40. Этапы развития теории и практики управления временем
По определению Стивена Р.Кови можно выделить четыре этапа развития теоретических изысканий и практических разработок в области управления личным временем.
Первый этап характеризуется попытками с помощью записок, различных памяток и списков упорядочить работы, требующие от руководителя затрат сил и времени. Затем, по мере выполнения, руководитель вычеркивал из списка сделанное, испытывая при этом временное удовлетворение. Но достаточно часто дела в списке не соответствовали личным ценностям и целям руководителя, и он делал то, что его заставляли делать внешние обстоятельства.
Второй этап характеризуется появлением деловых календарей и дневников, с помощью которых руководитель может планировать свою деятельность не только в настоящем, но и в будущем. У руководителя появляется потребность в самоконтроле, повышается ответственность руководителя за результаты деятельности.
Третий этап характеризуется добавлением к результатам двух предыдущих идей определения:
во-первых, стратегических, тактических и оперативных целей деятельности;
во-вторых, ценностных ориентаций руководителя;
в- третьих, состояния внешней и внутренней среды организации.
Именно к третьему этапу относится работа Джона Адера ”Как управлять своим временем”, где отмечены пять проблем, типичных для большинства руководителей, в их взаимоотношениях с собственным временем.
1. Откладывание работы.
2. Неделегирование части работы.
3. Неумение справляться с канцелярской работой.
4. Проведение ненужных собраний.
5. Неумение расставить приоритеты.
Четвертый этап управления временем, формирующийся в настоящее время, основан на достаточно простой идее: “Ухаживание за корнями приносит плоды” и характеризуется:
во-первых, направленностью на самоуправление руководителя, т.е. управление временем - это управление собой;
во-вторых, концентрацией усилий руководителя на развитии отношений и на достижении результата.
41. Организация труда на рабочем месте руководителя
Производительность труда руководителя и управленческого работника находится в прямой зависимости от состояния рабочих мест и условий, в которых он трудится. Значение его усиливается в связи с появлением организаций рыночного типа, когда происходят существенные качественные изменения в системе управления экономическими и социальными процессами. Рациональная организация рабочего места руководителя обеспечивает создание максимальных удобств и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы.
Требования к организации рабочего места руководителя
Моральная и материальная заинтересованность
Удобство мебели с учетом особенностей
человека
Наличие средств оргтех-ники
Рациональный режим труда и отдыха
Благопритные санитарно-гигиенические
условия труда
42. Проведение совещаний
Эффективность совещания зависит от его продолжительности - чем оно дольше, тем больше снижается работоспособность его участников.
В идеале продолжительность совещания не должна превышать 30-40 минут. После этого срока все параметры эффективности резко убывают. На 40-60 минут уже наблюдается ослабление внимания, на 60-70 минут люди меняют позу, начинают разговаривать, на 70-80 у некоторых наблюдаются признаки депрессии, на 90-100 – симптомы «отрицательной активности» (конфликты, изменение мнения о проблеме и т.п.), на 100-120 – некоторые участники готовы принять любое предложенное утомление в связи с плохими санитарно-гигиеническими условиями.
В связи с этим существует т.н. «принцип 120-й минуты»:
Выступление на совещании. Руководитель должен владеть приемами делового красноречия. На публику особенно благоприятно действует импровизированная речь, когда оратор, отталкиваясь от текста или тезисов, свободно развивает мысль, аргументирует, спорит, проявляя эрудицию и убежденность, увлеченность. В процессе подготовки выступления необходимо подбирать материал с избытком. При этом должны присутствовать соответствующие знания в данной области. Для уверенности перед аудиторией необходимо преодолеть причины скованности:
1. Чрезмерное погружение в собственные переживания - сконцентрировать внимание на содержании речи.
2. Недооценка собственных возможностей.
3. Недостаток публичных выступлений.
4. Искаженное мнение о слушателях.
5. Воспоминания о провале - проанализировать неудачное выступление, выявить его причины, сделать выводы; наметить план выступления.
Подготовка выступления означает:
Определитесь, какая потребность аудитории в Вашем выступлении, его актуальность и значимость.
Чего Вы хотите достичь своим выступлением? Его цель.
Что Вы знаете о теме выступления, что уже есть и что нужно добавить.
Определите, на какие вопросы Вы должны дать ответы слушателям.
Соберите недостающие материалы из всех возможных источников.
Задача выступающего состоит в том, чтобы воздействовать на мысли, чувства и желания слушателей. Существуют следующие приемы, способствующие удержанию внимания.
Неожиданность. Провокация. Гипербола. Прогнозирование. Сопоставление всех «за» и «против». Делегирование Апелляция к авторитету. Сопереживание. Внесение элемента неформальности. Драматизация. Прямое включение. Юмор. Экспрессия. Метафора Аллегории Технические приемы.