7. Ознайомлення із загальними правилами документування управлінської інформації в митниці; правила складання номенклатури справ та формування документів у справи

Документування управлінської діяльності митних органів

1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у митних органах є потреба засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

2. У митних органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування діяльності митних органів.

3. Управлінська діяльність митних органів здійснюється шляхом видання (створення) розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями (статутами) про митні органи..

4. Розпорядчі документи, що надходять до митного органу з митних органів вищого рівня, доводяться до його структурних підрозділів.

5. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів митних органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменувань цих документів, дат, номерів і заголовків.

6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах.

7. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців, управлінь Держмитслужби України, а також митних органів та інших організацій шляхом надсилання їм цих рішень.

8. Митний орган під час здійснення оперативних зв`язків зі своїми структурними підрозділами, іншими організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Прийняття, розгляд і реєстрація документів:

1. Прийняття документів

1. Усі документи, що надходять до митного органу, приймаються централізовано діловодною службою.

2. Кореспонденція, що надходить до митних органів України іноземними мовами, передається для перекладу або анотації за реєстром. Не пізніше ніж через 3 доби ці документи разом з перекладом (анотацією) повертаються до діловодної служби для реєстрації та подальшого опрацювання.

3. Документи, що надходять до митних органів засобами електронного й факсимільного зв`язку й адресовані їх керівникам, повинні обліковуватися за місцем прийняття та передаватися для реєстрації до діловодної служби.

4. Працівникам митних органів України незалежно від займаних посад і повноважень забороняється приймати до виконання незареєстровані документи.

5. У діловодній службі митного органу розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

Попередній розгляд документів

1. Усі документи, що надійшли до митного органу, підлягають обов`язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється керівником діловодної служби митного органу або іншою вповноваженою на це посадовою особою.

2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на такі, що потребують обов`язкового розгляду керівництвом митного органу, і такі, що передаються для розгляду виконавцям відповідно до їх функціональних обов`язків; визначення необхідності реєстрації документів; установлення при потребі термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосередньо їх керівникам.

Реєстрація документів

1. Реєстрація документа - фіксування факту створення або надходження документа, а саме проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу, а також запис в реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в них інформації.

2. Реєстрації в діловодній службі підлягають документи, що потребують обліку, виконання або призначені для використання з довідковою метою.

3. Основним принципом реєстрації документів є однократність.

4. Документи реєструються в межах груп залежно від назви, виду, автора (кореспондента) і змісту.

5. Документи реєструються за наскрізною нумерацією, окремою для кожної групи документів. При цьому документові надається умовне позначення - реєстраційний індекс.

6. Для реєстрації вхідних документів застосовуються єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення на персональному комп’ютері.

7. Автоматизована реєстрація документів провадиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних персональними комп’ютерами.

8. Реєстраційно-контрольні картки можуть групуватися в довідкові картотеки, що створюються окремо на кожний календарний рік.

9. Усі документи, що надходять до структурних підрозділів, підлягають обов’язковому обліку (реєстрації

10. Журнали реєстрації та обліку документів загального діловодства, їх ксерокопій не нумеруються й не прошиваються.

Складання та оформлення службових документів

Складання документів

1. Для складання службових документів у митних органах повинен використовуватися папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) і А5 (148х210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Тексти документів, що виконуються на папері формату А4, друкуються через один міжрядковий інтервал з використанням шрифту Times New Roman Cyr; розмір шрифту – 14. Абзаци в тексті відділяють двома міжрядковими інтервалами. Початок абзаців – із 6-го символа.

2. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло й об`єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, що не несуть змістового навантаження.

3. Службові й доповідні записки, адресовані керівництву митного органу, приймаються для реєстрації діловодною службою з обліковими номерами цих документів, наданими останнім структурними підрозділами.

Оформлення документів

1. Як правило, усі службові документи повинні оформлюватися на бланках митного органу. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів і Інструкції з обов`язковим додержанням правил.

2. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки, листи одного підрозділу митного органу до іншого тощо) і документи, створювані від імені кількох або більше підрозділів оформлюються не на бланках.

У цих документах найменування підрозділів зазначаються в найменуваннях посад у реквізиті “Підпис”.

3. Документ оформлюється у вигляді суцільного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

4. Службовий документ, що створюється в митному органі, повинен мати обов`язкові реквізити й стабільний порядок їх розміщення.

5. Найменування митного органу на бланках документів і в документах повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про цей орган.

6. Назва виду документа (наказ, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції митного органу, змістові управлінської діяльності.

Датування документів

1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження; для вихідної кореспонденції - дата реєстрації.

2. Дата на документі проставляється особою, що його підписує або затверджує, у момент підписання чи затвердження.

3. Обов`язковому датуванню й підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов`язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа).

4. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом (за винятком номера наказу) на спеціально відведеному для цього місці на бланку.

Індексація документів

1. Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень - індексів, що надаються документам під час реєстрації та вказують на місце складання, виконання й зберігання документів. Порядок оформлення індексу документа визначається прийнятою в митному органі системою індексації документів.

Погодження документів

1. У разі потреби визначення доцільності створення документа, його обґрунтованості та встановлення його відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. Погодження може здійснюватись як у митному органі зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє.

2. Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ, і дату візування.

3. Зауваження й пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка.

4. Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом.

5. Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, то складається “Аркуш погодження”, про що робиться відмітка в проекті документа на місці грифа погодження, наприклад: “Аркуш погодження додається”.

Засвідчення документів

1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставленні печатки.

2. Документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, установленої чинними нормативно-правовими актами. У митному органі документи підписуються лише його керівником або заступником керівника відповідно до повноважень.

3. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб, то двома або більше посадовими особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним послідовно відповідно до рівня посади.

4. У разі підписання документа кількома особами, що займають рівнозначні посади, їх підписи розміщуються на одному рівні,.