренние связи (взаимодействие между руководством и структурными подразделениями) и внешние связи (с деловыми партнерами, органами государственной власти и т.п.).

Управление предприятием можно рассматривать как информационный процесс. Это получение информации, ее обработка, принятие решения и доведение его до исполнителя. Существует три основополагающих требования к информации, необходимой для выработки правильного решения: она должна быть полной, достоверной и оперативной.

Носителем информации, используемой в управлении предприятием, является документ. Документы, используемые в сфере управления предприятием, принято называть организационно-распорядительными документами (ОРД).

Отрасль деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения называется делопроизводством.

В настоящее время наряду с термином «делопроизводство» используется также понятие «документационное обеспечение управления (ДОУ)».

Делопроизводство включает в себя несколько самостоятельных и одновременно тесно связанных друг с другом видов деятельности.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием.

Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборота.

Деятельность по организации хранения документов называется архивным делом.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях лежит на руководителе организации.

Делопроизводство осуществляется как должностными лицами, для которых ведение делопроизводства является их основной трудовой функцией, так и иными должностными лицами, на которых теми или иными распорядительными документами (а в ряде случаев и законом) возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

Делопроизводство, связанное с разработкой и оформлением официальных документов, имеющих отношение к работникам организации, как правило, осуществляется должностными лицами кадровой службы. Если в организации кадровая служба отсутствует, соответствующие функции исполняются сотрудником (сотрудниками), специально назначаемыми для этого приказом руководителя предприятия.

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".

Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Такое место документы занимают благодаря наличию различных функций:

• информационная функция – в документе фиксируются факты события, явления практической и мыслительной деятельности человека;

• организационная функция – с помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности;

• коммуникативная функция – документ обеспечивает внешние связи предприятий;

• юридическая функция – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;

• воспитательная функция – документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

Нормативно-правовую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а так же работу службы делопроизводства, ее структуру, функции.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

• правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ;

• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

• государственные стандарты на документацию;

• унифицированные системы документации;

• общероссийские классификаторы технико - экономической и социальной информации;

• Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ), содержащую основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

• Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД)

• ГОСТ Р 6.30-2003 УСД – унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.