9.3. Учет расчетов с подотчетными лицами

Наличные деньги выдаются работникам на операционные, хозяйственные и командировочные расходы. По истечении установленного срока подотчетное лицо обязано предоставить отчет о расходовании выданных средств с приложением оправдательных документов. При этом суммы неиспользованные или неподтвержденные оправдательными документами, подлежат возврату в кассу предприятия.

На операционные и хозяйственные расходы деньги в подотчет выдаются в размере не более двухдневной потребности в них. При использовании данных средств за пределами черты города (населенного пункта) деньги выдаются на срок до 15 дней в размере не более 10-дневной потребности в них.

На командировочные расходы средства выдаются в размере планового аванса исходя из норматива данных расходов. По решению администрации может быть увеличен размер суточных, предоставляемых работнику, однако источником возмещения всех сверхнормативных расходов будет чистая прибыль предприятия. С 01.11.95 установлены следующие нормы возмещения командировочных расходов:

• суточные - 18 тыс. руб.;

• квартирные - до 105 тыс. руб. (при предоставлении оправдательных документов); 3,6 тыс. руб. (без предоставления оправдательных документов).

По возвращении из командировки (истечении срока операционных и хозяйственных расходов) подотчетное лицо обязано предоставить отчет в течение трех рабочих дней. При непредоставлении отчета без уважительных причин вся сумма подлежит включению в совокупный годовой доход и налогообложению в установленном порядке.

Максимальный срок командировки установлен в размере 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. По решению руководителя предприятия срок может быть продлен до 40 календарных дней, при этом командировочные не выплачиваются - работник получает только заработную плату в установленном размере.

Не считается прогулом возврат из командировки с задержкой на выходные (праздничные) дни. Однако суточные за этот период не выплачиваются. При задержке по другим причинам необходимо предоставить оправдательные документы, в качестве которых могут выступать больничные листы, справки диспетчеров транспортных путей об изменениях в движении транспорта или об отсутствии билетов.

НДС по командировочным расходам выделяется только по суммам квартирных в случае их выделения в счетах на оплату. Суммы квартирных сверх установленных норм, фактически подтвержденные, подлежат возмещению без включения в состав совокупного годового дохода, однако учитываются как сверхнормативные затраты и в конце отчетного периода увеличивают налогооблагаемую прибыль.

Суточные выплачиваются за все дни нахождения в пути и пребывания в командировке. Причем день отъезда и день приезда считаются разными днями. Плата за пользование постельными принадлежностями возмещается на основании специальных талонов или отметки диспетчера вокзала в пункте прибытия на билете. К возмещению могут быть приняты квитанции о провозе багажа, в том числе сверхнормативного, если груз является целевым и приходуется в собственность предприятия.

Авансовый отчет состоит из бланка по установленной форме, в котором перечислены все произведенные расходы, подтвержденные документами, либо подлежащие к выплате без предоставления документов. Авансовые отчеты вместе с краткой характеристикой выполненных за время командировки заданий, оправдательными документами, включая удостоверения, сертификаты, пригласительные билеты, а также бланки командировочных удостоверений с отметками в пунктах назначения.

Работники предприятия, командированные для выполнения монтажных, пуско-наладочных работ, получают командировочные из расчета двух месяцев. При продолжительности работ свыше двух месяцев командировочные не выплачиваются, вместо них работники получают доплату к основному заработку исходя из 50% тарифной ставки. Расходы на проезд данным работникам возмещаются по проездным документам (комиссионные сборы и страховые взносы включаются в стоимость проезда). Квартирные оплачиваются по действующим нормам, за исключением случая предоставления бесплатного жилья.

Расходовать подотчетные суммы работники должны строго по целевому назначению. Не разрешается передача подотчетных сумм одного лица другому. Не разрешается выплата нового аванса до предоставления отчета по предыдущему. При невозвращении работником неизрасходованных сумм (непредоставлении отчетов) суммы подлежат удержанию из заработной платы данного работника.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами организуется на одноименном активно-пассивном, основном, расчетном счете 71. По дебету данного счета отражаются авансы, выданные работнику, а также суммы возмещенных перерасходов по представленным и утвержденным отчетам; по кредиту - сумма представленных и утвержденных отчетов, а также суммы возмещенных, в том числе из заработной платы, неиспользованных авансов. Сальдо дебетовое представляет собой остаток выданных (неиспользованных) авансов работникам предприятия (сумма невозмещенных перерасходов); сальдо кредитовое - остаток задолженности работника предприятия по неиспользованным возвращенным авансам на отчетную дату.

В синтетическом учете, как правило, отражается свернутое сальдо по счету 71 в составе прочих дебиторов или кредиторов. При анализе состояния дебиторской и кредиторской задолженности сальдо разворачивается для принятия конкретных управленческих решений.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами организуется в журнале-ордере №7 , причем для каждого лица отводится отдельная строка. Журнал-ордер ведется на основании расходных и приходных кассовых ордеров, а также предоставленных и утвержденных авансовых отчетов.

При принудительном взыскании неиспользованных авансов с подотчетных лиц в бухгалтерском учете составляются проводки:

• Д84 К71 - на сумму невозвращенного аванса;

• Д73/3 К84 - сумма взыскания;

• если средства выдавались на приобретение ТМЦ, то взыскание может осуществляться по рыночной стоимости приобретаемых предметов, в этом случае разница между суммой взыскиваемого аванса и рыночной ценой несданных предметов отражается: Д73 К83;

• на непосредственное взыскание средств составляется проводка Д70 К71.

При отправлении работника в загранкомандировку возможны два варианта отражения операций:

предприятие имеет собственные валютные счета, собственную валютную

кассу, либо само приобретает валютные средства ;

работник предприятия получает аванс командировочных расходов в рублях

в пересчете на день выдачи по курсу МББ и приобретает валюту самостоятельно. В этом случае к авансовому отчету дополнительно прилагаются справки из пунктов обмена валюты о приобретении (продаже) определенного количества валюты и справки об установленном курсе для расчетов сумм суточных. Работник отчитывается в рублях.

На каждом предприятии необходимо вести специальный журнал учета выданных и принятых для отметок командировочных удостоверений.