Тема 3 Признание необходимости управленческого решения

3.1 Восприятие и признание проблемы / задача совершенствования

При наличии фактических или количественных данных, полученных в результате оценки и анализа, о неблагополучия в деятельности или имеющихся возможностях формулируется задача, требующая решения. До принятия окончательного решения необходимо определить необходимость, целесообразность или возможность осуществления действий. При определении проблемы (или задачи совершенствования) следует понимать, что проблема является следствием причин возникновения проблемы, а для задачи совершенствования должны быть предпосылки развития. Своевременная констатация возникновения проблемы (или постановки задачи), а так же активная позиция руководителей становятся залогом ее успешного решения.

Осознание симптомов появления проблемы может отсутствовать, если наличие проблемы (задачи совершенствования) достаточно очевидно: выявлена проблема как существенное расхождение между ожидаемым и фактическим состоянием объекта управления, или сформулирована задача на основе явных преимуществ осуществления проекта. Но во многих случаях явных признаков проблемы или перспектив развития нет.

Если проблема признана, то следующий этап – ее формулирование. Чаще всего на данном этапе можно поставить вопросы: что? – содержание проблемы, где? – место ее возникновения, когда? – время возникновения, насколько?- тенденция развития⁵.

Для ответа на эти вопросы необходимо собрать информацию, которая должна быть полной и достоверной. Неполная или недостоверная информация может обусловливать принятие ошибочных либо малоэффективных решений. При создании информационной системы управления необходимо выделять релевантную информацию. Чтобы полнее представить ситуацию используют не только количественную, но и качественную информацию, т.к. факторы часто влияют друг на друга и иногда непросто установить, где причина, а где следствие.

В случае совершенствования деятельности (желаемый результат, направленный совершенствование деятельности объекта управления, повышение его эффективности) и повышения конкурентоспособности организации задачи могут быть определены на основе проведенного исследования внутри организации, изучения опыта других организаций или выявления иных возможностей, предоставляемых внешней средой. Если проблемная ситуация заставляет обязательно предпринять действия по устранению проблемы, чем скорее, тем лучше, то в данном случае такой острой необходимости действовать нет.

2. Формулировка проблемы

При формулировке проблемы может возникнуть две тенденции, которые могут привести к нерациональному принятию решений:

1. тенденция локализации или упрощения представления ситуации из-за поспешных определений. Концентрируясь на формулировке проблемы простым способом, ЛПР может упустить из виду более основополагающую проблему. Анализируемая проблема может быть лишь формой проявления другой проблемы;

2. усложненное представление проблемы. Причиной этого может быть низкая квалификация ЛПР, наличие большого числа регламентирующих ограничений.

Формулировка проблемы – это творческий процесс, который требует от ЛПР образного и исследовательского мышления. Первостепенное значение имеет способность ЛПР выдвигать новые идеи, гипотезы или хорошо организовать выдвижение идей другими работниками организации. Не менее сложно обеспечить процесс отклонения неплодотворных идей. При этом требуется, с одной стороны, сконцентрироваться на решении конкретной проблемы, с другой стороны, очень важно не упустить существенных возможностей из-за чрезмерного ограничения, упрощения проблемы.

После того, как проблема определена, ее ранжируют в ряду других проблем. В основу ранжирования могут быть положены следующие факторы: последствия решения или нерешения проблемы, срочность проблемы, ограничение во времени и др. На данном этапе определяют причины возникновения проблемы или определяют факторы, от которых зависит успешное решение задачи.

Проведение причинно-следственного анализа, результатом которого будет определение причины, помогает выявить основные причины возникновения проблемы или найти пути совершенствования. В качестве инструментов используются такие графические методы, как диаграмма Исикавы, дерево причин, карты мнений.