2. Организация учета по центрам затрат

Учет по центрам ответственности - это система сбора (оценки) планов, фактов, отклонений по каждому центру ответственности. Организация учета по центрам ответственности позволяет децен­трализовать управление затратами, осуществлять контроль за их формированием на всех уровнях менеджмента, устанавливать ви­новных за возникновение непроизводительных затрат и, в конечном итоге, существенно повышать экономическую эффективность хо­зяйствования.

Целью учета по центрам ответственности является повышение эффективности управления подразделениями предприятия на ос­нове обобщения данных о затратах и деятельности по каждому центру, выявления отклонений от заданного норматива и отнесения их на счет конкретного лица. Центром затрат может быть как отдель­ное рабочее место, отдельная производственная операция, отдельный станок, так и организационная структура предприятия (бригада, уча­сток, цех). Выбор центра затрат зависит от существующей организа­ционной структуры управления и других особенностей организации, что рассматривалось раньше. Как правило, центрами затрат являют­ся те места возникновения затрат, где есть возможность как опре­делить плановое задание по расходу ресурсов, так и зафиксировать его выполнение в учетных регистрах, а также определить отклоне­ние планового расхода от нормативного.

Например, место возникновения затрат в консервном производ­стве связано с переработкой сырья в готовую продукцию: обработка сырья, подготовка тары, варка (бланшировка), расфасовка продук­ции, укупорка, стерилизация продукции. Следовательно, за основу организации учета затрат по местам их возникновения в консервном производстве можно взять указанные этапы производства консерв­ной продукции.

Учет затрат по центрам ответственности не стоит путать с сис­темой калькулирования себестоимости. В первом случае сбор и распределение затрат осуществляются для расчета показателей, за которые отвечает конкретный руководитель. Во втором случае затраты собираются в целях определения себестоимости выпускае­мой продукции. Выделяют основные этапы организации учета по центрам ответственности:

1. Выделение центров ответственности предприятия с определе­нием их структуры, функций, задач.

2. Определение степени подконтрольных затрат, выручки и при­были управляющим центра ответственности, а также перечня под­контрольных центру ответственности показателей.

3. Формирование системы взаимосвязей и документооборота центров ответственности.

4. Разработка смет затрат по центрам ответственности и кон­троль за их исполнением.

5. Определение методов распределения общих затрат по центрам ответственности.

6. Создание методики управленческого учета затрат по центрам ответственности с выходом на внутреннюю отчетность центров.

Определение центров затрат начинают с низшего уровня управ­ления затратами, т. е. отдельных исполнителей, за которыми закре­пляют ответственность за те затраты, величина которых зависит от них. Затем определяются центры затрат второго и последующих уровней. Иногда центры затрат последующих уровней несут ответ­ственность за затраты предшествующих уровней. При установлении контролируемых и неконтролируемых расходов за исполнителями либо руководителями центров ответственности следует учитывать два фактора - уровень управления и временной фактор.

Влияние уровня управления сводится к тому, что одни и те же расходы на одном уровне являются контролируемые, на другом - неконтролируемые. Например, заработная плата бригадира является неконтролируемой статьей расходов на уровне бригады, и контро­лируемой на уровне руководителя предприятия.

Суть временного фактора сводится к тому, что в разное время одни и те же затраты могут быть как контролируемые, так и некон­тролируемые. Например, арендная плата за объект основных средств в течение срока действия договора аренды будет неконтролируемой. Вместе с тем в будущем можно либо изменить размер арендной платы, либо приобрести данный объект основных средств в собст­венность.

Основой функционирования центров затрат являются сопостав­ления фактических затрат с расходами по смете (бюджету). Смета является, в сущности, финансовым планом для каждого центра от­ветственности. Смета для центра затрат должна содержать инфор­мацию об ожидаемых затратах, основанную на планах управления и концепции контролируемых затрат.

Планы управления в отличие от смет включают в себя инфор­мацию посредственно не выражаемую в денежных единицах. Напри­мер, такие планы могут заключаться в повышении качества про­дукции, завоевании определенной доли рынка и т. д. Концепция контролируемых затрат заключается в том, что за определенным центром закрепляется ответственность за определенные статьи затрат и менеджер данного центра должен иметь реальную возможность влиять на величину этих затрат. Правда, как показывает практика, но большей части это невозможно, в результате чего используется понятие «относительный контроль». Относительный контроль сво­дится к тому, что менеджер контролирует большую часть факторов, воздействующих на данную статью сметы.

Следует применять гибкие сметы, позволяющие пересчитывать ожидаемые затраты на фактический объем производства. Для осу­ществления пересчета затраты делят на переменные, полупеременные и постоянные. При пересчете затрат переменные расходы умножа­ют на коэффициент фактического изменения объема производства; полупеременные расходы умножают на коэффициент фактического изменения объема производства и коэффициент зависимости дан­ного вида расходов от объема производства; постоянные расходы корректировке не подлежат. Таким образом, исключается неконтро­лируемое изменение затрат, поскольку объем производства не кон­тролируется центрами затрат.

Контроль за исполнением смет затрат основывается на учете фактических расходов по каждому центру. С этой целью на каждый центр затрат открывают отдельный аналитический счет по учету затрат на производство, а самому центру затрат присваивается оп­ределенный номер (шифр затрат).

На основании первичных документов, в которых проставляются шифры затрат, учитывают прямые расходы каждого центра затрат. Косвенные расходы принято распределять между центрами затрат. Такому распределению могут подлежать либо накладные расходы, непосредственно относящиеся к данному центру затрат, либо общая сумма накладных расходов.

Сопоставление фактических затрат с затратами по смете осуще­ствляют в отчете об исполнении сметы, примерная форма которого приведена в табл. 2.