Тема 5. Выполнение управленческих решений

5.1 Организация выполнения решений

На реализацию решений в организации значительную роль играют следующие элементы:

1. Одним из основных свойств организации, влияющих на реализацию решений и планов, является иерархическая структура управления. Иерархия определяет управленческие функции и ответственность, порядок подчинения в организации. Вышестоящие, согласно иерархической структуре, подсистемы (подразделения) принимают решения, обязательные для исполнения нижестоящими, и имеют право вмешиваться в их действия. Нижестоящее подразделение обладает, как правило, определенной степенью свободы в рамках поставленных перед ним задач и ограничений. Эта свобода заключается в возможности принятия самостоятельных решений в рамках делегированных ему полномочий.

2. Важной составляющей системы управления организацией является информация. Обмен информацией в иерархической структуре происходит по вертикали и по горизонтали. Обмен информацией по вертикали и горизонтали реализует прямую и обратную связь при управлении организацией.

3. Управленческий цикл в каждом конкретном случае определяется технологией производственного процесса, периодичностью возникновения внешних и внутренних проблем, требующих своего решения. Управленческий цикл начинается с момента получения задания от вышестоящей инстанции и кончается решением проблем, возникших в связи с полученным заданием, и информированием о результатах деятельности вышестоящей инстанции.

4. Контроль реализации управленческих решений. При помощи контроля руководство организации определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке. Процесс контроля — это, с одной стороны, процесс установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и их отклонения от установленных стандартов; с другой — процесс отслеживания хода выполнения принятых управленческих решений и оценки достигнутых результатов в ходе их выполнения. Если принятое ранее решение оказалось недостаточно эффективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить своевременно это установить и внести коррективы в действия организации.

5.2 Организационные методы и процедуры выполнения принятых решений

Все методики организационного структурирования исходят из разделения процесса управления на отдельные задачи с последующей координацией действий по их решению. Структуризация управления проходит следующие этапы: анализ характеристик организации как системы; определение функций, раскрывающих содержание процесса управления; учет функций и цикла разработки решений. Рассмотрим их более подробно:

- анализ характеристик организации как системы позволяет определить и сформулировать доминирующие функции управления объектами, выявить их содержание и тем самым указать их основные виды управленческой деятельности;

- определение функций, раскрывающих содержание процесса управления конкретной организации, проводится в соответствии с общими функциями: планирования, организации, координирования, мотивации и контроля;

- содержание цикла разработки решения представляет собой последовательное и комплексное осуществление разработанных и распределенных специальных функций управления в соответствии с подготовкой, принятием, внедрением, контролем и оценкой принятого управленческого решения.

Каждый из этапов процесса разработки управленческих решений может иметь методический инструментарий. Учет факторов осуществляется в соответствии со следующей методикой разработки:

- разработка стратегической цели организации осуществляется высшим руководством на основе проведенных исследований перспективы развития продукта и организации в целом;

- в соответствии с разработанной стратегической целью и производственными возможностями устанавливается ассортиментный набор продуктов;

- формируются подцели на основе прогнозируемых изменений внутренней и внешней среды предприятия. В них отражаются главные требования к продукту, определяются взаимосвязи с поставщиками, посредниками, клиентурой; делается прогноз деятельности конкурентов;

- сформулированное на предыдущих этапах «дерево целей» перерабатывается в «дерево функций», разрабатываются подробные планы действий;

- производится декомпозиция функций по структурным элементам, определяются взаимосвязи между структурными элементами по обеспечению производства продукта в условиях изменений;

- определяется управленческий цикл, проводится согласование общего процесса управления с деятельностью всех подразделений;

-разрабатывается наиболее эффективный путь делегирования полномочий, распределяются права, обязанности и ответственность за разработанные и принятые решения, указываются лица, принимающие решения, и их статус.

Организационно-управленческие решения оформляют в виде приказа или распоряжения, после чего они приобретают силу закона. Однако множество решений в организации мигрирует в виде устных указаний, заданий, пожеланий и подобных управляющих директив. Главная задача менеджера и состоит в том, чтобы организовать исполнение такого решения, обеспечить координацию действий и контроль за его выполнением. Организация выполнения управленческого решения включает следующие стадии:

1. Выяснение управленческого решения (организатором его выполнения). Это очень важная стадия, поскольку даже вполне обоснованное и реалистичное решение не может быть реализовано или выполнено полностью вследствие того, что не было правильно понято исполнителем.

Изучение решения начинается, как правило, с выяснения основной идеи, которую желает довести до исполнителей субъект управления (руководитель).

2. Решение вопроса о наличии или создании необходимых организационных предпосылок. Это может включать целый ряд организационных мероприятий, обеспечивающих выполнение решения. Одной из таких предпосылок может быть создание рабочей группы, определение ответственного за выполнением подобное.

3. Детализация управленческого решения При выполнении управленческого решения, особенно сложного, часто возникает потребность в детализации, которая заключается в разделении задачи на несколько составных частей и установления связей между ними. Практически это заключается в том, что каждое структурное подразделение получает определенную часть задания, доводит его до конкретного исполнителя с указанием сроков выполнения. Сложность детализации, помимо прочего, заключается и в том, чтобы избежать дублирования и выявить вопросы, которые не нашли своего четкого отражения в общем решении.

4. Подбор и расстановка исполнителей на основе их должностного осведомленности и компетентности. Решая данную задачу, руководитель рассматривает и учитывает комплекс организационных, кадровых, педагогических и психологических факторов. Здесь проявляется умение руководителя работать с подчиненными.

5. Доведение решения до непосредственных исполнителей, их инструктаж и обучение.