Классификация планов, принципы и методы планирования

Издательства в процессе планирования используют внутреннюю и внешнюю информацию и нормативную базу.

Качество планов во многом определяется надежностью информации. Сбор информации и процесс планирования тесно взаимосвязаны. Информация представляет собой сообщения или сведения о состоянии дел или состоянии объекта. Информация может быть внутренней, относящейся к данной системе, и внешней, поступающей в систему извне.

Совокупность всех документов, содержащих необходимые для управления, планирования и нормального функционирования системы данные, образует информационную базу. Информация, необходимая для планирования, собирается на основе предварительно составленного перечня для каждой подсистемы планирования. Перечень составляется путем формирования информационных блоков для каждой подсистемы на основе тщательно проведенного анализа содержания задач планирования, совокупности данных, используемых в процессе планирования.

Первичным звеном информационной базы является массив данных, т. е. упорядоченная совокупность однородных по структуре и способу получения показателей, относящихся к определенному этапу работ. Массивы классифицируются на нормативно-справочные, текущей информации и информационные (поисковые).

От правильной организации информационной базы зависят эффективность и оперативность плановых решений. Наибольшую сложность в формировании информационной базы представляет нормативная база.

Нормативная база - это нормы и нормативы, методические документы для их расчета, а в условиях «информационной революции» - массивы норм и программы для формирования этих норм, рекомендации по организации и ведению нормативного хозяйства.

Под нормами понимают максимально допустимую величину абсолютного расхода сырья, материалов, топлива, энергии и финансовых ресурсов для изготовления единицы продукции (выполнения работ или оказания услуг установленного качества в условиях планируемого периода), например, нормы расходования бумаги на технологические нужды производства.

Под нормативами понимают показатели, характеризующие относительную величину (степень) использования средств и предметов груда, их расходования на единицу площади или веса, а также величины, используемые при расчете норм, или поэлементные составляющие норм (например, нормативное время для подготовки 1 учетно-издательского листа).

Нормативные показатели должны быть обоснованными, т. е. реальными для выполнения в конкретных условиях производства. Нормативная информация должна быть комплексной, т. е. составлять основу для проведения всех видов плановых расчетов (планирование затрат сырья и материалов, использование оборудования, затрат труда и т. д.). Состав нормативной базы должен отвечать требованиям разработки показателей краткосрочного (текущего), среднесрочного и долгосрочного планов издательства. При этом нормы, используемые для расчета текущего плана, как правило, должны быть сопоставимы с идентичными нормами долгосрочного и среднесрочного планов издательств.

Среди норм и нормативов, действующих в издательствах, можно выделить: 1) материальные нормативы; 2) нормы и нормативы труда; 3) календарно-плановые нормативы и др.

Материальные нормативы характеризуют величину расхода основных производственных ресурсов на изготовление продукции (выполнение работ, оказание услуг).

Нормы и нормативы труда характеризуют величину затрат труда на осуществление трудовой деятельности человека. К ним относятся нормы выработки, нормы обслуживания и нормативы численности.

Календарно-плановые нормативы - показатели, характеризующие относительную величину (степень) использования средств и предметов труда, их расходования на единицу площади или веса. На основе календарно-плановых нормативов планируется загрузка персонала и оборудования, использование основных средств, рассчитываются оборотные средства издательства, разрабатываются графики ритмичной работы и оперативные планы.

Издательства планируют следующие виды деятельности: текущую, инвестиционную и финансовую.

Текущей деятельностью считается основная деятельность издательства, преследующая (или не преследующая) извлечение прибыли в качестве главной цели, в соответствии с выпуском и продажей издательской продукции.

Инвестиционной деятельностью считается деятельность издательства, связанная с приобретением зданий и иной недвижимости, оборудования, нематериальных активов и других внеоборотных активов, а также их продажей; с осуществлением собственного строительства, с проведением научно-исследовательских и технологических разработок; с финансовыми вложениями (приобретение ценных бумаг других организаций, в том числе долговых, вклады в уставные капиталы других организаций, предоставление другим организациям займов и т. п.).

Финансовой деятельностью считается деятельность издательства, в результате которой изменяются величина и состав собственного капитала организации, заемных средств (поступления от выпуска акций, облигаций, погашение заемных средств и т. п.).

Система планов издательства может быть классифицирована по следующим признакам:

1) по содержанию: стратегические, оперативные, сбытовые, финансовые, инвестиционные, маркетинговые, программные и другие;

2) по уровню управления (в зависимости от числа линейных звеньев): общеиздательский план, планы отделов и структурных подразделений;

3) по срокам: оперативные, текущие, среднесрочные, долгосрочные, стратегические;

4) по времени охвата: краткосрочные (один год, квартал, декада или неделя), среднесрочные (от 1 до 3 лет) и долгосрочные или стратегические (от 3 до 10 лет);

5) по сфере применения: групповые и индивидуальные;

6) по сферам деятельности: операционные, финансовые, инвестиционные;

7) по стадиям разработки: предварительные (проекты планов) и

окончательные;

8) по видам продукции, работ, услуг;

9) по степени точности: уточненные и укрупненные. Точность планов в основном зависит от применяемых методов, нормативных материалов, сроков планирования и от уровня квалификации разработчиков планов.

Планирование, по классификации Р.Л. Акоффа, может быть реактивным, инактивным, преактивным и интерактивным .

Реактивное планирование базируется на анализе предшествующего опыта и истории развития организации и чаще всего опирается на сложившиеся организационные формы и традиции. Такое планирование рассматривает производственные проблемы по отдельности, а не как соответствующую систему, и поэтому не учитывает взаимодействие целого и его отдельных частей. Кроме того, оно основывается на ошибочном представлении, что если избавиться от ненужного, то получится требуемый результат.

Реактивное планирование начинают с перечня того, что нужно предусмотреть для предстоящих изменений. Затем разрабатывается проект выявления и устранения недостатков, производится оценка затрат и результатов по каждому проекту и устанавливаются нужные приоритеты. Далее отбирается проект, предполагающий обычно расходование больших ресурсов, чем требуется в реальных условиях. Отобранный проект плана передается непосредственному руководителю, который после корректировки направляет его на следующий уровень управления.

Передача проекта продолжается до тех пор, пока сводные планы не достигают высшего уровня управления, где происходит окончательный выбор варианта, знаменующий завершение аналитического процесса разработки плана.

Инактивное планирование ориентируется на существующее положение издательства и не предусматривает как возвращения к прежнему состоянию, так и продвижения вперед. Его основными целями являются выживание и стабильность производства. Свой стиль, традиции и правила инактивные организации ценят выше, чем экономичность или эффективность текущей операционной деятельности. Инактивное планирование, ориентированное на настоящее, не способствует экономическому росту и развитию организации.

Преактивное планирование направлено на осуществление непрерывных изменений в различных сферах деятельности издательств. Такое планирование состоит из прогнозирования будущего и подготовки к нему и осуществляется в организациях по типу «сверху вниз». Начинается оно с прогнозирования внешних условий, затем формулируются важнейшие цели издательства и его стратегия как целостная программа их достижения.

Основная трудность преактивного планирования вытекает из того, что чем дальше в будущее проникает прогноз, тем больше вероятная ошибка. Поэтому преактивное планирование эффективно для кратко- и среднесрочного планирования.

Интерактивное планирование заключается в проектировании желаемого будущего и изыскании путей его достижения. Такое планирование сосредоточивается на повышении результативности со временем, его цель - максимизировать способность обучаться и адаптироваться или развиваться. Обучение и адаптация являются ключевыми моментами интерактивного планирования. Ни одну проблему как для экономики или общества в целом, так и для отдельного издательства нельзя решить раз и навсегда или надолго, и поэтому по мере ускорения изменений период действия планово-управленческих решений сокращается. Более того, решение одной проблемы создает новые, иногда и более трудные, чем решенные.

Интерактивное планирование, ориентированное на взаимодействие прошлого, настоящего и будущего, позволяет повысить уровень индивидуального, организационного и общественного развития издательства.

В издательствах применяется следующая технология планирования, содержащая три основных этапа практической деятельности:

1) составление планов, принятие решений о будущих целях издательства и способах их достижения;

2) организация выполнения плановых решений, оценка реальных показателей деятельности издательства;

3) контроль и анализ конечных результатов, корректировка текущей деятельности для достижения запланированных показателей.

Общие принципы планирования впервые были сформулированы А. Файолем . В качестве основных требований к разработке программы действий или планов организаций он предложил пять принципов:

• принцип необходимости планирования означает повсеместное и обязательное применение планов при выполнении любого вида трудовой деятельности. Этот принцип особенно важен в условиях рыночных отношений, поскольку его соблюдение соответствует требованиям рационального использования ограниченных ресурсов издательства;

• принцип единства планов предусматривает разработку общего или сводного плана развития издательства, т. е. все разделы годового плана должны быть тесно увязаны в единый комплексный план Единство планов предполагает общность экономических целей и взаимодействие различных подразделений издательства на горизонтальном и вертикальном уровнях планирования и управления;

• принцип непрерывности планов заключается в том, что процессы планирования, организации и управления производством, как трудовая деятельность, являются взаимосвязанными и должны осуществляться постоянно и без остановки;

• принцип гибкости планов тесно связан с непрерывностью планирования и предполагает возможность корректировки установленных показателей и координации деятельности издательства;

• принцип точности планов определяется многими факторами, как внешними, так и внутренними. Но в условиях рыночной экономики точность планов трудно соблюсти. Поэтому всякий план составляется с такой точностью, какую желает достичь издательство, с учетом его финансового состояния, положения на рынке и других факторов.

В современной практике планирования, помимо рассмотренных классических, широкую известность имеют общеэкономические принципы:

• принцип комплексности. Результаты экономической деятельности издательства зависят от состояния и уровня использования производственных факторов: применяемой технологии, организации производственного процесса, использования трудовых ресурсов, мотивации труда и пр. Все эти факторы формируют комплексную систему показателей, так что всякое количественное или качественное изменение хотя бы одного из них приводит, как правило, к изменениям соответствующих показателей. Поэтому необходимо, чтобы принимаемые управленческие решения были комплексными, обеспечивающими учет изменений в конечных результатах деятельности издательства;

• принцип эффективности требует разработки такого варианта выпуска изданий, который при существующих ограниченных ресурсах обеспечивает получение наибольшего эффекта;

• принцип оптимальности подразумевает необходимость выбора лучшего варианта на всех стадиях планирования из нескольких возможных альтернатив;

• принцип пропорциональности подразумевает сбалансированный учет ресурсов и целей издательства;

• принцип научности подразумевает учет последних достижений науки и техники и означает, что процесс планирования должен быть научно обоснован, должен формироваться на основе достоверной информации и научных методов;

• принцип детализации подразумевает учет степени глубины планирования;

• принцип единства предполагает комплексный, системный характер процесса планирования. Издательство представляет собой систему, процесс планирования также носит системный характер, поскольку все составляющие элементы здесь взаимосвязаны и взаимоувязаны и преследуют одну и ту же цель - ту, которая поставлена перед всей организацией;

• принцип непрерывности подразумевает не единовременное действие, а непрерывный, постоянный процесс планирования, при котором планы сменяют друг друга по схеме и логической увязке. Непрерывный характер планирования связан с различными причинами и факторами, влияющими на деятельность издательства, и необходимостью постоянной корректировки целей, мероприятий по достижению этих целей;

• принцип гибкости подразумевает учет изменений экономической ситуации на рынке при управлении издательством. Это означает, что любой план может быть изменен в зависимости от внешней и внутренней ситуации. При формировании плана необходимо учитывать все факторы, которые могут в той или иной степени повлиять на процесс деятельности и финансовый результат организации.

Наряду с рассмотренными важнейшими принципами планирования большое значение в рыночной экономике имеют принципы участия и холизма в разработанном Р. Акоффом методе интерактивного планирования.

Принцип участия предполагает активное участие персонала в процессе планирования.

Принцип холизма состоит из двух частей - координации и интеграции. Координация устанавливает, что планирование должно быть комплексное, взаимозависимое и согласованное со всеми отделами и подразделениями издательства. Интеграция определяет, что планирование, осуществляемое независимо на каждом уровне, не может быть столь же эффективным без взаимосвязи планов на всех уровнях. Сочетание принципов координации и интеграции и составляет сущность принципа холизма, согласно которому чем больше элементов и уровней в системе, тем выгоднее планировать одновременно и во взаимозависимости. Эта концепция планирования «сразу всеми» противостоит последовательному планированию как сверху вниз, так и снизу вверх.

Методы планирования - это конкретные приемы и способы, с помощью которых осуществляется процесс планирования и решаются конкретные проблемы.

В зависимости от главных целей принято различать следующие методы планирования: нормативный, расчетно-аналитический, экспериментальный, балансовый, отчетно-статистический, экономико-математического моделирования, программно-целевые и другие.

Нормативный метод основан на применении системы норм и нормативов для расчета плановых показателей.

Расчетно-аналитический метод заключается в расчленении выполняемых работ и группировке используемых ресурсов по элементам и взаимосвязи, анализе условий наиболее эффективного их взаимодействия и разработке на этой основе проектов планов. Он используется для планирования продаж готовой продукции, производственных затрат, программы производства и других разделов планов.

Экспериментальный метод - это проектирование норм, нормативов и моделей планов на основе проведения и изучения замеров и опыта специалистов.

Балансовый метод основан на составлении определенных видов балансов. Используют следующие виды балансов:

1) материальные (баланс используемых материалов, электроэнергии, строительных материалов);

2) трудовые (баланс рабочей силы, баланс рабочего времени);

3) финансовые (баланс денежных доходов и расходов, бухгалтерский баланс, баланс кассовых операций и др.);

4) комплексные (баланс производственной мощности).

Отчетно-статистический метод состоит в разработке проектов планов На основе отчетов, статистики и иной информации, характеризующей реальное состояние и изменение характеристики деятельности издательства.

Экономико-математическое моделирование основано на применении экономико-математических методов и построении моделей развития издательства или определенных процессов с учетом корреляционных связей и зависимостей.

Программно-целевые методы представляют собой такие методы планирования, при которых цели плана увязываются с ресурсами с помощью программ. Эти методы используют системный подход и основаны на формулировании целей экономического развития, их разделении на подцели и выявлении ресурсов, необходимых для согласованной реализации всех целей.

В процессе планирования ни один из рассматриваемых методов не применяется в чистом виде.

Можно выделить три основные системы планирования:

1) централизованную (подходит для крупных издательств, работающих на стабильных рынках; с большим опытом работы);

2) децентрализованную (используется в малых и средних издательствах или при создании новых издательств, в редакционно-издательских подразделениях, для работы в изменяющихся рыночных условиях);

3) смешанную, включающую элементы той и другой системы (используется в той или иной степени большинством издательств).

В крупных издательствах с централизованной системой управления функции планирования обычно тоже централизованы. Плановый отдел подчиняется непосредственно генеральному директору (президенту) или заместителю генерального директора (вице-президенту) и занимается разработкой перспективных и текущих планов. При централизованной системе планирования легче координировать работу издательства и его бизнес-партнеров (поставщиков бумаги, полиграфических предприятий, торговых организаций и др.).

С расширением масштаба деятельности издательства, усилением процесса диверсификации возникает необходимость использования децентрализованной системы внутрииздательского планирования.

При децентрализованной системе планирования наряду с общим плановым отделом существуют отделы планирования редакций, производственных групп, других отделов. В идеале централизация перспективного планирования в рамках крупного издательства должна сочетаться с децентрализацией текущего планирования, что должно способствовать повышению инициативы всех подразделений в составлении текущих планов с наиболее полным учетом имеющихся производственных возможностей.

При смешанной системе планирования используют элементы централизованной и децентрализованной систем.

Разрабатывая систему планирования, руководство издательства совместно с плановым отделом:

1) определяет цели планирования;

2) определяет временной горизонт планирования;

3) разрабатывает необходимые формы плановых документов;

4) выбирает метод планирования.

В издательствах устанавливают базовые и планируемые значения показателей целей, сроки их достижения и периодичность мониторинга, выделяют ответственных за их достижение.

Важное место в системе издательского планирования занимает контроль. Контроль - это упорядоченный и непрерывный процесс обработки информации для выявления отклонений фактических показателей от плановых, а также анализ этих отклонений.

Контроль состоит из трех основных этапов:

• разработка стандартов деятельности издательства, подлежащих контролю;

• измерение и анализ результатов, полученных в процессе контроля;

• корректировка производственных, редакционных, организационных и других процессов деятельности издательства в соответствии с результатами контроля.

После выявления отклонений от плана контроль предусматривает анализ этих отклонений. На его основе должны быть разработаны и осуществлены мероприятия по адаптации к ожидаемым или наступившим изменениям во внешней среде и в издательстве. Они должны обеспечить устранение связанных с этими изменениями нарушений или осознание появившихся возможностей. Необходимые при контроле сравнения и анализ отклонений должны проводиться упорядочение и непрерывно.

Целями контроля являются: раннее предупреждение об изменениях и отклонениях от плановых показателей, координация всех планов, информирование и мотивация сотрудников.

В системе управления и планирования с помощью контроля решаются несколько задач:

• выявление во внешней и внутренней среде издательства факторов, которые могут оказать существенное влияние на его функционирование и развитие;

• отслеживание тенденций в развитии издательства;

• своевременное выявление нарушений, ошибок, недостатков и оперативное принятие необходимых мер по их устранению;

• оценка работы издательства и его сотрудников за тот или иной период, определение эффективности системы планирования.

Процесс контроля включает следующие этапы: определение фактических показателей, сравнение их с плановыми, анализ отклонений, составление отчета. В отчете причины и виды отклонений поясняются, систематизируются и обобщаются так, чтобы стало ясно, где и как следует вмешиваться в планирование, реализацию и даже в контроль путем принятия необходимых решений. Контрольная информация с помощью обратной связи попадает в соответствующие функциональные отделы или к лицам, ответственным за выполнение определенных задач, которые принимают меры по адаптации или корректировке прежних приемов работы.

В практике используют три вида контроля: предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный контроль используют для проверки готовности организации, ее сотрудников, производственного процесса, системы управления к работе.

Текущий контроль может быть стратегическим и оперативным. Стратегический позволяет выявить эффективность использования ресурсов издательства с точки зрения достижения конечных целей как по количественным, так и по качественным показателям. Он сводится к сбору, обработке и оценке информации о новых методах работы, производительности труда, использовании новых технологий, техники и пр.

Оперативный контроль ориентирован на текущую редакционно-издательскую деятельность, соблюдение производственного процесса, графика работы, загрузку персонала, на уровень затрат, расходование денежных средств и др.

Итоговый контроль связан с оценкой выполнения издательством планов и своевременного составления новых, с анализом конкретных результатов деятельности, выявлением преимуществ и недостатков.

Контроль также делится на внешний и внутренний. Внешний контроль осуществляется руководством издательства или специальными сотрудниками и предполагает:

• необходимость защиты от обмана, для чего вводят четкие нормативы работы;

• постановку целей для сотрудников, которые должны быть значимыми;

• поощрение по итогам внешнего контроля или, если необходимо, наказание.

В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и по мере необходимости вносят коррективы в свою деятельность.

Использование внешнего или внутреннего контроля зависит следующих обстоятельств:

• от стиля управления (при авторитарном преобладает внешний, при демократическом - внутренний);

• возможности получения надежных оценок результатов деятельности сотрудников (есть возможность - внешний контроль, если нет - внутренний);

• характера сотрудников (не очень исполнительные и добросовестные - внешний, для добросовестных - внутренний);

• микроклимата в коллективе (благоприятный - внутренний, неблагоприятный - внешний);

• системы стимулирования и поощрения за результаты труда (при индивидуальных - внешний, при коллективных - внутренний).

5.3.