Экономическая информация и процедуры её преобразования

С кибернетической точки зрения, каждый субъект экономики (компанию, предприятие, организацию, хозяйствующий субъект) можно рассматривать как объект регулирования с присущей ему информационной системой. В эту систему поступает информация, разделяемая на внешнюю и внутреннюю; условно-постоянную и переменную; нормативно-справочную и оперативную. На основании входной информации, в процессе экономической деятельности хозяйствующего субъекта формируется промежуточная и результатная информация, отражающая сведения о ходе его работы, сопоставляются фактические показатели и нормативные, формулируются глобальные и локальные направления его деятельности, разрабатываются предложения по установлению причин отклонений и корректировке результатов.

Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение её обработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на отдельных операциях, а затем расширение их применения. Существующая на предприятии традиционная информационная система стала качественно меняться. В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственное предназначение которого заключалось в обеспечении процессов управления достоверной информацией на основе применения средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили свое направление. Часть традиционной информационной системы стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автоматизации обработки информации.

Термин информация (от лат. informatio – разъяснение, изложение) обозначает некие сведения, сообщения о каком-либо событии, деятельности и т. д. С позиций кибернетики, термин "информация" трактуется гораздо шире, т.к. "кибернетика занимается изучением систем любой природы, способных воспринимать, хранить и перерабатывать информацию и использовать ее для управления и регулирования". Во всех этих системах происходят процессы передачи, хранения и переработки информации. С позиций кибернетики установлено, что и управление, построенное по принципу обратных связей является одним из наиболее общих и важных принципов, объединяющих технические устройства, живые организмы и экономические системы. В процессе управления возникает информация, которая является видом причинно-следственной связи.

Под термином экономическая информация следует понимать все те сведения в сфере экономики, которые необходимо фиксировать, передавать, хранить и обрабатывать для использования в управлении как хозяйством страны в целом, так и отдельными его объектами. Экономическую информацию, описывающую уже совершившиеся события, явления и хозяйственные процессы, принято называть учетной, а информацию, описывающую явления и события, которые будут совершены в будущем, – плановой (перспективной, прогнозируемой). Характер плановой информации в настоящее время меняется, что обусловлено изменением основ экономических отношений в нашем обществе. Благодаря этой информации осуществляется некоторое целенаправленное воздействие на объект, предусматривающее определение путей и средств достижения поставленных целей. Формирование плановой информации основано на экономическом анализе, в процессе которого оцениваются результаты работы и выявляются имеющиеся резервы. Получение всех показателей по результатам деятельности предприятия и их оценка базируются на данных учета. Взаимосвязь планирования, анализа, регулирования и учета представляет собой контур управления. Исходя из единства взаимосвязей и взаимной обусловленности, учет и планирование целесообразно рассматривать как некую характеристику экономической информации в совокупности.

Экономическая информация является адекватным отображением процесса производственно-хозяйственной и финансовой деятельности сложной динамической системы, непрерывно переходящей из одного состояния в другое. Теорию экономической информации следует рассматривать как часть общей теории информации, одним из важнейших понятий в которой является сигнал, представляющий собой форму воплощения и перенесения информации. С помощью сигналов (звуковых, цифровых, символьных) можно передавать и получать сообщения.

Экономическая информация характеризуется двумя основными признаками – качественным и количественным. Качественный признак обеспечивает классификацию информации по отраслям знаний, функциям управления и т.п. Количественный подход дает возможность выяснить единицы измерения, на основании которых можно установить ее объемы и трудоемкость получения, а также технические средства для передачи, сбора, хранения и фиксации информации, технологию её обработки.

Экономическая информация характеризуется цикличностью обработки; массовостью однородных арифметических операций, производимых над группами данных; сложностью расчетов (средним количеством арифметических, логических и прочих действий, приходящихся на одну форму показателя). С позиций объективного отражения действительности экономическая информация разделяется на достоверную и недостоверную (некачественную). Недостоверной она бывает как с момента возникновения, так и с любой стадии передачи, что может значительно ее дискредитировать. По признаку насыщенности информация разделяется на недостаточную, достаточную и избыточную, также на полезную и бесполезную. При этом критерий полезности зависит от цели получения сведений.

По функциям управления экономическая информация может быть подразделена на плановую, нормативную, учетную, аналитическую; по применяемости – на постоянную или условно-постоянную (например призначная часть документа, нормативно-справочные, нормативно-расценочные данные) и оперативную (переменную).

Экономическая информация подразделяется на первичную (входную), промежуточную, и результатную. В результате обработки первичной информации образуется вновь созданная производная информация, подразделяемая на результатную исходящую, используемую для различных целей, и промежуточную, которая вместе с входящей информацией снова проходит обработку. Экономическая информация требует либо кратковременного, либо длительного хранения. К первому виду относится исходная переменная и промежуточная информация, ко второму - постоянная и в значительной степени результатная информация. Выбор носителя для хранения информации обычно связан с ожидаемым сроком хранения данных.

Рассматривая понятие экономической информации следует выделить обрабатываемую и необрабатываемую её части. Одной из характерных особенностей экономической информации является непрерывность её обработки, поскольку она отражает сложный объект регулирования. Эта сложность обусловлена, с одной стороны, большим числом взаимосвязанных и взаимодействующих элементов внутреннего характера, а с другой - местом предприятия в общей системе экономики, составной частью которой оно является. С точки зрения влияния экономической информации на источник выделяют активную и пассивную. Преобладающая роль принадлежит первой. Ее активность проявляется в том, что она имеет непосредственное отношение к процессу управления объектом регулирования, а ее количественный объем определяется взаимодействием этого объекта с внешним миром.

Экономическая информация может быть внешней и внутренней. Внешнюю информацию предприятие получает извне (информация о внешней среде), а внутренняя образуется на самом объекте регулирования в основном как первичная, получаемая в результате регистрации тех или иных явлений и фактов. Для внешней информации характерна неточность, обрывочность, противоречивость. Она может касаться состояния рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации. По своей природе она носит вероятностный характер, и поэтому ее обработка стандартными средствами весьма затруднена.

Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает различные временные интервалы и состояние объекта управления. Как правило, эти данные измеряются, и в управленческих документах фиксируется точная информация. Таким образом, внешняя информация поступает или уходит с предприятия, ее показатели содержатся в общеустановленных формах первичных и сводных документов, внутренняя потребляется на данном предприятии и служит для управления им, характеризуя сложившуюся экономическую ситуацию. Основными и наиболее распространенными носителями экономической информации являются документы, поэтому необходимо всячески стремиться к улучшению их формы, снижению их количества и адаптации их к возможности автоматизированной обработки.

Экономическая информация подвергается передаче, хранению и преобразованию по определенным правилам, которые характеризуются определенными технологическими этапами (рис. 1.1). В процессе преобразования исходной информации в результатную осуществляется поиск данных. Он необходим для отбора нужных сведений, которые поступают затем на обработку (логическую и арифметическую), осуществляющую получение результатной информации. К операциям логической обработки относятся сортировка, выборка из базы данных по различных дескрипторам, определение знака числа и т. п. Наиболее массовой в экономических расчетах является операция сортировки (подбор и упорядочение). Операции арифметической обработки включают действия алгебраического сложения, умножения, деления, возведения в степень и др.

Кроме рассмотренных, существуют еще контрольные операции, состоящие из предварительной, текущей и последующей проверки информации и возникающих в связи с этим операций по ее обработке. Соответственно различают предварительный, текущий и последующий контроль. В итоге обработки исходной информации возникает промежуточная и результатная информация. Первая используется обычно для последующих расчетов, вторая выводится в виде таблиц, сводок, графиков, а также фиксируется на магнитных носителях, если она будет подвергаться дальнейшей обработке.

Обобщающая схема преобразования исходной информации в результатную, приведенная на рис.1.1, осуществляется на основе алгоритмизация расчетов, т.е. точного предписания последовательности и характера действий, состоящих из простейших операций преобразования исходной информации в те или иные сводные показатели.

Таким образом, под алгоритмом понимается конечный набор правил, позволяющих четко и механически (автоматически) решать любую конкретную задачу из некоторого класса однотипных задач. Алгоритм обладает следующими свойствами: определенностью, детерминированностью, массовостью, результативностью и дискретностью. Определенность исключает произвол при выполнении вычислительного процесса. Детерминированность заключается в том, что процесс применения правил к исходным данным (путь решения задачи) определен вполне однозначно. Массовость показывает, что при помощи одного алгоритма можно решить одну и ту же задачу с различными исходными данными, которые могут изменяться в определенных пределах. Результативность означает, что использование алгоритма дает возможность получать некоторый результат или сигналы о невозможности применения такого алгоритма, и что на каждом этапе процесса применения правил известно, что считать результатом этого процесса. Дискретность характерна для вычислительного процесса выполнения операций по реализации алгоритма, вследствие чего он может быть расчленен на отдельные элементарные акты.

 

 

Рис. 1.1. Обобщающая схема преобразования исходной информации в результатную.

 

 

Различают алгоритмы решения и машинные алгоритмы. Алгоритм решения, являющийся общим для всех информационных совокупностей данной задачи, формулируется в виде математических выражений. Алгоритмов решения может быть несколько, поэтому проводят их анализ и выбирают тот, который обеспечивает наиболее эффективное использование машины. Алгоритмы можно представить в виде текстового описания, при помощи цифровых кодов и символов. Первый способ является громоздким. На практике применяется преимущественно символическая запись алгоритмов в виде графических диаграмм (блок-схем).

Современный компьютер является универсальным средством автоматизации различных технологических операций по переработке экономической информации и позволяет выполнять различные арифметические и логические действия, составлять накопительные, группировочные и аналитические регистры в рамках существующей информационной системы предприятия. Для эффективного использования компьютера необходимо хорошо знать эксплуатационные возможности вычислительной техники, методы проектирования автоматизированной обработки информации, специфику и организационно-технологическую структуру решаемых задач. Поэтому вопросам технологического преобразования исходной информации в результатную следует уделять первостепенное внимание.

Роль и место потоков информации в контуре системы управления субъектами экономики

Для управления экономическими объектами требуется систематизированная, подготовленная информация. По мере развития общества в рамках системы управления происходит усложнение процессов управления, которое, в свою очередь, стимулирует развитие информационных систем. Потребность в управлении возникает при необходимости координации действий членов трудового коллектива, объединенных для достижения локальных и глобальных целей. В соответствии с подходом, базирующимся на принципах и понятийной системе кибернетики, отражающим современный взгляд на управление в общественных, биологических и технических системах, в контуры управления входят управляемый объект, каналы прямой связи, управляющая подсистема и каналы обратной связи. В соответствии с принятой парадигмой управления, система управления хозяйственного субъекта характеризуется наличием двух взаимосвязанных компонентов (рис. 1.2.):

• субъекта управления – управленческого аппарата предприятия, осуществляющего формирование целей и принятие решений (которые затем формализуются в виде планов), а также обеспечивающего контроль за их выполнением;

• объекта управления – предприятия, характеризуемого видами деятельности и осуществляющего выполнение поставленных управленческим аппаратом задач и планов.

Таким образом, система управления, характеризуемая процессами управления, представляет собой совокупность объекта управления и управляющей системы, действие которой направлено на поддержание или улучшение работы объекта управления.

 

Рис. 1.2. Структура системы управления

 

В рамках системы управления циркулируют информационные потоки, характеризуемые наличием прямой и обратной связей. На вход субъекта управления поступает информация о внешней среде. Прямая связь выражается потоком директивной информации, формируемой управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией об экономической ситуации, сложившейся во внешней среде, и направляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет собой движущейся в обратном направлении поток отчетной информации, который формируется объектом управления и содержит сведения о выполнении принятых решений и степени влияния внешней среды на внутреннюю экономическую ситуацию (например, задержки платежей, нарушения подачи энергии, изменении погодных условий, общественно-политической ситуации в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда не только воздействует на объект управления, но и поставляет информацию управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов - состояния рынка, наличия конкуренции, величины процентных ставок, уровня инфляции, налоговой и таможенной политики государства.

Существует множество признаков классификации систем управления. Так по признакам сложности и характеру функционирования системы управления подразделяются детерминированные и вероятностные. И те и другие могут быть простыми, сложными и очень сложными. Если в детерминированных системах все элементы взаимодействуют точно предсказуемым образом, то в вероятностных (стохастических) системах точно предсказать поведение системы невозможно, да и определить его можно лишь с известной степенью вероятности. Признак сложности систем является достаточно условным.

Простыми принято считать системы, не имеющие разветвленной структуры, с небольшим количеством взаимосвязанных и взаимодействующих элементов. Согласно [1] такие системы могут содержать от 10 до 10³ элементов. В простых системах отсутствуют иерархические уровни.

К сложным системам относят системы с развитой иерархической структурой и большим числом элементов и внутренних связей. Сложные системы могут содержать от 10⁴ до 10⁷ элементов. Во многих случаях к сложным относят либо системы, которые нельзя корректно описать математически или можно описать не менее чем на двух различных математических языках (например, языке дифференциальных уравнений и языке алгебры логики), либо системы, для исследования которых необходимо решать задачи с очень большим объемом вычислений. Будем считать сложной ту систему, которая состоит из большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов, объединенных иерархической структурой.

Очень сложные системы часто называют большими системами. Известен ряд определений термина «большая система», характеризующийся той или иной степенью неопределенности. Наиболее распространено определение, сформулированное академиками Б.Н. Петровым и Г.С. Поспеловым. Согласно [2] большим системам управления, состоящим из объекта управления и управляющих систем, связанных каналами передачи информации, присущ ряд признаков. Так система управления имеет иерархическую структуру и представляет собой комплекс подсистем различных уровней (m – уровней) или рангов. Выпадение или отказ какой-либо подсистемы или ряда подсистем не всегда приводит к отказу или распаду всей системы, а иногда только к снижению эффективности ее функционирования. При этом органы управления (управляющие системы) подсистем и всей системы управления организованы по иерархическому принципу, т.е. представляют собой коллективы, функционирующие во главе с руководителями разных рангов. Главнейшие функции управления, оценка ситуации по складывающейся обстановке и принятие решений осуществляются непосредственно коллективами управляющих систем, которые в той или иной степени предопределяют свойства системы к адаптации и самоорганизации.

В любой системе управления должно воспроизводиться входное воздействие, при этом будем считать, что качество системы тем выше, чем с меньшей ошибкой выходная величина воспроизводит входное воздействие. В зависимости от характера входного воздействия процессы управления можно подразделить на процессы стабилизации, в которых входное воздействие представляет собой постоянную величину (задание или настройку); процессы программного управления, в которых входное воздействие является заданной функцией времени (изменяется по определенному алгоритму); следящие процессы, в которых входное воздействие является произвольной функцией времени. Возмущающее воздействие или помехи могут быть приложены к любой точке системы, но чаще действуют на выходные звенья объекта системы. В следящих процессах помехи могут действовать и на вход системы. Одной из качественных характеристик системы является способность противодействовать возмущающим воздействиям и сохранять с приемлемой точностью заданное значение входной величины.

Мы, вслед за [3], будем считать, что характерными чертами сложной системы являются: зашумленность, нетерпимость к управлению, нестационарность, невоспроизводимость эксперимен-тов.

Зашумленность сложных систем характеризует трудность процессов анализа и управления ими. Зашумленность обусловлена не столько наличием каких-то специальных генераторов случайных помех, сколько сложностью объекта. Поведение объекта зачастую оказывается неожиданным для исследователя, причем эту неожиданность удобнее рассматривать как случайный фактор, как зашумленность, чем разбираться в механизме второстепенных процессов, протекающих в сложной системе и порождающих неожиданность её поведения. Любой сложный объект имеет много такого рода неожиданностей, которые являются свидетельством его сложности.

Нетерпимость к управлению проявляется в том, что сложная система существует вовсе не для того, чтобы ею управляли; она «не любит» управления по причине «независимости» своего существования от целей субъекта, желающего управлять ею. «Собственные» цели сложной системы редко совпадают с целями управления, зачастую они стремятся противоречить друг другу. Это и вызывает «негативную» реакцию сложной системы на управление, цель которого с ней «не согласована».

Нестационарность сложной системы проявляется в изменении характеристик и параметров системы, её эволюционировании во времени. Чем сложнее система, тем более четко проявляется эта черта, что создает серьезные трудности при создании модели сложной системы и управлении ею. Невоспроизводимость экспериментов связана прежде всего с зашумленностью и нестационарностью сложной системы. Проявляется эта черта в различной реакции системы на одну и ту же ситуацию или управление в различные моменты времени. Сложная система как бы все время перестает быть сама собой. Вышесказанное позволяет нам утверждать, что данная черта накладывает специальные требования на процессы синтеза и коррекции модели системы.

В процессе управления предприятием принимаются стратегические, тактические и оперативные решения, в связи с чем, в управленческом аппарате следует выделить высший, средний и оперативный уровни управления. Высший уровень включает менеджеров-руководителей, определяющих цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывающих долгосрочные планы и стратегию их реализации. В их компетенцию может входить анализ рынка и конкурентов, поиск альтернативных стратегий развития предприятия в случае выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов. Средний уровень, включающий различных менеджеров-исполнителей, обеспечивает контроль за выполнением планов, отслеживание ресурсов, разработку управляющих директив для вывода предприятия на уровень, определенный в планах. Оперативный уровень характеризуется реализацией планов и составлением отчетов о ходе их выполнения. Основной задачей здесь является согласование всех элементов производственного процесса с необходимой степенью его детализации. Руководство на данном уровне заключается в управлении структурным подразделением (службой, участком, цехом, сменой, отделом и т. д.).

В зависимости от уровня управления используются различные виды информации. Так, для высшего руководства, разрабатывающего стратегию деятельности, применяется в основном внешняя и в меньшем объеме внутренняя информация. На оперативном уровне используется только внутренняя, а на среднем - преимущественно внутренняя и частично внешняя. Эти виды информации хранятся на своих носителях, образуя информационную базу, состоящую из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной (предполагающей использование компьютера).

Внемашинная обслуживает систему управления в том виде, который воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например документы (наряды, акты, накладные, счета или регистры, ведомости и т. д.). Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях и состоит из файлов. Она может быть создана либо как множество локальных, т.е. независимых файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например, накладных), либо как база (таблица) данных. Её состав определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управленческого аппарата.

Каждый из уровней характеризуется потоками работ, которые в комплексе обеспечивают управление. Данные потоки работ принято называть функциями. Традиционно выделяют функции планирования, учета и контроля, анализа и регулирования, оказывающее непосредственное влияние на принятие решения.

Планирование – функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Оно занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньшее — на среднем уровне и минимальное – на оперативном. Планирование на высшем уровне управления связано с решением будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне временной интервал, на который осуществляется планирование, значительно короче, при этом план, поступающий с высшего уровня, детализируется, а показатели в данном случае более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.

Учет и контроль производственно-хозяйственной деятельности предприятия являются важнейшей функцией управления и ориентирован на получение информации о ходе всей работы. Хозяйственный учет и контроль осуществляется путем наблюдения, измерения и систематической регистрации всех ресурсов, хозяйственных процессов и их результатов. При учете применяются экономические группировки, позволяющие путем их обобщения получать развернутую картину о результатах хозяйственной деятельности. Объекты учета отражаются в учетных документах с помощью натуральных, трудовых и денежных показателей, что дает возможность более полно и правильно отразить и проконтролировать отдельные хозяйственные операции и их результаты. В зависимости от характера данных, методов их получения и способов группировки хозяйственный учет делится на первичный (оперативный), бухгалтерский и статистический. Учет осуществляется в основном на оперативном (первичный, статистический и аналитический бухгалтерский) и среднем (синтетический бухгалтерский) уровнях управления. На высшем уровне управления он отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом.

Анализ и регулирование – это сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие мер по выводу объекта управления на плановый курс. Следует отметить, что анализ сам по себе не существует, а базируясь информационно на учетных данных, отражающих фактическое состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия, служит подготовительной фазой для реализации процессов планирования.

Функции управления из-за универсальности своего состава являются одним из наиболее распространенных признаков декомпозиции управленческих систем, несмотря на многоаспектность процессов управления потоками работ в рамках субъекта экономики. Другими признаками декомпозиции процессов управления, протекающих в компании, являются объект и период управления. По нашему мнению, объектом управления субъекта экономики может служить как деятельность подразделения или одного сотрудника, так и отдельный бизнес-процесс, поток работ, отдельная хозяйственная операция, состоящая из последовательности технологических этапов и т.д.

В деятельности любого субъекта экономики, выделяя цели, можно установить и фазы управления. В соответствии с длительностью периода управления можно говорить об оперативных (один рабочий день), текущих (декада, месяц, квартал, полугодие) и перспективных (год, три года, пятилетка) фазах процессов управления, которые непосредственно взаимосвязаны с которые непосредственно взаимосвязаны с учетом, планированием, анализом и регулированием.

Процесс управления заключается в изменении состояния объекта системы, ведущем к достижению поставленных целей. Цели задаются при создании системы, а в процессе функционирования все время корректируются в соответствии с изменением внешних условий. Под целями понимается характеристика системы и ее ожидаемое значение, задаваемые субъектом управления. Цели бывают локальными и глобальными. Совокупность показателей изменения во времени управляемой системы позволяет говорить о горизонтах управления. Первоначально любая цель носит обобщенный характер. В процессе уточнения она формализуется управленческим аппаратом в виде целевых функций. В зависимости от уровня обобщения и периода на которые рассчитаны цели выделяют два основных класса целей: стратегические и тактические. Оба эти понятия в известной мере условны, так как тактические цели например, руководителей хозяйственного субъекта, могут являться стратегическими для другого уровня управления например, бухгалтерии. Существует определенная зависимость между структурой системы управления и способом разбиения вышестоящих целей на подцели, т.е. процессом декомпозиции целей. Структура системы управления отражает строение и внутреннюю форму организации управления, а также устойчивые взаимоотношения и взаимосвязи элементов системы управления. Различают организационную и функциональную структуру управления.

Под функциональной структурой системы управления будем понимать подсистемы, функции, процедуры и операции управления, связанные между собой потоками циркулирующей информации. Организационная структура определяет наличие подразделений различных уровней (отделов, департаментов, групп и отдельных лиц, принимающих решения) и их взаимное административное подчинение. Между указанными структурами управления должно существовать почти однозначное соответствие – изоморфизм. Вышесказанное означает, что для реализации определенной функции (подсистемы) управления создается постоянный коллектив людей, работающих под единым руководством (например планирование – плановый отдел, финансирование – финансовый отдел, учет и контроль – бухгалтерия).

В соответствии с иерархией целей структура системы управления субъектом экономики может быть организована разными способами, что зависит в значительной мере от размеров и видов деятельности предприятия, распределения центров ответственности, номенклатуры выпускаемой продукции (работ, услуг), объема хозяйственных операций и др. Наиболее простой является линейная структура управления. В ней руководителю предприятия непосредственно подчинены отделы, что позволяет обеспечить эффективное прямое управление хозяйственным субъектом и в соответствии с этим понятную и обозримую организационную структуру. При этом основная управленческая нагрузка предполагает разделение функций управления между высшим руководством и руководителями подразделений. Более сложной является штабная организация, при которой руководителю подчинены департаменты, объединяющие отделы по принципу однотипности выполняемых управленческих функций. Например, производственная дирекция, финансовая дирекция, дирекция имущественного комплекса и др. Разделение управленческих функций между штабами происходит на верхнем уровне. При такой организации появляется возможность, с одной стороны, распределить управленческие проблемы между большим числом специалистов, а с другой стороны – углубить специализацию сотрудников и, следовательно, повысить качество управления. Третьей, и, наиболее сложной является линейно-штабная структура управления. В ней структурные подразделения, обеспечивающие выполнение поставленных задач, подчинены вышестоящим подразделениям – управлениям промежуточного уровня, которые сами могут устанавливать свои локальные цели, подчиненные, однако, глобальным управленческим целям хозяйственного субъекта. К последним можно отнести: получение максимальной прибыли, сокращение рисков, повышение ликвидности и др. В то же время при такой структуре могут сохраняться элементы управления, выделенные по принципу однотипности выполняемых управленческих функций. Такая система организации усложняет и повышает стоимость затрат на управление, но повышает уровень его качества [4].

Стратегические и тактические цели могут носить директивный характер и возникать в результате деятельности управленческих сотрудников более высокого уровня, отражая желаемую траекторию изменения во времени управляемой системы. Такие цели получили название траекторных. Вся иерархия траекторных целей должна соответствовать структуре управления, т.е. каждый элемент структуры должен иметь набор траекторных (директивных) целей, которые должны соответствовать служебным обязанностям управленческого работника. Таким образом, управленческая структура должна быть упорядочена в соответствии с целевым определением каждого уровня.

Управляемая система характеризуются динамическим равновесием, устойчивостью, точностью, надежностью и стабильностью. Под динамическим равновесием следует понимать управленческий процесс, определяемый некоторой равновесной траекторией, т. е. такой траекторией, которая кратчайшим путем ведет к поставленной цели. Если система стремится к равновесию, с одной стороны, и к достижению цели, с другой, то непротиворечивым является случай тождественности равновесия и цели.

Устойчивость – свойство системы возвращаться в исходное или близкое к нему установившееся состояние после прекращения действия возмущения, которое вывело ее из этого состояния. Устойчивость – свойство всей системы и не может быть приписано какой-либо ее отдельной части. При соединении нескольких систем в одну нельзя утверждать, что она будет обладать свойством устойчивости, если ее части в отдельности устойчивы. Система с устойчивой структурой может восстанавливать даже существенно нарушенные функции. Нарушение структуры почти неизбежно ведет к потере функциональной устойчивости системы, а часто к ее гибели. Одним из факторов устойчивости является структурная избыточность, что достигается дублированием. В настоящее время математически сформулированы правила, позволяющие по виду дифференциального уравнения системы управления сделать заключение о её устойчивости. Данные правила получили название критериев устойчивости.

Под точностью системы управления следует понимать её способность не допускать ошибки в результате влияния на нее различных управляющих воздействий. Надежностью называется свойство системы, обеспечивающее выполнение заданных функций, сохраняя во времени значения установленных показателей в определенных, заданных пределах. Под стабильностью понимается свойство системы сохранять в неизменности свои характеристики в процессе функционирования.

В процессе управления системой по директивным целям менеджер стремится погасить негативные влияния и добиться совпадения фактической траектории поведения системы с желаемой (директивной). Если траекторная цель не структурирована и выражена неявно, она может быть сформулирована самим менеджером как творческая. Если траекторные цели отражают иерархию управления, то управление по горизонтали осуществляется менеджером в соответствии с рабочими целями, которые носят творческий характер, так как формируются им самим. Они подчинены директивным целям и меняются в соответствии с возникновением той или иной ситуации. Если траекторная цель не структурирована и выражена неявно, она может быть сформулирована самим менеджером как творческая. Если творческая цель предназначена для реализации на нижнем уровне управления, она является некой директивой и становится для этого уровня траекторной. Полученные с вышестоящего уровня траекторные цели должны быть реализованы, через механизм формирования новых целей (в пределах траекторной, поскольку менеджер получает с вышестоящего уровня лишь цели, а не решения). Новые цели формируются менеджером самостоятельно, и этот процесс является творческим. Траекторные цели тоже считаются творческими в момент формирования их менеджером соответствующего уровня, и поэтому являются некоей директивой лишь для низшего уровня управления. Таким образом, творчество менеджера любого уровня определяется сложившейся ситуацией (условия и ограничения) и директивным направлением поддержания нужного состояния управляемой системы.

Субъекты экономики, обладая непростой иерархической структурой, являются сложной системой с многочисленными взаимосвязями между объектом управления и управляющей системой. В свою очередь, участники процесса управления, на различных уровнях управления (высший, средний, оперативный), обычно ставят перед собой свои цели, не совпадающие с целью системы. Процесс управления характеризуется многофункциональностью, которая проявляется в особенностях реализации основных функций управления: учета, анализа, планирования и регулирования. Предприятие, будучи сложной системой, в условиях изменения среды обязано сохранять свойство целостности, поскольку её потеря неминуемо влечет за собой разрушение системы.

Процессы управления, протекающие на предприятии, осуществляются в соответствии с определенным набором правил, которые доводятся до них управляющей подсистемой. Реальные системы управления могут иметь несколько контуров управления, что позволяет говорить о многоконтурности процессов управления. В рамках многоконтурной системы следует выделить внешний контур, который путем специфического воздействия на внутренний, может корректировать его целевую установку и функции элементов в зависимости от динамики изменения состояний элементов системы и бизнес-среды (понятие бизнес-среды приведено в приложении 1). На рис. 1.3. приведена многоконтурная структура системы управления. В ней мы выделили каналы (подсистемы) прямой и обратной связи и управляющую подсистему, функции которой выполняет некоторая организационная структура или совокупность таких структур, если речь идет о корпоративной форме ведения бизнеса.

 

 

Рис.1.3. Многоконтурная структура системы управления

 

В соответствии с кибернетическим подходом управляющая подсистема внутреннего контура ориентирована на управление текущей деятельностью и обеспечивает соблюдение участниками, характеризующими объект управления правил, благодаря которым выполняются бизнес-процессы. Многоконтурная схема управления включает, кроме текущего, и стратегическое управление. Контуры более высокого порядка, чем третий, как правило, оказывают существенное влияние на процессы управления только в некоторых граничных условиях и в большинстве случаев могут рассматриваться как бизнес-среда по отношению к конкретной многоконтурной схеме.

Каждая функция управления содержит расчетно-аналитическую и синтезирующую части. Расчетно-аналитическая часть заключается в основном в переработке информации по установленным алгоритмам и в значительной степени поддается формализации, а синтезирующая часть заключается в принятии решений и носит более творческий характер. Методы управления субъектом экономики не могут обеспечить выбор единственного варианта функционирования данного объекта. Во-первых, это связано с принципиальной многовариантностью производственных процессов, во-вторых, с наличием нескольких целей управления по каждому из частных объектов и, в-третьих, с необходимостью учета значительного числа факторов, слабо поддающихся формализации. Поэтому окончательный выбор варианта функционирования управляемого объекта остается прерогативой руководителей соответствующих уровней управления.

В настоящее время существует два принципиально разных подхода к организации управления субъектом экономики: функциональный и процессный. В онтологии развития подходов к менеджменту прошлого века выделим продукт-ориентированный, клиент-ориентированный и проект-ориентированный подходы.

Продукт-ориентированный подход, характерный для индустриальной эпохи, доминировал в первой половине XX-го века. Его основными компонентами являются управление себестоимостью продукции и рациональная организация технологических процессов. Клиент-ориентированный, постиндустриальный подход получил развитие в послевоенный период. Он характеризуется переносом центра тяжести экономической активности на ее рыночные и финансовые аспекты. Это, в первую очередь, касается маркетинговой политики и сбыта. Наконец, в эпоху информационной революции в качестве перспективного стал рассматриваться проект-ориентированный подход, основу которого составляет стратегическое планирование деятельности компании в динамично изменяющейся и развивающейся бизнес-среде. На сегодня в нашей стране известны все три указанные парадигмы управления, развивающиеся параллельно, однако крупные изменения в экономической конъюнктуре зачастую делают необходимость смены того или иного подхода жизненно необходимой.

Идеологической парадигмой управления со времен Ф.У.Тейлора являлся функциональный подход, т.е. декомпозиция производственного процесса на элементарные задачи и затем дальнейшее совершенствование этих задач, а также специализация исполнителей в соответствии с содержательной составляющей каждой из них. Европейские экономисты предлагали декомпозировать субъект экономики на структурные подразделения, оптимизировать функции каждого подразделения по отношению к целям субъекта экономики и потом снова композировать в единое предприятие. При этом подразумевалось, что совершенствование частного неизбежно должно привести к совершенствованию общего, состоящего из совершенных наборов частных. При этом во внимание не принимался тот факт, что достижение максимума несколькими функциями отнюдь не гарантирует максимума более общей функции, составленной из них.

Основным достижением функционального подхода по праву следует считать изобретение Генри Фордом в начале XX века конвейера, позволившего организовать промышленный выпуск автомобилей (несколько десятков тысяч в год). Но, к сожалению, раз установленный конвейер не дает впоследствии возможности повышать снова и снова эффективность его работы. Сборочные конвейеры возникли из идеи разбиения сложного процесса на простые шаги, которые могут осуществляться персоналом с невысоким уровнем подготовки. Они построены по принципу специализации функций: берём продукт, который необходимо произвести, разбиваем весь объем работ на частные подзадачи, их, в свою очередь, опять на подзадачи и т.д.; наконец, когда эти подзадачи достаточно малы, получаем сборочный конвейер. Это модель упрощения процесса, воплощенная как непосредственно в производстве, так и в управлении, привела к тому, что сегодня подавляющее большинство средних, крупных и корпоративных субъектов экономики представляют собой огромные, заторможенные, разросшиеся компании.

Рассмотрим пирамиду управления субъекта экономики, ориентированную на функциональный подход. На её вершине располагается группа должностных лиц, так называемый высший уровень управления, который вырабатывает стратегические планы, укрупненные цели и тактические планы для осуществления выбранных стратегий. В основании пирамиды находятся тысячи (десятки тысяч) работников в офисах и на производстве, которые создают продукцию, принимают заказы, выставляют счета, оформляют оплату и т.д., обеспечивая деятельность субъекта экономики. Система управления субъекта экономики характеризуется тем, что отдельным работникам недопустимо доверять принятие базовых решений на уровне политики или правил функционирования компании. В таких субъектах экономики сбор информации и действия по принятым правилам осуществляются только после передачи информации специалистам среднего уровня управления.

Эти противоречия достаточно глубоко исследуются в работе Д. Васкевича [5], где автор, отмечая что в таких организациях бюрократия жизненно необходима, подчеркивал, что у любой большой компании следует выделить три основные проблемы, которые прямо пропорциональны её размеру. Первая проблема заключается в эффективной организации планирования на предприятии, т.е. преобразовании укрупненных стратегий в более мелкие планы действий для достижения желаемых результатов. Вторая – проблема координации на предприятии, т.е. такое соответствие дефицитных ресурсов субъекта экономики, благодаря которому компания работает с максимальной отдачей без исчерпания запасов наличности, электроэнергии, газа, воды, инвентаря, железнодорожных вагонов, производственных мощностей и т.д. Третья – проблема проведения политики предприятия, т.е. способность реализации согласованной политики через все структуры и уровни управления субъекта экономики.

В небольших компаниях все эти вопросы решаются напрямую, потому что линии связи между уровнями управления короткие, информация доступна на всех уровнях, и можно довести любое решение до соответствующего звена компании легко и быстро. В крупных и средних компаниях эти проблемы являются основными препятствиями. В результате появляется «неконтролируемая бюрократия».

За последние три века существования идеи функциональной декомпозиции внимание исследователей не должным образом акцентировалось на том, что для достижения общего максимума необходим и общий критерий эффективности деятельности субъекта экономики. Попытки реализовать идеи декомпозиции неизбежно приводили к необходимости объединения функций управления, что, в свою очередь, определяло создание пирамидальных иерархических структур.

Но неизбежные черты любой иерархической пирамидальной структуры управления – негибкость, медлительность, дублируемость и дороговизна содержания – существенным образом тормозили прогресс в области управления. Наиболее ярким примером может являться крах внедрения автоматизированных систем управления (АСУ) на предприятиях по всему миру. Внедрение АСУ не смогло привести к ожидаемому снижению накладных расходов и повышению эффективности деятельности субъекта экономики. АСУ были нацелены именно на достижение максимума отдельных декомпозированных функций управления.

Работы по анализу и поиску более эффективных и менее затратных, чем классическое методы управления, велись практически всегда, однако наиболее серьезные результаты начали появляться в начале ХХ века, когда сначала Г.В. Плеханов, а затем И. Фишер начали вводить понятие процесса как фундаментального свойства системы управления. Модель подобного управления рассматривает совокупность происходящих в компании процессов с точки зрения достижения поставленных целей.

В настоящее время существуют различные определения понятия процесса как фундаментального свойства системы управления, которые взаимно дополняют друг друга, позволяя всесторонне охарактеризовать данный термин. Так М. Хаммер и Дж.Чампи [6] под «процессом» понимают «набор операций, которые, взятые вместе, создают результат, имеющий ценность для потребителя, например разработку нового продукта». Т. Давенпорт определяет процесс как «специфически упорядоченную совокупность работ, заданий во времени и в пространстве, с указанием начала и конца и точным определением входов и выходов». Предполагается, что входы и выходы процесса взаимодействуют с конкретным клиентом и с другими процессами в рамках бизнес-среды субъекта экономики. Дж. Мартин определяет процесс через поток ценностей, т.е. «множество законченных состыкованных действий, которые в совокупности создают продукцию, имеющую потребительскую ценность для клиента». М. Робсон и Ф. Уллах [7] определяет процесс через «границы начала и конца» подчеркивая, что для любого отдельно взятого процесса границы установлены начальными, или первичными, входами, с которых он начинается, и эти входы открываются первичными поставщиками процесса; процесс заканчивается выходом, который выдает результат первичным клиентам процесса. Б.М. Рапопорт и А.М.Скубченко [8], отмечают, что вся совокупность процессов субъекта экономики «представляет собой динамический взгляд на то, как компания производит свою продукцию».

Понятие «бизнес-процесс» отражает последовательность внутренних шагов, в рамках конкретных видов деятельности. М. Хаммер и Дж. Чампи [6], определяют бизнес-процесс «как совокупность различных видов деятельности, в рамках которой на входе используются один и более видов ресурсов и в результате этой деятельности на выходе создается продукт, представляющий ценность для потребителя». И. Якобсон, Г.Буч и Дж. Рамбо – «деятельность, необходимая для получения результата, имеющего значение для кого-либо из заказчиков моделируемого предприятия». На верхнем уровне абстракции бизнес-процесс характеризуется: входами (что нужно); поставщиками (кто поставляет); выходами (что получается); клиентами (кто использует); инициатором (кто инициирует выполнение процесса).

Э. Попов и Е. Ойхман [9] полагают, что бизнес-процесс есть множество внутренних шагов (видов) деятельности, начинающихся с одного или более входов и заканчивающихся созданием продукции, необходимой клиенту. Назначение каждого бизнес-процесса состоит в том, чтобы предложить клиенту товар или услугу, т.е. продукцию, удовлетворяющую его по стоимости, долговечности, сервису и качеству, т.е. сформировать результат, имеющий ценность для потребителя. Другие авторы определяют бизнес-процесс как последовательность действий по преобразованию информации и принятию решений для производства и реализации продукции (услуг); или как поток работы, переходящей от одного человека к другому, а для больших бизнес-процессов – от одного структурного подразделения к другому.

Приведенные нами определения понятия «бизнес-процесс», показывая разнородность научных взглядов, не только не вступают в противоречие между собой, а, напротив, развивают и взаимно дополняют друг друга, что подчеркивает актуальность рассмотренных выше определений, поэтому в данной работе мы будем использовать понятие «бизнес-процесс» в комплексе этих определений.

Бизнес-процесс может быть описан на разных уровнях иерархии, но он всегда имеет начало, определенное количество промежуточных шагов и четко зафиксированный конец. Всякий бизнес-процесс состоит из бизнес-операцией и не может быть чем-то постоянным, созданным навсегда, он подвержен различным влияниям бизнес-среды (например конкурентов, факторам политического и социального характера), поэтому одни бизнес-процессы появляются, другие исчезают, их структура трансформируется, изменяясь как по составу, так и по содержанию связей между объектами.

В настоящее время информационная поддержка процессов становится идеологическим стандартом современного управления. Но, в отличие от функционального, процессное управление оказывается недееспособным без полноценных средств автоматизации бизнес-процессов, поэтому внедрение идеологии процессного управления должно происходить «сверху вниз» и сопровождаться параллельным внедрением новых информационных технологий. Лишь в начале 1990-х годов появились технологии для обеспечения перехода к процессному управлению субъектом экономики.

Протекающие в компании процессы управления призваны вести систему к достижению цели. Каждый отдельный процесс направлен на достижение локальной цели, а его отсутствие так же деструктивно для системы, как и отсутствие цели. При этом для процесса управления обязателен информационный механизм управления и обратная связь, которая является основным информационным контуром управления.

Почти для каждой сложной системы понятие структуры является в значительной мере условным, причем условным оказывается и состав подсистем. Согласно [10, с.252] условность понятия «структура» относится не только к искусственным, но и к естественным системам. Группировка элементов, связанных многочисленными и многообразными связями, в отдельные, относительно автономные комплексы (подсистемы разных рангов) – весьма сложная задача, поскольку одни виды связей слабее между одними группами элементов, в то время как другие остаются достаточно тесными и нарушают сравнительную автономность выделенных групп.

Управленческая структура должна быть упорядочена в соответствии с целевым определением каждого уровня иерархии. Строящаяся структура системы должна отражать совокупность подсистем и связи элементов, которые существенны для решения проблемы адаптивности системы управления и бизнес-процессов субъекта экономики. На этом основании построение структуры системы должно быть подчинено решению проблемы адаптации и определяется важнейшими для этой проблемы связями, которые называют системообразующими. Согласно [11] адаптивной организационной структурой называется организационная структура, позволяющая гибко реагировать на изменения в окружающей среде, и тем самым принципиально отличающаяся от бюрократической структуры.

Каждый из уровней управления характеризуется процентным соотношением по принимаемым стратегическим, тактическим и оперативным решениям. Следовательно, характер целей различен для каждого уровня управления. В данной работе в зависимости от структуры системы управления мы будем выделять одноуровневые и многоуровневые иерархические системы управления (рис. 1.4). Рассматривая одноуровневые системы, будем говорить о централизации, децентрализации и смешенном распределении целей. Централизованное распределение целей предполагает наличие единого потока передаваемой информации прямой и обратной связей об объекте управления, обеспечивающего формирование управляющих воздействий, которые изменяют состояние объекта управления. К недостаткам централизованного распределения следует отнести недостаточную надежность, а также сложность быстрой и эффективной реакции на результаты управления или воздействия бизнес-среды, и, вследствие этого, запаздывание формирования управляющих воздействий.

В децентрализованной структуре неточности при формировании целей в подсистемах управления приводят к нарушению управления лишь части объекта, непосредственно связанного с конкретной подсистемой. Смешанная структура характеризуется частичной централизацией. Такая структура целесообразна в случае, когда объект управления не может быть разделен на независимые в управлении части, а система управления может быть разделена на подсистемы. Многоуровневые иерархические системы управления характеризуются совокупностью подсистем, между которыми устанавливаются отношения соподчинения. Иерархический принцип построения структуры системы не исключает возможности централизованного управления некоторыми частями объекта.

 

Рис.1.4. Классификационная структура систем управления

 

В соответствии с иерархией целей структура системы управления субъекта экономики может быть организована разными способами, что зависит в значительной мере от размеров и видов деятельности компании, распределения центров ответственности, номенклатуры выпускаемой продукции (работ, услуг), объема хозяйственных операций и др. В процессе исследования системы управления и бизнес-процессов субъекта экономики в условиях изменяющейся бизнес-среды огромное значение имеет формирование и трансформация структуры, поскольку с её помощью формализуются подходы и методы управления, определяются группы исполнителей, разрабатываются системы контроля и внутриорганизационных взаимоотношений, то есть осуществляются все необходимые действия, направленные на достижение целей субъекта экономики.

Мы, также как и автор работы [12], считаем, что перспективным подходом к реализации идеи подчинения организационной структуры субъекта экономики бизнес-процессам, а не наоборот, является создание «стратегических бизнес-единиц» и «стратегических центров хозяйствования и ответственности». Под стратегическими бизнес-центрами будем понимать организационную форму, направленную на интегральную децентрализацию предпринимательства внутри субъекта экономики. Эффективность этой идеи должна подтверждаться увеличением самостоятельности, усилением заинтересованности в прибыли, уменьшением степени отчуждения в сфере производства через дебюрократизацию и децентрализацию системы управления. Тенденция делегирования ответственности и полномочий в системе управления, а также децентрализация управления непосредственно отражается на процессах выделения, организации и обеспечения адаптации бизнес-процессов. Однако проблеме адаптации бизнес-процессов уделяется недостаточно внимания. Это обуславливается тем, что в нашей стране организация бизнес-процессов, как это понимается М. Хаммер и Дж.Чампи, пока еще не получила широкого распространения.

Информационные технологии обработки экономической информации и их классификация

В современном мире происходят постоянное увеличение темпов изменяющейся бизнес-среды, которые требуют от субъектов экономики необходимости постоянной оперативной адаптации к этим изменениям, что позволяет предприятиям обеспечить свое устойчивое существование и дальнейшее развитие. Для управления субъектами экономики требуется систематизированная, подготовленная информация. По мере развития общества в рамках системы управления происходит усложнение процессов управления, которое, в свою очередь, стимулирует развитие информационных систем. В информационную систему поступает информация, которую можно подразделять на внешнюю и внутреннюю, условно-постоянную и переменную, нормативно-справочную и оперативную. На основании входной информации в процессе экономической деятельности хозяйствующего субъекта формируется промежуточная и результатная информация, отражающая сведения о ходе его работы, сопоставляются фактические и нормативные показатели, формулируются глобальные и локальные направления деятельности компании, разрабатываются предложения по установлению причин отклонений и корректировке результатов.

Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение её обработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на отдельных операциях, а затем расширение их применения, выразившееся в их комплексном использовании, что повлекло за собой разделение операций между различными исполнителями, объединение операций в автоматизированные рабочие места. Существующая на предприятии традиционная информационная система стала качественно меняться. В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственное предназначение которого заключалось в обеспечении процессов управления достоверной информацией на основе применения средств вычислительной техники.

В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили свое направление. Часть традиционной информационной системы стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автоматизации обработки информации, а сама автоматизированная система стала рассматриваться как некая функция поддержки и развития бизнеса, поскольку именно она постепенно становилась базовым инструментарием, обеспечивающим поддержку процессов перехода системы управления и бизнес-процессов предприятия из существующего состояния в требуемое.

Каждый субъект экономики с кибернетической точки зрения можно рассматривать как объект регулирования с принадлежащей ему информационной системой, характеризуемой использованием технологий преобразования исходных данных в результатную (выходную) информацию. Такие технологии будем называть информационными. В процессе информатизации общества происходит периодическая смена парадигм, что свидетельствует о периодическом появлении новых информационных технологий.

Существует множество определений понятия «технология». Согласно работам [11,13,14] типичным является следующее: технология включает комплекс научных и инженерных знаний, воплощенных в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых и других факторов производства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определенным требованиям или стандартам.

Определение технологии, данное в работе [13, с.255], как системы взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе, можно свести к «совокупности методов изменения чего-либо». Там же на с.129 метод определяется как «система принципов и приемов познавательно-теоретической и практической деятельности». В работе [14] метод определяется как способ теоретического исследования или практического осуществления чего-либо.

Принцип, согласно определению, данному в работе [14, с.515], – это «основное и исходное положение… учения, … основная особенность в устройстве чего-либо», а прием [14, с.510] – «способ в осуществлении чего-либо». Способ [14, с.658] – это «действие или система действий, применяемых при исполнении какой-нибудь работы, при осуществлении чего-нибудь». Действие [14, с.135] – это «проявление какой-нибудь энергии, деятельности, а также сама сила, деятельность, функционирование чего-нибудь». Деятельность [14, с.140] – «занятия, труд». Занятие [14, с.184] – «то, чем кто-нибудь занят, дело, труд, работа». Труд [14, с.706] – это «целесообразная деятельность человека, направленная на создание с помощью орудий производства материальных и духовных ценностей, необходимых для жизни людей». Технология, согласно определению, данному в работе [15, с.255], – это «система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе».

Таким образом, под термином технология будем понимать некий упорядоченный набор процедур или операций, выполняемых в соответствии с целями и установленными правилами.

Упорядоченную последовательность взаимосвязанных действий, выполняющихся с момента возникновения информации до получения результата, будем называть технологическим процессом, состоящим из отдельных этапов, каждый из которых также может представлять собой отдельную технологию. Поэтому можно говорить о наличии микротехнологий, объединенных в макротехнологию. Описание такой интеграции и есть описание процесса в целом (макротехнологии), т.е. совокупности правил интеграции.

В технологическом процессе участвуют такие элементы технологии как исходный объект, цель преобразований, результат преобразований, правила преобразований и ресурсы (временные и стоимостные). Преобразование исходного объекта в другое ожидаемое состояние, которое определяется целью преобразований, предполагает наличие исполнителя, отвечающего определенным требованиям знаний и умений, необходимых для достижения цели.

Под термином «информационная технология» (ИТ) будем понимать систему правил, определяющих способы сбора, накопления, регистрации, передачи, обработки, хранения, поиска, модификации, анализа, защиты, выдачи необходимой информации всем заинтересованным подразделениям или отдельным пользователям с помощью средств вычислительной техники.

Технология вообще, и информационная, в частности, – это прежде всего цепь процедур, выполняемых последовательно (параллельно) во времени. Это не просто комплекс научных и инженерных знаний, а свод правил, регламентирующих выполнение технологических процедур.

Понятие «информационные технологии» отражает огромное количество самых разных технологий в различных компьютерных средах и предметных областях, поэтому целесообразно выделить в них классы предметных, обеспечивающих и функциональных ИТ, используя в качестве признака классификации способ их наполняемости. Такая классификация современных информационных технологий позволяет разработать более детальную классификацию известных инструментальных средств (рис. 1.5).

Чтобы терминологически выделить традиционную технологию решения экономических и управленческих задач, используем термин предметная технология. Предметные технологии существовали всегда и, хотя они имеют информационную основу, к компьютерной обработке данных эти технологии не имеют никакого отношения.

Предметная технология (ПТ) представляет собой последовательность операций, характеризуемых неким набором правил по модификации первичной информации в результатную в какой-либо предметной области, и содержательно не зависит от используемых средств вычислительной техники.

Так как технология – это некая совокупность действий и правил, то это и некий процесс. Например (рис. 1.6), любой участок бухгалтерского учета предполагает поступление первичной документации, которая трансформируется в форму бухгалтерской проводки. Последняя, изменяя состояние аналитического учета, приводит к изменению счетов синтетического учета и далее – баланса. В связи с эволюционными процессами, происходящими в предметных областях, непрерывно видоизменяются и предметные технологии.

 

 

Рис.1.5. Классификация современных технологий обработки экономической информации

 

Информационные технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструментарий в различных экономических областях, и прежде всего, в экономике, для решения разнообразных задач, будем называть обеспечивающими. Они могут быть классифицированы относительно классов задач, на которые они ориентированы.

 

Рис. 1.6. Пример формирования предметной технологии

 

Обеспечивающие информационные технологии базируются на различных аппаратных и программных платформах, что обусловлено наличием большого количества видов компьютеров, операционных систем и программных сред, поэтому при их объединении на основе предметной технологии возникает проблема системной интеграции. Она заключается в необходимости приведения различных информационных технологий к единому стандартному интерфейсу.

Обеспечивающая информационная технология (ОИТ) представляет собой совокупность аппаратных и программных средств, а также набор правил и ограничений по использованию этих аппаратных средств и наполнению программных средств, носящих обобщенный характер. Под правилами и ограничениями наполнения программных средств следует понимать те общие правила, которые определяют использование конкретной программной оболочки в рамках обеспечивающей информационной технологии.

Так, программный продукт Microsoft Excel предполагает определенные правила работы в нем и определенные правила обмена, например с Microsoft Word, независимо от осуществляемого с помощью Excel действия.

Следует отметить, что правила и ограничения наполнения обеспечивающей информационной технологии подходят для применения последних к различным предметным областям и содержательно не зависят от конкретной предметной области. Таким образом, обеспечивающая информационная технология есть некий набор общих правил использования аппаратных средств (Hard), программных оболочек и общесистемного программного обеспечения (Soft), например операционной системы Windows 95/98/NT/2000/XP. Модель формирования обеспечивающей информационной технологии можно описать в следующем виде. Обобщенно множество ОИТ можно представить в виде кортежа, состоящего из следующих подмножеств:

ОИТ = {HARD + SOFT + ПР1} (3.1)

Программные оболочки пусты, но они снабжены некими правилами для их наполнения (ПР1). Именно эти правила, по большому счету, и являются обеспечивающей технологией, а сама оболочка представляет собой некий инструментарий для выполнения этих правил. В свою очередь, программная оболочка функционирует под управлением общесистемного программного обеспечения.

Следовательно, данные правила должны включать в себя правила (ограничения) для наполнения и использования программной оболочки в рамках конкретной ОИТ и ограничения, накладываемые общесистемным программным обеспечением. Эти правила и ограничения применимы для любой потенциальной предметной области, и поэтому мы их будем называть как общие правила использования (ПР1). Отсюда следует, что задействованный в обеспечивающей информационной технологии инструментарий в виде программных оболочек, а также общесистемное программное обеспечение как бы потенциально несут в себе ПР1.

Обеспечивающие информационные технологии отличаются по типу обрабатываемой информации (языки программирования, системы управления базами данных, текстовые, графические, гипертекстовые, табличные процессоры, экспертные системы и др.), но могут объединяться, образуя на основе системной интеграции интегрированные ИТ. Изменения, происходящие на рынке индустрии программных продуктов, позволяют говорить о тенденции постоянного слияния технологий. Например, такие интегрированные ИТ, как МS Office, объединяют целый ряд перечисленных ИТ на единой системной основе.

Функциональная информационная технология (ФИТ) представляет собой синтез одной или нескольких обеспечивающих технологий и предметной технологии, осуществленный по некоторым правилам. Это такая модификация обеспечивающих информационных технологий, при которой реализуется какая-либо из предметных технологий. Модель формирования функциональной информационной технологии можно представить в виде двойки:

ФИТ = { ОИТ + ПТ } (3.2)

Обеспечивающие информационные технологии представляют собой как бы потенциальные ФИТ, поскольку ОИТ содержит в себе часть правил использования программного инструментария – так называемые общие правила. Эти правила и ограничения наполнения и использования программной оболочки подходят для многих предметных областей. Основная же часть правил (ПР2), а также необходимые данные (Данные) поступают в ОИТ из конкретной предметной области на основе определенной предметной технологии (ПТ), образуя функциональную информационную технологию.

Таким образом, функциональная информационная технология характеризуется наполнением инструментария (программной оболочки) данными по правилам, установленным самой оболочкой и правилам, установленным конкретной предметной областью. Отсюда можно сделать вывод, что ФИТ содержит правила двух типов: ПР1 – общие правила и ограничения, устанавливаемые инструментарием в рамках ОИТ (какой-либо программной оболочкой); ПР2 – правила и ограничения, которые получает разработчик из предметной области на основе конкретной предметной технологии.

Формирование правил наполнения ФИТ можно представить в виде следующей модели. В состав множества П в соответствии с теорией организации включаются две компоненты:

П = { ПР1 + ПР2 } (3.3)

Процесс формирования функциональной информационной технологии характеризуется наполнением обеспечивающей информационной технологии (ОИТ) предметной технологией (ПТ) по установленным в ОИТ правилам (ПР1) с учетом правил, определяемых предметной технологией (ПР2), которые связаны с особенностями той или иной предметной области. В связи с этим процесс формирования функциональной информационной технологии можно представить в виде следующей модели. Модель (3.2) с учетом выражений (3.1) и (3.3) принимает вид:

ФИТ = { HARD +SOFT+ ПР1+ ПР2 +Данные } (3.4)

В рамках описания формирования функциональной информационной технологии следует отметить, что программный инструментарий (программные оболочки) и общесистемное программное обеспечение на основе ПР2 и ПР1 образуют прикладное программное обеспечение, реализующее правила из конкретной предметной области.

Функциональная информационная технология создается на основе бизнес-процесса через предметную технологию. Бизнес-процесс характеризуется одной или несколькими предметными технологиями, но бизнес-процесс – это не предметная технология, поскольку понятие бизнес-процесс включает в себя объекты, действия и сообщения. Бизнес-процесс, таким образом, не характеризуется ФИТ, ибо он существовал и существует всегда, а ФИТ – лишь с появлением компьютера (рис. 1.7). При этом бизнес-процесс наполняет функциональную информационную технологию, содержится в ФИТ, устанавливает правила для ФИТ, но не тождествен ФИТ.

Таким образом, только использование компьютера в рамках бизнес-процесса позволяет говорить о появлении ФИТ. В этих условиях бизнес-процесс можно рассматривать как конкретную ФИТ, объединенную общим смысловым содержанием от начала действия этого процесса и до его полного завершения.

Рис. 1.7. Связь ФИТ с бизнес-процессом

 

Такой бизнес-процесс характеризуется поступающим на вход из бизнес-среды управляющим воздействием (формализованной информацией) и конкретной функциональной информационной технологией, которая, как было отмечено выше, включает в себя совокупность предметных технологий (ПТ) и набор аппаратных (Hard) и программных средств (Soft), образующих, соответственно, техническую и программную среду этого бизнес-процесса.

В свою очередь и техническая и программная среда строиться исходя из определенных потребностей пользователя, черпающего знания и получающего данные из внешней среды для обеспечения бизнес-процесса, в котором он задействован. Таким образом, предметная технология оказывает непосредственное влияние на техническую и программную среду (рис. 1.8). В современных условиях развития общества понятие технологической среды стало ассоциироваться с таким явлением как промышленный шпионаж. Пристальным вниманием структур, зарабатывающим себе подобным образом “на хлеб” пользуются не конкретные изделия, а предметные технологии, как правило, высокоточные, обеспечивающие создание изделий.

 

Рис. 1.8. Бизнес-процесс преобразования исходных данных в результат

 

Если функциональная информационная технология распределена между несколькими участниками бизнес-процесса, то речь идет о многопользовательской ФИТ. Если в процессе принятия решения ФИТ используется только одним работающим, то говорят об однопользовательской ФИТ. Разделение и распределение обеспечивающих информационных и предметных технологий между участниками процесса управления позволяет говорить о многопользовательских распределенных функциональных информационных технологиях (рис. 1.9).

Таким образом, распределенная ФИТ предполагает: распределение процессов и данных; разделение данных и процедур их обработки. Типичным примером распределенной ФИТ может служить технология безналичного перечисления денежных средств. Технологические этапы последовательно выполняют работник финансово-бухгалтерского отдела предприятия, подготавливающий к отправлению платежное поручение; операционист банка, который непосредственно принимает к исполнению это платежное поручение и обслуживает предприятие отправителя; администратор банка отправителя; сотрудник отдела межбанковских расчетов банка отправителя; работник РКЦ; сотрудник отдела межбанковских расчетов банка получателя; администратор банка получателя; операционист банка получателя; специалист, обрабатывающий банковскую выписку предприятия получателя. Каждый из участников данного бизнес-процесса характеризуется набором аппаратных и программных средств, набором предметных технологий, а также определенным набором данных, которые в описанных этапах могут являться как первичной так и результатной информацией.

 

 

Рис. 1.9. Распределение ФИТ по уровням управления

 

Многопользовательская распределенная функциональная информационная технология есть некая заданная последовательность территориально распределенных технологических этапов по переработке первичной информации в результатную, представляющая собой совокупность предметной технологии (ПТ), аппаратных (Hard) и программных (Soft) средств и информационных ресурсов (Данные), – характеризуемых информационными потоками, предоставляющими необходимые данные. В соответствии с выражением (3.4) модель формирования многопользовательской распределенной функциональной информационной технологии принимает вид:

МРФИТ = HARD + SOFT + {ПТ1}+ {Данные1}

+ {ПТ2}+ {Данные2} (3.5)

+ {ПТ3}+ {Данные3}

 

Говоря о распределении ФИТ, необходимо выделять физический и логический уровень её организации. Логический уровень предполагает рассмотрение процессов, протекающих в рамках ФИТ, способов и механизмов взаимодействия этих процессов вне зависимости от особенностей месторасположения и типа оборудования и, в соответствии с этим, – поведения обеспечивающих информационных технологий в рамках различных аппаратных и программных платформ (рис. 1.10). Физический уровень характеризуется рассмотрением вопросов размещения аппаратных и программных средств, процессов распределенного взаимодействия конкретных предметных и обеспечивающих информационных технологий в рамках ФИТ. Далее при рассмотрении процессов в распределенной ФИТ речь пойдет именно о логическом уровне её организации.

Многопользовательская распределенная ФИТ может применяться в процессе реструктуризации системы управления субъекта экономики как на одном уровне управления, так и одновременно на нескольких. Сказанное позволяет говорить об иерархических ФИТ (рис.1.11). Иерархическое распределение осуществляется по вертикали. Вертикальное иерархическое распределение ФИТ позволяет говорить о многоуровневых ФИТ. Типичным примером многоуровневой иерархической ФИТ является система электронной передачи информации по международным расчетам SWIFT. Горизонтальное распределение предполагает действия ФИТ только в одной плоскости. Примером такого распределения могут являться процессы электронного обмена данными на основе одноранговых сетей.

 

 

Рис. 1.10. Распределение ФИТ по уровням связей между отделами

 

 

 

Рис. 1.11. Распределение ФИТ по иерархии в рамках организационной структуры управления

 

Говоря о многоуровневых функциональных информационных технологиях, не следует путать последнюю с использованием различными лицами одной и той же технологии. Многоуровневость достигается тогда, когда одна функциональная информационная технология находится в отношении подчинения к другой или же в отношении «целое – часть». Выполнение одной ФИТ зависит от выполнения другой. Эта зависимость может быть двоякой как «снизу вверх», так и «сверху вниз». На рис. 1.12 (вариант 1) показано, что ФИТ₁ зависит от результата ФИТ₁₁ и ФИТ₁₂ , а последняя – от результата ФИТ_121. На рис. 1.12 (вариант 2) ФИТ₁ направляет результат в ФИТ₁₁, а последняя в ФИТ_111. Вариант 2 наглядно отражает многоуровневость с отношением «целое – часть».

 

 

Рис. 1.12. Многоуровневость в ФИТ

 

Структура системы управления субъектом экономики в процессе её реструктуризации в соответствии с иерархией целей и способами организации, предполагающими наличие различных уровней административного подчинения, оказывает непосредственное влияние на вертикальное иерархическое распределение ФИТ. Многоуровневая иерархическая распределенная функциональная информационная технология представляет собой реализацию каких-либо предметных технологий, используемых несколькими уровнями иерархии (например, уровнями управления предприятия) в процессе принятия стратегических, тактических или оперативных решений, на основе некой модификации выбранных обеспечивающих информационных технологий. Одноуровневая ФИТ есть некая реализация предметных технологий, используемых только одним уровнем иерархии на основе модификации выбранных обеспечивающих информационных технологий. Следует отметить, что в качестве критерия, определяющего иерархию уровней, могут выступать не только уровни управления, но и уровни хранения, обработки и передачи информации и др.

В процессе выполнения функциональных информационных технологий на различных уровнях управления в разное время непрерывно возникают проблемы распределения этих технологий между потребностями пользователей, которые характеризуются целями и задачами, решаемыми на каждом из этих уровней. На рис.1.13 показано распределение ФИТ по уровням управления и взаимосвязь этих уровней с иерархической многоуровневой технологией, включающей в себя ФИТ₅®ФИТ₃®ФИТ_1. Отсюда можно сделать вывод, что иерархическая многоуровневая ФИТ представляет собой совокупность {ФИТ₁; ФИТ₃; ФИТ₅}.

 

 

Рис. 1.13. Распределение иерархической многоуровневой ФИТ по уровням управления

 

Если в процессе модификации обеспечивающих информационных технологий, реализуемых в рамках бизнес-процесса, используется подход, в соответствии с которым предметные технологии рассматриваются как совокупность взаимодействующих друг с другом слабосвязанных частей – объектов, то речь идет об объектно-ориентированных многопользовательских информационных технологиях. Выделение таких объектов, характеризуемых одинаковыми свойствами и обладающих собственным поведением, позволяет говорить о независимости процессов модификации, поскольку возникающие изменения будут затрагивать лишь некоторую часть бизнес-процесса, совершенно не влияя на остальные.

Если в процессе синтеза обеспечивающих и предметных технологий модификация этих технологий осуществляется в соответствии с принципами функциональной декомпозиции, в результате которой разделяются функции на модули по функциональной принадлежности, где каждый модуль отвечает за определенную последовательность технологических этапов в общем бизнес-процессе, то говорят о структурных многопользовательских информационных технологиях.

Трансформация обеспечивающей и предметной технологий в функциональную ИТ (модификация некоторого общеупотребительного инструментария в специальный) может быть сделана как специалистом-проектировщиком, так и самим пользователем, в зависимости от того, насколько она сложна, т. е. насколько доступна самому пользователю (экономисту, бухгалтеру). С появлением дружественных обеспечивающих информационных технологий эти возможности расширяются.

Предметная технология необязательно должна быть жестко встроена в функциональную ИТ. Очень часто в распоряжение подготовленных пользователей, которые хорошо знают предметную область и обладают достаточными навыками работы на компьютере, предоставляется набор не связанных в единую макротехнологию микротехнологий (отдельных функциональных ИТ). При этом макротехнология не закрепляется в программном продукте, поскольку пользователь, будучи специалистом в предметной области, решает сам, какие именно микротехнологии, представляющие собой специальные инструменты решения задач предметной области, применять.

Предметная технология и функциональная информационная технологии влияют друг на друга. С одной стороны, использование компьютера внесло изменения в предметную технологию, исключив из обработки значительное количество бумажных носителей, используемых при традиционной форме обработки информации, а также предоставив принципиально новые возможности, отсутствовавшие ранее. С другой стороны, предметные технологии, наполняя специфическим содержанием обеспечивающие информационные технологии, акцентируют их на вполне определенные функции. Такие технологии могут носить типовой или уникальный характер в зависимости от степени унификации при выполнении этих функций.

Многопользовательские экономические информационные системы

Многопользовательская экономическая информационная система и её функциональная часть

Совокупность используемых на предприятии функциональных ИТ образуют компьютерную информационную систему субъекта экономики, характеризуемую формализованными (или частично формализованными) потоками информации, основное предназначение которой заключается как в хранении, поиске, обработке и выдаче информации по запросам пользователя, так и в обеспечении поддержки принятия решений руководителей и исполнителей на местах. А так как такая система формируется на основе используемых субъектом экономики функциональных информационных технологий, можно сделать вывод, что ИС представляет собой некую их совокупность. Таким образом, в нашей терминологии информационная система – это потоки информации в совокупности со средствами их обработки и передачи, а также с работниками, осуществляющими эти операции.

Модель ИС представляется в виде кортежа, состоящего из двух подмножеств:

ИС = { ФИТ + Персонал } (3.6)

С учетом выражения (3.4) модель ИС принимает вид:

ИС={ HARD +SOFT+ ПР1+ ПР2 + Данные + Персонал } (3.7)

Как и информационные технологии, информационные системы характеризуются наличием функциональной и обеспечивающей частей. Причем именно информационная система субъекта экономики состоит из этих двух частей, а информационные технологии их используют, т.е. выступают как некое связующее звено в рамках информационной системы. В определении технологии нами было отмечено, что это некая совокупность действий и правил, т.е некий процесс. Систему вообще, а в данном случае – информационную – нельзя определять через процесс, поэтому ранее при формировании понятийного аппарата, определяющего технологию, нами условно были введены искусственные компоненты, такие как: инструментарий «Soft» и «Hard»; обрабатываемые «Данные» (рис. 2.1).

 

Рис. 2.1. Связующие звенья информационной системы.

 

Наличие функциональной и обеспечивающей частей ИС определяется в соответствии с декомпозицией (структуризацией и разбиением) системы на её составные части – элементы системы, находящиеся в определенных отношениях друг с другом. Множество таких отношений совместно с элементами образуют структуру ИС.

Обеспечивающая часть ИС характеризуется совокупностью методов, средств и мероприятий, необходимых для нормального функционирования ИС, и включает в себя техническое (аппаратное), информационное, технологическое, математическое, программное, организационное, правовое, эргономическое, лингвистическое и другие виды обеспечения. Функциональная часть ИС фактически является моделью системы управления объектом. Традиционно под функциональной составляющей понимается некоторая часть системы управления, выделенная в соответствии с общностью функциональных признаков управления.

Центральное место в контуре системы управления экономическим объектом занимает информационная система экономического характера, получившая в литературе [4,17] название экономической информационной системы (ЭИС) и обеспечивающая обработку, поиск, хранение, выдачу информации по запросам пользователя-экономиста (рис. 2.2).

Рис.2.2. Место ЭИС в контуре системы управления

 

Информационные потоки, циркулирующие на предприятии, характеризуются сложностью структуризации и формализации информации. От объекта управления направляется та её часть, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера, а от управленческого аппарата в информационную систему передается только та часть директивной информации, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. Информационная система перерабатывает определенную часть информационных потоков принимающих участие в принятии решений. Для разных уровней управления эта цифра может находиться в интервале от 10 до 30 %. Оставшаяся доля информации может быть отнесена к частично формализуемой, обработка которой осуществляется при помощи экспертных систем, и неформализуемой (например, ответы на жалобы, содержащиеся в поступившей служебной записке), автоматизированная обработка которой невозможна или является экономически невыгодной ввиду значительных финансовых затрат на создание системы обработки. С развитием информационных систем доля формализуемой информации в общем информационном потоке увеличивается.

ЭИС представляет собой единый аппаратно-программный комплекс, являющийся инструментарием для эффективного управления организационными, финансовыми, кадровыми и др. ресурсами хозяйственного субъекта. ЭИС охватывает совокупность организационно-экономических задач не дискретно (фрагментарно), а комплексно, отражая всю сложность их взаимосвязей. Это не набор разрозненных хорошо автоматизированных решений, а такая их совокупность, которой присущи свойства сложной системы: сложность иерархической структуры; эмерджентность; множественность функциональных целей; динамичность в работе при обеспечении управления процессами, носящими стохастический (вероятностный) характер; многофункциональность. Поэтому создание ЭИС предполагает выполнение всестороннего анализа факторов оказывающих влияние на структуру и содержание будущей ЭИС.

Такими факторами могут являться: общие характеристики хозяйственного субъекта; глобальные и локальные цели; стратегические и тактические направления его развития; особенности существующей структуры управления; логическая архитектура ЭИС и состав функций, подлежащих автоматизации; особенности формирования нормативно-справочной, условно постоянной и оперативной информации, объемы внешней и внутренней, входной промежуточной и результатной информации, необходимость информационной безопасности и т.д. Изучение структуры и функций ЭИС основывается на её анализе и дальнейшем синтезе. И если цель анализа – изучение закономерностей функционирования системы при существующей организационной структуре, то задача синтеза – проектирование и подбор такой структуры, которая реализовывала бы требуемые функции. Таким образом, существуют два подхода в создании ЭИС без совершенствования организационной структуры и с её совершенствованием.

Система управления конкретным хозяйственным субъектом, выполняя в целом функции, типичные для любых управленческих систем (планирование, учет и контроль, анализ, регулирование), обладает особенностями их распределения между элементами управленческой структуры. Процессы организации функциональной части ЭИС неразрывно связаны с решением стратегического вопроса о выборе критерия выделения её структурных элементов и глубиной этой детализации. Данная проблема существовала на протяжении всей истории автоматизации организационно-экономических объектов и является актуальной в настоящее время. Постоянные экономические изменения, происходящие в сфере деятельности предприятий и затрагивающие юридическую сферу, экономическую среду и предметные технологии (например, постоянные изменения в налоговой системе и бухгалтерском учете) требуют от системы управления хозяйственным субъектом высокой степени адаптивности. ЭИС должна иметь гибкую структуру и быть открытой системой, т.е. обладать возможностью оперативной модернизации в случае каких-либо изменений в экономической сфере. Поэтому необходимо, чтобы ЭИС была ориентирована на автоматизацию процессов, а не от задач. То есть система должна соблюдать принцип целевого характера управления и удовлетворять требованию открытости для легкого внесения изменений и наращивания её функциональных возможностей по мере необходимости. Это требование реализуется на принципах строгой параметризованности автоматизируемых объектов и модульности. Основой здесь должна являться ориентация системы на автоматизацию управления экономической деятельностью, на автоматизацию бизнес-процессов, а не на решение отдельных локальных, дискретных, функциональных задач.

В своей повседневной деятельности пользователь может использовать как отдельные информационные технологии, так и их совокупность, объединенную в некоторый комплекс. Комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, поддерживающих выполнение целей управленческого работника – лица, принимающего решение, реализуется на основе пользовательских мест (клиентских мест пользователей) или АРМ. Таким образом, пользовательские места представляет собой некую совокупность как наборов функциональных информационных технологий, так и отдельных компонентов, входящих в ту или иную ФИТ. В свою очередь каждая ФИТ базируется на предметной технологии, которая характеризуется конкретными бизнес-операциями в рамках бизнес-процесса (рис. 2.3).

Понятие АРМ, как элемента организационной структуры управления, возникло с появлением персональных компьютеров (ПК). Персональный компьютер, оснащенный совокупностью профессионально ориентированных функциональных и обеспечивающих информационных технологий и установленный непосредственно на рабочем месте пользователя-непрограммиста, стали называть автоматизированным рабочим местом. Назначение АРМ заключается в информационной поддержке формирования и принятия решений для достижения поставленных перед лицом, принимающим решение (ЛПР) целей. АРМ также можно рассматривать как некую обеспечивающую среду лица, принимающего решение, непосредственно влияющую на образование его информационного пространства (окружения).

Пользовательское место является некоторой частью экономической информационной системы, обособленной в соответствии со структурой управления объектом и существующей системой целераспределения. Каждый АРМ оформляется в виде самостоятельного программно-аппаратного комплекса и как уже отмечалось содержит в себе совокупность наборов ФИТ полностью или частично. АРМ может быть представлено отдельными компонентами, входящими в ту или иную функциональную информационную технологию, например какой-либо обеспечивающей информационной технологией.

Рис.2.3. Пользовательское место (АРМ) как набор бизнес - операций в рамках бизнес-процесса.

 

Формирование экономической информационной системы осуществляется на основе используемых хозяйствующим субъектом функциональных информационных технологий. Следовательно, ЭИС представляет собой некую совокупность наборов ФИТ. Экономическую информационную систему образуют АРМ, имеющие строгую функциональную направленность, в соответствии с реализуемыми предметными технологиями. Так как ЭИС представлена некоторой совокупностью наборов ФИТ, следовательно, качественной характеристикой ЭИС будет являться количество входящих в неё АРМ.

На номенклатуру АРМ и совокупность включаемых в них информационных технологий влияют структура управления, сложившаяся в учреждении, технологии предметных областей, схема распределения обязанностей и целей между сотрудниками. Таким образом, номенклатура АРМ зависит от управленческой структуры, а содержание – от целей, реализуемых ЛПР.

ЭИС, осуществляющая процесс поддержки принятия решения управленческими сотрудниками, должна быть построена таким образом, чтобы обеспечить реализацию целей, стоящих перед ними. Одной из наиболее распространенных форм реализации является система взаимосвязанных и взаимодействующих аппаратно-программных блоков АРМ, представляющих собой самостоятельный программно-технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, который позволяет в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и получать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм. АРМ, как правило, включает три основных компонента: обучающую систему, комплекс программных продуктов по обработке информации и сервисные средства.

Пользователям АРМ – руководителям и исполнителям необходима совершенно разная информационная поддержка. Руководителю нужна обобщенная, достоверная и полная информация, позволяющая принимать правильные решения, а также средства анализа и планирования различных сфер деятельности хозяйственного субъекта. Специалисту-исполнителю необходим удобный инструментарий для обеспечения профессиональной деятельности в конкретной области, что определяется применяемыми в данной сфере предметными технологиями и распределением обязанностей между управленческими работниками. АРМ данного уровня характеризуется жестким включением в программный продукт функциональных и обеспечивающих технологий, что позволяет использовать специалиста невысокой квалификации, поскольку его действия носят декларативный, а не процедурный характер и глубоких знаний предметной технологии от него не требуется, так как они заложены в АРМ разработчиками программного обеспечения.

Какая именно часть ФИТ закрепляется за тем или иным пользовательским местом, определяется прежде всего декомпозицией целей в структуре управления субъектом экономики. В свою очередь, распределение функциональных информационных технологий на пользовательские места не должно нарушать требований самой предметной технологии. Наложение ФИТ на управленческую структуру объекта приводит к распределенной информационной системе решения задач. Распределенность этих технологий между ЛПР может касаться либо хранимых данных, либо процессов их обработки. Если вся совокупность ФИТ в рамках ИС используется лишь одним пользовательским местом, то речь идет об однопользовательской ИС. Если же присутствует распределенность между пользователями ИС – непосредственными участниками процесса управления, то речь идет о многопользовательской ИС (рис. 2.4). Эта распределенность может касаться как данных, так и бизнес-процессов.

 

 

Рис. 2.4. Наложение ФИТ на организационную структуру управления

 

Наложение многопользовательских иерархических распределенных функциональных информационных технологий на управленческую структуру объекта позволяет создать многопользовательскую иерархическую распределенную экономическую информационную систему – МРИС, занимающую центральное место в контуре системы управления субъектом экономики. МРИС, как разновидности ИС, естественно присущи свойства, которыми характеризуется любая информационная система (рис. 2.5).

Однако МРИС, являясь подклассом ИС, обладает адаптационными механизмами наиболее высокого порядка за счет обеспечения в ней свойств вертикальной и горизонтальной адаптивности, предполагающих комплексное распределение многопользовательских ИТ по вертикали и горизонтали управления, обеспечивая стратегическую, тактическую и оперативную реструктуризацию системы управления и бизнес-процессов субъекта экономики. Вертикальная адаптивность достигается в результате использования в МРИС иерархических многоуровневых ИТ, реализующих традиционные технологии решения экономических и управленческих задач, используемых несколькими уровнями иерархии (вертикали) в процессе принятия стратегических, тактических или оперативных решений, на основе модификации выбранных ИТ. Горизонтальная адаптивность, действующая в плоскости каждого из уровней иерархии, достигается за счет использования в МРИС многопользовательских распределенных ИТ, предполагающих разделение и распределение ИТ между участниками процесса управления, обеспечивая распределение бизнес-процессов, разделение данных и процедур их обработки.

 

Рис. 2.5. Многопользовательская ЭИС.

 

Адаптация субъекта экономики к изменениям бизнес-среды на основе МРИС предполагает максимальное превращение неформализуемой (1) и частично формализуемой части директивной информации движущейся по каналам прямой связи в формализуемую информацию (3), и, соответственно, превращения неформализуемой и частично формализуемой части информации (2), движущейся по каналам обратной связи, в (4). Это достигается за счет пересмотра существующих методов, участвующих в адаптации субъекта экономики (рис. 2.6).

 

 

Рис.2.6. Роль и место МРИС в контуре системы управления

 

Принципиальная особенность вертикальной адаптивности МРИС состоит в достижении системного эффекта за счет вертикальной интеграции всех подцелей, которая может вызвать ухудшение отдельных экономических показателей, но в целом должна обеспечивать достижение главной цели управления. Вертикальная адаптивности МРИС, отражая вертикальный характер взаимосвязей подразделений, обеспечивает снижение, если не полностью, то в значительной степени остроты конфликтных противоречий, порождаемых различными структурными подразделениями субъекта экономики.

Горизонтальная адаптивность МРИС, используя механизмы распределенной обработки между участниками процесса управления и обеспечивая распределение бизнес-процессов, разделение данных и процедур их обработки, синтезирует процесс формирования решений и процесс его поддержки на всех этапах путем обучения или консультирования ЛПР. Для этого могут быть использованы те же инструментальные средства и информация, которые применяются для поддержки формирования решений, а также специальный обучающий блок, на основе класса EPSS/IPSS-систем.

МРИС, как разновидности ИС, присущи свойства, которыми характеризуется любая информационная система, но МРИС – это не только модель действующей системы управления субъекта экономики и его бизнес-процессов, отвечающая требованиям адекватности, не только средство автоматизации бизнес-процессов компании, обеспечивающее эффективное решение типовых задач для разных уровней управления, а, прежде всего, базисное средство перехода субъекта экономики на новые принципы управления, средство оперативной адаптации к изменениям бизнес-среды. Внедрение МРИС неминуемо влечёт за собой изменения в системе управления субъектом экономики. Обратная связь, возникающая в результате функционирования МРИС, характеризуется реструктуризацией системы управления и бизнес-процессов в соответствии с требованиями бизнес-среды, изменениями в функциональной и организационной структуре управления субъекта экономики. Рис. 2.7 отражает взаимное влияние системы управления и МРИС.

Традиционная информационная система, существующая на предприятии, постоянно трансформируется в направлении все большей автоматизации процессов обработки информации. Современный уровень развития общества вывел индустрию создания информационных систем на одно из ведущих (стратегических) направлений, в котором сосредотачиваются огромные интеллектуальные и финансовые ресурсы. Информация, знания и инструментарий управления информацией (программные решения различной функциональной направленности) приобрели статус информационных ресурсов.

Информационные ресурсы оказывают непосредственное влияние на процессы жизнедеятельности и развития, протекающие в обществе, образуют единую информационную среду существования как субъектов экономики, так и отдельных индивидуумов. И субъект экономики, и индивидуум характеризуются наличием собственной информационной среды. Потоки информации, циркулирующие в собственной информационной среде хозяйствующего субъекта, можно разделить на поступающие из бизнес-среды и внутренние, образуемые внутри информационной системой предприятия. Единая информационная среда характеризуется процессами постоянного взаимодействия субъектов экономики, осуществляемыми на основе средств телекоммуникаций.

 

 

Рис.2.7. Взаимное влияние системы управления и МРИС

 

Информационные ресурсы концентрируются в рамках информационных систем. Объединение ресурсов на основе информационно-коммуникационного взаимодействия ИС выводит их на уровень корпоративных информационных ресурсов. Такое объединение в литературе получило название единого информационного пространства. Его реализация предполагает наличие и строгое следование стандартам, определяющим взаимодействие как отдельных информационных систем, так и их структурных элементов.

Понятие единого информационного пространства не следует рассматривать как окончательное, поскольку рядом авторов под информационными ресурсами понимают только данные, а решение проблемы построения единого информационного пространства сводят к организации доступа к удаленным данным. В этом случае понятие единого информационного пространства сужается до понятия единого пространства данных, а информационные системы выступают в роли отправителя и получателя информации.

Поскольку деятельность управленческого работника, определенная его служебными обязанностями, характеризуется набором траекторных (директивных) и творческих целей, при реализации которых он использует поступающую внешнюю и внутреннюю информацию, то совокупность поступающих данных (информации) и знаний образует информационное пространство (окружение) или информационную среду работающего – лица, принимающего решение. Информационное пространство работающего является частью общего, единого информационного пространства. Часть единого информационного пространства, совместно с наборами последовательностей технологических этапов, которые постоянно используются специалистом в процессе его трудовой деятельности, будем называть информационно-технологической средой ЛПР (рис.2.8 и рис. 2.9). Периодические изменения, происходящие в деятельности ЛПР, вынуждают последнего для выполнения своих должностных обязанностей пополнять собственное информационное пространство, получая недостающие знания (данные) из единого информационного пространства. Результатом такого пополнения является расширение информационных ресурсов и видоизменение информационно-технологической среды ЛПР.

Рис.2.8. Обеспечивающая среда лица, принимающего решение

 

 

 

Рис. 2.9. Информационно-технологическая среда работающего.

 

В связи с постоянной модификацией ЛПР собственной информационно-технологической среды появилось новое направление в области управления, согласно которому вся деятельность ЛПР в пределах его жизненного цикла, характеризуемого движением по служебной лестнице и максимальным раскрытием способностей на его рабочем месте, рассматривается как процесс обучения. При этом единое информационное пространство, являющееся источником недостающих знаний и рассматривается как совокупность корпоративных знаний (интеллектуального капитала), предоставляющая развернутую информацию о мировом коллективном опыте высококвалифицированного персонала в данной предметной области. Результатом описанного подхода является повышение ответственности и профессиональной подготовки сотрудников, что обеспечивает развитие у последних инициативы, а деятельность ЛПР переориентируется с выполнения функций на реализацию сформулированных целей.

Пользовательское место в рамках ИС можно рассматривать как некую обеспечивающую среду ЛПР, непосредственно влияющую на образование его информационного пространства (окружения). Поясним это подробнее. Являясь частью экономической информационной системы, конкретная функциональная информационная технология базируется на платформе, которая состоит из организационной, технологической, технической, программной, информационной частей. Каждая из этих частей характеризуется соответствующей обеспечивающей средой преобразования данных (процессов).

Организация МРИС предполагает создание эффективной системы помощи и обучения, базирующейся на формировании у пользователей навыков познания и самостоятельного освоения предметной области на современном этапе информатизации. Существующие схемы обучения подразделяются на последовательные и иерархические, но и те и другие носят жесткий характер. При этом любая жесткая схема обучения обречена на неуспех. Поскольку каждый обучаемый индивидуум имеет свои области знания и незнания, свои особенности усвоения нового материала, промежуточные и уточняющие вопросы, возникающие в процессе обучения, могут существенно отличаться как по форме, так и по содержанию.

В процессе индивидуального обучения в рамках МРИС целесообразна разработка прототипной схемы самостоятельного образования на основе изучения и исследования предметной области, представляющей собой некое комплексное средство управления и предназначенной для содействия слушателю в процессе планирования его обучения за счет частичной формализации предстоящей деятельности. При разработке сценария индивидуального образования в рамках данной схемы целесообразно использовать принципы управления проектами, в соответствии с которыми управление осуществляется функционально, а деятельность, осуществляемая обучающимся, систематизируется в функции управления объемом работ. Рациональное комбинирование работ происходит в рамках функции управления временем. Функция управления качеством обеспечивает соответствие результатов обучения слушателя всем необходимым требованиям и стандартам.

В рамках индивидуального обучения любой пользователь работает попеременно на эмпирическом и теоретическом уровне познания. При этом огромную роль играет интуитивное мышление последнего, без которого невозможно качественное исследование предметной области и формирование неких умозаключений в рамках самостоятельного обучения. Г. Селье [18] сравнивает работу подсознания при рождении и обдумывании идеи с процессом рождения ребенка и разбивает весь цикл на семь стадий: I - любовь (появление интереса к проблеме), II - оплодотворение (изучение необходимой информации), III - созревание (обработка фактов в подсознании), IV - родовые схватки, V - роды (формулирование идеи), VI - обследование (доказательство правомерности идеи), VII - жизнь (представление идеи на свет). Данную схему можно считать эталонной, однако, на практике большинство стадий не имеет четких границ. Переход в познании от уровня к уровню означает лишь приближение к гипотетическим экстремумам одного из нескольких непрерывных процессов.

Для создания эффективной системы индивидуального обучения на первый взгляд более всех других подходят экспертные системы, ориентированные на конкретные предметные области и обеспечивающие индивидуальную привязку к пользователю. Но такое решение представляется малореальным, поскольку создание даже простой экспертной системы процесс трудоемкий.

Однако целиком отказаться от интеллектуальных средств, в рамках обучающей системы нельзя, поэтому наиболее удачным здесь является смешанный подход, при котором обучающие системы, являющиеся частью класса информационных систем, также могут быть разделены на системы с жестко и гибко определенной предметной технологией (в данном случае - технологии обучения и наполняемой оболочки). В последнем случае технологию обучения определяет сам обучаемый, а система представляет ему возможности: по информации о выбранной им технологии. Другими словами обучаемый имеет возможность выбора необходимой информации и удобного инструментария.

Обучающая программа индивидуального использования предназначена для передачи необходимых знаний и умений в рамках изучаемой предметной области. Получение умений связано с выработкой практических навыков применения полученных знаний в конкретных случаях. Для этого в рамках обучающей системы должен существовать блок тренинга по принятию решений по какой-либо проблемной ситуации, а также оценки знаний, принципов решения определенного класса задач данной предметной области и умение их применять на практике.

Наличие в обучающей системе, построенной на основе классической DSS (Decision support system), развитых средств моделирования и советующих средств качественно меняет загрузку ЛПР в направлении интеллектуализации их деятельности. Это достигается за счет увеличения информационных потоков, проходящих через обучающую систему, являющейся неотемлемой частью МРИС. Такой прирост связан с развитием информационных технологий, которые в настоящее время дают всю больше возможностей переработки малоформализуемой информации. Развитие в математике и информатике таких направлений, как нечеткие множества, многозначные логики и др., совершенствование средств программирования и технических средств позволяет осуществлять такую обработку.

Внедрение в практику систем, построенных на основе подхода DSS характеризуется множеством проблем, в их числе слабая интеграция программных средств, обеспечивающих характерные возможности DSS. Это можно объяснить относительно малым опытом создания и использования по-настоящему развитых DSS-систем и большой стоимостью их разработки. Последний фактор связан с необходимостью обеспечения адекватности, заложенных в DSS модель для полноценного управления, а также чрезмерное усложнение системы и одновременно необходимость развития дружественности систем, что совпадает с возможностями развития средств вычислительной техники.

Желаемые качества гибкости и адаптивности обучающей системы требуют от нее глубокой параметризации, что делает ее чрезвычайно сложной. Поэтому необходимы решения, которое позволяли бы имея основной алгоритм обучения обеспечить его индивидуальный характер. Для этого можно использовать подход, применяющийся в цепях Маркова. В каждый момент времени объем незнания не зависит от предшествующего процесса обучения. Тогда для ликвидации незнания нет необходимости возвращаться на шаг назад, но обучаемый должен иметь удобный инструментарий и необходимую информацию, чтобы разобраться с незнанием самостоятельно. Этому решению как нельзя более соответствует подход ЕPSS (Electronic perfomance support system) – использования электронных систем поддержки исполнения, обеспечивающий получение основных знаний и осуществляющий поддержку принятия решений для выработки навыков и умений.

Для EPSS характерными тенденциями по сравнению с DSS являются:

• увеличение малоформализуемого информационного потока, проходящего через ЭИС;

• более дружественный интерфейс;

• более полный учет требований пользователя, его психологических особенностей, менталитета;

• более гибкая система технологических настроек;

• более гибкая и более полная система обучения пользователя новой для него функциональной информационной технологии.

EPSS углубляет DSS делая его более комфортным для обучаемого за счет улучшения инструментария и предоставляет пользователю возможность постоянного совершенствования знаний. EPSS характеризуется совокупностью функциональной информационной технологии и технологии, которую назовем образовательной. Любая функциональная информационная технология в EPSS немыслима без добавки, которой, в нашем случае, является образовательная технология. Синтез функциональной информационной и образовательной технологий образует образовательную информационную технологию, состовляющей основу обучающей системы МРИС.

Особенно важной отличительной особенностью EPSS является системная интеграция констатирующих, моделирующих, обучающих и советующих технологий в единую систему.

Внутри обучающей системы, должен присутствовать встроенный ЕPSS блок, который оценивал бы принципиальную возможность решения, принятого обучаемым и его эффективность, а также распознавал бы сделанные ошибки и определял бы для системы в целом способы устранения их источников, т.е. методику и форму подкачки знаний, наиболее удачных для обучаемого (см. рис. 2.10).

Детализация должна осуществляться с определенным акцентом на область незнания обучаемого. Таким образом, стратегия обучения может постоянно меняться, являясь функцией психологических особенностей обучаемого (образное, логическое мышление) и суммы знаний об объекте познания, которыми обладает обучаемый.

 

 

Рис. 2.10. Решение проблемных ситуаций

 

Заманчив подход полной вертикальной адаптируемости к обучаемому ЕPSS, в котором определяется, какой тип восприятия преобладает, образный, логический или step-by-step, система меняет свою стратегию обучения, учитывая уровень погружения в детали, выбирая наиболее эффективный вариант. Введение технологии обучения в обучающую систему является необходимым ее атрибутом, однако проще обеспечить обучаемого необходимым программным инструментарием и информацией для того, чтобы он мог сформулировать, что именно ему непонятно, и получить ответы на свои вопросы.

Таким образом ЕPSS должна содержать:

1.Констатирующее программное обеспечение, то есть соответствующие данные. Например, учебный материал, примеры, случаи и т.д.

2.Моделирующее программное обеспечение, подготавливающее ответ на вопрос: – “Что будет если ... ?”.

3.Советующее программное обеспечение, которое может дать ответ на вопрос “Как сделать, чтобы ... ?”.

Обычно обучающая система хорошего качества меняет стратегию обучения в зависимости от контекста ответов на контрольные вопросы. При этом обучаемый следует определенному алгоритму обучения, в который заложен ряд траекторных целей на выполнение которых, всегда одних и тех же, система должна вывести любых обучаемых и распознав незнание пытаться его локализовать и ликвидировать подкачкой необходимых знаний и их закрепления. Если же этого сделать не удается система поднимается на понятие выше и действует по такому же алгоритму. Локализация же незнания сводится к его детализации. Однако направление детализации может быть различным, и это различие зависит, прежде всего, от признаков классификации понятий, которые мы закладываем в систему. Упрощенно контур обучение состоит из двух блоков. Это блок усвоения знаний и блок контроля знаний (см. рис.2.11).

 

Рис.2.11. Схема контура обучения.

 

Первый блок, используя какую-либо стратегию, осуществляет дозированное представление обучаемому знаний. Это представление может происходить по линейной или сетевой схеме. По мере продвижения по графу обучения система периодически переключается на блок контроля, который может быть построен различными способами.

Стратегия обучения не меняется в зависимости от ответов, хотя правильность ответов и проверяется. В традиционных обучающих системах используется именно такая схема и на каждый вопрос предлагаются альтернативные ответы, один или несколько. Недостаток такого решения заключается в том, что необходимо очень четко, без неоднозначности сформулировать вопросы и определить ответы. Из альтернативных ответов трудно выделить смысл непонимания, хотя принципиально этот недостаток преодолим за счет увеличения числа контрольных вопросов.

Если стратегия обучения меняется, то мы можем говорить об управлении процессом обучения, которое по функциям ничем не отличается от управления любым другим объектом: учет – ответ на контрольные вопросы; анализ – распознавания содержания ответов; планирование действий системы по адаптации стратегии обучения; регулирование – предъявление очередной порции знаний, требуемого уровня и смысла.

Таким образом, EPSS является мощным средством повышения эффективности МРИС, обеспечивая индивидуальное обучение, улучшение управления системой за счет усиления функций поддержки и улучшение адаптивных свойств системы к требованиям конкретного пользователя. Развитие общества и бизнеса требует адекватного инструментария для управления. Знание тенденций и основных направлений развития информатики, позволяют выработать научно-обоснованные стратегии целенаправленного управления процессом ее развития. Глобальная информатизация общества является одной из причин его развития, поэтому вопросам взаимной адаптации и трансформации естественных структур и искусственно созданных информационных систем следует уделять самое пристальное внимание.

Состав и структура обеспечивающей части многопользовательской экономической информационной системы

Обеспечивающая часть многопользовательской экономической информационной системы характеризуется совокупностью методов, средств и мероприятий, необходимых для ее нормального функционирования, и включает техническое (аппаратное), информационное, технологическое, математическое, программное, организационное, правовое, эргономическое, лингвистическое и другие виды обеспечения.

Техническое (аппаратное) обеспечение немыслимо без использования вычислительных сетей и организации сетевой обработки информации на нескольких компьютерах, объединенных линиями связи в информационно-вычислительные сети. Концепция вычислительных сетей появилась в 70-х годах, когда обнаружилось, что большие универсальные компьютеры (Main frame) не в состоянии гибко и оперативно приспосабливаться к требованиям ряда практических приложений. Появление и быстрое распространение в 80-х годах персональных компьютеров внесло новые подходы в построении вычислительных сетей. Персональные компьютеры, объединенные в вычислительную сеть позволили аккумулировать производительность всех рабочих станций на базе ПК в одну гибкую и мощную систему, которая могла быть сравнима с ресурсами систем на базе больших компьютеров. Затраты же на содержание парка персональных компьютеров, объединенных в сеть были на порядок ниже чем аналогичные затраты на содержание парка больших машин.

Технологии сетевой обработки характеризуется организацией вычислительных сетей. Различают глобальные и локальные вычислительные сети (ЛВС). Если компьютеры расположены недалеко друг от друга (в пределах одного здания или в нескольких близко расположенных зданиях) и соединяются в сеть при помощи высокоскоростных адаптеров (используются высокоскоростные цифровые линии связи со скоростью передачи данных порядка 10-10000 Мбит в секунду), то такие сети называют локальными. Существует несколько стандартов локальных сетей, обеспечивающих необходимую пропускную способность: FDDI, Fast Ethernet, 1OOVG-AnyLAN и АТМ. Если требуется объединить компьютеры или локальные сети, расположенные на значительном удалении друг от друга (в разных городах или на разных континентах), то для стыковки используют модемы и дальние низкоскоростные линии связи, то такие сети принято называть глобальными.

Вычислительные сети используются в различных областях. К числу наиболее типичных областей применения локальных сетей относится организация информационных систем; обмен информацией между пользователями сети; обеспечение распределенной обработки данных; организация электронной почты, позволяющей руководителям и всем сотрудникам предприятия оперативно получать достоверную и оперативную информацию, необходимую для оценки ситуации и принятия правильных решений; коллективное использование дорогостоящих ресурсов (высокоскоростные печатающие устройства, запоминающие устройства большой емкости, мощные средства обработки информации, прикладные программные системы, базы данных, базы знаний). Очевидно, что такие средства нецелесообразно (вследствие низкого коэффициента использования и высокой стоимости) иметь на каждом компьютере пользователя. Достаточно, если в сети эти средства имеются в одном или нескольких экземплярах, но доступ к ним обеспечивается для всех заинтересованных пользователей сети.

В обобщенном виде локальная сеть представляет собой совокупность абонентских систем и коммуникационную подсеть. Абонентская система характеризуется совокупностью компьютеров, программного обеспечения, периферийного оборудования, средствами связи с коммуникационной подсетью и пользователями (абонентами) сети. Коммуникационная подсеть является ядром локальной сети, представляющим собой совокупность физической среды передачи информации, аппаратных и программных средств, обеспечивающих взаимодействие абонентских систем.

Основными компонентами сети являются среды передачи данных, рабочие станции пользователей на основе персональных компьютеров, сетевые адаптеры, серверы сети, представляющие собой аппаратно-программные системы, обеспечивающие выполнение функций управления распределением сетевых ресурсов общего доступа. Рабочие станции и серверы соединяются на основе интерфейсных плат - сетевых адаптеров, которые обеспечивают организацию приема (передачи) данных, согласование скорости приема (передачи) информации, формирование пакета данных, параллельно-последовательное преобразование (конвертирование), кодирование и декодирование данных, проверку правильности передачи, установление соединения с требуемым абонентом сети и организацию обмена данными. Кроме того, в локальной сети может использоваться также сетевое оборудование как приемопередатчики (трансиверы) и повторили (репиторы), обеспечивающие объединение сегментов локальной сети; концентраторы (хабы) - для формирования сети произвольной структуры; мосты - для объединения локальных сетей в единое целое и повышение производительности этого целого путем регулирования трафика (данных пользователя) между отдельными подсетями; маршрутизаторы и коммутаторы - для реализации функций коммутации и маршрутизации при управлении трафиком в сегментированных (состоящих из взаимосвязанных сегментов) сетях; анализаторы - для контроля качества функционирования сети.

Реализация рассредоточенных и взаимодействующих процессов в сетях осуществляется на основе двух концепций, одна из которых устанавливает связи между процессами без функциональной среды между ними, а другая определяет связь только через функциональную среду. В первом случае правильность понимания действий, происходящих в рамках соединяемых процессов взаимодействующих абонентских систем, обеспечивается соответствующими средствами теледоступа в составе сетевых операционных систем. Однако предусмотреть такие средства на все случаи соединения процессов не представляется возможным. Поэтому взаимодействующие процессы в сетях соединяются с помощью функциональной среды, обеспечивающей выполнение определенного свода правил - протоколов связи процессов. Обычно эти протоколы реализуются с учетом принципа пакетной коммутации, в соответствии с которым, перед передачей сообщение разбивается на блоки – пакеты определенной длины. Каждый пакет представляет собой независимую единицу передачи информации, содержащую кроме собственно данных служебную информацию (адреса отправителя и получателя, номер пакета в сообщении, информацию для контроля правильности принятых данных).

Практика создания и развития вычислительных сетей привели к необходимости разработки стандартов по всему комплексу вопросов организации сетевых решений. В 1978 году Международная организация по стандартизации предложила семиуровневую эталонную модель взаимодействия открытых систем, которая получила широкое распространение и признание. Она создает основу для анализа существующих вычислительных сетей и определения новых сетей и стандартов.

В соответствии с эталонной моделью взаимодействия открытых систем сеть представляется прикладными процессами и процессами взаимодействия абонентской системы. Последние разбиваются на семь функциональных уровней. Функции и процедуры, выполняемые в рамках одного функционального уровня, составляют соответствующий уровневый протокол. Функциональные уровни взаимодействуют на строго иерархической основе: каждый уровень пользуется услугами нижнего уровня и в свою очередь обслуживает уровень, расположенный выше. Стандартизация распространяется на протоколы связи одноименных уровней взаимодействующих абонентских систем. Функциональные уровни модели рассматриваются как составные независимые части процессов взаимодействия абонентской системы. Основные функции, реализуемые в рамках уровневых протоколов, состоят в следующем.

1. Физический уровень – непосредственно связан с каналом передачи данных, обеспечивает физический путь для электрических сигналов, несущих информацию. На этом уровне осуществляется установление, поддержка и расторжение соединения с физическим каналом, определение электрических и функциональных параметров взаимодействия компьютера с коммуникационной подсетью.

2. Канальный уровень – определяет правила совместного использования физического уровня узлами связи. Главные его функции: управление передачей данных по информационному каналу (генерация стартового сигнала и организация начала передачи информации, передача информации по каналу, проверка получаемой информации и исправление ошибок, отключение канала при его неисправности и восстановление передачи после сбоя, генерация сигнала окончания передачи и перевода канала в пассивное состояние) и управление доступом к передающей среде, т.е. реализация выбранного метода доступа к общесетевым ресурсам. Физический и канальный уровни определяют характеристики физического канала и процедуру передачи по нему кадров, являющихся контейнерами, в которых транспортируются пакеты.

3. Сетевой уровень – реализует функции буферизации и маршрутизации, т.е. прокладывает путь между отправителем информации и адресатом через всю сеть. В локальной сети функции сетевого уровня очень просты, т.к. абоненты здесь связаны, как правило, одним общим каналом.

4. Транспортный уровень – занимает центральное место в иерархии уровней сети. Он обеспечивает связь между коммуникационной подсетью и верхними тремя уровнями, отделяет пользователя от физических и функциональных аспектов сети. Главная его задача – управление трафиком (данными пользователя) в сети. При этом выполняются такие функции, как деление длинных сообщений, поступающих от верхних уровней, на пакеты данных (при передаче информации) и формирование первоначальных сообщений из набора пакетов, полученных через канальный и сетевой уровни, исключая их потери или смещение (при приеме информации). Транспортный уровень есть граница, ниже которой пакет данных является единицей информации, управляемой сетью. Выше этой границы в качестве единицы информации рассматривается только сообщение. Транспортный уровень обеспечивает также сквозную отчетность в сети.

5. Сеансовый уровень – предназначен для организации и управления сеансами взаимодействия прикладных процессов пользователей (сеанс создается по запросу процесса пользователя, переданному через прикладной и представительный уровни). Основные функции: управление очередностью передачи данных и их приоритетом, синхронизация отдельных событий, выбор формы диалога пользователей (полудуплексная, дуплексная передача).

6. Представительный уровень (уровень представления данных) – преобразует информацию к виду, который требуют прикладные процессы пользователей (например, прием данных в коде ASCII и выдача их на экран дисплея в виде страницы текста с заданным числом и длиной строк). Представительный уровень занимается синтаксисом данных. Выше этого уровня поля данных имеют явную смысловую форму, а ниже его поля рассматриваются как передаточный груз, и их смысловое значение не влияет на обработку.

7. Прикладной уровень – занимается поддержкой прикладного процесса пользователя и имеет дело с семантикой данных. Он является границей между процессами сети и прикладными (пользовательскими) процессами. На этом уровне выполняются вычислительные, информационно-поисковые и справочные работы, осуществляется логическое преобразование данных пользователя.

Работы по совершенствованию эталонной модели взаимодействия открытых систем для локальных сетей привели к декомпозиции уровней 1 и 2. Канальный уровень разделен на два подуровня: подуровень управления логическим каналом (передача кадров между рабочими станциями, включая исправление ошибок, диагностика работоспособности узлов сети) и подуровень управления доступом к передающей среде (реализация алгоритма доступа к среде и адресация станций сети). Физический уровень делится на три подуровня: передачи физических сигналов, интерфейса с устройством доступа и подключения к физической среде.

К основным характеристикам локальных сетей относятся: территориальная протяженность сети (длина общего канала связи); максимальная скорость передачи данных; максимальное число абонентских систем в сети; максимально возможное расстояние между рабочими станциями в сети; топология сети; вид физической среды передачи данных; максимальное число каналов передачи данных; тип передачи сигналов (синхронный или асинхронный); метод доступа абонентов в сеть; структура программного обеспечения сети; возможность передачи речи и видеосигналов; условия надежной работы сети; возможность связи локальных сетей между собой и сетью более высокого уровня; возможность использования процедуры установления приоритетов при одновременном подключении абонентов к общему каналу.

Локальная сеть представляют собой техническую базу для обработки данных. Многообразие разрабатываемых локальных сетей позволяет классифицировать их по различным критериям. Типы сетей приведены в табл. 2.1. Комплекс технических средств вычислительной сети включает в себя компьютеры и системы связи. Он может включать в себя компьютеры одного типа (гомогенные сети), либо различных типов (гетерогенные сети). Объединяемые в сеть компьютеры характеризуются модульностью построения, универсальностью функционирования, технической совместимостью. По количеству компьютеров, охватываемых сетью, различают малые, средние, большие сети.

 

Классификация ЛВС

Таблица 2.1

Критерии	Типы сетей
Техническое обеспечение	Гомогенные, Гетерогенные
Количество ЭВМ, входящих в сеть	Малые (до 10 компьютеров), Средние (до 30 компьютеров), Большие (свыше 30 компьютеров)
Типы каналов связи	Высокочастотные (цифровые), Низкочастотные (аналоговые)
Топологическая структура	Кольцо, Звезда, Общая шина, Древовидная и др.
Типы систем передачи данных	С коммутацией каналов, С коммутацией сообщений, С коммутацией пакетов
Подход к организации сетевого программного обеспечения	Централизованное управление, Одноранговые сети
Назначение	Многоцелевые, Специализированные
Функции	Информационные, Вычислительные, Информационно-вычислительные
Организация данных	Централизованного типа, Распределительного типа
Технология обработки информации	Одноуровневые, Двухуровневые, N-уровневые

 

По назначению локальные сети делятся на информационные (информационно-поисковые), управляющие (технологическими, административными, организационными и другими процессами), расчетные, информационно-расчетные, обработки документальной информации и другие.

По организации передачи информации локальные сети делятся на сети с селекцией информации и маршрутизацией информацией. В сетях с селекцией информации, строящихся на основе моноканала, взаимодействие абонентских средств производится выбором (селекцией) адресованных им блоков данных (кадров): всем абонентским средствам сети доступны все передаваемые в сети кадры, но копию кадра снимают только абонентское средство, кому они предназначены. В сетях с маршрутизацией информации для передачи кадров от отправителя к получателю могут использоваться несколько маршрутов. Поэтому с помощью коммуникационных систем сети решается задача выбора оптимального (например, кратчайшего по времени доставки кадра адресату) маршрута.

По скорости передачи данных в общем канале различают локальные сети с малой пропускной способностью (несколько Мбит/с); локальные сети со средней пропускной способностью (десятки мегабит в секунду); локальные сети с большой пропускной способностью (сотни Мбит/с).

Взаимное расположение составляющих сети узлов и линий связи характеризуют топологическую структуру сети. Под топологией вычислительной сети понимают конфигурацию физических соединений и компонентов вычислительной сети (файловый сервер, рабочие станции). Тип топологии определяет производительность и надежность сети в эксплуатации, влияет на скорость обмена информации, затраты на программно-технические средства, эффективность функционирования сети. Различают следующие виды топологий: звезда, кольцо, общая шина, древовидная, кольцо с управляющим компьютером, разомкнутое кольцо, полносвязная, моноканальная и др. Наиболее широко используются топологии звезда, общая шина, кольцо. Их характеристики приведены в табл. 2.2. По топологии локальные сети делятся на два класса: широковещательные и последовательные.

В широковещательных конфигурациях в любой момент времени на передачу кадра может работать только одна рабочая станция (абонентная система). Остальные рабочие станции сети могут принимать этот кадр, т.е. такие конфигурации характерны для локальных сетей с селекцией информации. Основные типы широковещательной конфигурации - общая шина, дерево, звезда с пассивным центром. Главные достоинства локальных сетей с общей шиной является простота расширения сети, простота используемых методов управления, отсутствие необходимости в централизованном управлении, минимальный расход кабеля. Локальная сеть с топологией типа дерево - это более развитый вариант сети с шинной топологией.

 

Характеристика топологий вычислительных сетей

Таблица 2.2.

Характеристики

Топология

	Звезда	Кольцо	Шина
Стоимость расширения	Незначительная	Средняя	Средняя
Необходимость выключения при расширении	Нет	Да	Нет
Присоединение абонентов	Пассивное	Активное	Пассивное
Защита от отказов	Незначительная	Незначительная	Высокая
Размеры системы	Любые	Любые	Ограниченные
Контроль ошибок	Простой	Простой	Затруднительный
Защищенность от прослушивания	Хорошая	Хорошая	Незначительная
Стоимость подключения	Незначительная	Незначительная	Высокая
Поведение системы при высоких нагрузках	Хорошее	Удовлетвори-тельное	Плохое
Возможность работы в реальном режиме времени	Очень хорошая	Хорошая	Плохая
Разводка кабеля	Хорошая	Удовлетвори-тельная	Хорошая
Плановые издержки	Незначительные	Средние	Незначительные
Обслуживание	Очень хорошее	Среднее	Среднее
Характер отказов	Полный отказ	Полный отказ	Частичный отказ

 

Дерево образуется путем соединения нескольких шин активными повторителями или пассивными размножителями ("хабами"), каждая ветвь дерева представляет собой сегмент. Отказ одного сегмента не приводит к выходу из строя остальных. В ЛВС с топологией типа "звезда" в центре находятся пассивный соединитель или активный повторитель – достаточно простые и надежные устройства. Для защиты от нарушений в кабеле используется центральное реле, которое отличает вышедшие из строя кабельные лучи.

В последовательных конфигурациях, характерных для локальных сетей с маршрутизацией информации, передача данных осуществляется последовательно от одной рабочей станции к соседней, причем на различных участках сети могут использоваться разные виды физической передающей среды. К передатчикам и приемникам здесь предъявляются более низкие требования, чем в широковещательных конфигурациях. К последовательным конфигурациям относятся произвольная (ячеистая), иерархическая, "кольцо", "цепочка", "звезда" с интеллектуальным центром "снежинка". В локальных сетях наибольшее распространение получили "кольцо" и "звезда", а также смешанные конфигурации - звездно-кольцевая и звездно-шинная.

Концепция топологии сети в виде звезды пришла из области больших ЭВМ, в которой вся информация между двумя периферийными рабочими местами проходит через центральный узел (головную машину) вычислительной сети. Производительность вычислительной сети зависит от мощности центрального узла - файлового сервера, который может быть узким местом в вычислительной сети. Выход из строя центрального узла приводит к остановке всей сети.

При кольцевой топологии сети рабочие станции связаны одна с другой по кругу. Коммуникационная связь замыкается в кольцо. Сообщения циркулируют регулярно по кругу. Рабочая станция посылает по определенному конечному адресу информацию, предварительно получив из кольца запрос. Основная проблема заключается в том, что каждая рабочая станция должна активно участвовать в пересылке информации, и в случае выхода из строя хотя бы одной из них вся сеть парализуется.

При шинной топологии среда передачи информации представляется в форме коммуникационного пути, доступного для всех рабочих станций, к которому они все должны быть подключены. Все рабочие станции могут непосредственно вступать в контакт с любой рабочей станцией, имеющейся в сети. Рабочие станции в любое время без прерывания работы всей вычислительной сети могут быть подключены к ней или отключены. Функционирование вычислительной сети не зависит от состояния отдельной рабочей станции. Наряду с известными топологиями вычислительных сетей: кольцо, звезда и шина, на практике применяется комбинированная, образуемая в виде комбинации вышеназванных топологий сетей.

Существуют различные процедуры обмена данными между рабочими станциями абонентских систем сети, реализующие те или иные методы доступа к передающей среде. Эти процедуры называются протоколами передачи данных. Для протоколов передачи данных в локальных сетях разработаны стандарты. При рассмотрении методов доступа к передающей среде выделяют:

• селективные методы, при реализации которых с помощью соответствующего протокола передачи данных рабочая станция осуществляет передачу только после получения разрешения, которое либо направляется каждой рабочей станции по очереди центральным управляющим органом сети (такой алгоритм называется циклическим опросом), либо передается от станции к станции (алгоритм передачи маркера);

• методы, основанные на соперничестве (методы случайного доступа, методы “состязаний” абонентов), когда каждая рабочая станция пытается “захватить” передающую среду. При этом могут использоваться несколько способов передачи данных: базовый асинхронный, синхронизация режима работы канала путем тактирования моментов передачи кадров, прослушивание канала перед началом передачи данных по правилу “слушай, прежде чем говорить”, прослушивание канала во время передачи данных по правилу “слушай, пока говоришь”. Эти способы используются вместе или раздельно, обеспечивая различные варианты загруженности канала и стоимости сети;

• методы, основанные на резервировании времени, принадлежат к числу наиболее ранних и простых. Любая рабочая станция осуществляет передачу только в течение временных интервалов (слотов), заранее для нее зарезервированных. Все слоты распределяются между станциями либо поровну (в неприоритетных системах), либо с учетом приоритетов абонентских систем, когда некоторые рабочие станции за фиксированный интервал времени получают большее число слотов. Станция, владеющая слотом, получает канал в свое полное распоряжение. Такие методы целесообразно применять в сетях с малым числом абонентских систем, т.к. канал используется неэффективно;

• кольцевые методы, предназначены специально для локальных сетей с кольцевой топологией (хотя большинство указанных методов могут использоваться в таких сетях). К ним относятся два метода - вставка регистров и сегментированная передача (метод временных сегментов).

При реализации методов вставки регистра рабочая станция содержит регистр (буфер), подключаемый параллельно к кольцу. В регистр записывается кадр для передачи, и станция ожидает межкадрового промежутка в моноканале. С его появлением регистр включается в кольцо (до этого он был отключен от кольца) и содержимое регистра передается в линию. Если во время передачи станция получает кадр, он записывается в буфер и передается вслед за кадром, передаваемым этой станцией. Этот метод допускает “подсадку” в кольцо нескольких кадров.

При использовании в локальных сетей с кольцевой топологией сегментированной передачи временные сегменты формируются управляющей станцией сети. Они имеют одинаковую протяженность и циркулируют по кольцу. Каждая станция, периодически обращаясь в сеть, может дождаться временного сегмента, помеченного меткой “свободный”. В этот сегмент станция помещает свой кадр фиксированной длины, при этом в сегменте метка “свободный” заменяется меткой “занятый”. После доставки кадра адресату сегмент вновь освобождается. Важным преимуществом такого метода является возможность одновременной передачи кадров несколькими рабочими станциями. Однако передача допускается только кадрами фиксированной длины.

Типичными методами доступа к передающей среде в современных локальных сетях являются: множественный доступ с контролем несущей и обнаружением конфликтов (CSMA/CD), иначе называемый методом доступа Ethernet, так как именно в этой сети получил наибольшее распространение; маркерное кольцо (метод доступа Token Ring); маркерная шина (метод доступа Arcnet). Указанные методы доступа реализованы соответственно на стандартах IEEE802.3, IEEE802.5, IEEE802.4.

Метод доступа Ethernet (метод случайного доступа) был разработан фирмой Xerox в 1975 году. Он обеспечивает высокую скорость передачи данных и надежность, и пользуется наибольшей популярностью. Для данного метода используется топология общая шина. Поэтому сообщение, отправляемое одной станцией, принимается одновременно всеми остальными станциями, подключенными к общей шине. Это метод множественного доступа с прослушиванием несущей и разрешением конфликтов (коллизий). Каждая рабочая станция перед началом передачи определяет, свободен канал или занят. Если канал свободен, рабочая станция начинает передачу данных, осуществляемую пакетами, упакованными в кадры. Из-за различных системных задержек могут возникнуть коллизии. В этом случае станция задерживает передачу на определенное время. Для каждой рабочей станции устанавливается свое время ожидания перед повторной передачей кадра. Коллизии приводят к снижению быстродействия сети только при сравнительно большом количестве активных рабочих станций (до 80-100).

Метод доступа Token-Ring был разработан фирмой IBM, характеризуется дорогим оборудованием и рассчитан на кольцевую топологию сети. Это селективный метод доступа в кольцевой моноканал, именуемый “маркерное кольцо”. В качестве маркера используется уникальная последовательность битов. Маркер не имеет адреса и может находиться в одном из двух состояний - свободном или занятом. Если ни одна рабочая станция не готова к передаче данных, свободный маркер циркулирует по кольцу. Станция, имеющая кадр для передачи, ждет подхода свободного маркера, захватывает его, изменяет состояние маркера на “занятый” и добавляет к нему кадр. Занятый маркер с кадром перемещается по кольцу и возвращается к станции - отправителю, причем при прохождении через узел назначения снимается копия кадра. Станция - отправитель удаляет свой кадр из кольца, изменяет состояние маркера на “свободный” и передает его дальше по кольцу. С этого момента любая станция может изменить состояние маркера на “занятый” и начать передачу данных. Описанная процедура характерна для сети, в которой все станции имеют одинаковый приоритет. В рамках метода “маркерное кольцо” предусматривается возможность передачи кадров станциями с учетом их приоритетов. Тогда станции с низким приоритетом могут захватывать кольцо в случае неактивности станций с более высоким приоритетом.

Метод доступа Arcnet разработан фирмой Dataрoint Corр и получил широкое распространение в 80-х годах, благодаря дешевому оборудованию. Arcnet был ориентирован на использование в локальных сетях с топологией “звезда” и “общая шина”. Это селективный метод доступа в моноканал, называемый “маркерная шина”. Маркер создается одной из станций сети и имеет адресное поле, где указывается номер (адрес) станции, владеющей маркером. Передачу производит только та станция, которая в данный момент владеет маркером (эстафетной палочкой). Остальные станции работают на прием. Последовательность передачи маркера от одной станции к другой задается управляющей станцией сети. Станции, последовательно получающие маркер для передачи кадров, образуют “логическое кольцо”. Станция, получившая маркер (полномочия на передачу информации), передает свой подготовленный кадр в шину. Если кадра для передачи нет, сразу посылает маркер другой станции согласно установленному порядку передачи полномочий. Так продолжается до тех пор, пока управляющая станция не инициирует новую последовательность передач маркера. Станция назначения, получившая маркер с кадром, “отцепляет” кадр от маркера и передает маркер той станции, которая является следующей в установленной последовательности передач. При таком методе доступа в моноканал имеется возможность обеспечить приоритетное обслуживание абонентов, например в течение одного цикла, когда маркер совершает полный оборот по “логическому кольцу”, станции с более высоким приоритетом получают маркер не один раз, а несколько.

До сих пор рассматривались протоколы передачи данных нижнего уровня, работающие на первых трех уровнях семиуровневой модели взаимодействия открытых систем и реализующие методы доступа к передающей среде. В соответствии с этими протоколами передачи данных сообщения передаются между рабочими станциями, но не решаются вопросы, связанные с сетевыми файловыми системами и переадресацией файлов. Эти протоколы не включают никаких средств обеспечения правильной последовательности приема переданных данных и средств идентификации прикладных программ, нуждающихся в обмене данными.

В отличие от протоколов нижнего уровня, обеспечивающих доступ к передающей среде, протоколы верхнего уровня служат для обмена данными. Они предоставляют программным решениям интерфейс для передачи данных методом дейтаграмм, когда пакеты адресуются и передаются без подтверждения получения, и методом сеансов связи, когда устанавливается логическая связь между взаимодействующими станциями (источником и адресатом) и доставка сообщений подтверждается. В качестве примера рассмотрим протокол IPX/SPX. Этот протокол является набором протоколов IPX и SPX. Фирма Nowell в сетевой операционной системе Netware применяет протокол IPX для обмена дейтаграммами и протокол SPX для обмена в сеансах связи.

Протокол IPX используется маршрутизаторами в Netware. Он соответствует сетевому уровню модели взаимодействия открытых систем и выполняет функции адресации, маршрутизации и переадресации в процессе передачи пакетов сообщений. Несмотря на отсутствие гарантий доставки сообщений (адресат не передает отправителю подтверждения о получении сообщения) в 95% случаев не требуется повторной передачи. На уровне IPX выполняются служебные запросы к файловым серверам и каждый такой запрос требует ответа со стороны сервера. Этим и определяется надежность работы методом дейтаграмм, так как маршрутизаторы воспринимают реакцию сервера на запрос как ответ на правильно переданный пакет.

Протокол SPX работает на транспортном уровне модели взаимодействия открытых систем, но имеет и функции, свойственные протоколам сеансового уровня. Он осуществляет управление процессами установки логической связи, обмена и окончания связи между любыми двумя узлами (рабочими станциями) сети. После установления логической связи сообщения могут циркулировать в обоих направлениях с гарантией того, что пакеты передаются без ошибок. Протокол SPX гарантирует очередность приема пакетов согласно очередности отправления.

Как отмечалось выше, аппаратное обеспечение локальных сетей характеризуется сетевыми адаптерами, разъемами, кабелем. В качестве средств коммутации наиболее часто используются: витая пара проводов, коаксиальный кабель, оптоволоконный кабель. Основные показатели трех сред для передачи информации приведены в табл.2.3.

 

Показатели сред передачи информации

Таблица 2.3.

Среда передачи информации

Показатели	Двужильный кабель (витая пара)	Коаксиальный кабель	Оптоволоконный кабель
Стоимость монтажа и оборудования	Невысокая	Относительно высокая	Очень высокая
Наращивание	Очень простое	Проблематично	Простое
Безопасность передачи данных. (Защита от прослушивания).	Незначительная	Хорошая, однако легко ответвляется	Высокая
Скорость передачи информации	До 10 Мбит/сек	До 300 Мбит/сек	Несколько Гбит/сек
Проблема с заземлением	Нет	Возможны	Нет
Восприимчивость к помехам	Существует	Существует	Существует

 

Системы передачи данных выполняют функции приема, накопления и передачи данных между каналами связи. Различают 3 метода соединения в локальных сетях: коммутация каналов, коммутация сообщений, коммутация пакетов. В сетях с коммутацией каналов для передачи данных между абонентами выделяется физический канал, который недоступен для других компьютеров в течение всего времени передачи информации. Коммутация сообщений предполагает передачу информации по частям, которая в промежуточных пунктах собираются и проверяются. Наиболее перспективным является метод коммутации пакетов, при котором, как и при методе коммутации сообщений, информация разбивается на части – пакеты, длина которых ограничена предельным значением. Полное восстановление информации происходит в конечном пункте.

Сетевое программное обеспечение обеспечивает функционирование всех уровней архитектуры сети. Данное ПО имеет иерархическую структуру, соответствующую семиуровневой модели взаимодействия открытых систем. Это существенно облегчает задачу стандартизации ПО в соответствии с общепринятыми протоколами. Известно, что основная задача сети - обеспечение функционирования прикладных процессов, реализуемых абонентской системой сети. Выполнение этих процессов обеспечивается средствами прикладного ПО сети, которые реализуют протоколы верхнего (прикладного) уровня модели взаимодействия открытых систем и соответственно образуют верхний уровень программной структуры сети. Выполнение процессов взаимодействия, с помощью которых осуществляется передача данных между прикладными процессами различных абонентских систем, производится средствами сетевых операционных систем, а также аппаратными средствами сети. Обычно программные сетевые решения реализуют протоколы трех верхних уровней модели взаимодействия открытых систем: прикладного уровня, представительного и сеансового. Протоколы нижних четырех уровней (транспортного, сетевого, канального и физического), как правило, реализуются аппаратными средствами (сетевым адаптером), но в принципе процедуры этих уровней (кроме физического) могут быть реализованы программно средствами сетевой операционной системы.

Существует два подхода к организации сетевого ПО – это сети с централизованным управлением и одноранговые сети. В сети с централизованным управлением на файл-серверах функционирует специальная мультизадачная сетевая операционная система, использующая защищенный режим работы процессора. На рабочих станциях устанавливается специальное программное обеспечение, часто называемое сетевой оболочкой, которое работает в среде операционной системы установленной на данной станции, например OS/2, UNIX или операционной системы от фирмы Microsoft (Windows 95/98, Windows NT 4.0, Windows 2000, Windows XP). Существуют различные сетевые операционные системы, ориентированные на сети с централизованным управлением. Самые известные из них – Windows XP, Windows 2000, Solaris (реализация операционной системы UNIX от Sun Microsystems), Novell NetWare, Miсrosoft Lan Manager (на базе OS/2), а также выполненная на базе UNIX сетевая операционная система VINES. Одноранговые сети не содержат в своем составе выделенных серверов. Функции управления сетью передаются по очереди от одной рабочей станции к другой. Основным достоинством одноранговых сетей является простота их обслуживания.

Информационное обеспечение многопользовательской ЭИС характеризуется наличием двух взаимосвязанных частей (внемашинной и внутримашинной), которые рассматривались выше.

Технологическое обеспечение имеет следующие основные особенности. Функциональной единицей системы является вычислительная работа (операция), структурной - АРМ, информационной - файл. Набор выполняемых операций характеризует функциональную направленность АРМ. Технология обработки представляет собой законченный цикл движения информации от ее возникновения (первичный учет) до формирования сводных учетных регистров и аналитической информации для руководства. Этот процесс включает следующие этапы: сбор и накопление данных, их обобщение, формирование отчетности, анализ, прогнозирование, формирование аналитической информации (рис. 2.12).

По технологии обработки экономической информации различают одно-, двух- и многоуровневые ЭИС. Наличие нескольких уровней позволяет говорить об N-уровневой распределенной обработке информации. Одноуровневая обработка предполагает создание непосредственно в финансово-экономических подразделениях локальной сети звездной топологии распределительного типа, охватывающей все рабочие места. Такое проектирование сети представляется рациональным для средних и мелких предприятий, имеющих ограниченный объем входной учетной номенклатуры. При двухуровневой обработке целесообразно проектирование сети распределительного типа с шинно-звездной (звездной) топологией. Здесь имеются уже два сегмента, отражающих соответственно производственную и управленческую составляющие учета. Каждый из сегментов включает АРМ по участкам обработки, при этом основным недостатком является исключение из автоматизации первичного учета. Такое проектирование целесообразно для средних предприятий имеющих небольшие объемы первичной учетной номенклатуры.

 

 

Рис. 2.12. Схема обработки экономической информации в рамках многопользовательской ЭИС

 

Если дополнить двухуровневую вычислительную сеть нижним уровнем, состоящим из АРМ первичного учета, то получим трехуровневую обработку — это рационально для средних и крупных предприятий. Четырехуровневая (и т.д. до N-уровневой) обработка предполагает дальнейшую детализацию производственного и управленческого учета, сегментов анализа, планирования и регулирования. Проектирование данного уровня целесообразно для крупных и средних предприятий.

До середины 80-х гг. использовалась преимущественно централизованная обработка информации на больших компьютерах непосредственно в вычислительных центрах. Пользователь не принимал участия в этом процессе, он занимался подготовкой информации для вычислительной обработки (кодированием, подбором документации) и анализом полученных результатов. Многие расчеты финансисты, экономисты, бухгалтеры выполняли вручную, возникало большое количество ошибок, задерживались сроки разработки отчетности. Все это не давало реального эффекта и не позволяло улучшить оперативность обработки информации. В связи с использованием персональных компьютеров появилась возможность перейти от централизованной к децентрализованной обработке информации, а от нее к распределенной и сделать конечного пользователя (бухгалтера, экономиста, финансиста, диспетчера, кладовщика и др.) участником этого процесса.

Математическое обеспечение многопользовательской ЭИС представляет собой совокупность методов, правил, описаний, инструкций, математических моделей и алгоритмов решения экономических задач, переработки информации и принятия соответствующих решений.

“Оживить” техническое обеспечение, то есть заставить его выполнять операции по обработке информации, призвано программное обеспечение (ПО). Различают общее и прикладное ПО. В общее включают операционные системы, системы программирования и сервисные программы. Операционная система - это специальная программа, загружаемая в оперативную память компьютера при его включении, находящаяся там на протяжении всего сеанса работы и осуществляющая контроль и обработку возникающих ситуаций. Системы программирования представляют собой инструментальные средства для квалифицированных пользователей (программистов) и непрограммистов. Инструментальные средства программиста определяют информационные технологии, предназначенные для проектирования функционального программного обеспечения. Функциональное ПО – это программная реализация конкретных функций работника экономических служб с использованием различных информационных и предметных технологий, т.е. разработка и настройка автоматизированного рабочего места под требования конкретного заказчика, учитывающая специфику сложившейся там системы обработки данных на основе систем управления базами данных, гипертекстов, мультимедиа, экспертных систем.

Организационное обеспечение многопользовательской экономической информационной системы включает в себя совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала и технических средств, задействованных в обработке и поддержке данных в процессе функционирования системы.

Организационные основы создания и использования многопользовательской ЭИС характеризуются наличием собственного аппарата управления (специально подготовленного персонала) осуществляющего обслуживание информационной системы и обеспечивающего функционирование всех её подсистем как единого целого. Обслуживающий персонал может входить в состав персонала ЭИС, либо относиться непосредственно к экономическим службам, например к финансовой дирекции. Последнее не лишено смысла по следующим причинам: в финансовой дирекции сосредоточено наибольшее количество аппаратных и программных средств; в связи с постоянными изменениями экономической ситуации и законодательства необходимо оперативно корректировать программное обеспечение системы; кроме того, финансово-бухгалтерское подразделение является основным заказчиком информации, поступающей от внешних источников, а также основным отправителем информации.

Служба призвана осуществлять контроль за выполнением:

• сбора первичной информации об объекте управления и окружающей среде на основе использования документов, вспомогательных средств или средств автоматической регистрации данных;

• передачи информации курьеру или её рассылки с помощью локальных, региональных или других сетей;

• хранения и поддержки в работоспособном состоянии коллективно используемой информации в центральной базе данных или распределенной по узлам сети;

• обработки информации на основе централизованной или распределенной технологии.

В современной многопользовательской иерархической распределенной экономической информационной системе для большинства сотрудников созданы средства поддержки принятия решения, связанные в вычислительную сеть. При этом управленческий персонал обеспечивает ее функционирование и развитие. Главные же задачи персонала ЭИС состоят в разработке:

• юридических и правовых норм для работы управленческого аппарата в условиях компьютеризации;

• документации, регулирующей порядок обмена информации с другими компьютерными системами, правила выхода из нештатных ситуаций;

• методической документации для подготовки управленческих работников в условиях компьютеризации.

Деятельность персонала ЭИС должна осуществляться в двух направлениях. Первое связано с построением и развитием распределенной экономической информационной системы и характеризуется проектированием и разработкой программного обеспечения, исследованием новых подходов к обработке информации и созданием законченного аппаратно-программного комплекса, второе – с сопровождением технического и программного обеспечения.

В функции группы, осуществляющей первое направление входят: подготовка проектов построения систем, систематизация информационных потоков, разработка новых подходов к обработке информации; проектирование топологии и монтаж локальной сети; сборка компьютерной техники и закупка комплектующих; проектирование, разработка и внедрение программного обеспечения; сопровождение аппаратно-программного комплекса; обучение и подготовка пользователей.

Для эффективного функционирования многопользовательских распределенных экономических информационных систем целесообразно организовать передачу данных между территориально удаленными подразделениями на основе использования модема и телефонных линий связи. Из-за относительно недорогой стоимости данного способа по сравнению с выделением закрытых каналов модемная связь может быть использована в любой организации. При помощи модема поступают различные сообщения от юридических лиц, передаются финансово-бухгалтерские документы из территориально удаленных подразделений, например банковские выписки, содержащие информацию об операциях по расчетному и валютному счетам, табель учета рабочего времени и неявок, финансово-аналитическая и прочая информация из Internet и коммерческих компьютерных сетей.

Для разработки новых задач от высшего руководства предприятия поступает следующая информация: перспективные планы развития предприятия, содержащие цели, к достижению которых стремится руководство предприятия, а также бюджетные ограничения на создание новых систем. На основании этих сведений группа разработки может предложить решение задач стратегического планирования, анализа и прогнозирования цен, а также консультации по маркетинговой политике, использованию основных фондов, анализу факторов, влияющих на рентабельность, диагнозу финансово-хозяйственного состояния предприятия, анализу сбыта, эффективности предприятия и т.д. Деятельность данной группы по удовлетворению информационных потребностей среднего уровня управления заключается, например, в разработке автоматизированных решений по расчетам материальных и трудовых ресурсов, планированию, регулированию.

Сотрудников оперативного уровня управления интересует автоматизация выполнения функций на рабочих местах, связанных или непосредственно с производством (склады, цехи, участки), или с управлением (бухгалтерия, отделы, службы). Типичные задачи этого уровня: ведение счетов дебиторов и кредиторов, учет закупок и поступлений, выдача суточных заданий и учет их выполнения, расчет загрузки оборудования, формирование сведений о клиентах, расчет заработной платы и прочее.

Второе направление деятельности обеспечивает группа сопровождения, включающая также администратора локальной вычислительной сети и модемной связи. Сетевой администратор осуществляет поддержку целостности компьютерных баз данных хозяйственного субъекта и систем их обработки, контроль за распределением уровня доступа к информации, защиту информации. Администратор модемной связи отвечает за почтовую пересылку информационных сообщений по локальной сети хозяйственного субъекта, отправку информации внешним получателям и прием всей текстовой, факсимильной и другой информации от внешних источников (компьютерные сети, банки, фирмы, территориально удаленные подразделения хозяйственного субъекта). Получив информационное сообщение от внешних источников, он обрабатывает его и пересылает по сети в компьютер конечного пользователя. Получатель информации, ознакомившись с поступившим сообщением, сохраняет, стирает и печатает его. Тем самым обеспечивается экономия факсимильной бумаги, сокращаются перемещения сотрудников по зданию с бумажными носителями информации.

Группа эксплуатации планирует свои действия исходя из специфики информационных работ и особенностей средств обработки и передачи данных. В функции этого отдела входят: обеспечение безопасности, конфиденциальности и целостности данных (борьба с вирусами, сбоями и несанкционированным доступом, разработка шифров, паролей, кодов); администрирование баз данных; разработка графиков ввода данных и слежения за их выполнением; составление планов-графиков текущего ремонта оборудования и обслуживания компьютеров. Типовое положение о службе, осуществляющей поддержку и развитие многопользовательской ЭИС приведено в приложении 2.

Правовое обеспечение многопользовательской экономической информационной системы представляет собой совокупность норм, выраженных в нормативных актах, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, структуру и функции, правовой статус таких систем. С его помощью осуществляется правовое регулирование разработки программных решений и взаимоотношений разработчика и заказчика. Правовое обеспечение этапа функционирования многопользовательской ЭИС определяет ее статус в процессе управления, обеспечение информацией процесса принятия решения и правовое обеспечение информационной безопасности функционирования системы. Оно включает общую части (содержит нормативные документы, регламентирующие деятельность ЭИС), и специальную (осуществляет юридическую поддержку принятия решений). В настоящее время на российском рынке коммерческих юридических баз данных существует более 20 продуктов, которые осуществляют правовую поддержку принятия решений и могут быть легко встроены в любую ЭИС. Кроме того, Министерство Юстиции РФ в ближайшем будущем планирует совершенно бесплатно предоставлять всем желающим доступ к действующим законодательным актам России через HTTP://WWW.SCLI.RU.

Эргономическое обеспечение рассматривает деятельность пользователей бухгалтеров, экономистов, финансистов в условиях функционирования многопользовательской экономической информационной системы с целью оптимизации технического и программного инструментария, процессов и условий труда для организации максимальных удобств для пользователя. Под эргономическим обеспечением следует понимать совокупность методов и средств, создающих оптимальные условия для разработки, реализации, внедрения и сопровождения соответствующих технологий, обеспечивающих нормальное функционирование информационной системы, а также их скорейшее освоение работниками и пользователями различных типов и категорий с учетом требований качественной, безвредной, безопасной работы.

Лингвистическое обеспечение многопользовательской иерархической распределенной экономической информационной системы характеризуется совокупностью терминов и искусственных языков (макроязыков), а также правил формализации данных.

Классификация современных многопользовательских экономических информационных систем

Классификационные признаки многопользовательских экономических информационных систем

Поскольку МРИС образуют АРМ, имеющие строгую функциональную направленность, в соответствии с реализуемыми в них предметными технологиями, то качественной характеристикой инструментальной среды МРИС, представленной совокупностью наборов ФИТ, будет являться количество входящих в неё пользовательских мест, обеспечивающих поддержку формирования и исполнения решений. МРИС весьма разнообразны по охвату реализуемых функций, особенностям представления исходных и результатных данных, способам построения и привязки к специфике конкретных предприятий, количественному составу предоставляемых услуг, техническому, программному, лингвистическому, методическому обеспечению, отраслевой ориентации и рассчитаны на использование специалистами различной квалификации.

МРИС представляет собой сложную систему, поскольку, являясь моделью субъекта экономики, в ней задействовано значительное количество взаимосвязанных и взаимодействующих элементов обеспечения ФИТ, и в качестве инструментария она используется большим количеством людей, взаимосвязанных друг с другом в бизнес-процессах. А так как любая сложная система всегда многофункциональна, МРИС могут быть классифицированы не по одному, а по ряду признаков, например: уровень управления (высший, средний, оперативный); вид управляемого ресурса (стоимостные, материальные, трудовые, информационные ресурсы); функции управления; период управления; сфера применения.

Разнообразие сфер экономической деятельности порождает появление большого количества инструментальных решений, которые вбирают в себя все особенности структуры управления, схемы декомпозиции управленческих целей и предметных технологий. С учетом сферы применения четко прослеживаются банковские, статистические, страховые, фондовые и др. системы.

Выбор признаков декомпозиции зависит от специфики объекта управления и целей создания системы. Трансформация целей управления в функции, а функций – в элементы системы позволяет проводить дальнейшую декомпозицию. Если элементы системы реализуют некоторые отделенные друг от друга функции управления, то каждый из них может быть поделён на более детальные подфункции – задачи (процессы). Состав задач определяется важностью той или иной функции управления, возможностью формализации управленческих процедур, уровнем подготовки персонала к использованию компьютерной техники и требованиями к пользователям, наличием информационной базы и технических средств и др.

В зависимости от размеров субъекта экономики, его численности кадров четко прослеживаются инструментальные средства для малых, средних, крупных предприятий, системы корпоративного типа. По назначению и отраслевой ориентации – универсальные и специализированные инструментальные средства; по характеру решаемых на предприятии задач следует выделить специализированный инструментарий, ориентированный на промышленные, торговые, транспортные, строительные и другие предприятия.

По степени охвата функций следует выделить инструментарий для автоматизации отдельных подсистем; инструментарий, обеспечивающий частичную автоматизацию; инструментарий, обеспечивающий комплексную автоматизацию субъекта экономики. По организации программной среды выделим инструментальные средства, построенные, как интегрированные среды и комплексы специализированных модулей.

По способу обеспечения функциональной полноты – инструментарий, обеспечивающий адаптацию к потребностям пользователя за счет встроенных средств и полнофункциональные решения по автоматизации видов деятельности. По способу предоставления информации выделим инструментальные средства с унифицированным представлением информации по участкам обработки; специализированным представлением информации и со смешанной моделью представления данных. По способу построения инструментальные средства подразделяются на решения, организованные на основе единого программного ядра и комплексы специализированных программных модулей, интегрированные по данным.

По типу функционирующей операционной системы (клоны MS-DOS, Windows 95/98/МЕ/NT/2000/ХР, Unix и др.) и типу пользовательского интерфейса выделим инструментарий, ориентированный на командный, SILK и WIMP интерфейсы. Классификация инструментальных средств по типу пользовательского интерфейса позволяет говорить о системном и прикладном интерфейсе. И если последний связан с реализацией некоторых функциональных информационных технологий, то первый – это набор приемов взаимодействия с компьютером, который реализуется операционной системой или ее надстройкой.

По технологии внедрения и адаптации инструментальных средств выделим решения прямой и параметрической алгоритмизации. По типу настройки и привязки инструментария к требованиям конкретного пользователя выделяют решения, имеющие собственный макроязык, ориентированный на пользователя, и решения, внесение изменений в которые может производить только программист на основе корректировки исходного кода программного продукта.

По порядку распространения и тиражирования инструментальные средства будем подразделять на решения для массового тиражирования, ориентированные на применение в различных компаниях, малотиражные, имеющие жесткую привязку к нюансам конкретной предметной области и инструментарий индивидуального назначения, созданный на основе потребностей конкретного субъекта экономики.

Рассмотрим критерии выбора МРИС для различных типов субъектов экономики. МРИС малых предприятий характеризуется следующими критериями. Унифицированная модель представления данных; единая программная среда; наличие встроенных проблемно-ориентированных программных решений; ориентация на функционирование в локальном варианте, варианте одноранговой сети или в сети компьютеров с выделенным сервером; наличие сертифицированных для внедрения системы дилеров компании производителя программного обеспечения в собственном регионе; возможность простого комплексирования со стандартным офисным программным обеспечением и проблемно-ориентированном программным обеспечением других производителей.

МРИС средних предприятий характеризуется построением в виде полнофункционального набора специализированных по участкам обработки программных модулей; возможность развития функций МРИС за счет профессиональных средств разработки; функционирование вычислительной сети с выделенным сервером в архитектуре клиент-сервер; функции разграничения прав доступа пользователей к данным; возможность комплексирования с программными решениями других производителей, в том числе с программным обеспечением собственной разработки.

Для крупных хозяйствующих субъектов выделим следующие критерии выбора. Построение МРИС в виде полнофункционального набора узкоспециализированных по участкам обработки программных модулей; возможность развития функций системы за счет профессиональных средств разработки; возможность функционирования в неоднородных средах, значительная независимость в выборе пользователем аппаратных средств, операционных систем и СУБД; развитие функции разграничения прав доступа к данным и авторизации выполняемых пользователями действий; разделение функций оперативного и бухгалтерского, финансового, управленческого видов учета; программным обеспечением других производителей, в том числе и с программными решениями собственной разработки.

Для корпоративных субъектов экономики МРИС характеризуется следующими критериями выбора. Соответствие перечисленным требованиям по отношению к отдельным предприятиям и самостоятельным подразделениям субъекта экономики; развитые средства репликации и обмена данных удаленных подразделений; наличие средств консолидации данных для построения корпоративной отчетности, в том числе с возможностью ведения обработки в различных стандартах (российских и международных).

Таким образом, МРИС малых предприятий характеризуются непродолжительным жизненным циклом; ориентацией на массовое тиражирование; невысокой стоимостью; как правило, отсутствием возможностей внесения изменений в систему без участия разработчиков; построением на основе настольных СУБД; отсутствием средств обеспечения безопасности; однородностью аппаратного и системного программного обеспечения. МРИС средних предприятий имеют аналогичные характеристики, но жизненный цикл у них более длительный. Такие МРИС имеют возможность роста до крупных систем.

К характерным особенностям МРИС для крупных субъектов экономики следует отнести длительный жизненный цикл; наличие средств обеспечения безопасности; штат квалифицированных сотрудников, осуществляющих функции администрирования аппаратных и программных средств и обеспечивающих взаимодействие с производителями программного обеспечения по вопросам сопровождения системы.

К характерным особенностям инструментальной среды МРИС корпоративного уровня следует отнести длительный жизненный цикл; разнообразие используемого аппаратного и программного обеспечения, жизненный цикл которых может быть значительно меньше, чем у системы в целом; кроссплатформенность; масштабность и сложность решаемых задач; пересечение множества различных предметных областей, функциональных и обеспечивающих информационных технологий; наличие штата сотрудников, осуществляющих разработку, сопровождение, поддержку и развитие системы; наследование форм; территориальную распределенность и, в соответствии с этим, ориентацию системы на использование корпоративных и глобальных вычислительных сетей для обмена и обработки информации.

МРИС должна быть способна развиваться в процессе функционирования, другими словами, она должна быть инвариантной по отношению к типу применяемых аппаратных и системных программных решений, обладать достаточной универсальностью, т.е. быть пригодной для некоторого класса объектов. Важным требованием является обеспечение адекватности МРИС реальным требованиям системы управления на объекте.

Основные классы многопользовательских экономических информационных систем

Инструментальные средства, образующие МРИС, состоят из взаимосвязанных пользовательских мест, имеющих строгую функциональную направленность в соответствии с разделением полномочий между верхним, средним и оперативным уровнями управления. Предлагаемый в настоящее время на отечественном рынке инструментарий весьма разнообразен по охвату реализуемых функций, принципам построения, составу дополнительных услуг, техническому и методическому сопровождению, отраслевой ориентации. Спрос на автоматизацию управления субъектов экономики определяет состояние рынка программных решений. Решающим фактором при выборе заказчиком инструментальных средств становится их качество (ранее превалировали цена или известность разработчика), определяемое возможностью решения конкретных задач управления.

Многочисленные программные продукты во многом не похожи друг на друга как по функциональным возможностям, так и по принципам построения и использования, способам их привязки к экономической политике конкретных субъектов экономики. Но, несмотря на существенные отличия, среди них следует выделить следующие основные классы: мини-системы; интегрированные решения; конструкторы; комплексы функциональных пользовательских мест; комплексные решения, требующие авторской установки, изготавливаемые на заказ. Приведенная классификация основывается на материалах конкурсов программного обеспечения в области учета и финансов, ежегодно проводимых на протяжении последних десяти лет журналом «Бухгалтерский учет» и компанией «Бизнес-Программы-Сервис», а также исследованиях д.э.н. проф. Е. Л. Шуремова.

В процессе анализа инструментальных средств необходимо изучить особенности реализации в ней способов ввода, хранения и первичной обработки исходных данных (порядок автоматизированной обработки первичных документов), получения и представления результатной информации (выходных форм), обеспечения цикличности процедур обработки, настройки программных решений к особенностям организации управления конкретного субъекта экономики.

Мини-системы. К данному классу относится инструментарий, ориентированный на малый бизнес и рассчитанный, как правило, на функционирование на одном компьютере. Программные продукты данного класса ориентированы на предприятия с небольшими объемами учетной номенклатуры, без ярко выраженных признаков специализации сотрудников по конкретным участкам обработки. Такие автоматизированные решения позволяют вести синтетический и несложный аналитический учет, включающий ввод и корректировку бухгалтерских проводок, выполнение расчетов, вывод на печать ведомостей и первичных документов. Основной особенностью программных решений данного класса является формирование единого журнала хозяйственных операций и получение отчетных форм. Функции натурального учета в системах данного класса обычно не поддерживаются или выполняются в самом упрощенном виде. Программные решения ориентированы на финансово-бухгалтерские подразделения небольших предприятий, состоящих из одного-четырех человек.

Интегрированные решения. Данный класс обеспечивает ведение всех основных финансово-экономических и учетных функций и разделов, и ориентирован на небольшие предприятия. Автоматизированная обработка данных строится на основе записей, в той или иной степени интегрирующих информацию различных разделов учета. Основными особенностями здесь являются единый журнал операций, получение Главной книги, отчетных форм и реализация на основе единого программного модуля, отражающего разделы учета. В программных решениях данного класса разработчики пытаются достичь полноты реализации учетных функций не за счет разбиения учета на отдельные участки, а путем усложнения и специализации процедур обработки проводок, в которые, как правило, включается различная дополнительная информация.

Программные продукты данного класса также ориентированы на функционирование в небольших компаниях, хотя нередко используются на средних и даже крупных предприятиях. По сравнению с так называемыми мини-системами они обладают большей глубиной аналитического учета и развитой реализацией функций натурально-стоимостного учета. Программные решения данного класса поставляются разработчиками как в локальном, так и в сетевом вариантах.

Конструкторы (трансформеры). Характерной особенностью программных продуктов данного класса является их способность гибко настраиваться на специфику самых разнообразных расчетов. При этом пользователь может самостоятельно конструировать систему обработки финансово-экономических и учетных данных, описывая необходимые расчетные алгоритмы, макеты ввода первичной информации и правила построения отчетов на специализированном формальном языке. Базовые возможности программных продуктов данного класса, как правило, невелики, поэтому трансформеры незначительно превосходят мини-системы, а многие из них уступают последним по набору предоставляемых функций. Конструкторы основываются на некой общей модели учета, в которой специфика отдельных участков явно не выделена. Однако при умелом использовании специальных средств настройки программный продукт данного класса можно «заставить» решать чрезвычайно большой перечень задач. Но для описания правил расчетов пользователь должен иметь представление об основах алгоритмизации и уметь составлять формулы и небольшие программы для описания расчетов на встроенном в такие программные решения макроязыке программирования. От того, насколько подробно и полно пользователь разберется во всех тонкостях и возможностях программного продукта, зависит успех или неуспех его использования. Следует отметить также, что освоение программирования на макроязыке конструктора значительно проще, чем на универсальном или специализированном языках.

Комплексы функциональных пользовательских мест. Данный класс состоит из отдельных, функционально законченных и взаимосвязанных пользовательских мест (АРМ), соответствующих основным особенностям организации первичного и бухгалтерского, финансового, управленческого учетов, достаточно полно и глубоко отражающих их специфику и рассчитанных главным образом на средние и крупные предприятия, где функции между пользователями явно разделены, а персонал имеет различную финансово-экономическую и компьютерную квалификацию. Локальные подсистемы (модули) обеспечивают ведение развернутого аналитического учета на основе ввода данных с первичных документов. Сформированные локальными подсистемами записи, дополненные определенным набором аналитической информации, по каналам вычислительной сети передаются в головные модули системы, где они используются для получения итоговых величин и печати соответствующих выходных форм. В то же время программные решения данного класса безо всяких ограничений могут использоваться и малыми предприятиями. Обычно в такие комплексы входят отдельные АРМ для решения задач по участкам обработки данных.

Характерной чертой комплексов функциональных пользовательских мест является модульная структура построения. Пользователь может приобрести лишь интересующие его части системы, а при возникновении необходимости докупить и другие. Модульный принцип организации решений предполагает наличие узлов связи между самостоятельно функционирующими частями. В зависимости от особенностей организации обработки информации количество связующих узлов может быть различным.

Отличительной особенностью комплексов функциональных пользовательских мест является то, что в них не закладывается общая модель представления информации: каждый элемент специфичен по своим функциям, структуре вводимой информации и выходным формам. Как правило, программные решения данного класса наиболее полно отражают специфику документооборота крупного субъекта экономики.

Комплексы функциональных пользовательских мест можно считать универсальными решениями по автоматизации, ориентированными на широкое тиражирование, которые, как правило, не модифицируются разработчиками при внедрении на конкретном объекте.

Следует отметить, что поставщики конструкторов в рекламных целях относят к универсальным только этот класс программных продуктов. В действительности, и комплексы функциональных пользовательских мест, и интегрированные решения, и даже мини-системы можно причислить к универсальным программным продуктам, способным решать большинство задач. С точки зрения полноты охвата функций структурных подразделений комплексы функциональных пользовательских мест и интегрированные решения являются более совершенными и универсальными, чем конструкторы, поскольку они готовы к эксплуатации сразу после установки на компьютер. Конструкторы же для выполнения многих функций, изначально существующих в комплексах функциональных пользовательских мест и интегрированных решениях, часто требуют довольно сложной и длительной процедуры настройки.

Комплексные решения, требующие авторской установки, изготавливаемые на заказ. Программные продукты данного класса включает в себя все особенности предыдущего класса, но разбиваются на подклассы отдельных АРМ, соответствующих разделам или группам разделов участков обработки данных. Из-за сложной организации алгоритмов обработки на рынке предлагаются отдельные разрозненные АРМ по наиболее трудоемким направлениям учета, анализа, планирования.

Характерной особенностью программных решений данного класса является то, что их создают применительно к требованиям конкретного заказчика. Это могут быть и комплексы функциональных пользовательских мест, и интегрированные решения, и даже конструкторы. Они не подлежат массовому тиражированию и в каждом конкретном случае требуют выполнения большого комплекса пусконаладочных работ: установки и настройки программных средств на компьютерах заказчика; модификации программных решений в соответствии с пожеланиями заказчика; доработки или разработки отдельных модулей; обучения персонала работе в информационной среде; выработки типовых регламентов обработки данных и обязательное последующее сопровождение (поддержка). Использование программных решений данного класса ввиду значительной трудоемкости пусконаладочных работ и их высокой стоимости эффективно только для крупных субъектов экономики.

Подходы к автоматизации

Введение

В условиях переходной экономики остро ощущается потребность в новых формах и методах хозяйствования, рационально сочетающих традиционные способы и схемы управления с современными подходами к менеджменту на базе проведения комплексной перестройки структуры предприятия. Повышение качества планирования и информационного обеспечения мероприятий позволяет существенно поднять эффективность деятельности фирмы в целом.

В условиях всеобщей компьютеризации России и государств СНГ, наблюдаемой в последние годы, большую роль в процессах управления производством, торговлей, биржевой и банковской деятельностью начинают играть новые информационные технологии, базирующиеся на современных программных продуктах. При этом весьма важно установить тесный контакт между разработчиками программ и их пользователями, что позволит приблизить функциональные возможности создаваемых программных средств к реальным потребностям клиентов. Напротив, отсутствие у фирмы-разработчика необходимой информации о потребностях конечных пользователей приводит к созданию полуфабрикатов программ, требующих последующей доработки или адаптации к нуждам клиента в каждом отдельном случае.

Место и роль предприятия в обществе

Особенности переходного периода обусловливают особую роль и особое место предприятия в системе общественных отношений. С одной стороны, предприятие выступает в роли независимой самоуправляемой структуры, гаранта стабильности материального и социального положения своих сотрудников, а с другой — функционирование и развитие самого предприятия существенно зависит от централизованных решений государственных органов.

Таким образом, предприятие лишь формально обладает полной свободой в принятии управленческих решении. На самом деле имеет место сложная система взаимоотношений с государством и партнерами (поставщиками, подрядчиками, клиентами), которые, в свою очередь, тоже испытывают на себе давление центральной власти. Таким образом, можно говорить о так называемой нормативно-дескриптивной системе отношении, в центре которой находится предприятие.

Стратегия информатизации предприятия

Разработка стратегии реализации любого крупного проекта предполагает наличие ряда взаимосвязанных между собой последовательных действий — этапов, на каждом из которых решается определенная задача. С позиций системного анализа представляется целесообразным выделить следующие этапы формирования стратегии информатизации предприятия:

— постановка задачи;

— предпроектный анализ (изучение специфики объекта, оценка готовности объекта к автоматизации);

— маркетинговые исследования рынка автоматизированных систем;

— выбор методов и сроков информатизации;

— определение набора автоматизируемых участков (элементов);

— оценка экономической эффективности и целесообразности избранной стратегии.

 

Постановка задачи должна обеспечить понимание руководством предприятия целей создания информационной системы и выделение конкретных решаемых проблем информационного обеспечения. Распространенной ошибкой является попытка замены стратегической постановки задачи ее тактическим аналогом. Иными словами, вместо ответа на вопрос «Что дает информационная система предприятию?» пытаются ответить на другой вопрос «Какой будет информационная система?».

Не менее опасно и другое заблуждение, при котором создание информационной системы отождествляют с глобальной структурной и организационной перестройкой управления предприятием. Следует отметить, что в управлении первичны все же люди и организационные структуры, а не информация и средства ее обработки. Иными словами, невежда с компьютером ничуть не лучше невежды со счетами, и из-за подключения к локальной сети лишнее управленческое звено не станет внезапно нужным.

Таким образом, нужно начинать с четкого формулирования целей и задач, которые должна решить информатизация предприятия, определения узких мест и ранжирования их по степени важности, определения круга лиц, которые будут вовлечены в автоматизацию, и оценки их потенциала, расчета ограничений по проекту автоматизации по материальным затратам, временным, трудовым и другим ресурсам.

 

Пример 1.

Пивзавод областного центра изначально производил два сорта пива — темное и светлое. Постепенно производство расширилось за пределы области, и для поддержания конкурентоспособности продукции было принято решение о расширении номенклатуры до восьми сортов пива. Одновременно изменился характер сбыта: если раньше пиво отпускалось крупными партиями нескольким хорошо известным оптовым покупателям, то теперь пиво берут и местные, и иногородние продавцы, и крупным оптом, и мелким (вплоть до одного - двух ящиков). Кроме того, полученная прибыль позволяет расширить производство на изготовление безалкогольной продукции. Также планируется открыть в городе собственный магазин.

Информационная система предприятия изначально состояла из двух автономных компьютеров. На одном рассчитывали заработную плату, на втором вели бухгалтерский учет. Очевидно, что такая информационная система уже не удовлетворяет новые потребности предприятия. Видимо, на данном этапе цель предприятия состоит в создании комплексной информационной системы бухгалтерского, торгового и складского учета на базе локальной сети с единой информационной базой данных. Кроме того, весьма полезным будет оперативный контроль производства и сбыта для принятия правильных управленческих решений.

 

Постановка задачи тесно связана с анализом состояния и особенностей объекта автоматизации (предпроектный анализ). Однако, по нашему мнению, последовательность разработки стратегии должна быть именно такой: сначала постановка задачи, потом анализ объекта с учетом уже выявленных целевой функции и ограничений. При обратной последовательности действий предпроектный анализ не будет достаточно четко отвечать на конкретные ключевые вопросы.

Предпроектный анализ начинается с изучения специфики предприятия, что предполагает анализ особенностей его функционирования и развития. При этом рассматриваются ретроспектива, современное состояние, прогнозные тенденции на перспективу. Определяются причины различных процессов, влияющих на функционирование объекта; оценивается влияние факторов времени, неопределенности и риска; определяются внешние факторы, активно влияющие на объект.

 

Вернемся к ситуации на пивзаводе. Очевидно, что создание информационной системы потребует определенной перестройки и в структуре управления, и в структуре сбыта. Во-первых, появится необходимость в специалисте по компьютерам и программам (администраторе сети). Видимо, это должен быть штатный сотрудник с определенными полномочиями. Во-вторых, потребуется обучение работающего персонала компьютерным технологиям и навыкам работы с информационной системой, что не обязательно будет принято с восторгом. В-третьих, контроль сбыта может встретить противодействие со стороны работников сбытовых служб, так как осложнит левые поставки товара, хищения, ранее не учитываемые наличные расчеты и т.д. Следовательно, компьютерный контроль должен быть подкреплен контролем административным (изменения в управлении сбытом).

Не факт, что компьютерная система начнет работать сразу и без сбоев. Видимо, должно пройти определенное время, пока новые компьютерные технологии будут полностью отлажены. В период отладки будут вестись одновременно и компьютерный, и ручной учет.

Таким образом, внедрение информационной системы обычно влечет за собой определенные изменения, которые по-разному влияют на функционирование и развитие объекта. Анализ ситуации и прогноз изменения ситуации на предприятии позволяют уточнит целевую функцию и ограничения, которые следует учитывать при выборе системы автоматизации.

 

Маркетинговые исследования предполагают активное изучение предлагаемых информационных систем на российском рынке программ. Поиск информации о программных продуктах — важнейшая составная часть маркетинга покупателя. Доступную информацию можно разделить на первичную и вторичную. Первичная информация — общие сведения о том, что предлагается на рынке программ, вторичная — функциональные, технические и эксплуатационные характеристики пакетов программ, данные об их цене, способах приобретения и условиях поставки.

Методы поиска первичной информации традиционны. К ним, в первую очередь, относятся: чтение специальной литературы и компьютерной периодики, изучение рекламы, посещение выставок и других массовых мероприятий, личное общение и информационный обмен с коллегами. В последнее время все большую актуальность приобретают маркетинговые исследования посредством Интернет. Сегодня практически каждая солидная фирма -разработчик программных продуктов имеет собственный информационный сайт или домашнюю страничку во «всемирной паутине», на которой сконцентрированы основные сведения о фирме, ее продуктах и услугах, приведены контактные телефоны, факсы, адреса электронной почты.

Вторичная информация может быть получена непосредственно от представителей фирмы-разработчика или ее дилеров. Средства связи с продавцами программ также традиционны: почта, телефон, факс, телекс, электронная почта, личный визит и т.д.

Полученная из разных источников информация должна быть проанализирована таким образом, чтобы результаты анализа обеспечили возможность принятия правильного решения о целесообразности покупки программного продукта. При этом следует учитывать все аспекты: стоимость пакета программ, его функциональные возможности, технические и эксплуатационные характеристики, репутацию фирмы-разработчика, гарантии, возможности обучения работы с пакетом, предоставляемый сервис.

Хорошо, если предприятие крупное, и на нем есть специалисты в области информационных технологий, способные провести маркетинговое исследование. А что делать, если таких специалистов нет? Видимо, стоит привлечь специалистов из консалтинговых или аналитических структур.

 

Закончим анализ ситуации с пивзаводом. На предприятии не было ни специалиста по компьютерам, ни штатного маркетолога. Но руководство маркетингом интересовалось, и заместитель директора завода посетил мою (Игоря Аглицкого) публичную лекцию по маркетингу, которую я читал в этом городе. Так мы познакомились. Позже мы (агентство «Ламинфо») выполнили заказ этого предприятия на информационное обслуживание и дали свои рекомендации по выбору системы автоматизации. Эта система стоит сейчас на пивзаводе и, по нашим сведениям, отлично работает.

Сегодня в Москве активно работают несколько десятков независимых консалтинговых структур, способных оказать предприятиям необходимую информационную и консультационную поддержку при выборе системы автоматизации. Представляется, что подобные услуги являются полезными прежде всего для регионов, лишенных возможности самостоятельного активного маркетинга (большинство ведущих разработчиков делового программного обеспечения находятся в Москве). Вполне возможно заключение и исполнение договора (по крайней мере, с «Ламинфо») без специального визита в Москву, что существенно экономит время и деньги, которые неизбежно были бы потрачены на командировки.

После того, как проведены маркетинговые исследования, стоит определиться с методом автоматизации и сроками ее проведения. Если не рассматривать далекую перспективу, то у российских предприятий реальный выбор средств автоматизации ограничен всего тремя альтернативами: либо брать набор модулей у одного разработчика, имея в виду построение в будущем корпоративной информационной системы (КИС), либо покупать подходящие программы на горизонтальном рынке систем (кусочная автоматизация), либо разрабатывать систему собственными силами. Рассмотрим эти аспекты подробнее.

Комплексно или по частям?

Комплексные информационные решения для предприятий в России никак нельзя назвать диковинкой. Еще в семидесятых годах двадцатого века многочисленные НИИ и КБ разрабатывали разнообразные автоматизированные системы управления (АСУ) и годами внедряли их на предприятиях. Таким образом, накоплен солидный опыт использования на предприятиях крупных информационных систем.

Сложную информационную систему трудно построить так, чтобы даже в первом приближении удовлетворить основные потребности разных клиентов. Сделать универсальную тиражируемую систему «под ключ» просто невозможно. Любая тиражируемая система требует доработки и настройки на месте под специфику конкретного клиента. Следовательно, в каждом конкретном случае при разговоре о КИС речь идет об уникальной информационной системе, пусть и базирующейся на типовой концепции и архитектуре.

По мнению авторов, возвращение к проблемам комплексной автоматизации предприятий обусловлено рядом причин. Среди объективных факторов следует выделить замедление, а в ряде отраслей и прекращение, спада производства, снижение инфляции, завершение процессов акционирования, усиление власти на местах, появление свободных финансовых ресурсов, выход на зарубежные рынки. Все эти явления способствуют стремлению руководства предприятий к совершенствованию структуры управления, и в этом деле немалую роль играет информационное обеспечение. Глобальная перестройка менеджмента влечет за собой необходимость внедрения КИС, поэтому этот вопрос выносится на повестку дня.

Однако существуют и субъективные причины пропаганды КИС для российских предприятий. Немалую роль играет активная маркетинговая политика фирм-разработчиков. Это связано прежде всего с тем, что горизонтальный рынок клиентов минибухгалтерий и бухгалтерских АРМов постепенно начинает насыщаться и требуется диверсификация, т.е. расширение спектра предлагаемых товаров и услуг на смежные сектора рынка.

Что же такое сегодня КИС для российского предприятия? Оказывается, это тот же самый набор программных продуктов для автоматизации бухгалтерии, склада, производства, документооборота и т.д., но только продаваемый не отдельными «коробками», а поставляемый комплексно одной и той же компанией. В качестве положительной характеристики КИС выступают общесистемные (синергические) преимущества, которые отсутствуют при частичной (кусочной) автоматизации (это и единая информационная база данных, и совместимость программного обеспечения, и повышенная надежность программ, и многое другое). Часто вместе с программами осуществляется поставка компьютерной техники, сетевого оборудования, СУБД, системного программного обеспечения.

Фирме-разработчику выгодно поставлять КИС вместо отдельных модулей, так как она «берет» клиента надолго и сразу на большую сумму. А вот выгодно ли это предприятию, нужно считать. Если предприятие большое и серьезное, перспектива у него светлая и финансирование достаточное, то, возможно, КИС является оптимальным решением. Но и частичная автоматизация тоже имеет свои плюсы и минусы. Достоинства весьма очевидны: клиент сразу и за небольшие, относительно КИС, деньги автоматизирует конкретный участок работы (например, бухгалтерский учет). Однако в дальнейшем могут возникнуть проблемы стыковки отдельных разрозненных программ, невозможность автоматизировать важные процессы с помощью имеющихся средств и другие негативные последствия «кусочной» информатизации.

При решении поставленного выше вопроса «комплексно или по частям» следует еще раз вернуться к оценке ситуации на предприятии. Вовсе не обязательно, чтобы для внедрения КИС предприятие было очень крупным. Даже для небольших предприятий с сложным бизнесом и большим объемом информационной работы могут идеально подойти средние по масштабу КИС (как правило, корпоративные системы легко масштабируются). Напротив, в крупных предприятиях могут сложиться условия, препятствующие развитию КИС и вынуждающие идти по пути «кусочной» автоматизации.

Пример 2.

Несколько лет назад был проведен анализ информационного обеспечения одного из крупнейших авиапредприятий России — завода «Рыбинские моторы». В результате экспертизы выяснилось, что на предприятии имеет место «кусочная» автоматизация с весьма различными по уровню информационных технологий участками работы. Так, например, бухгалтерия и отчетность велись на современных для того времени персональных компьютерах, объединенных в локальную сеть, производственные расчеты на компьютерах типа ЕС ЭВМ, а складской учет производился практически вручную с использованием полностью устаревшей вычислительной техники.

После ряда бесед с руководителями служб и отдельными специалистами стало ясно, что быстрая комплексная автоматизация на базе единой информационной системы невозможна, а попытка внедрения такой системы приведет к крупным производственным конфликтам между различными подразделениями завода. Поэтому руководителям «Рыбинских моторов» было предложено проводить постепенное наращивание информационных ресурсов, совмещая этот процесс с необходимыми кадровыми перестановками и обучением персонала. Были также определены наиболее важные узкие места (в частности, складской учет), выявлены истинные причины ожесточенного сопротивления персонала внедрению средств автоматизации, разработаны рекомендации по постепенному переходу к компьютерным технологиям.

Купить или сделать?

Сравним теперь варианты собственной автоматизации и использования приобретенного программного обеспечения. Самая распространенная ошибка руководителей предприятий и, особенно, начальников управлений (служб) автоматизации заключается в том, что они считают: предприятие вполне способно автоматизироваться собственными силами и незачем тратить огромные средства для покупки чужой системы. Основным аргументом для таких рассуждений служит жесткая критика и западных (трудно адаптировать, нет учета российской специфики и др.), и российских (нет достаточного опыта, ненадежны и т.д.) тиражируемых программных продуктов. Создается иллюзия возможности автоматизировать предприятие «малой кровью», используя собственных сотрудников, которые и так уже получают зарплату в кассе предприятия. Однако, это не совсем так.

Во-первых, разрабатывающий систему сотрудник будет надолго оторван от своих прямых обязанностей по эксплуатации (поддержке, сопровождению) уже функционирующих программ. Во-вторых, многое при разработке «самостийной» системы будет делаться с учетом пожеланий высшего руководства в ущерб качеству разработки (далеко не каждый руководитель является специалистом в области информатики). Наконец, проект может захлебнуться из-за отсутствия должной квалификации местных разработчиков, ухода одного — двух ведущих специалистов, неправильно выбранной стратегии автоматизации, и, что самое главное, нехватки сил для построения достаточно мощной системы. С учетом того, что на создание КИС необходимы сотни человеко-лет, браться за такой проект силами коллектива из нескольких разработчиков просто безумие.

Тем не менее, по оценкам ряда экспертов в области автоматизации предприятий около 60% всех российских предприятий используют собственные разработки, и лишь 40% базируются на приобретенных или выполненных на заказ программных комплексах. Из указанных 40% около половины предприятий до сих пор используют старые версии программ, с трудом обеспечивающие даже «кусочную» автоматизацию.

Кроме перечисленных, есть несколько других причин, которые обусловили реально сложившуюся ситуацию. Одна из них — отсутствие на предприятии свободных средств и, как следствие, невозможность активизации работы никаким другим способом, кроме как собственными силами. Другая причина — глубокое недоверие к тиражируемым системам, порожденное аферами ряда «кооперативных кидал» — мелких фирм и творческих коллективов, которые еще в начале 90-х годов активно торговали дешевыми полуфабрикатами программных продуктов, которые в дальнейшем никак не поддерживались и не развивались. Сейчас этих фирм на рынке уже нет, но недоверие к тиражируемым продуктам у многих осталось.

Отметим еще одно важное обстоятельство, активно влияющее на политику предприятий в области автоматизации. Незавершенный передел собственности, и, следовательно, постоянно меняющиеся правила ведения бизнеса, приводят к постоянным изменениям бизнес-процессов и их описаний. Следовательно, практически невозможно создать адекватные тиражируемые информационные системы и сохраняется спрос на уникальные разработки. Тут и начинает разыгрываться козырная карта местных специалистов: уникальная заказная разработка еще дороже тиражируемой, а кто, как не сотрудники самого предприятия, досконально знают местную специфику.

Как же соединить воедино уникальный опыт специалистов предприятия и преимущества решений профессиональных разработчиков? Для этого предназначена технология построения тиражно-заказных информационных систем с активным участием сотрудников предприятия на всех стадиях доработки и внедрения программного комплекса.

Купить и доделать!

Прежде чем начинать разговор о тиражно-заказных системах, целесообразно ознакомиться с опытом лидирующих стран и, в частности, США. Цифры показывают, что за рубежом разработкой тиражных систем занимаются одни (более крупные) софтверные фирмы, а их внедрением — совсем другие (небольшие и расположенные рядом с клиентом).

В России таких компаний пока немного, хотя есть и исключения. Например, компания «1С» работает по принципу франчайзинга, при котором товарный знак, программный продукт и система ведения бизнеса передаются независимым локальным партнерам на условиях франшизы — специальной лицензии на определенный срок. Большинство же фирм работают через дилеров, часто продающих самые разнообразные товары.

Как же решается на практике проблема замены малых, фирм? Первую из упомянутых функций (создание узкоспециализированных приложений с учетом специфики предприятия) выполняют, как правило, либо сами сотрудники отделов (управлений) автоматизации предприятий, либо приглашаемые со стороны специалисты и коллективы, а вторую — внедрение и сопровождение системы — специально выделенные подразделения фирм-разработчиков, отвечающие за работу непосредственно на местах.

Однако, пропускная способность службы внедрения любой российской фирмы-разработчика весьма ограничена численностью работников (гигантских компаний у нас пока нет). Поэтому, даже при наличии у предприятий платежеспособного спроса на, системы, фирма-разработчик не может мгновенно обслужить всех желающих. Экстенсивное расширение служб внедрения за счет приема на работу новых людей не снимает остроты проблемы, так как в сфере внедрения нужны хорошо подготовленные специалисты, на обучение которых требуется время. В результате возникает в определенной мере искусственная очередь (такие случаи у лидеров рынка уже были) и процессы внедрения информационных систем сильно затягиваются.

Кроме того, не имея сильной опоры в регионах, московские фирмы-разработчики вынуждены неделями (а в случае КИС — месяцами) держать своих представителей на местах, перекладывая проблемы быта на плечи самих сотрудников или работников предприятия-заказчика. При этом положении командировочные расходы начинают составлять вполне внушительные суммы, которые можно было бы резко уменьшить, грамотно организовав работу на месте. Нет нужды вспоминать о том, что эти расходы тоже включаются в счет, предоставляемый заказчику.

Наконец, встречаются (хотя и редко) случаи, когда московская фирма-разработчик вообще не способна внедрить свою систему на периферии. При такой ситуации получается, что поставщик программ просто «кидает» своих клиентов, предоставляя им право разбираться в проблемах автоматизации самостоятельно.

 

Пример 3.

В «Ламинфо» обратились представители предприятия А. из города Б., которые приобрели у компании О. комплексную автоматизированную систему бухгалтерского учета. После оплаты счета и передачи «коробки» с программами были подписаны акт приемки-сдачи и счет-фактура. Далее сотрудники предприятия А. попытались установить приобретенную систему (и это получилось) и самостоятельно запустить ее в эксплуатацию (это не получилось). При обращении в фирму, поставившую программу, был получен ответ следующего содержания: «У нас в вашем городе дилера нет. Наши сотрудники в регионы не выезжают. Привозите программу, и мы покажем, как с ней работать». Нас просили содействия в публикации этой истории, но мы отказались, так как покупатели виноваты сами: нужно было внимательнее читать договор и не подписывать акты до запуска программы, и тогда был бы повод для обращения в арбитраж.

С учетом изложенного весьма рациональной представляется следующая схема автоматизации управления предприятием. Первый этап включает приобретение тиражной бухгалтерской системы с встроенными средствами развития или набора необходимых модулей КИС. На этом этапе также производится первичное обучение работников предприятия. Все это должно производиться в рамках единого договора на поставку, внедрение в опытную эксплуатацию, обучение и первичное сопровождение программного продукта.

Второй этап связан с относительно быстрым (не более года) внедрением в промышленную эксплуатацию купленного программного обеспечения (собственными силами или, что чаще, с участием специалистов фирмы-разработчика) и первичной адаптацией программ к специфике конкретного клиента (возможны небольшие доработки на месте). При этом вполне допустимо, что сразу начнут реально работать не все возможные функциональные подсистемы, а лишь их часть (ведение бухгалтерского и складского учета, кадры и т.д.). Важно лишь, чтобы необходимые уже сегодня участки работы сразу были автоматизированы.

На третьем этапе постепенно идет наращивание информационной системы: компьютерная техника заменяется на более мощную, осуществляется автоматизация вспомогательных участков, разрабатываются специальные программные средства, в базах данных накапливается архивная и аналитическая информация. Этап может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет и в его конце предприятие по сути уже имеет собственную КИС.

Четвертый (необязательный) этап — приобретение новой КИС при четком понимании целей и задач, стоящих перед комплексной системой автоматизации..

Какие реальные выгоды сулит такой путь? Это, безусловно, экономия времени и денег (о чем будет сказано ниже), а также что чрезвычайно важно, страховка от крупной ошибки. Работая поэтапно, получая новые результаты каждый месяц, можно вовремя остановиться перед пропастью и даже повернуть назад.

Принципы оценки экономической эффективности

Представлется, что при осуществлении любого хозяйственного мероприятия и, особенно, крупномасштабного и распределенного во времени (а именно таким и является создание и внедрение информационной системы предприятия), прежде всего следует оценить его социально-экономическую эффективность, под которой понимается комплексная характеристика конечных хозяйственных результатов. Несмотря на значительные различия между отдельными предприятиями при оценке социально-экономической эффективности информатизации можно использовать ряд общих методологических принципов системного анализа, важнейшими из которых являются следующие.

1. Комплексность. При оценке эффективности внедрения информационной

системы нужно принимать во внимание все возможные последствия, включая негативные. В частности, при внедрении на предприятии новой информационной технологии может возникнуть жесткое сопротивление этому процессу со стороны исполнителей и нижних звеньев управления, обусловленное чисто психологическими (нежелание перемен) или объективными социально-экономическими причинами (страх увольнения из-за некомпетентности в новой технологии работы). Очевидно, что чем значительнее изменение, тем сильнее реакция на него. К сожалению, сегодня в России либо вообще не считают эффективность, либо считают ее экономическую составляющую, что в корне неверно.

2. Учет ограниченности ресурсов. Количество всех ресурсов, которым располагает предприятие в каждый момент времени, является объективно ограниченным. Поэтому при выборе информационной системы следует исходить из того, что использование любого из ресурсов целесообразно только при условии, что оно дает полезный эффект. Руководители предприятий часто допускают ошибки в оценке ресурсов (особенно трудовых), что в дальнейшем приводит к многочисленным и иногда непоправимым сбоям в даже оптимально выбранной информационной системе.

3. Сопоставимость вариантов решений. Оцениваемые альтернативы информационных решений и способы их оценки должны быть сопоставимы по ряду признаков: реализуемости, т.е. возможности обеспечения решения ресурсами всех видов в необходимых объемах; полноте учета всех затрат и результатов и отсутствию повторного счета (иной раз пытаются суммировать общий эффект с частными результатами); степени достоверности применяемых показателей и критериев оценки (например, проверить результат от внедрения бухгалтерского комплекса проще, чем оценить КИС, которая в полном объеме будет развернута на предприятии только через несколько лет).

4. Динамика. Следует учитывать различные аспекты фактора времени. Так, например, если сегодня у предприятия нет ни собственного парка вычислительной техники, ни работающей информационной системы, ни подготовленных кадров, то вряд ли целесообразно сразу внедрять сложный информационный комплекс, рассчитанный на архитектуру «клиент-сервер». Однако в перспективе после прохождения предприятием необходимых этапов «информационного роста» такое решение вполне допустимо.

5. Неопределенность и риск. При оценке эффективности решений следует учитывать неполноту исходной и производной информации, возможность ее случайного или сознательного искажения и другие подобные факторы. В частности, в современной России всегда есть риск приобретения неработающей, неподдерживаемой или неадекватной реальной ситуации информационной системы.

6. Этапность. Каждый информационный проект следует оценивать поэтапно, имея в виду, что наибольшую достоверность имеют оценки первых этапов работы и наименьшую — последние, сильно отдаленные во времени этапы. Недооценка факторов времени, неопределенности и риска приводит к искаженной общей оценке информационного проекта, что, в свою очередь, может крайне негативно повлиять на его практическую реализацию или даже привести к провалу всего проекта.

Время и деньги

Рассматривая проблему с позиций системного анализа, нельзя не остановиться на важнейших критериях оценки эффективности внедрения на предприятии информационной системы. Так как информационное обслуживание является для подавляющего большинства предприятий деятельностью вспомогательной, довольно, трудно заранее, еще на этапе выбора системы, количественно оценить ожидаемый эффект. Гораздо проще сделать оценку качественную, оперируя понятиями «работает — не работает».

Очевидно, что в случае приобретения относительно простых по функциональности систем (бухгалтерских, складских, торговых, кадровых) это сделать возможно, так как изначально понятно, Что именно нужно автоматизировать. В случае КИС оценка становится весьма расплывчатой, так как подразумевается не сумма конкретных результатов, а некий синергический (общесистемный), эффект, который до полного внедрения системы на предприятии вообще не очевиден.

В этих условиях в качестве основных параметров оценки эффективности начинают выступать деньги (затраты на автоматизацию) и время (период, в течении которого будут достигнуты конкретные результаты). Если взять в качестве критерия эффективности максимум отдачи от автоматизации на единицу затраченных средств в течении фиксированного времени, то получится следующая картина.

Если период времени небольшой, скажем, несколько месяцев или один - два года, то однозначно выигрывают бухгалтерские системы и отдельные модули КИС. Во-первых, они значительно дешевле, и, во-вторых, их можно гораздо быстрее и проще внедрить на предприятии. Если же горизонт планирования эффекта составляет несколько лет, то выигрывают КИС. Однако в этом случае, как уже отмечалось, имеет место размытость оценки эффекта, и, кроме того, неопределенность и риск, присущие переходной экономике России.

Выводы

1. Приобретение программного продукта для комплексной автоматизации управления предприятием — задача весьма ответственная. Установке комплекса предшествует предварительное обследование финансовой и учетной политики предприятия, обучение персонала, а после внедрения система находится на длительном сопровождении фирмы-разработчика.

2. Сменить информационную систему непросто, поэтому при выборе системы следует обратить особое внимание на текущие ближайшие перспективные потребности предприятия в автоматизации.

3. Очевидно, что наиболее практичным является решение, базирующееся на программных продуктах одного поставщика. Такой подход гарантирует простоту обмена данными между новой системой и предшествующей, а также наличие единых интерфейсов и «правил игры», к которым уже привыкли работники финансовых служб организации.

4. Интересующую информацию по поставщикам информационных технологий или по предлагаемым ими системам можно получить самостоятельно из открытых источников или обратившись в известные консалтинговые фирмы, сферой деятельности которых является изучение и сравнение продукции различных фирм-разработчиков делового программного обеспечения.

5. В любом случае начинать нужно не с выбора системы, а с оценки своих потребностей и своих возможностей. Далее с учетом этих факторов выбирать наиболее подходящую с позиций социальноэкономической эффективности стратегию создания информационной системы.

Информационные технологии и консалтинг

Развитие информационных технологий на предприятии тесно связано с проблемой привлечения внешних специалистов для консультаций по вопросам создания концепции информационного обеспечения, разработки требований к программным комплексам и отдельным функциональным блокам, сравнительного анализа продукции различных поставщиков, определения сроков и этапов автоматизации. Естественно, что процессы создания информационной системы волнуют в первую очередь те предприятия, на которых еще нет внутренних развитых информационных подразделении. Как правило, процессы реорганизации управления и построения информационной системы идут на таких предприятиях одновременно, поэтому роль консультанта не сводится к чисто информационным проблемам. Иными словами, от консультанта хотят всего и сразу, а он может дать постепенно и по частям. Рассмотрим сначала некоторые общие принципы использования консультационной поддержки при принятии решений с учетом некоторых специфических российских особенностей.

В условиях переходной экономики резко обостряются все внутренние проблемы предприятия: несовершенство структуры управления, слабость отдельных руководителей, несогласованность в принятии решений, недостаточность или отсутствие маркетинга и рекламы, неоптимальность ведения бухгалтерского учета и многие другие. Вполне естественно, что руководители предприятия проявляют беспокойство и стремятся быстро улучшить ситуацию за счет проведения более или менее глобальной перестройки управления, маркетинга, бухгалтерского учета. Для достижения этой цели часто приглашают внешних специалистов (консультантов, советников, экспертов), однако эти люди далеко не всегда помогают предприятию выжить, а зачастую даже приносят вред. Попробуем понять: нужны ли вообще предприятию консультанты и если нужны, то какие и зачем.

Внешний консультант (далее просто консультант) приглашается для лечения «болезней» предприятия и в каком-то смысле подобен врачу, исцеляющему болезни человеческого организма. В консалтинге, как и в медицине, есть своя специализация, поэтому управленец, маркетолог и аудитор не заменяют друг друга. Грамотный консультант должен, разумеется, иметь представление о смежных областях, но вряд ли обязан знать тонкости и детали «чужого» ремесла.

В консалтинге, как и в любой другой сфере деятельности, встречаются и честные, и непорядочные люди. Среди предлагающих свои услуги господ и дам есть и дилетанты, и высокие профессионалы. Как же отличить настоящего «лекаря» от надувающего щеки шарлатана? Единого рецепта нет, но существует несколько достаточно общих принципов предварительной оценки приглашаемого специалиста.

При прочих равных условиях разумнее приглашать консультанта из известной фирмы: слабых специалистов там просто не держат. Однако при ограниченном бюджете на консультационные услуги такой мастер может оказаться не по карману. В этом случае придется довольствоваться консультантом из менее известной компании или независимым специалистом. В последнем случае выбор надо производить особенно тщательно, так как приличный консультант вполне способен создать под себя хотя бы минимальную структуру.

Представляется целесообразным заранее узнать, в какой именно сфере специализируется данный консультант, есть ли у него уже удачные работы. Здесь снова четко прослеживается связь с медициной: ведь шарлатаны берутся за лечение любых болезней даже без постановки предварительного диагноза. Немаловажно также изучить послужной список вашего консультанта (хотя бы за последние год-два), получить отзывы с прежних мест его деятельности.

Пример 4.

В «Ламинфо» обратилась компания К. (200 сотрудников, локальная сеть на 6 рабочих мест), желающая заменить имеющуюся автоматизированную бухгалтерскую систему на более современный аналог, включающий ряд функций по поддержке управления бизнес-процессами. Во время первичной консультации (2 часа) представители компании К. больше говорили, чем слушали. При этом наши гости оперировали специальными терминами типа «клиент-сервер», «трехзвенная архитектура» и т.д., хотя профиль их компании — парфюмерия, а специального компьютерного образования у них не было. Нас это удивило. Позже выяснилось, что компания К. уже консультировалась в другом месте, где и получила «образование» по современным компьютерным технологиям. Правда, выучив несколько новых слов, сотрудники компании К. так и не добились практического совета. Именно это послужило поводом для визита в «Ламинфо».

В дальнейшем мы смогли им помочь подобрать подходящую систему, но для этого потребовалось время на сбор и анализ информации о самой компании (круг предполагаемых для решения задач, объем документооборота, уровень подготовки кадров и т.д.). Первые же консультанты просто получили гонорар за передачу объективных, но совершенно бесполезных клиенту знаний. Можно ли их в этом обвинять? С одной стороны, да, так как сразу было понятно, что без экспертизы компании-клиента помочь нельзя, а такой работой первые консультанты не занимались. А с другой, раз клиент сам не знает, что хочет, то почему бы его не поучить (во всех смыслах)?

Весьма значимые параметры выбора — возраст и образование консультанта. Одинаково опасны и слишком молодые (неопытность), и пожилые (трудно меняющиеся стереотипы) специалисты. По мнению авторов, лучшими консультантами могут быть люди в возрасте от 35 до 50 лет. Для консультанта необходимо наличие базового образования. Ученая степень или звание совсем не обязательны, но если они есть, то это скорее плюс. И еще один параметр: публичная активность (книги, статьи, лекции, участие в семинарах и конференциях) позволяют с большей степенью точности оценить потенциал консультанта. В противном случае процесс выбора советника сопоставим с покупкой «кота в мешке».

Таким образом, консультант играет роль своеобразного зеркала, в котором руководитель видит отражение своих тревог, сомнений, идей. Внешний специалист помогает руководителю лучше понять ситуацию за счет нового понимания старых проблем. Для этого консультант проводит свой собственный анализ на базе других, отличных от традиционно принятых на предприятии методик и знакомит руководителя с результатами этого анализа.

Место консультанта — рядом с руководителем предприятия или, если речь идет о каком-либо отдельном подразделении (маркетинг, бухгалтерия), рядом с руководителем этого подразделения. Перекладывание обязанностей общения с консультантом на низовых исполнителей означает на деле впустую потраченные время и деньги. Сказанное не означает, что руководитель должен бросить все свои дела и лишь наслаждаться общением с консультантом. Речь идет о том, что руководитель или замещающее его; лицо, наделенное необходимыми полномочиями, должны быть доступны для консультанта в разумные сроки и на достаточное время.

Не претендуя на исчерпывающую полноту вариантов, выделим несколько типовых видов консалтинговой деятельности: собственно консультацию (первичную или повторную), экспертизу, исследование и обследование.

Консультация — кратковременная (в пределах нескольких часов) работа, при проведении которой решается достаточно ограниченный круг заранее подготовленных заказчиком вопросов. Консультирование может осуществляться как в офисе исполнителя, так и у заказчика. При первичной консультации второй вариант предпочтительнее, так как заранее неизвестно, какие сведения понадобятся консультанту. Цель консультации — быстрый анализ узкого круга вопросов и выработка нужных рекомендаций.

Консультации могут проходить по разным схемам («вопрос - ответ», «проработка сценариев», «мозговой штурм» и т.д.) и с разным: числом участников. Оплата консультаций как правило почасовая, однако при консультировании иногородних клиентов на практике применяются и другие схемы оплаты.

Экспертиза — сложная комплексная работа, на выполнение которой необходимо несколько дней или недель. В зависимости от целей и задач экспертизы к ней могут быть привлечены специалисты различных профилей деятельности (аудиторы, маркетологи, социологи, психологи и т.д.). Цель экспертизы — глубокий анализ отдельных проблем предприятия с выработкой рекомендаций по стратегии и тактике проведения реформ.

Оплата экспертизы может производиться по контракту (фиксированная или плавающая сумма за определенный объем или определенное время работы) или рассчитываться исходя из часовых (дневных) тарифных ставок отдельных специалистов.

Исследование — сбор, обработка и анализ информации по заданной теме с целью получения ответа на заданные вопросы. Исследование — достаточно однородная работа, которая может быть выполнена одним специалистом или группой однопрофильных специалистов.

Обследование — полное и всестороннее изучение предприятия группой специалистов с целью выработки стратегических решений по реорганизации его деятельности. Обследование может занять несколько месяцев. Формы и методы оплаты здесь весьма индивидуальны для каждого конкретного случая.

 

Подведем итог. Не претендуя на новизну, мы рассмотрели некоторые общие проблемы консалтинга в современных российских условиях. В целом можно сделать вывод, что консультирование может быть очень полезно только в случае удачного выбора консультанта, правильного и четкого определения его целей и задач, готовности руководства предприятия к плотному сотрудничеству с консультантом, способности руководителей спокойно воспринимать критику.

Теперь перейдем непосредственно к основной теме главы— использованию консультантов при решении проблем информационного обеспечения предприятия. Первый и весьма важный вопрос заключается необходимости определиться, на какой стадии нужно привлекать консультанта. Здесь возможно несколько вариантов: можно использовать знания и опыт консультанта непосредственно в выборе наиболее подходящего программного комплекса или, что тоже немаловажно, наиболее подходящей фирмы-разработчика; можно пригласить его непосредственно при выборе системы для определения оптимальной конфигурации компьютеров и программ, архитектуры сети и т.д.; можно обратиться к консультанту после выбора системы для решения задач ее внедрения и адаптации и, наконец, можно использовать консалтинг сразу на всех стадиях выбора. Попробуем разобраться, чем и как могут помочь консультанты.

Статистика «Ламинфо» показывает, что 80% посетителей обращаются к нам тогда, когда информационная система уже куплена и отчасти внедрена. Именно на этой стадии возникают проблемы с эксплуатацией программ и их обслуживанием местным персоналом, организационные и информационные нестыковки, сбои и ошибки при обработке информации. На наш взгляд, гораздо полезнее получить объективную информацию о предложения систем и их технико-эксплуатационных характеристиках еще до выбора (и, тем более, покупки) системы.

Наш опыт показывает, что посетители далеко не всегда готов четко и ясно изложить свои проблемы. Это объясняется рядом объективных факторов, важнейшим из которых является нечеткость постановки задачи информатизации предприятия. Если при проведении юридической консультации или аудита цели и задачи сформулированы достаточно конкретно, то в случае информационной системы приходится довольствоваться набором весьма абстрактных пожеланий.

Мы оставим в стороне серьезные формы сравнительного анализа систем с участием внешних консультантов (тендеры, конкурсы и т.д.), так как эти виды деятельности касаются в основном очень крупных информационных проектов, число которых неизмеримо: меньше, чем общий список автоматизируемых предприятий. Попробуем пока понять, как в кратчайшие сроки (несколько часов), при сравнительно небольших затратах средств можно реально помочь клиенту в выборе системы.

Для экономии своего времени и денег клиентов в «Ламинфо» была разработана карточка посетителя (Рис.1), в которой в концентрированном виде отражаются основные сведения о клиенте, его проблемах и потребностях. Представляется, что подобного, рода документ весьма полезен при проведении первичной консультации, которая по сути дела служит лишь для более четкого понимания клиентом собственных информационных проблем и снабжения клиента необходимой информацией по фирмам-разработчикам и программным продуктам. На самом деле, для получения такой информации вовсе не обязательно идти к консультанту, но об этом ниже.

Во время беседы с клиентом проясняются и уточняются отдельные позиции. Вся эта информация фиксируется в карточке, которая заполняется в двух экземплярах: один экземпляр остается у консультанта, а другой выдается клиенту. В дальнейшем при повторном обращении не придется начинать все сначала. Практика показывает, что многим клиентам достаточно единственной консультации для понимания своих проблем и определения четкой позиции по вопросу автоматизации.

Тема	Позиции темы	Информация посетителя
Организация
Контактное лицо	Ф.И.О.
	Должность
	Уровень компетенции
Координаты	Адрес
	Телефон
	Факс
	Е-mail
	Интернет
Цель посещения	Выбор системы
	Внедрение системы
	Замена системы
	Другое
Особенности функционирования предприятия	Профиль работы
	Филиалы
	Удаленные офисы
	Удаленные склады
	Зарубежные партнеры
	Другое
Состояние парка компьютеров и используемые программы	Сеть
	Компьютеры
	Программы
	Персонал
Проблемы автоматизации
Требования к системе

Что смотрели и как оценивают	1С
	ПАРУС
	БЭСТ
	ГАЛАКТИКА
	ИНФИН
	Другое (указать)
Финансовые возможности
Сроки
Рекомендовано

 

 

Рис.1. Карточка посетителя ЗАО «Ламинфо» (первичная консультация)

 

 

Пример 6.

 

К нам обратился генеральный директор компании Э. Компания небольшая, но занимается оптовой торговлей и имеет очень большую и сложную номенклатуру продукции. В момент обращения в «Ламинфо» на предприятии эксплуатировалась информационная система собственного изготовления, которая уже не удовлетворяла возросшим требованиям к бухгалтерскому и торговому учету. Клиент самостоятельно посетил ряд тематических, выставок, но идеально подходящей системы не нашел. Мы пояснили, что полностью готового решения на рынке нет, но можно выбрать подходящую по функциональности систему из числа известных на рынке тиражируемых систем («1С», «БЭСТ» и др.) и потом доработать этот комплекс под собственные требования., Клиент получил от нас основные характеристики этих продуктов и координаты фирм-разработчиков. В дальнейшем без повторной консультации он сделал свой выбор (мы специально позвонили ему, чтобы узнать, как дела) и остался им вполне доволен. На самом деле клиент не обладал подробной информацией о рынке и полагал, что существует особое решение для его конкретного случая. Когда же он убедился, что такого тиражируемого решения действительно нет (а не он об этом не знает), то проблема выбора была легко решена.

 

На самом деле в подобных случаях консультант выступает скорее в роли маркетолога, снабжая своих клиентов объективной информацией по рынку программного обеспечения. Довольно часто нам приходится сталкиваться с ситуацией, когда эту информацию запрашивают по телефону, факсу, электронной почте. Любопытно, что ни один из звонивших или писавших нам даже не осведомился о том, сколько такая услуга может стоить. А зря. В принципе такие запросы могли бы стать нормальной практикой, если бы в России уже была в достаточной степени развита культура оплаты информационных услуг. К сожалению, пока информация (пусть даже обработанная и структурированная) не воспринимается большинством российских менеджеров как товар, имеющий и свою себестоимость, и свою цену, поэтому часто приходится прибегать к уловке, продавая во время консультации клиента информационные услуги. Это невыгодно обеим сторонам, так как на личное общение уходит время и консультанта, и клиента, а консультация стоит дороже, чем информация. Однако преодолеть психологические барьеры довольно-таки сложно.

В принципе при выборе автоматизированной системы совсем не обязательно участие консультантов. Нужно только взвешенно и трезво подходить к этому вопросу и заранее сформулировать для себя важные критерии. Основной критерий выбора системы — ее функциональная полнота. Система должна автоматизировать все основные операции учета на предприятии, а также, возможно, некоторые специфические операции, характерные для конкретных типов предприятий (банков, торговых, страховых, посреднических компаний, промышленных предприятий и т.д.). Большинство предлагаемых на российском рынке систем автоматизации имеют приемлемую функциональную полноту. При этом на первый план выходят другие параметры оценки системы.

Исходя из логики системного анализа, можно достаточно легко сформулировать ряд критериев выбора системы автоматизации для предприятия. Эти критерии являются глобальными, т.е. годятся практически для всех случаев. Существуют и локальные критерии, достаточно специфичные для каждого типа предприятий, которые мы здесь рассматривать не будем. Итак, пять правил выбора информационной системы.

 

Правило 1. СИСТЕМА ДОЛЖНА БЫТЬ ПОНЯТНОЙ.

Важнейший критерий выбора системы — это возможность понимания принципов ее работы конкретным бухгалтером или другим специалистом. Очевидно, что после изучения рекламного проспекта или просмотра демонстрационной версии программы на условном примере фирмы-разработчика нельзя получить полное представление об ее возможностях. Необходимо вникнуть в систему, «почувствовать» ее.

Для достижения этой цели лучше всего попробовать начать работать с программой «с нуля» на своем собственном небольшом примере. Этот пример должен быть подготовлен заранее и в него следует включить все основные типы операций.

Очевидно, что солидная фирма-разработчик должна достаточно легко согласиться на подобное тестирование, а вот заявления типа «сначала купите, потом тестируйте» должны насторожить. Если автоматизация важнейших участков учета на собственном примере при помощи выбранной системы идет успешно и технология выполнения всех операций не вызывает трудностей, можно считать, что система в целом понятна пользователю.

 

Правило 2. СИСТЕМА ДОЛЖНА БЫТЬ УДОБНОЙ.

Следующий важный момент при выборе системы — удобный интерфейс с пользователем. Сегодня в России среди реально работающих на предприятиях менеджеров можно встретить и бывшего профессионального программиста, и бывшего школьного учителя словесности. Люди различаются по возрасту, квалификации, стажу работы и многим другим параметрам. Кто-то только начинает работать на компьютере, а кто-то уже делает это много лет. Именно поэтому нельзя говорить о том, что данная система удобна для работы в целом.

Выбираемая система может считаться удобной только тогда, когда она удобна для конкретного человека. Именно он определяет степень удобности той или иной автоматизированной системы и эта оценка должна быть решающей.

Так как все люди разные, то и оценки комфортности работы с той или иной системой у них неодинаковые. Одни (в первую очередь, пожилые и неискушенные пользователи) скорее всего выберут простую и понятную систему, а сложную работу захотят сделать вручную. Другие (более молодые и уже знакомые с компьютером) предпочтут пусть и сложную в эксплуатации систему, зато с большими функциональными возможностями. Не исключен и путь постепенного усиления системы по мере роста компьютерной квалификации специалиста. Зато противопоказан обратный подход: «купим сложную систему, а людей потом научим». Такое решение может привести к настоящей катастрофе, и виноват в этом будет не исполнитель, а тот начальник, который ему эту систему навязал.

Довольно распространен еще один неверный подход к автоматизации на предприятиях: подбор персонала под систему. Часто можно встретить рекламу типа: « ... требуется специалист, умеющий работать в системе ...». А как до приема на работу проверить реальные знания кандидата? Как узнать, будет ли данная система удобна в его работе? При поступлении на должность кандидат скажет что угодно, а дальше начнутся проблемы. Итак, система подбирается под человека и должна быть удобна для него.

 

Правило 3. СИСТЕМА ДОЛЖНА БЫТЬ НАДЕЖНОЙ.

Проблему надежности системы автоматизации нужно прежде всего правильно понимать. В принципе любая система ненадежна, так как компьютер воспринимает абсолютно одинаково и миллионы долларов, и копейки: любая информация для компьютера не более чем последовательность электрических сигналов или, если перевести на язык информатики, нулей и единиц. Программа, если она хоть как-то тестирована (впрочем, известны случаи, когда на рынок выбрасывались системы, вообще неспособные отличить символьную информацию от числовой), будет защищать Вас от грубых ошибок. Однако, это не означает, что в системе предусмотрены также интеллектуальные средства анализа и защиты информации. Как же следует оценивать выбираемую систему с позиций надежности? Эта задача распадается на три самостоятельных части.

Во-первых, система должна отслеживать все виды случайных ошибок, нарушающих ведение учета. Например, абсолютно недопустима «полупроводка», когда сумма проводится по дебету одного счета и не отражается по кредиту другого. Или наоборот. Не должно быть разночтения курсов иностранных валют к рублю в течение одного дня и т.д.

Во-вторых, в системе должны быть предусмотрены средства защиты от случайной или намеренной порчи информации. Иными словами, система обязана либо проинформировать вас о возможности потери информации, либо отказаться выполнять запрещенную операцию. Кроме того, желательны средства защиты от несанкционированного доступа.

Наконец, система должна быть устойчива к сбоям и поломке оборудования. Здесь возможны разные решения: автоматическое сохранение базы данных в процессе работы, обязательная выгрузка копии на дискеты или стример, специальные средства восстановления данных. Важно, чтобы эти средства существовали и работали.

Оценку надежности системы, как и ее понятности, лучше всего проводить при помощи собственного тестирования. Попросите разрешить вам самостоятельно поработать с системой и попробуйте несколько раз «ошибиться». В зависимости от результатов теста можно сделать первые выводы о надежности системы. Не менее важно задать представителю фирмы-разработчика вопрос о надежности и попросить продемонстрировать реакцию системы на ошибку или сбой на примере (лучше подготовленном Вами). Отказ разработчиков от такой демонстрации позволит сделать необходимые выводы, а в случае согласия вы все увидите сами.

 

Правило 4. СИСТЕМА ДОЛЖНА БЫТЬ АДЕКВАТНОЙ.

Как уже отмечалось, переходная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях приобретаемая автоматизированная система достаточно быстро может оказаться неадекватной текущему положению дел. Возможны два пути решения этой проблемы.

Первый путь является достаточно традиционным: фирма-разработчик готовит новую версию системы и заменяет ей старую. Ключевые моменты такой технологии: стоимость обновления версии, понятность и надежность новой версии, способ поставки новой версии пользователю, частота смены версий.

Солидные компании заботятся о своих клиентах, что выражается в развитой системе скидок на замену версий (upgrade), своевременной подготовке адаптированных руководств пользователя системы, обеспечении телефонных консультаций по «горячей линии» и т.д. Слабые разработчики эти услуги обеспечить не могут, и их клиенты часто «зависают», так как не могут использовать уже неадекватную реальной жизни систему.

Второй путь предполагает настройку системы в соответствии текущими требованиями. Это означает, что система изначально разрабатывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая. Такой подход к разработке требует создания в системе определенной избыточности функциональных возможностей, что делает ее несколько более сложной при эксплуатации. Позитивным при таком методе внесения изменений в систему является отсутствие частой смены версий, а негативным — усложнение работы бухгалтера с компьютером ввиду необходимости самостоятельной настройки системы.

Есть еще одно решение, смысл которого заключается в постоянном или периодическом сопровождении системы со стороны работников фирмы-разработчика. Для этого в структуру поставляющей систему компании включаются выездные бригады консультантов или создаются филиалы в наиболее важных регионах.

Как правило, работа специалистов разработчика на выезде стоит весьма дорого и может значительно превышать стоимость самой, компьютерной программы, поэтому перед решением о приобретении системы с сопровождением целесообразно произвести расчет всех будущих затрат.

 

Правило 5. РАЗРАБОТЧИК ДОЛЖЕН БЫТЬ СОЛИДНЫМ.

Очень опасно приобретать систему у несолидной фирмы: это может привести к настоящей катастрофе! Оценка солидности фирмы по обилию рекламы или активности на выставке не всегда может оказаться правильной, поэтому представляется целесообразным перед визитом в компанию, поставляющую на рынок приглянувшуюся вам по другим характеристикам систему, собрать о ней дополнительную информацию. Выделим несколько критериев оценки солидности фирмы-разработчика:

— стаж работы фирмы на рынке;

— количество проданных копий или успешных случаев внедрения системы (всего и за последний год);

— цена системы (очень низкие и очень высокие цены одинаково опасны);

— наличие или отсутствие поддержки системы, виды поддержки («горячая линия», консультации в офисе фирмы, выездные консультации, собственные службы внедрения и т.д.);

— наличие или отсутствие учебных центров;

— отзывы пользователей, уже купивших эту систему;

— другая деятельность фирмы.

Используя перечисленные выше правила (а, может быть, свои собственные критерии оценки фирм-разработчиков и их программных продуктов) можно самостоятельно выбирать систему автоматизации. Как уже отмечалось, информацию по системам можно получить на специализированных выставках и семинарах, презентациях компаний, непосредственно при визите в компанию, поставляющую на рынок системы.

Как не парадоксально, но сегодня можно проанализировать большинство предложений на рынке программ, даже не выходя из дома или из офиса с помощью Интернет. Сегодня Интернет активно используется многими компаниями для передачи информации о своей продукции и приглашений к сотрудничеству. Данный способ работы с клиентами не просто расширяет такие традиционные способы связи, как печатную и телевизионную рекламу, но и обеспечивает двустороннее общение.

Наиболее дальновидные компании применяют Интернет для повышения эффективности всех аспектов своего бизнеса. На этом уровне Интернет становится глобальной деловой сетью, объединяющей сотрудников предприятия, его клиентов, партнеров, поставщиков, производителей и участников сети продаж. При этом объединение сетью сотрудников одного предприятия, обычно называемое «Интранет», повышает эффективность их общения, планирования работы, управления и обучения. Внешние соединения позволяют включить в информационный круг постоянных партнеров: поставщиков, производителей и клиентов.

Являясь удобной рекламно-информационной площадкой для многих компаний, Интернет представляет собой и удобный инструмент для организации мониторинга за интересующими рынками и анализа конкурентной среды. Такой подход позволяет заинтересованному лицу оперативно собрать подробную информацию о программных продуктах различных разработчиков, ценах, условиях поставки, оказываемых услугах и т.д. для последующего анализа. При желании эту работу можно поручить специализированным маркетинговым агентствам, активно присутствующим в настоящее время в Интернет и осуществляющим комплексное обслуживание своих клиентов.

Социально-психологические аспекты автоматизации

Российские предприятия обладают рядом особенностей, которые самым тесным образом связаны с историей нашей страны, спецификой переходного периода, применяемыми концепциями менеджмента. Место автоматизации в организационной структуре большинства российских предприятий вне зависимости от сферы их деятельности далеко не самое почетное. Даже в банках и торговых компаниях к автоматизации бизнес-процессов часто относятся как к делу второстепенному, вспомогательному, а на промышленных предприятиях такое отношение встречается сплошь и рядом.

Такая ситуация в сфере автоматизации сложилась еще в СССР, когда ВЦ, ИЦ и другие информационные службы находились при министерствах, ведомствах, предприятиях и считались чисто расходными подразделениями. В условиях рынка это совсем не так, но изменить сложившееся отношение довольно сложно. Поэтому совсем не удивительно, когда отдел автоматизации располагается в организационной структуре предприятия где-нибудь между столовой и гаражом среди вспомогательных подразделений. Ниже будут рассмотрены некоторые социальные и психологические проблемы, возникающие на предприятиях в связи с их автоматизацией.

Часто автоматизация на предприятии находится в зачаточном состоянии из-за нежелания руководства что-либо менять в управлении бизнесом. В первую очередь это касается малых и средних предприятий с многолетними устойчивыми деловыми связями и слабой степенью диверсификации деятельности. Не секрет, что в современной России даже после десяти лет реформ деятельность многих предприятий осуществляется на основе старых принципов — через знакомых на основе личного доверия друг другу. Основная проблема бизнеса на таких предприятиях заключается не в том, как оптимально организовать бизнес внутри компании, а ведь именно здесь в первую очередь и нужна автоматизация.

 

Пример 7.

Московская компания Е. занимается торговой деятельностью, осуществляя оптовые поставки одежды в регионы Сибири и Дальнего Востока. Ассортимент продукции не очень широкий, все партнеры в регионах известны годами. В фирме вообще нет ни одного компьютера, платежные документы для банка готовятся на пишущей машинке, а накладные и другие документы по товарам выписываются вручную. Руководители компании не хотят ничего менять, так как качество бухгалтерии и торгового учета их пока вполне устраивает.

Казалось бы, приведенный пример — дикость для Москвы 2000 года, но на самом деле подобных компаний много и в Москве, и в регионах. Для фирм с узкой сферой бизнеса, с небольшим документооборотом и малым числом партнеров автоматизация не является пока необходимой. Пусть неудобно печатать «платежку» вручную, но ведь время терпит. Пусть муторно считать баланс на калькуляторе, но не покупать же ради двух-трех дней в квартале компьютер и еще какие-то программы. Примерно так рассуждают руководители указанного в примере типа, и переубедить их довольно сложно. При этом практически неважно — есть ли в фирме деньги на автоматизацию или их нет.

С позиций психологии в этих случаях мы имеем дело с флегматиками — людьми с весьма инерционным мышлением. Для «раскачки» подобного контингента потенциальных потребителей нужны особые маркетинговые усилия, которые пока не очень видны на российском софтверном рынке. Видимо, пройдут еще годы, пока вырастет общая компьютерная культура в стране, и только тогда начнут исчезать из бизнеса подобные фирмы и руководители.

Часто инерционность проявляется в менее гротескных формах, чем в приведенном выше примере. Многие руководители не желают что-либо менять в области автоматизации просто из-за того, что любая перестройка учета требует определенных усилий со стороны самого руководителя, а именно это ему делать не хочется.

Пример 8.

Компания К. (г. Казань) реализует туристические и санаторные путевки. Компания работает устойчиво, бизнес постепенно растет. Несколько лет назад при создании фирмы было куплено три компьютера и программное обеспечение, была создана локальная сеть. За время работы появились и новые потребности в учете и отчетности, и новые компьютерные программы, способные эти потребности удовлетворить. Но на фирме в сфере автоматизации изменений нет. Бухгалтер компании (50 лет) прикладывает массу усилий и постоянно изобретает все новые способы для адаптации старой программы к новым условиям работы, но категорически отказывается заменить существующую информационную систему на более современную. В то же время руководитель фирмы (45 лет) признает, что неплохо бы улучшить информационное обслуживание в компании (ряд документов пока выписывается вручную), однако не понимает, как это сделать быстро и без особых затрат и усилий со стороны персонала.

И люди, и компании делятся на открытые и замкнутые. Вторые даже изобрели специальный термин «самодостаточность», под которым понимается полная удовлетворенность собственной точкой зрения, стремление к полному обеспечению своего бизнеса, собственными силами. Разумно ли это? История доказывает, что замкнутые сообщества в принципе недееспособны, путь их лежит через деградацию к гибели. Напротив, открытые системы обычно развиваются именно в силу своей открытости посредством общения с другими системами, обмена знаниями, опытом, технологиями. Однако в СССР многие годы насаждались условия строгой: секретности и изолированности друг от друга целых отраслей, из которых вышли многие сегодняшние руководители предприятий. Поэтому для них сегодня более понятна замкнутость, чем открытость.

С точки зрения бизнеса самодостаточность может проявляться по-разному. Один из любимых принципов самодостаточного человека (и, разумеется, руководителя) заключается в том, что, все на предприятии делается собственными силами. Мы уже кратко обсудили недостатки и достоинства собственных программных разработок (купить или сделать?), однако важно подчеркнуть, что психология самодостаточных руководителей просто не признает чужие решения. В этих случаях уже нет выбора, по принципу «что выгоднее». Вместо него работает другой принцип — «хочу свое».

 

Пример 9.

Один наш знакомый — в прошлом высококвалифицированный программист, кандидат технических наук — недавно был принят на работу в крупную российскую компанию, где за хорошее жалование пишет достаточно простые программы-приложения для автоматизации отдельных участков торговой деятельности. В то же время на рынке есть немало предложений промышленно разработанных систем («1С:Торговля», серия «БЭСТ» и другие), обладающих по сравнению с продукцией нашего знакомого большей функциональностью и в принципе подходящих для автоматизации торговой деятельности этого предприятия. Тем не менее, руководство держит в штате нескольких специалистов (наш знакомый не одинок), которые старательно изобретают свой «велосипед» вместо того чтобы воспользоваться чужим «автомобилем».

Часто автоматизация не идет на предприятии из-за сопротивления снизу. Российский бизнес развивался в значительной степени стихийно, и на первых этапах ключевые посты занимали не квалифицированные специалисты, а надежные и преданные хозяину (хозяевам) люди. Среди них было немало жен, мужей, детей и прочих родственников, друзей с самым разным образованием и с самой разной квалификацией. Эти люди никуда не делись и сегодня. Многие из них по-прежнему занимают ключевые посты в уже развившихся компаниях, что в определенной степени тормозит дальнейшее развитие этих фирм.

Беда не в том, что указанные выше люди руководят недостаточно эффективно: при желании можно было бы доверить ряд вопросов (и автоматизацию в том числе) менеджерам среднего звена. Дело в том, что, будучи изначально не до конца компетентными, эти люди панически боятся нововведений, и особенно таких, которые не в состоянии понять и оценить. Вполне естественно, что человек, не знающий и не понимающий компьютерных технологий, опасается потерять остатки авторитета у подчиненных (его и так, как правило, не шибко уважают) и категорически возражает против передачи ключевых рычагов управления в чужие руки.

 

Пример 10.

В компании Ю., основанной в 1993 году, в роли главного бухгалтера со дня основания и по сей день выступает жена директора. Только сегодня она называется финансовым директором. По профессии она чистый гуманитарий, закончила институт иностранных языков, позднее — бухгалтерские курсы. Реально сегодня бухгалтерией в фирме занимаются квалифицированные специалисты под ее жестким контролем. Несмотря на сравнительно большие обороты фирмы, в области автоматизации компания застряла на уровне автономных компьютеров. В компании даже нет электронной почты, так как жена-бухгалтер-финансист против этого непонятного для нее вида связи категорически возражает. Вся переписка, в том числе, с регионами, осуществляется по факсу, все переговоры, в том числе междугородние и международные, идут по телефону. Часто из-за плохой связи факсы шлют многократно. Бывает, что из-за помех в телефонных разговорах появляются ошибки в финансовых документах. Но ситуация не меняется и вряд ли изменится.

 

Далеко не всегда сопротивление внедрению новых информационных технологий связано с причинами потери престижа или рычагов управления. Часто можно встретить ситуацию, когда яростными противниками нововведений выступают рядовые исполнители. Здесь имеет место другая мотивация: страх потерять работу из-за собственной некомпетентности.

 

Пример 11.

На консультацию по поводу выбора современной бухгалтерской системы пришла пара — мужчина руководитель лет 40, абсолютно ничего не понимающий в компьютерах, и женщина-бухгалтер лет 50, хорошо знающая давно эксплуатируемую в фирме, но сильно устаревшую систему. Встреча проходила по инициативе руководителя, так как две-три ошибки в отчетности недавно привели к большому штрафу. Во время консультации женщина вела себя нервно и в какой-то степени даже агрессивно. Ее позиция сводилась к тому, что программа вполне хорошая, но надо бы сделать небольшие изменения для ее адаптации к текущему законодательству. Она хотела выяснить у нас, кто мог бы это сделать. При этом, наше предложение сменить систему на более современную вызвало ожесточенное сопротивление с ее стороны. Мы ничем не смогли помочь в ходе этой консультации, так как фирма-разработчик данной системы погибла еще в 1998 году во время известного кризиса.

Пиратами в компьютерном мире называют людей, продающих или внедряющих чужие программные продукты без лицензии. По сути речь идет о краже, но доказать ее практически очень трудно. Тем не менее, рынок пиратской продукции живет и очень даже процветает. В немалой степени этому способствуют психологические особенности ряда российских руководителей, устоявшиеся тенденции в экономике и социальные проблемы рынка труда.

Сегодня перед молодым специалистом, закончившим институт по избранной специальности, не стоит проблема распределения на работу. Юный компьютерщик, получив заветный диплом, может заниматься чем угодно — от мытья машин до кройки и шитья. Именно поэтому уже с первых курсов института талантливая молодежь ищет себе будущую работу. В фирму устроиться не так просто, особенно без диплома. Остается рынок частных услуг, где требуется кому-то что-то наладить, внедрить, разработать. Найти пиратскую (нелегальную) копию той или иной программы не очень сложно. Также довольно просто разобраться в основных функциях и возможностях этой программы. А больше и не надо: ведь даже легально приобретенные (лицензионные) деловые программы часто эксплуатируются на предприятиях всего на 20-30% от реально возможной функциональности.

Далее идет самый сложный этап — поиск клиентов. Дело это интимное, и на страницах книги мы, пожалуй, воздержимся от подробного анализа того, кто и каким образом попадает в пиратские сети. Не хотелось бы учить будущих пиратов (а они, безусловно, будут хорошо жить и дальше, пока по стране гуляет Его Величество «черный нал») искусству поиска клиентуры.

А вот когда клиент уже найден, то он становится, по сути, заложником пирата. Попробуйте-ка без опыта эксплуатации легальных программ, без информационной и консультационной поддержки фирмы-разработчика самостоятельно эксплуатировать чужой программный продукт. А пират быстр на подъем, удобен и адекватен текущей ситуации. Как только выходит новая версия системы или новый программный продукт, то пират ищет его (и на «черном» рынке, и в Интернет, и через знакомых) и находит, быстро осваивает и предлагает своим клиентам.

 

Пример 12.

В крымском санатории я сидел за одним столом с современным компьютерным пиратом. Визиток он не раздавал, но охотно делился некоторыми подробностями своей профессии. В частности, во время кризиса его заработки резко подскочили, так как покупать программы могли немногие предприятия, а автоматизировать учет по-прежнему было нужно. Он даже увеличил цены в долларах на свои услуги. Сейчас, по его мнению, ситуация стала хуже, так как ведущие разработчики программ ведут более сбалансированную ценовую политику. Но работы, как он считает, пиратам хватит надолго.

Довольно часто нам в «Ламинфо» приходится выслушивать жалобы пользователей программных продуктов. Происходит это обычно так. Люди записываются на консультацию, приходят и излагают нам свои беды. С точки зрения психологии они хотят сочувствия, сопереживания, но не решения своих реальных проблем.

С такими клиентами трудно бывает наладить конструктивный диалог, так как они заранее настроены на сопротивление установке тиражной системы. Это у них уже было, денег и сил они потратили много, извели массу нервов, но требуемого уровня автоматизации так и не получили. Мы стараемся объяснить таким людям, что допущенная ранее ошибка не является фатальной, не характеризует весь российский рынок делового программного обеспечения в целом. Однако только в редких случаях удается уговорить таких клиентов съездить и посмотреть программы в двух-трех солидных фирмах. Гораздо чаще консультация заканчивается констатацией факта (со стороны клиентов), что все программы сегодня недостаточно хороши. С этой мыслью они пришли, с ней же и, уходят. А рынок программ остается без очередного клиента, которому нужны информационные технологии, который может платить за программы, но не делает этого из-за старых обид и разочарования в автоматизации.

Подведем итог. Мы очень поверхностно рассмотрели некоторые, как нам кажется, важные социально-психологические моменты, препятствующие процессу активного внедрения новых информационных технологий на российских предприятиях. К сожалению, в последние годы в отечественной деловой и компьютерной прессе мало острых критических материалов по проблемам автоматизации предприятий. Издания стараются избегать острых углов, предпочитая критике рекламу от фирм-разработчиков. Представляется, что такая тактика не вполне оправдана, так как описываемые в прессе успехи в области автоматизации далеко не всегда соответствуют реальной жизни.

Мы только ставим вопросы. Решить их могут только сами предприятия и их руководители. В любом случае, слабая автоматизация на фирме это болезнь, и для ее лечения нужно участие самого больного. Главное — не занимать страусиную позицию, взглянуть правде в глаза, захотеть изменить ситуацию. А подходящая система на рынке обязательно найдется.

Экономическая эффективность автоматизации предприятий

При решении вопроса о создании на предприятии информационной системы практически всегда довольно остро встает вопрос об экономической эффективности предлагаемых преобразований. К сожалению, в отечественной литературе и периодике проблемы эффективности обсуждаются гораздо реже, чем, например, вопросы функциональной полноты программ, их надежности и корректности. Это положение связано прежде всего с тем, что большинство исследователей относятся к технической интеллигенции, что не позволяет им глубоко проанализировать экономическую составляющую софтверного бизнеса. Видимо, именно по этой причине в России пока не до конца отлажены механизмы ценообразования на программные продукты и сопутствующие услуги (обучение, внедрение, сопровождение и т.д.), что в целом несколько тормозит дальнейшее развитие информационных технологий на предприятиях. Ниже будут кратко рассмотрены ключевые аспекты оценки экономической эффективности при проведении автоматизации на предприятии.

0 понятии экономической эффективности уже многие годы ведутся теоретические споры. На самом деле не так уж важно, какое определение является наиболее близким к истине. Гораздо важнее другое — насколько методика расчетов и, соответственно, конечные результаты и оценки отражают реальные выгоды или убытки от проведения того или иного мероприятия, реализации того или иного проекта на практике.

Не претендуя на истину в последней инстанции, будем понимать под экономической эффективностью автоматизации соизмеримую разность результатов на создание (реорганизацию, адаптацию, развитие и т.д.) информационной системы на предприятии и затрат на проведение этого проекта. Несмотря на внешнюю простоту формулировки, данное определение таит в себе подводный камень. Находится этот камень в слове «соизмеримая разность».

Казалось бы, нет ничего проще, чем вычесть из доходов (предполагаемых или реальных) расходы (предполагаемые или реальные) и получить конечный результат. Но на практике все сложнее и требуется учитывать по крайней мере три фактора — времени, неопределенности и риска. Если это не сделать, то полученный результат вряд ли будет достаточно адекватен реальному положению дел.

Различают абсолютную и относительную (сравнительную) экономическую эффективность (В.Н.Лившиц. Оптимизация при перспективном планировании и проектировании. — М.: Экономика, 1984. — ~ 224 с.). В первом случае проводится анализ уже выбранного (или даже реализованного) варианта автоматизации без учета возможных альтернатив. Во втором случае альтернативные стратегии автоматизации сравниваются между собой с позиций экономической эффективности. Можно рассчитывать также удельные показатели эффективности (на рубль вложенных затрат, на одного работника и т.д.).

Относительно методики расчета эффективности тоже нет единого мнения. На самом деле не так уж важно, как именно считать, потому что ошибки в расчетах из-за неопределенности и риска как: правило больше, чем погрешность той или иной методики. Важно другое — правильно определять совокупность затрат на автоматизацию (в частности, затраты на перестройку управления предприятием, обучение персонала и т.д.) и правильно прогнозировать возможные результаты, включая в них не только локальные, но и синергические (общесистемные) эффекты.

Таким образом, на вербальном (словесном) уровне экономическая эффективность есть ни что иное, как количественная (денежная) оценка эффекта от проведения мероприятий по автоматизации. Ниже будут приведены некоторые упрощенные методы оценки экономической эффективности, пригодные для использования специалистами, не имеющими экономического образования.

С позиций пользователя (конечного потребителя) информационной системы абсолютная эффективность автоматизации определяется как разность между полученными результатами (или оценкой этих результатов в будущем) и затратами на автоматизацию. В случае, если до проведения оцениваемых работ предприятие вообще не было автоматизировано, достаточно сравнить результаты деятельности без автоматизации Pl при соответствующих нулевых затратах (З1 = О) с результатами после автоматизации Р2 при соответствующих затратах З2.

Упрощенно эффективность рассчитывается по формуле:

Э=Р2-Р1-З2,

причем разность Р2 - Рl характеризует полученный эффект от основной деятельности предприятия после проведения автоматизации.

Величина совокупных затрат на автоматизацию складывается из стоимости приобретаемых компьютеров, принтеров, сетевого оборудования и других устройств, программных продуктов или лицензий на их использование, затрат на установку, внедрение, адаптацию, изучение и сопровождение программных комплексов, оценки потерь ввиду изменения структуры управления, реорганизации кадров и т.д., а также всех текущих затрат (электроэнергия, помещения, связь и т.д.).

Вполне понятно, что если Э > О, то автоматизация эффективна. Насколько это эффективно на самом деле показывает относительный показатель эффективности на рубль совокупных затрат, рассчитываемый как частное от деления Э на З2. Этот показатель безразмерный, определяемый как количество рублей эффекта на рубль вложенных приведенных (с учетом фактора времени — об этом позже) затрат.

Следует развеять одно распространенное заблуждение, состоящее в том, что правильнее считать в американских долларах. В долларах считать действительно несколько удобнее, но и здесь нужно приводить затраты и результаты к сопоставимому виду, так как доллар тоже неодинаков в разные моменты времени.

По нашим оценкам, успешной автоматизацией можно считать такую, при которой удельный коэффициент эффективности будет не менее 2,0 — 2,5. Тогда можно говорить о реальном успехе в бизнесе за счет повышения управляемости предприятия на базе новых информационных технологий. Значения удельного коэффициента эффективности в диапазоне от 1,0 до 2,0 могут свидетельствовать о неплохой локальной автоматизации и расшивке узких мест, а значения от 0 до 1,0 должны уже вызывать тревогу. Естественно, что при отрицательном эффекте проект по автоматизации просто нерационален.

В случае, если на предприятии уже существует какая-то система автоматизации, необходимо учитывать текущие затраты на ее эксплуатацию З1 и формула преобразуется к виду:

Э = (Р2 - Рl) - (З2 - З1),

где Р2 - Рl — разность результатов, а З2 - З1 — разность затрат при новом и старом вариантах автоматизации предприятия.

Как уже отмечалось, разновременные затраты и результаты следует приводить к сопоставимому виду. Для повышения степени адекватности оценок эффективности реальной ситуации нужно перейти к так называемым приведенным оценкам. Это означает, что мы выбираем какую-то точку отсчета (начало, конец, середина рассматриваемого периода) и пересчитываем все затраты и результаты по проекту автоматизации именно на этот момент времени.

В качестве примера рассмотрим, как можно получить сопоставимые показатели на начало периода, т.е. на момент принятия решения о начале автоматизации. Очевидно, что единовременные затраты, которые будут произведены в этот момент времени, корректировать не нужно. Все остальные затраты и результаты корректируются при помощи так называемых дисконтных коэффициентов. Почему это нужно делать? Во-первых, учитываются процессы инфляции. Во-вторых, даже при стабильной экономике деньги, полученные раньше по времени, стоят условно больше, чем те же деньги, полученные позже. Не хотелось бы лезть глубоко в теорию дисконтирования, но даже такая простая схема, как вложение свободных средств в банк под процент вместо проведения автоматизации, уже дает определенные дополнительные средства, которые можно расценивать как некий доход.

Допустим, что норма дисконтирования постоянна в течение, всего срока действия нашего проекта. Обозначим ежемесячный, коэффициент дисконтирования k. Тогда приведенные затраты и результаты по проекту будут рассчитываться как номинальные затраты и результаты, поделенные на поправочный коэффициент, определяемый как (1+k) в степени t, где t — число полных месяцев, прошедших от начала проекта до проведения рассматриваемых затрат или получения рассматриваемых результатов.

 

Пример 13.

Допустим, что мы начинаем проект с 1 января 2001 года и он займет по времени один год. Единовременные затраты на автоматизацию составляют 100000 рублей, далее ежемесячно расходуется по 10000 рублей, и еще в июне нужно будет дополнительно затратить 20000 рублей. Ожидаемые результаты от автоматизации (Р2- P1) до июля отсутствуют и составляют начиная с июля 50000 рублей в месяц. Коэффициент дисконтпирования k=0,05.

Если не учитывать фактор времени, то можно просто сложить все результаты и вычесть все затраты.

Получим: 300000 -100000 -120000 - 20000 = 60000рублей.

В случае проведения дисконтирования получится совершенно другой эффект. Результаты после приведения составят:

35714+34013+32467+30864+29411+27932 = 190401 рублей. Единовременные затраты останутся без изменений, а ежемесячные также будут скорректированы:

10000+ 9523+ 9090+ 8620+ 8264+ 7874+ 7518+ 7142+ 6802+ 6493 + 6172+ 5882 = 93380 рублей.

Приведенные дополнительные затраты июня составят15748 рублей. Всего приведенные затраты составят 100000+93380+15748 = 209128 рублей. Таким образом, эффект, определяемый как разность приведенных результатов и затрат окажется уже отрицательным: 190401-209128 = -18727 рублей (убыток).

При прогнозных оценках затрат и результатов никогда нельзя быть до конца уверенным в их точности. В связи с этим целесообразно учитывать неопределенность ситуации. Существует достаточное количество сложных математических методов учета неопределенности, связанных с применением теории вероятностей, теории нечетких множеств и других средств. Мы ограничимся простейшей моделью, которую может на практике применить каждый человек, не обладающий специальным математическим образованием.

Суть метода состоит в переходе от точечных оценок затрат и результатов к интервальным. Грубо говоря, вместо точной количественной оценки мы задаем некий диапазон, в который с большой степенью вероятности должна попасть прогнозируемая величина результатов или затрат. Далее используется принцип минимакса, т.е. мы определяем экономическую эффективность автоматизации при минимальных результатах и максимальных затратах. Если даже в этом случае эффект положительный, то вполне очевидно, что проект рентабельный (если, разумеется, правильно определены диапазоны показателей). Если же эффект отрицательный, то возможно два пути: либо считать автоматизацию нерациональной, либо пересмотреть границы диапазонов и попробовать оценить эффективность еще раз.

 

 

Пример 14.

Допустим, что мы получили следующие прогнозные оценки приведенных результатов и затрат на автоматизацию: результаты за год составят 2 миллиона рублей, а затраты — 1,5 миллиона рублей. Пусть из-за неопределенности мы можем ошибиться в прогнозе на 20% в обе стороны и по затратам, и по результатам. Тогда наихудший (минимальный) результат можно оценить в 1,6 миллиона рублей, а наихудшие (максимальные) затраты в 1,8 миллиона рублей. Очевидно, что при большой степени неопределенности при проведении автоматизации мы можем получить убыток до 200 тысяч рублей. Если же неопределенность меньше (например, по 10% в обе стороны и по затратам, и по результатам), то даже при наихудшем сценарии развития событий эффективность останется положительной: наименьший результат составит 1,8 миллиона рублей, а наибольшие затраты только 1,65 миллиона рублей. В этом случае даже с учетом неопределенности автоматизацию можно считать эффективной (с, позиций возможного риска).

Сравнительная оценка экономической эффективности различных вариантов автоматизации предполагает наличие ряда альтернативных стратегий, принципиально различных между собой (разные поставщики компьютеров, оборудования и программ, различное число рабочих мест, разные сроки и этапы автоматизации и т.д.). Как и при оценке абсолютной эффективности, основными параметрами оценки здесь выступают сопоставимые затраты и результаты (или их прогноз). Ниже рассматриваются простейшие подходы к оценке эффективности по вариантам.

Допустим сначала, что сумма затрат на автоматизацию фиксирована (мы ограничены неким бюджетом). Тогда можно считать, что по всем альтернативам затраты просто одинаковы (это не совсем так, но неполное исполнение бюджета на автоматизацию будем условно считать недостатком, а оставшиеся неизрасходованными деньги условно списывать как штраф) и их можно не рассматривать. Тогда наиболее эффективный вариант автоматизации выбирается из множества альтернатив по наилучшему результату из совокупности обоснованных прогнозов результатов с учетом неопределенности и риска. Иными словами, лучший вариант тот, который дает максимальный эффект при самом неблагоприятном прогнозе (используем принцип максимина).

 

Пример 15.

Пусть имеется три варианта автоматизации. При первом ожидаемый эффект составит 3 миллиона рублей, при втором— 2,5 миллиона, при третьем — 2,8 миллиона. Неопределенность при первом варианте составляет 30%, при втором — 10%, при третьем — 20%. Наихудшие прогнозы результатов по вариантам составят соответственно 2,1 миллиона; 2,25 миллиона и 2,24 миллиона рублей. Следовательно, второй вариант с позиций наших рассуждений наилучший.

 

Допустим теперь обратную ситуацию, при которой результаты автоматизации по всем вариантам одинаковы. Тогда критерием выбора наиболее эффективного варианта будет минимум затрат при самом наихудшем прогнозе (используем принцип минимакса).

 

Пример 16.

Пусть имеется три варианта автоматизации. При первом ожидаемые затраты составят 3 миллиона рублей, при втором — 2,8 миллиона, при третьем — 2,7 миллиона. Неопределенность при первом варианте составляет 10%, при втором— 20%, при третьем — 30%. Наихудшие прогнозы затрат по вариантам составят соответственно 3,3 миллиона, 3,36 миллиона и 3,51 миллиона рублей. Следовательно, первый вариант с позиций наших рассуждений наилучший.

 

 

Рассмотрим теперь общий случай, когда и затраты, и результаты по вариантам неодинаковы. Здесь возможно два принципиально разных пути сравнения: можно выбирать оптимальный вариант автоматизации либо по лучшей разнице результатов и затрат (при этом каждая альтернатива анализируется сначала отдельно), либо по лучшему отношению результатов к затратам. Вообще говоря, расчеты экономической эффективности для альтернативных вариантов автоматизации с учетом множества разнообразных параметров являются весьма непростой задачей, с которой довольно трудно справиться, не имея достаточной квалификации. Поэтому авторы сочли возможным ограничиться в данной книге кратким изложением подходов к решению этих задач и иллюстрацией этих подходов на простейших примерах. Дальнейшее движение в этом направлении читатели могут провести самостоятельно, изучая литературу по теме или обучаясь у квалифицированных специалистов. Тем не менее, мы считали полезным поставить проблему оценки эффективности автоматизации предприятий и предостеречь читателей от самых грубых и самых распространенных ошибок.

Эволюция информационных систем, технологий и информационного менеджмента

Возможны различные схемы классификации информационных технологий. Каждая из них строится на определенных классификационных признаках.

Первый признак классификации — отсутствие или наличие автоматизации. Обычно говорят о традиционных и автоматизированных технологиях.

Различают обеспечивающие и функциональные информационные технологии. Обеспечивающие технологии могут использоваться в качестве инструментария в различных предметных областях для решения различных задач. Они могут быть классифицированы относительно классов задач, которые решают.

Примеры обеспечивающих технологий: технологии обработки текстов, технологии систем управления базами данных

 

Обычно эти технологии могут выполняться на разных компьютерах и в разных программных средах. Основная задача — объединение этих технологий в единой информационной системе.

Функциональные технологии — совокупность обеспечивающих технологий для автоматизации некоторой задачи, функции.

Следующий классификационный, признак — тип обрабатываемой информации. Условная классификация компьютерных информационных технологий в зависимости от типа обрабатываемой информации приведена в табл. 2.8.

Классификация по типу пользовательского интерфейса (как взаимодействует пользователь технологии с компьютером) — пакетные, диалоговые, сетевые. В первом случае пользователь получает только результаты работы технологии, в остальных он взаимодействует с ней на индивидуальном компьютере или компьютере, подключенном.к сети ЭВМ.

Классификация по степени автоматизации функций человека в процессе управления: электронная обработка данных, автоматизация функций управления, поддержка принятия решений, экспертная поддержка.

Классификация информационных систем

Информационные системы могут быть классифицированы по ряду признаков:

- по степени автоматизации (автоматизированные и неавтоматизированные (традиционные); - по сфере функционирования объекта управления (транспорт, промышленность, обучающие информационные системы и т.п.);

- по уровню в системе управления (отраслевые информационные системы, территориальные информационные системы, информационные системы организации и т.п.);

- по виду процессов управления (информационные системы управления технологическими процессами, информационные системы организационного управления).

Когда мы обсуждали понятие «система управления», мы отмечали разную дискретность управления (частоту получения информации и принятия решений) в различных отраслях экономики. При этом отмечали наличие автоматизированных систем управления технологическими процессами и автоматизированных систем организационного типа. Здесь идет речь об их информационных системах.

 

Эволюция информационных систем

 

Таблица 2.9

Изменение подхода к использованию информационных систем

Период времени	Концепция использования информации	Вид информационных систем	Цель использования
1950 — 1960 гг.	Бумажный поток расчетных документов. Концепция «необходимого зла»	Информационные системы обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинах	Повышение скорости обработки документов. Упрощение процедуры обработки счетов и расчета зарплаты.
1960 — 1970 гг.	Поддержка основной цели	Информационные системы управления	Ускорение процесса подготовки отчетности
1970 — 1980 гг.	Управленческий контроль	Системы поддержки принятия решений. Системы для высшего звена управления	Выработка наиболее рационального Решения
1980 — 2000 гг.	Информация— стратегический ресурс, обеспечивающий конкурентное преимущество	Стратегические информационные системы. Автоматизированные офисы	Обеспечение выживания и процветание организации

Эволюция информационных систем, связанная с характером развития технических средств обработки информации и достоинств информационных систем:

1-й этап (до конца 60-х годов) характеризуется проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.

2-й этап (до конца 70-х годов) связывается с распространением ЭВМ серии 1ВМ/360. Проблема этого этапа — отставание программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств. 1-й и 2-й этапы характеризуются довольно эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых информационных систем была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами. Основной проблемой на этом этапе была психологическая — плохое взаимодействие пользователей, для которых создавались информационные системы, и разработчиков из-за различия их взглядов и понимания решаемых проблем. Как следствие этой проблемы — создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере.

3-й этап (с начала 80-х годов) — компьютер становится инструментом непрофессионального пользователя, а информационные системы — средством поддержки принятия его решений. Проблемы — максимальное удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде. Изменился подход к созданию информационных систем — ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений. Пользователь заинтересован в проводимой разработке, налаживается контакт с разработчиком, возникает взаимопонимание обеих групп специалистов. На этом этапе используется как централизованная обработка данных, характерная для 1-го этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.

4-й этап (с начала 90-х годов) —.создание современной технологии межорганизационных связей и информационных систем. Этот этап связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации. Информационные системы имеют своей целью не просто увеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу. Соответствующие информационные технологии должны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущество. Проблемы этого этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них являются:

- выработка соглашений и установление стандартов, протоколов для компьютерной связи; - организация доступа к стратегической информации; - организация защиты и безопасности информации.

 

Системы поддержки принятия решений. Их эволюция

Деятельность менеджеров связана с необходимостью ежедневно принимать решения различной сложности. Существенную помощь в этом оказывают информационные системы, в основном автоматизированные информационные системы.

В первую очередь эта помощь связана с необходимостью сбора требуемой для принятия решения информации. Однако обладание информацией — необходимое, но недостаточное условие для принятия правильного решения. Необходимо еще хорошо знать предметную область, обладать навыками принятия решений, владеть целым набором средств и методов. Поэтому при принятии действительно сложных решений необходимо привлекать экспертов — специалистов в различных областях знаний. Однако чтобы эффективно использовать знания, экспертов, нужно, во-первых, знать, какие эксперты Вам необходимы, во-вторых, какие вопросы ставить перед ними, и, наконец, как использовать их знания для принятия решения. При этом задача принятия решения все равно остается за менеджером.

Главной задачей при принятии решения является выбор варианта, наилучшего для достижения некоторой цели, или ранжирование множества возможных вариантов по степени их влияния на достижение этой цели.

Применительно к задаче выбора варианта информатизации в качестве главной цели фирмы может быть повышение рентабельности фирмы, а критериями оценки вариантов могут выступать затраты на информатизацию, способность поддерживать решения, возможность адаптации к другим видам деятельности фирмы, возможность защиты информации, время реакции на запрос, надежность оборудования и пр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Примерами могут служить: выбор направления развития фирмы, варианта автоматизации деятельности компании, определение варианта размещения филиала, типа выпускаемого или закупаемого товара, выбор помещения под офис, типа оборудования, кредитора, соисполнителя работы, назначение на вакантную должность одного из многих кандидатов и т.д

Следующие задачи принятия решений — поиск критериев оценки альтернатив и преодоление многокритериальности. Наконец — сама задача выбора, а затем и реализации решений. Существует много методов решения проблем, возникающих на стадиях и этапах процесса принятия решений. Все эти методы в виде соответствующего математического аппарата реализованы в специальных информационных системах — системах поддержки принятия решений (СППР). Применение СППР основано на экономической целесообразности и определяется сложностью задач, которые решают с их помощью.

Итак, система поддержки принятия решений — диалоговая автоматизированная информационная система, использующая правила принятия решений и соответствующие модели с базами данных, а также интерактивный компьютерный процесс моделирования, поддерживающий принятие самостоятельных и неструктурированных решений отдельными менеджерами и личным опытом лица, принимающего решения, для получения конкретных, реализуемых решений проблем, не поддающихся решению обычными методами. Системы поддержки принятия решений — это одна из важнейших категорий информационных систем управления.

В последнее время СППР начинают применяться и в интересах малого и среднего бизнеса (например, выбор варианта размещения торговых точек, выбор кандидатуры на замещение вакантной должности, выбор варианта информатизации и т. д.). В общем, они способны поддержать индивидуальный стиль и соответствовать персональным потребностям менеджера.

Существуют системы, созданные для решения сложных проблем в больших коммерческих и государственных организациях. Приведем несколько примеров.

Система авиалиний. В отрасли авиаперевозок используется система поддержки принятия решений — Аналитическая Информационная Система Управления. Она была создана American Airlines, но используется и остальными компаниями, производителями самолетов, аналитиками авиаперевозок, консультантами и ассоциациями. Эта система поддерживает множество решений в этой отрасли путем анализа данных, собранных во время утилизации транспорта, оценки грузопотока, статистического анализа трафика. Например, она позволяет делать прогнозы для авиарынка по долям компаний, выручке и рентабельности. Таким образом, эта система позволяет руководству авиакомпании принимать решения относительно цены билетов, запросов в транспорте и т.д.

Географическая система. Географические информационные системыэто специальная категория систем поддержки, которая позволяет интегрировать компьютерную графику с географическими БД и с другими функциями систем поддержки принятия решений. Например, IBNs GeoNanager— это система, которая позволяет конструировать и показывать карты и другие визуальные объекты для помощи при принятии решений относительно географического распределения людей и. ресурсов. Например, она позволяет создать географическую карту преступности и. помогает верно перераспределить силы полиции. Также ее используют для изучения степени урбанизации, в лесной промышленности, железнодорожном бизнесе и т.д.

Когда классифицируют СППР, учитывают (см.: 8): - структурированность решаемых управленческих задач;

- уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;

-принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса; - вид используемой информационной технологии.

 

Целесообразно определить три класса СППР в зависимости от сложности решаемых задач и областей применения.

СППР первого класса, обладающие наибольшими функциональными возможностями, предназначены для применения в органах государственного управления высшего уровня (администрация президента, министерства) и органах управления больших компаний (совет директоров корпорации) при планировании крупных комплексных целевых программ для обоснования решений относительно включения в программу различных политических, социальных или экономических мероприятий и распределения между ними ресурсов на основе оценки их влияния на достижение основной цели программы. СППР этого класса являются системами коллективного пользования, базы данных которых формируются многими экспертами — специалистами в различных областях знаний.

СППР второго класса являются системами индивидуального пользования, базы данных которых формируются непосредственным пользователем. Они предназначены для использования государственными служащими среднего ранга, а также руководителями малых и средних фирм для решения оперативных задач управления.

Эволюция СППР

СППР третьего класса являются системами индивидуального пользования, адаптирующимися к опыту пользователя. Они предназначены для решения часто встречающихся прикладных задач системного анализа и управления (например, выбор субъекта кредитования, выбор исполнителя работы, назначение на должность). Такие системы обеспечивают получение решения текущей задачи на основе информации о результатах практического использования решений этой же задачи, принятых в прошлом. Кроме того, системы этого класса могут применяться в торговых предприятиях, торгующих дорогими товарами длительного пользования, .в качестве средства «интеллектуальной рекламы», позволяющего покупателю выбрать товар на основе своего опыта приобретения товаров аналогичного назначения.

 

В процессе своего развития системы поддержки принятия решений прошли следующий путь (рис. 2.7).

Рис. 2.7. Эволюция концепций систем поддержки принятия решений и систем автоматизации управленческого труда

 

Первые системы — системы обработки транзакций (TSP)—это компьютерные системы, предназначенные для выполнения рутинных операций регистрации, накопления, хранения и выдачи информации в заранее заданной форме. Как видим, в рамках таких систем принятие решенййобеспечивалось только информацией.

Следующим этапом развития информационных систем было появление концепции автоматизированной системы управления. У нас эта концепция получила название АСУ, а на Западе — МIS (Management Information System). MIS — это компьютерная система, предназначенная для выборки и интеграции данных из многих источников для обеспечения своевременной информацией, необходимой для принятия управленческих решений. Основные положения этой концепции — централизация обработки информации в едином вычислительном центре, использование аппаратных и программных средств обработки данных в целях сокращения персонала и накладных расходов, появление понятия базы данных, систем управления базами данных. Существует довольно много достоинств и недостатков у этой концепции. Мы не будем их обсуждать здесь в, полной мере, поскольку недостатки устранялись, а завоевания этой концепции использовались в последующих поколениях систем.

Уровень поддержки решений при использовании данной концепции — информационный, применяются отдельные модели и методы для принятия оптимальных решений.

Отметим, что в существенной мере характер всех поколений систем и их концепций определялся техническими возможностями обработки информации, имеющимися на тот период.

Системы автоматизации конторской деятельности реализовывали распределенные базы данных. Устранялась излишняя централизация. Появились локальные вычислительные сети на базе средних ЭВМ. Уровень поддержки решений — информационный, применяются отдельные модели и методы для принятия оптимальных решений. OAS — это компьютерная система для выполнения комплекса операций функционирования системы управления как таковой.

Следующий этап — системы DDS. DDS — это диалоговая компьютерная система, использующая формализованные правила и модели объекта управления совместно с базой данных и личным опытом менеджера для выработки и проверки вариантов управленческих решений. Как видим, система этого рода не обеспечивает информационно процесс принятия решений, а участвует в нем.

Вершиной развития информационных систем являются экспертные системы (ES). Экспертная система — это компьютерная система, использующая знания одного или нескольких экспертов, представленные в некотором формальном виде, для решения задач принятия решений (ESS — это вариант решений DDS для высшего руководства). (Экспертные системы и другие СППР подробнее рассматриваются в элементе 6.)

 

 

 

Таблица 2.10

Различие между экспертной системой и системой поддержки решений

	DDS	ESS
Цель	Помочь человеку (ЛПР) в принятии решения	Повторить (имитировать) деятельность людей- экспертов и заменить их
Кто дает рекомендации (принимает решение)?	ЛПР и/или система	Система
Главная ориентация	Принятие решений	Передача экспертизы (эксперт — компьютер— человек),тиражирование экспертизы
Кто преимущественно задает вопросы?	ЛПР	Компьютер
Объект поддержки	Лица, группы, организации	Лица (преимущественно) и группы
С какой информацией преимущественно манипулируют?	Числовой	Символьной
Характеристика проблемной области	Комплексная, широкая, сложная	Узкая
Тип задач	Случайные, уникальные	Повторяющиеся
Содержание базы данных	Фактические значения	Процедурные и фактические знания
Способность проводить логические рассуждения	Нет	Да, ограниченная
Возможность получения объяснений	Ограниченная	Да

 

 

Кроме указанных концепций существовали и другие, в той или иной мере соединявшие в себе черты различных типов систем. Например, концепция управления информационными ресурсами (IRМ — Information Resource Management) — предоставление возможностей принятия решений на основе информационного продукта, поступающего извне и изнутри, управление источниками и средствами создания информационного продукта. Здесь мы рассматриваем только те концепции, которые привели к принципиальным изменениям в формировании информационных систем.

Далее в таблице показано, кто является пользователем различных типов информационных систем, как эти системы связаны с задачами принятия решений.

 

Рис. 2.8. Пользователи различных типов информационных систем

 

 

 

таблица 2.11

Связь типов информационных систем с задачами принятия решений

 

Тип ЗПР

Организационный уровень Управление операциями Менеджмент Стратегическое планирование

Структуризованная	Учет дебиторской задолженности (ТРS)	Анализ бюджета
Полуструктуризованная	Управление запасами	Краткосрочное прогнозирование (MIS)	Размещение производства (DSS)
Неструктуризованная	Календарное планирование проекта Финансовый менеджмент	Подготовка бюджета (ESS) Программа продажи	Решения о запуске новых продуктов Отношения с поставщиками и потребителями

 

Системы всех типов создавались в конечном итоге для того, чтобы улучшить, облегчить (и удешевить) процесс выработки управленческих решений. С течением времени — это «функция помощи», выполняемая автоматизированными информационными,: системами. Об этом дает представление табл. 2.12.

 

 

Таблица 2.12 Содержание «функции помощи» автоматизированных информационных систем в процессе принятия решений

 

Фаза развития	Описание функции	Примеры инструментария
Ранняя	Вычисления	Калькуляторы, первые компьютерные программы, статистические модели, простейшие модели исследования операций
Промежуточная	Поиск,хранение и отображение информации для принятия решения	Системы управления базами данных, файловые системы
Текущая	Выполнение вычислений для принятия решения на отобранной информации, запросные cиcтемы c дружелюбным интерфейсом, анализ типа «что, если...»	Финансовые модели, электронные таблицы, модели исследования проектирования, системы принятия решений
Начинающаяся сегодня и продолжающаяся в будущем	Взаимодействие с лицом, принимающим Решения, для облегчения, формулирования и выполнения интеллектуальных шагов процесса принятия решений	Экспертные системы

 

Исторически первым объектом автоматизации в процессе принятия решений был выбор решения. Дальнейшее развитие расширяло зону автоматизации (формирование множества альтернатив, формализация проблемы). Наконец, типичная область приложения современных экспертных систем — это диагностика, т.е. как раз выявление, уточнение проблемы.

Эволюцию информационных систем можно рассматривать и с позиции их влияния на организацию: встраивание информационной системы в действующую бизнес-форму или изменение ее. Это видно из табл. 2.13.

 

 

Таблица 2.13 Интеграция информационных систем

 

 

	Продуктивность	Эффективность	Деловая интеграция
Внутренний фокус	Традиционная обработка данных(расчеты, платежные ведомости)	«Сердцевые» («сущностные») операционные системы (on-line, реального времени MIS	Внутренняя интеграция (связи «end-to-end»)

Внешний фокус

Электронный обмен данными (прямое накладные) Рационализация процессов. Деление информации (уровни хранения ценовые файлы) Внешняя интеграция (оптимизация цели предложения) Принимает текущую бизнес-форму Изменяет бизнес-форму

Каков должен быть уровень централизации обработки информации?

К настоящему времени сложились две основные формы организации обработки информации и использования технических средств — централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованная обработка информации и использования технических средств базируется на сосредоточении вычислительных ресурсов информационных систем в едином центре (чаще всего это большие ЭВМ и вычислительные комплексы), которые обрабатывают в нем информацию, а затем передают результаты пользователям. (См., например: Информатика: Учебник/Под ред. Н.В. Макаровой. — M: Финансы и статистика, 1997. — 768 с.)

Достоинства централизации:

- возможен сильный контроль за информационной системой и ее обслуживанием;

- информационные ресурсы располагаются централизованно;

- данные и затраты на их создание не дублируются;

- имеется возможность обращения пользователя к большим массивам информации; разделение данных в организации;

- используются очень опытные специалисты для работы с информационной системой в центральном вычислительном центре;

- имеется возможность управления большими и сложными проектами;

-хорошие возможности для объединения и стандартизации;

- легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии.

Недостатки централизованной организации информационной системы:

- функции информационной системы должны появляться из реальных потребностей бизнеса, а не из задач саморазвития информационной системы;

- информационные услуги не нацелены на персональное обслуживание. Пользователи рассматриваются как покупатели услуг, отсюда — ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации;

-большие трудности в планировании информационных услуг и использовании информационных ресурсов;

- могут быть большими затраты на содержание информационной системы, чем в децентрализованном случае;

- ограничена ответственность и мотивация персонала информационной системы, что не способствует оперативному получению информации пользователем.

Централизованный подход к организации информационной системы лучше всего применять, если:

- существует необходимость полного контроля за информационной системой;

- организация мала;

- в информационной системе используются очень дорогие ресурсы либо использование ресурсов ограничено;

- различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности, используются похожие операции;

- имеет место монолитная организация с централизованным автократическим подходом к управлению;

- централизация является жизненной необходимостью.

Децентрализация обработки информации и использования технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем и осуществление обработки информации непосредственно на рабочих местах. В большинстве случаев технической основой децентрализованной обработки информации являются персональный компьютер и средства телекоммуникаций.

Достоинствами децентрализованной организации информационной системы являются:

- информационные системы более интегрированы с бизнесом и лучше отвечают деловым потребностям, данные расположены близко к пользователям, пользователи хорошо понимают информацию;

- гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователя, у пользователей гораздо больше автономии;

- уменьшаются телекоммуникационные затраты;

- системы меньше и проще, поэтому ими проще управлять, создавать и поддерживать, уменьшается централизованный контроль;

- цели использования ресурсов и усилий могут быть тщательно продуманы;

- усиление ответственности низшего звена сотрудников.

Недостатки децентрализованной организации информационной системы:

- потенциальное дублирование ресурсов;

- возможность неэффективного использования информационных ресурсов;

- большие проблемы с совместимостью и стандартизацией ресурсов из-за большого числа уникальных разработок;

- трудности с созданием и использованием сложных систем реализацией проектов;

- проблемы в управлении системами и проектами между подразделениями;

- неравномерность развития уровня информационной культур и уровня автоматизации в разных подразделениях, нет мест для специалистов с большим опытом, так как общий уровень знаний и навыков меньше;

- психологическое неприятие пользователями, рекомендуемы централизованно стандартов и готовых программных продуктов.

Децентрализованный подход к организации информационной системы лучше всего применять, если:

- организация значительна по размерам;

- децентрализация поддерживается органами управления;

- существует потребность в скорости и гибкости информационного обслуживания;

- применяются различные операции, сервис уникален для одной части организации и должен контролироваться этим под разделением;

- имеет место организация с заданными подразделениями, которой активно используют мотивацию сотрудников и подразделений, делегирование полномочий;

-имеется связь между производительностью и децентрализацией.

В качестве гибрида этих двух способов организации информационной системы используют частично децентрализованный подход. В этом случае имеется и мощный вычислительный центр (общая стратегия, обучение, помощь, стандарты и политика применения программных и технических средств), и локальные вычислительные ресурсы, объединенные в сеть.

Создание информационных систем

Для того чтобы иметь хорошую информационную систему необходимо планировать ее создание. Именно поэтому вопрос планирования информационных систем рассматривается здесь отдельно. Процесс планирования должен начинаться с оценки текущей ситуации, определения миссии информационной системы, интенсивности использования информации, пользователей, оценки среды организации, места на рынке, ее сильных и слабых сторон, выработки стратегии, которая должна лечь в основу бизнес-плана по созданию информационной системы.

Подход, описанный здесь, к планированию информационных систем предложен Д.P. Трутневым (см.: Trutnev О. Information Systems Management. IMISP, МВА Program. St. Petersburg, 1998.) (См. также модули «Стратегическое управление»; «Управление программами и проектами».)

Планирование позволяет: - создавать планы информационных систем, поддерживающие бизнес-направление фирмы; - ориентировать разработчиков на конечные бизнес-результаты, а не на окончание проектов информационных систем; - эффективнее использовать ресурсы информационной системы; - закладывать большую управляемость и лучшую интеграцию существующих и будущих систем; - быть уверенным в том, что ИС будет соответствовать общему направлению развития организации; - учесть мнение конечных пользователей; - создавать условия для правильного реагирования на непредвиденные ситуации.

Самая простая идея планирования — придерживаться прагматичной стратегии (в зависимости от событий и идей): обращаться с информационными проектами как с «проектами делового развития». Вы всего лишь осуществляете проект по развитию бизнеса, и все вовлеченные в него должны это понимать, а не руководствоваться вводящим в заблуждение энтузиазмом по поводу самой информационной системы или технологии. При таком подходе информационные системы должны рассматриваться как технические части проектов общего усиления организации, а не как отдельные проекты.

Ключевые вопросы при оценке проектов: - Как этот проект поможет мне достичь бизнес-целей? - Подходит ли он мне технически? - Является ли он лучшим использованием ресурсов?

Процесс планирования информационной системы должен начинаться с оценки использования информации и информационной технологии во всей организации и с оценки самой по себе ИС. Последнее может происходить при помощи внутренних и внешних экспертов, конечных пользователей. Другой альтернативой может стать полная оценка, произведенная внешней фирмой на заказ и представленная главному менеджеру.

 

 

 

Рис. 3.1. Подход к определению возможностей информационных систем

 

Оценка в любом случае должна представлять собой сравнение текущего уровня использования информации и информационно технологии с системой стандартов, которые могут представлять собой нормы в отрасли, оценку предыдущей деятельности, аналогичные параметры ведущих фирм, кроме того, отношения пользователей с системой (рис. 3.1).

 

Пересмотр миссии отдела, занимающегося информационной системой

Другой важной частью оценки является пересмотр миссии отдела, занимающегося информационной системой. Действия отдела должны быть оценены в свете этой миссии. Миссия может быть лучше всего определена путем выделения отдельных аспектов из всей стратегии организации, устанавливающих требования для информационной системы.

Ключевые вопросы: - Помогает ли ИС организации делать то, что она делает, с минимальными затратами ресурсов? - Вовлекает ли ИС организацию в проекты, которые будут упрочнять нашу конкурентную позицию в будущем?

Определение миссии будет зависеть от того, кто будет в этом процессе участвовать.

Оценка деятельности относительно целей

Традиционной целью множества информационных систем было уменьшение затрат путем увеличения эффективности структурированных, повторяющихся операций. Но в последние годы увеличился размах операций, теперь они помогают при принятии решений в неструктурированных ситуациях, что и потребовало оценки информационных систем, по дополнительным целям, кроме уменьшения затрат.

 

Видение информационных технологий

Два следующих шага планирования включают в себя формирование взгляда на информацию и информационную архитектуру в будущем. «Информационное видение» — это термин, означающий будущее использование информации и менеджмента организации, а архитектура информационных технологий описывает способ, которым информационные ресурсы должны использоваться, чтобы соответствовать этому видению. Вместе они преобразуют взгляд на будущее информации и ее использование и управление в систему правил, картинок, схем и т.д, в рамках которых должна действовать организация и принимать решения.

Информационная архитектура должна включать в себя: Управленческую архитектуру: - Роль менеджера-пользователя и т.д. - Системы менеджмента. - Связывающий механизм бизнес-плана. - Механизмы ИС планирования и контроля.

Техническую архитектуру: - Инфраструктуру. - Расположение. - Рабочие станции и т.д. - Данные (владение и деление, защита и т.д.). - Операции.

Каков бы ни был механизм развития информационного видения и архитектуры, обсуждение должно продвигаться следующим путем:

- обзор текущей ситуации; - анализ стратегического направления в бизнесе; - рассмотрение основных трендов технологии; - идентификация видения роли информации; - определение архитектуры; - связь видения и архитектуры; - план изменений.

Решения по поводу видения и архитектуры должны стать входом к процессу планирования. Существует также ряд преимуществ создания подобного видения и архитектуры.

 

Стратегический план

После вышеприведенных шагов первый план, который необходимо сформировать, — это стратегический план, являющийся сводом инициатив (хотя еще не конкретных проектов), которые должна выполнить организация для продвижения по направлению к видению. Он также должен содержать числовые результаты, которых необходимо достичь за определенный период.

Выбор базовой стратегии информационной системы

Существует несколько концептуальных основ для определения базовых стратегических свойств ИС, наиболее полезные описаны ниже, и ввиду того, что они являются базовыми, они могут помочь в разработке собственной концепции.

Главная цель ИС-плана состоит в осознании того, что потребности фирмы в информации определяют структуру ее ИС и ИТ, а также управления ими. G.Parsons (Parsons G. Information Technology: А New Competitive Weapon. Sloan Management Review, Fall 1983. P. 3) предложил 6 основных ИС-стратегий, сформулированных после изучения этой связи: центральное планирование, первенство, свободный рынок, монополия, скудные ресурсы и концепция необходимого зла.

Конечно, существует множество смесей этих стратегий, но прежде всего при планировании необходимо определить, какая из них соответствует реальной ситуации.

Центральное планирование

В этом случае имеется центральный отдел, координирующий ИС-стратегию и бизнес-стратегию, а начальник ИС-отдела должен быть частью управленческого аппарата, занятого принятием решений.

Первенство

Фирмы с такой стратегией обычно пытаются связать потребности фирмы с развитием ИТ и вкладывают в исследования крупные суммы. Необходима сильная поддержка высшего руководства.

Свободный рынок

В этом случае избегается бюрократия центрального планирования, менеджеры-пользователи решают, какие у них потребности в информации и как их удовлетворить, высшее управление не вовлекается в этот процесс.

Монополия

Здесь отдел ИС является монопольным распространителем ИТ.

Скудные ресурсы

Когда менеджмент рассматривает ИТ как скудный ресурс, он пытается ограничить его использование. Главный вопрос здесь: сколько ресурсов займет проект и через какое время он окупится?

Необходимое зло

В этом случае фирма рассматривает ИТ как необходимое зло, которое нужно для достижения целей, и проект будет осуществляться лишь в случае, когда станет абсолютно необходим для достижения деловой цели.

В любое время фирма может применять одну из шести стратегий или смешивать их, при смене обстоятельств менять их, но это всегда глубокоинтеллектуальный труд.

Стратегическая матрица McFarlan — МсKеnnеу

Эта матрица похожа на матрицы, созданные Бостонской консалтинговой группой и General Electric и полезна для выбора стратегии фирмы.

Выделяются 4 класса фирм, на которые ИТ будет иметь различное влияние: стратегический класс, оборотни, фабричный класс, класс поддержки.

Стратегический класс. Сюда попадают фирмы, настоящее и будущее которых зависит от использования ИТ для ежедневной деятельности: банки, страховые компании и т.д. Фирмы этой категории должны придерживаться стратегии центрального планирования или первенства ввиду высокой корреляции между успешным использованием ИТ и успехом фирмы.

Оборотни. Эти фирмы не сильно зависят от ИТ, но могут в будущем планировать ее широкое применение, чтобы «подстелить соломки» своему конкурентному преимуществу. Такие фирмы должны придерживаться стратегии центрального планирования, первенства и свободного рынка.

Фабричных-класс. Это те фирмы, в которых хотя и может существовать зависимость повседневных операций от ИТ, но которые работают в отраслях, где ИС не может стать источником конкурентного преимущества. Здесь рекомендуется стратегия монополии и скудности ресурсов.

Класс поддержки. Такие фирмы обычно используют ИТ для поддержки, например системы пароля. Им рекомендуется стратегия скудности ресурсов, хотя возможны случаи применения монополии и свободного рынка.

Разработка стратегического плана ИС состоит из 4 шагов:

1. Постановка целей. Здесь необходимо также провести численные оценки результатов.

2. Проведение внутреннего и внешнего анализа. Здесь рассматривается внешняя среда, оценка технологии, стратегического плана, проводится SWOT-анализ (сильные стороны, слабые стороны, возможности, угрозы).

3. Выделение стратегических инициатив. Это те действия, которые впоследствии при операционном планировании станут проектами.

Средства для определения стратегических инициатив ИС - Критические факторы успеха.

Один из методов определения стратегических возможностей ИС — это определение информационных потребностей и процессов, которые являются критическими для успеха фирмы (критических факторов успеха). В 1979 r. Дж.Ф. Рокарт описал эти факторы. Такие факторы определяют несколько областей (4 — 6), которые при удачном исполнении принесут больший успех фирме или функции. Такие факторы имеют и долгосрочное и краткосрочное влияние на ИТ. Будучи определенными, они могут рассматриваться в качестве целей.

- Анализ конкурентных сил.

Как принято считать, конкурентное преимущество получается при нарушении баланса власти между бизнесом и другими деятелями в отрасли.

На пути достижения конкурентного преимущества указывают следующие источники:

поставщики;

потребители;

конкуренты.

- Цепочки ценности.

Анализ был описан в качестве, метода определения стратегических инициатив М.Портером и В.Милларом. Этот анализ включает в себя 9 звеньев или 5 первичных и 4 вспомогательные задачи для организаций, которые могут добавить ценности (для покупателя) в процесс производства, доставки, обслуживания продукта.

В более широкой перспективе эта система является частью системы ценностей, которая проходит от поставщиков к фирме, к дистрибьюторам и к конечным пользователям.

- Подход стратегических выпадов.

Еще одно средство для определения стратегических инициатив было предложено в 1985 г. Раскофом и др. Смысл в том, что инициативы связаны с основными стратегическими толчками, которые представляют собой рычаги движения конкуренции: дифференциацией, затратами, инновациями, ростом и союзами.

Вторая шкала в матрице представляет собой те области в отрасли, в которых может действовать фирма: поставщики, потребители, конкуренты.

Операционный план ИС

После определения инициатив они должны быть представлены в виде проектов с конкретными результатами, приоритетами и т.д., т.е. в виде операционного плана.

Долгосрочный план ИС

Операционное планирование отличается от стратегического по своему фокусу, связи с бизнесом и т.д. Долгосрочный план обычно создается на 3 — 5 лет и фокусируется на выборе проектов и приоритетах, а также распределении ресурсов между проектами:

1. Определяются цели.

2. Определяются проекты развития ИС. Здесь применяется портфельный подход. Планирование проектов состоит из трех фаз: определение, конструкция и внедрение.

Несомненно, такой план может корректироваться.

Краткосрочный план ИС

Это план на один год. Он фокусируется на специальных заданиях и проектах, которые уже осуществляются или готовы к началу. Он связан с годовым бюджетом.

Подходы к планированию ИС

Существует ряд подходов. Один из наиболее широко известных — подход сверху вниз — обычно для проектно-ориентированных компаний. Существует и ряд других подходов, например у С. Ньюмена — «серединный».

 

Основные направления для, эффективного планирования

- С самого начала необходимо уяснить цель. - ИС-план должен создаваться как итеративный, а не как последовательный процесс. - План должен отражать реальные ожидания. - Процесс постановки реалистических ожиданий должен вовлекать менеджеров-пользователей. - Границы между различными видами программирования и работы с компьютерами практически стерлись, поэтому очень важно делать комплексный план.

- Эффективный ИС-план должен охватывать все проблемы и барьеры, с которыми сталкивается обычная организация. Формальная стратегия: исходя из деловых потребностей.

Ключевые вопросы при формулировке деловой и информационной стратегии:

Где наш бизнес сейчас? Где мы хотим быть через (скажем) пару лет? Что мы должны для этого сделать? Какие у нас специфические приоритетные цели? Могут ли лучшие информационные системы помочь нам в достижении целей? Что же у нас за информационные цели (назовите в приоритетном порядке)? Должны ли мы использовать автоматизированные информационные технологии для достижения информационных целей?

Какие специфические проекты информационных технологий мы должны проводить?

 

 

Роль людей в планировании ИС

И пользователи, и специалисты должны иметь определенные роли в планировании ИС для того, чтобы он соответствовал целям организации.

Роль менеджера-пользователя

Менеджер должен непосредственно участвовать в процессе планирования ввиду того, что именно он является пользователем системы и знает работу организации. Кроме того, постоянно необходимы обратная связь и оценка, и именно эти функции должны при планировании и внедрении проектов выполнять менеджеры.

Ключевые положении при работе с проектами информационных систем:

- Вы должны лично уделить время персональным контактам с людьми, участвующими в проекте; - используйте, если необходимо, внешних консультантов; - советуйтесь с консультантом, знающим информационные технологии, а не с консультантом по информационным технологиям;

- выберите поставщика, который обеспечивает хорошее обслуживание;

- развивайте длительные отношения с поставщиками;

- тренируйте пользователей — понемногу, но часто; - оцените потенциальные выгоды проекта — поддержка сложных операций, скорость ответов, точность. Роль профессионала ИС

За последние годы роль профессионала сильно изменилась. Если раньше он занимался и планированием, и построением ИС, то сейчас он скорее консультант по планированию, а не программист.

 

 

Оценка проектов информационных систем в малом бизнесе

Для оценки проектов есть много формальных и неформальных методов. Оценка реализуемости, времени на реализацию и следствии реализации происходит постоянно в больших проектах, но для малого бизнеса эти методы выглядят очень сложными. Вы должны подходить к проекту прагматично: он должен быть подходящим по времени, по затратам и по качеству.

Если Ваш бизнес относительно нов для информационных технологий, то Вы можете добиться прогресса только «путем проб и ошибок». Поэтому имеется больше причин для поиска помощи в решении возникающих вопросов и разбивки проекта на простые шаги, чтобы Вы могли больше учиться на своих успехах, чем на своих промахах.

В чем выход? В целом ряде решений, предлагаемых в рамках современных подходов построения информационных систем.

Прежде всего, нужно обеспечить связь информационной системы с бизнес-планом. Важные решения принимаются на основе понимания стратегии компании. Этому подчиняются частные решения.

Использовать готовые решения в виде пакетов прикладных:. программ или прототипы информационных систем и технологий,. (т.е. готовых к использованию систем, которые надо только установить и наполнить данными). Выбор должен осуществляться на основе альтернатив. Наконец, просто арендовать информационную систему.

Взгляд руководства организации и ее персонала, не говоря уже о разработчиках, на создание информационной системы различен. Здесь мы попытаемся, не вдаваясь в технические проблемы, построить модель процесса создания информационной системы для менеджеров и показать, в чем их задачи. Существует две различных стадии осуществления проекта построения информационных систем и технологий — разработка и внедрение и эксплуатация.

Стадия разработки и внедрения обычно всегда осуществляется полностью. Ей не мешает ни слабое развитие технологии, ни отсутствие компетенции персонала или пользователей, ни отсутствие хороших консультантов.

Если на этой стадии возникают проблемы, то они связаны со следующими тремя основными причинами:

- недостаток поддержки основного персонала, особенно когда надо уделить достаточно времени и энергии на критических стадиях;

- слишком амбициозные планы вместо пошагового, мудрого подхода; - неудача при .получении достаточного количества советов от практиков с настоящим опытом использования похожих систем в похожем бизнесе.

В рамках группового обсуждения в работе R.Hanage (Ма-naging Information for Profit and Growth), были получены следующие ответы на вопрос о том, какие проблемы возникали с проектами информационных технологий?

- консультанты по информационным технологиям не понимали наших мыслей; - трудно найти нужный совет; - сложно подобрать прикладное обеспечение для деловых процессов; - неподходящее время для установки системы; - плохая техническая и программная поддержка.

Как правило, проект информационных технологий всегда занимает больше времени, чем предполагалось. Необходимо быть готовым к тому, чтобы вложить больше ресурсов, чем требуется, для того чтобы быть уверенным, что он не остановится;

- участвующие в осуществлении проекта люди всегда думают, что их работа сделана, когда аппаратура и программы работают успешно. Фактически проект завершен только тогда, когда достигнуты ожидаемые преимущества для бизнеса. Если проект связан с деловыми целями по улучшению отдельных сторон функционирования организации, и все это знают, он более успешен.

 

Специфические затруднения в малом бизнесе:

- ограниченность ресурсов;

- способности персонала;

- внешние факторы;

- неформальная административная деятельность;

-трудности с долгосрочным планированием.

 

Имеется четыре стадии создания информационной системы. l. Эскиз проекта

Подробное описание целей и задач проекта, ожидаемой прибыли, временных ресурсов, любых ограничений, доступных ресурсов и т.д. Стоит также определить «менеджера проекта», который отвечает за его осуществление, и ответственного за проект в высшем руководстве, который будет главной персоной в бизнесе и будет поддерживать менеджера проекта, когда это необходимо и в самом конце выполнения проекта.

2. Оценка проекта

Это самая главная часть проекта. В ней принимаются все важные решения — что будут делать системы, как они будут работать, какая аппаратура и прикладные программы будут использоваться и как они будут обслуживаться. Важнее всего, что здесь анализируются возможные затраты и прибыли от различных действий и производится конечный выбор. В качестве основного правила следует использовать принцип, согласно которому система должна быть настолько простой, насколько возможно. Грандиозные проекты системы могут вылиться в невероятные затраты. Изменения, которые вносятся позже, являются более дорогими.

Сначала готовят список требований к системе — детальный перечень того, что система будет делать для бизнеса и как ею управлять. Изучаются потребности постоянных пользователей (и других заинтересованных лиц), так как только они действительно знают, что им нужно и как это вписать в существующую деятельность.

Список включает в себя данные которые предназначены для ввода, основные результаты и отчеты, количество пользователей, размеры информации, связи с другими существующими системами и т.д. и должен быть достаточно подробным для того, чтобы можно было послать запрос поставщикам аппаратуры и программного обеспечения.

На этой стадии мы не должны,. просто компьютеризировать существующие способы работы. Проект информационных технологий — это хорошая возможность еще раз подумать, как лучше сделать информационную систему.

Следующая стадия состоит в том, чтобы посмотреть на требования к аппаратуре и программному обеспечению. Проконсультироваться с потенциальными поставщиками, просмотреть другие деловые решения и посоветоваться со знающими консультантами. Некоторые трудные решения должны подвергнуться тщательной оценке. Следует ответить, например, на такие вопросы: использовать ли уже готовый пакет прикладных программ либо заказать новое программное обеспечение. Ответы будут зависеть от степени риска, к которой Вы готовы, и от отличий Вашего бизнеса от других типичных фирм.

Анализ затрат и прибыли — это финальный шаг перед окончательным решением. Затраты на прикладные программы и аппаратуру относительно невелики, особенно если Вы используете стандартный пакет. Большими затратами являются время, на установку системы и время на поддержку ее работы.

3. Построение и тестирование

Одним из самых недооцененных шагов в установке любой системы является ввод всех данных в систему до ее запуска.

Персонал должен убедиться, что с системой легко работать. Ничто не убивает энтузиазм по отношению к новой системе быстрее, чем серия технических проблем.

4. Управление проектом и оценка риска

Если только проект не совсем тривиален, то необходимо существование менеджера проекта, у которого есть достаточно времени, чтобы работать с проектом и иметь дело.c,массой проблем, которые могут возникнуть. Проект не завершен до тех пор, пока менеджер проекта не сможет продемонстрировать, что система работает надежно и приносит прибыль.

Важная часть его роли состоит в том, чтобы постоянно осознавать риск проекта. Риски должны обсуждаться открыто, несмотря на соблазн спрятать голову в песок и надеяться, что все обойдется. Риск можно спланировать: приняв альтернативные решения, приготовившись к крайним действиям и т.д. Примером послужит выбор программного обеспечения, при котором различные решения могут быть рискованны в различной степени. Более нет места для подробного обсуждения, но использование следующего перечня вопросов может помочь выделить некоторые пункты.

Ключевые вопросы и. проблемы, связанные с проектами информационных технологий:

Деловые аспекты - Есть ли менеджер проекта с достаточным количеством времени? - Согласован ли проект со всеми? - Есть ли понимание того, что проект может осуществляться дольше предполагаемого времени? - Вы готовы использовать больше ресурсов? - Останутся ли основные цели теми же по окончании проекта? - Достаточно.ли стабильны информационные системы для компьютеризации? - Есть ли у пользователей время для тщательного изучения проекта? - Вы уверены, что ни один из основных менеджеров не чувствует давления со стороны проектировщиков? - Используете ли Вы информационные технологии? Аспекты проекта - Есть ли у команды точное общее видение целей проекта? - Сфокусирована ли команда на деловых выгодах? - Управляется ли проект по шагам? - Если проект инновационный, то запланирован ли управляющий проектом? - Достаточно ли технических навыков у команды для работы над проектом? - Консультировались ли служащие с консультантами? - Существуют ли подобные проекты в похожих фирмах? - Все ли пользователи вовлечены в проект?

- Получили ли они необходимое обучение?

- Планируется ли ввод начальных данных?

- Ясны ли критерии принятия проекта?

- Планируются ли детальное тестирование и параллельные проверки?

- Хорошо ли знакомы те, кто будет управлять системой, с компьютерной литературой? - Оценивались ли «жизненные затраты» системы? Аспекты компьютерной системы - Настолько ли система проста, насколько это возможно?

- Предпочли ли сотрудники,«бумажное» решение информационным технологиям?

- Надежны ли основные поставщики?

- Проверена ли аппаратура/программа использованием во многих фирмах?

- Легко ли повышается уровень сложности аппаратуры, если это необходимо?

- Гибкое ли программное обеспечение для соответствия новым потребностям?

- Есть ли хорошая система защиты данных? - Легкое ли в использовании программное обеспечение? - Есть ли хорошие местные центры обслуживания оборудования и программ?

- Вы уверены во вводе хороших данных в систему?

Сущность развития информационной системы во времени отражает такая категория, как «жизненный цикл». Как и любой изготовленный продукт, информационная система имеет свой цикл жизни от времени начала создания до момента прекращения эксплуатации.

Информационная система является особым продуктом. Организация не может без нее существовать. Мы можем говорить о прекращении эксплуатации данного поколения информационной системы, отдельных ее подсистем и элементов.

Жизненный цикл заканчивается, как правило, не в результате физического износа информационной системы, а в результате морального устаревания. Моральный износ, моральное устаревание — прекращение Удовлетворения требований к информационной системе. При этом возможные модификации информационной системы экономически невыгодны или невозможны, что влечет за собой необходимость разработки новой информационной системы. Для информационных технологий является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми.

 

На смену технологии пакетной обработки программ на большой ЭВМ в вычислительном центре пришла технология работы на персональном компьютере на рабочем месте пользователя. Телеграф передал все свои функции телефону. Телекс передал большинство своих функций факсу и электронной почте и т.д.

 

При внедрении новой информационной технологии в организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов в результате ее неизбежного устаревания со временем, так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Периоды сменяемости колеблются от' нескольких месяцев до одного года.

Если в процессе внедрения новой информационной технологии этому фактору не уделять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую информационную технологию она уже устареет и придется принимать меры по ее модернизации. Такие неудачи с внедрением информационной' технологии, обычно связывают с несовершенством технических, средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования информационной технологии.

Стадии жизненного цикла информационных систем

Жизненный цикл — период создания и использования информационных систем, охватывающий ее различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данной информационной системе и заканчивая моментом ее полного выхода из эксплуатации.

В жизненном цикле выделяют следующие стадии [1]: - Предпроектное обследование

Сбор материалов для проектирования:

формирование требований; изучение объекта автоматизации;

выбор и разработка варианта концепции системы.

Анализ материалов и разработка документации:

создание и утверждение технико-экономического обоснования; разработка и, утверждение технического задания на проектирование информационной системы. - Проектирование

Предварительное проектирование:

выбор проектных решений по всем аспектам разработки информационной системы; описание всех компонентов информационной системы;

оформление и утверждение технического проекта.

Детальное проектирование:

выбор и разработка математических методов и алгоритмов программ;

корректировка структур баз данных; создание документации на поставку и установку программных продуктов; выбор комплекса технических средств информационной, системы; создание документации на поставку и установку технических средств; разработка технорабочего проекта информационной системы. - Разработка информационной системы получение и установка технических средств; разработка, тестирование и доводка программ; получение и установка программных средств; разработка инструкций по эксплуатации программного обеспечения, технических средств, должностных инструкций для персонала.

- Ввод информационной системы в эксплуатацию ввод в опытную эксплуатацию технических средств; ввод в опытную эксплуатацию программных средств; обучение и сертифицирование персонала; проведение опытной эксплуатации всех компонентов и системы в целом; сдача в эксплуатацию и подписание актов приемки-сдачи работ. - Эксплуатация информационной системы повседневная эксплуатация; сопровождение программных, технических средств и всего проекта.

Жизненный цикл носит итеративный характер: реализованные этапы жизненного цикла, начиная с самих ранних, циклически повторяются в соответствии с новыми требованиями и изменениями внешних условий. На каждом этапе жизненного цикла формируется набор документов и технических решений, которые являются исходными для последующих решений.

Наибольшее распространение получили три модели жизненного цикла информационной системы:

Каскадная модель — переход на следующий этап после полного окончания работ по предыдущему этапу.

Поэтапная модель с промежуточным контролем — итерационная модель разработки информационной системы и информационных технологий с циклами обратных связей между этапами. Здесь межэтапные корректировки обеспечивают меньшую трудоемкость разработки по сравнению с каскадной моделью, но каждый из этапов растягивается на весь период разработки.

Спиральная модель — делается упор на начальные этапы жизненного цикла: анализ требований, проектирование спецификаций, предварительное и детальное проектирование. На этих этапах проверяется и обосновывается реализуемость технических решений путем создания прототипов, Каждый виток спирали соответствует поэтапной модели создания фрагмента информационной системы и информационной технологии. На нем уточняются цели: и характеристики проекта, определяется его качество, планируются работы следующего витка спирали. Происходит последовательное углубление и конкретизация деталей проекта информационной системы, формируется его обоснованный вариант, который доводится до реализации.

При использовании спиральной модели: - происходит накопление и повторное использование проектных решений, средств проектирования, моделей и прототипов. информационной системы и информационной технологии;

- осуществляется ориентация на развитие и модификацию системы и технологии в процессе их проектирования; - проводится анализ риска и издержек в процессе проектирования систем и технологий. Особенности проектирования информационной технологии

Современная информационная технология реализуется в условиях спроектированной информационной системы.

Аспекты проектирования: технический (аппаратно-коммуникационный комплекс), программно-математический (модели и программы), методический (совокупность средств реализации, функций управления), организационный (описание документооборота и регламента действий аппарата управления), пооперационный (совокупность технологических, логических, арифметических действий, реализуемых в автоматическом режиме).

Роль заказчика в создании информационной системы трудно переоценить. Заказчиком он является на этапе разработки системы, а затем превращается в ее пользователя.

Одна из главных задач руководства организации заказчика и, разработчика — активное обучение будущих пользователей, повышение уровня их квалификации как пользователей, но прежде всего как постановщиков.

Пользователь должен быть заранее ознакомлен с методикой проведения обследования объекта, порядком обобщения результатов, что поможет ему определить и выделить подлежащие автоматизированной обработке задачи, функции и квалифицированно сделать постановку задачи. Постановка задачи — описание задачи по определенным правилам, которое дает исчерпывающее представление о сущности, логике преобразования информации для получения результата.

Пользователь — специалист в своей области, он знает, чего он хочет. Но кроме профессиональных знаний в предметной области, пользователь должен иметь знания информационных технологий для правильной постановки задачи. Это справедливо как для разработки информационной системы, так и для использования готовых решений.

План постановки задачи заказчиком информационной системы

Организационно-экономическая сущность задачи (наименование, место решения, цель решения, потребители решения и способ его доставки, периодичность решения, источники информации, связь с другими задачами).

Описание входной информации (перечень исходной информации, формы представления, примеры документов, частота поступления информации, формы контроля информации и т.д.).

Описание выходной информации (перечень результативной информации, формы представления, периодичность и сроки представления, перечень пользователей результатной информации, перечень запросной информации, способы контроля результатной информации и т.д.).

Описание алгоритма решения задачи (описание способов формирования результатной информации, описание последовательности действий с переменной и условно-постоянной информацией и т.п.).

Описание условно-постоянной информации (перечень классификаторов, справочников, таблиц, описание формы их представления, способов использования условно-постоянной информации и т.п.).

Одним из рациональных путей проектирования информационной системы и информационной технологии является использование типовых проектных решений, реализованных в стандартных проектах, в пакетах прикладных программ (ППП). Возможность такого подхода связана с наличием у любой организации общих и уникальных черт. Использование общности черт и задач позволяет привязать готовые решения (модели и программы) к условиям конкретного пользователя и его задачам. Например, большинство организаций решает типовые задачи в бухгалтерском учете, финансах, организации управленческого труда, автоматизации документооборота, создании информационно-справочных систем, управлении кадрами и т.п. В рамках таких задач использование типовых решений будет оправданным и эффективным. Особенно это касается малого бизнеса.

 

Бухгалтерский учет: Финансы без проблем, JC: Бухгалтерия, Парус, Инфо-Бухгалтер.

ИПС: Консультанта(закОнодательство, налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование).

Гарант (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование).

Финансы, бизнес-планирование: ИНЕК («Микропитомник», «Экономический анализ и прогноз деятельности фирмы, организации»),

«Инфософт» («финансовый анализ предприятия»),

 

 

Для создания информационной системы рекомендуются в максимальной степени стандартные пакеты программ автоматизации бизнеса:

- информационные технологии «клиент — сервер» в корпоративном документообороте и деловых операциях; - управление, электронными документами;

- проектирование, моделирование и анализ сложных информационных систем;

- финансово-экономический анализ деятельности; - разработка систем поддержки принятия решений.

Можно выделить пять типовых уровней решений, предлагаемых на рынке компьютерных технологий.

- Приобретение отдельных модулей программно-аппаратных средств в уже сформированных каналах распространения компьютерной техники и самостоятельное построение конфигурации необходимой информационной системы.

- Обращение к предприятиям — системным интеграторам, добавляющим стоимость решений за предоставление квалифицированных услуг. Приобретение отдельных модулей программно-аппаратных средств и самостоятельное построение информационной системы необходимой конфигурации.

- Обращение к консалтинговым компаниям, которые при создании больших комплексных проектов, осуществляемых несколькими исполнителями — системными интеграторами, консультируют выполнение законченного проекта, приобретение и освоение программно-аппаратных средств и построение информационной системы необходимой конфигурации. Ответственность за проект несет предприятие — системный интегратор.

- Предприятие — системный интегратор не только создает систему, но и сопровождает в течение согласованного времени эксплуатацию системы. - Выполнение проектов системы и услуг по обслуживанию аппаратно-программных средств, дальнейшую модернизацию системы берет на себя специализированная организация. Возможно нахождение аппаратно-программных средств в собственности специализированной организации, при этом предприятие пользуется только информацией.

Требовании к разработчику информационной системы Большое значение имеет уровень и качество обслуживания, предоставляемого разработчиком. Лучше всего, когда заказчик получает от поставщика весь спектр услуг:

- постановка системы управления предприятием (обследование предприятия по вопросам постановки учета и документооборота, консалтинговые услуги и т.п.);

- поставка и внедрение системы; - «пожизненное» сопровождение системы (гарантийное и послегарантийное обслуживание, проведение тематических семинаров как по проблемам методологии и организации учета, так и по вопросам использования информационной системы).

Выбор фирмы-разработчика. Основные критерии выбора (следующие критерии предложила Е.В. Дворникова):

- время работы на рынке финансово-экономического программного обеспечения;

- лицензионная чистота программного продукта (в том числе регистрация программного продукта в РосАПО); - лицензионная чистота средств разработки; - уровень реализованных проектов; - позиции фирмы в рейтингах.

Развитие рынка компьютерных систем, способных обеспечить эффективное управление организацией, связано с системами двух классов:

- системы, ориентированные на автоматизацию отдельных функций управления; - интегрированные системы управления.

На рынке представлены как российские, так и зарубежные системы различного назначения. Если говорить о реальном секторе экономики, то для него на рынке имеются системы двух классов:

- финансово-управленческие системы; - производственные системы. Финансово-управленческие системы: - локальные; - малые интегрированные.

Назначение: ведение учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.), управление финансовыми потоками.

Свойства систем:

- Универсальность.

- Небольшой цикл внедрения.

- Имеются «коробочные» варианты. - Гибкость в адаптации к нуждам конкретного предприятия. - Способность работать на персональных компьютерах в обычных сетях передачи данных Novell Netware или Wtndows NT. - Использование простых средств разработки (Clipper, FoxPro, dBase, Paradox). - Снижение уровня эффективности при работе на сложных конфигурациях сети и при увеличении объемов обрабатываемых данных.

Производственные системы: - средние; - крупные интегрированные.

Назначение: управление и планирование производственного процесса. Учетные функции глубоко проработаны и выполняют вспомогательную роль.

Свойства систем: - Более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6 — 9 месяцев до полутора лет и более).

- Часто ориентированы на одну или несколько отраслей и/или типов производства.

- Различны для разных типов организации производственного процесса (единичное, серийное, массовое производство).

- Специализация отражается в наборе функций системы.

- Наличие встроенных бизнес-моделей производства.

- Производственные системы по многим параметрам значительно более жесткие, чем финансово-управленческие.

- Основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление производственным процессом.

- Охватывают планирование, закупки, производство, запасы, продажи, финансовые потоки и многие другие аспекты.

- При увеличении сложности и широты охвата функций предприятия системой возрастают требования к технической инфраструктуре и компьютерной платформе.

- Разработаны с помощью промышленных баз данных.

- В большинстве случаев используется технология «клиент — сервер».

 

Таблица 3.4 Классификация рынка информационных систем

 

Здесь мы рассмотрим некоторые технологии создания информационных систем, наиболее часто предлагаемые разработчиками. Знакомство с такими технологиями облегчит процесс понимания заказчиком предложений разработчика.

 

Автоматизированные системы проектирования

Усложнение информационных систем и расширение областей их применения, повышение требований к ним привели к тому, что даже большие, коллективы разработчиков не в состоянии за приемлемое время, в, условиях ограничений по ресурсам и с заданным качеством разработать информационную систему. В результате развития средств и методов создания информационных систем оформилось направление, связанное с автоматизацией проектирования информационной системы и информационной технологии. Это путь использования готовых решений, обеспечения заданного качества и ускорения работ при создании информационной системы и информационной технологии. (См.: Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организации и информационные технологии. — М.: Финансы и статистика, 1997.)

Широкое распространение в этой области получил подход САSЕ (Computer Aided Software/Sуstеm Engineering — САSЕ-технология). CASE-технология совокупность методов анализа, проектирования, разработки и сопровождения информационной системы, поддерживаемых комплексом взаимосвязанных средств автоматизации. Это инструментарий для системных аналитиков, разработчиков и программистов, позволяющий автоматизировать процесс исследования, проектирования и разработки информационной системы (анализ предметной области, спецификации проектов, выпуск документации, тестирование реализаций проектов, планирование и контроль разработок, моделирование и т.п.). Это индустриализация технологии создания информационной системы и информационной технологии, позволяющая отделить и автоматизировать процесс проектирования информационной системы от последующих этапов разработки. Использование САSЕ-технологий существенно изменяет технологию работ на этапах анализа, проектирования и модернизации информационной системы. В CASE-технологиях применяются специальные методы анализа, проектирования и моделирования.

CASE-технологии могут использоваться при создании информационной системы любых типов.

Достоинства САSЕ-технологий:

- улучшают качество создаваемых информационных систем и информационной технологии за счет средств автоматического контроля;

- позволяют за короткое время создать прототип будущей информационной системы, что дает возможность заранее оценить ожидаемый результат; - ускоряют процесс проектирования и разработки системы; - освобождают разработчиков от рутинной работы, позволяя сосредоточиться на творческой части разработки; - поддерживают развитие и сопровождение разработки информационной системы; - поддерживают технологии повторного использования компонентов разработки.

Применяемые в САSЕ-технологиях методы успешно используются при создании моделей систем для решения задач стратегического управления, планирования, прогнозирования и т.п. Это направление получило название «анализ».

 

Модели бизнеса и информационные системы

Моделирование бизнеса —. описание бизнес-процессов организации некоторыми средствами, в том числе и формальными. Это означает описание финансовых, производственных, логистических и маркетинговых характеристик бизнес-затрат, доходов, прибыли, инвестиций, производственных мощностей, каналов снабжения и сбыта, процессов, функций, информационных потоков, организационных структур и т.п.

Такие модели строятся для разных целей и используются на различных уровнях управления.

Средства построения такого рода моделей варьируют в зависимости от видов моделей и пристрастий разработчика моделей:

язык описания IDEFO и его модификации позволяют описать связи функций друг с другом по входам/выходам, контролю и исполнению;

модели «сущность — связь» (ER-модели) позволяют описать параметры объектов и взаимозависимости между ними для проектирования структур баз данных;

потоковые модели (Data Flow Diagrams) предназначены для описания связи функциональной и информационной моделей — какие функции какими потоками данных управляют.

 

Стандарты управления: использование при создании и эксплуатации информационной системы организации

Любая организация, занятая производством, выполняет функцию производства (производство, сборка, обработка и хранение материалов, хранение и обслуживание инструментов, контроль качества) (см. также модуль «Управление производством и операциями»).

Для осуществления производства выполняются следующие действия в рамках управления: планирование деятельности предприятия (финансовые учет и планирование, контроль и обеспечение принятия решений), техническое проектирование (создание концепции продукта, технический анализ, разработка продукта, спецификация, планирование процесса), производственные планирование и контроль (материальное обеспечение, планирование производства, управление производством, производственный учет).

Эти функции интегрируются с помощью обмена информацией. Существует рынок информационных технологий для каждой функции. Вопрос рационального соотношения этих функций является одним из важнейших, и для этого в мире уже очень давно используют стандарты рекомендаций по управлению производством. Наличие этих производственных стандартов приводит к предсказуемым результатам во всех внутренних и внешних операциях. Разумеется, что эти стандарты рекомендаций по управлению производством должны быть учтены при создании информационной системы организации. Это и происходит в случае выбора некоторого готового решения известной фирмы-разработчика.

Стандарты рекомендаций — описание наиболее общих правил, по которым должны производиться планирование и контроль различных стадий производственного процесса: потребностей в сырье, закупок, загрузки мощностей, распределения ресурсов и проч.

 

В табл. 3.5 указаны существующие стандарты с 1970-х годов. CALS-технологии

Под этими технологиями понимается система непрерывного информационного сопровождения всего жизненного цикла производства продукции (процессов разработки, производства, сбыта, эксплуатации, сервисного обслуживания и утилизации производимой продукции)—от качества сырья до мониторинга рынка, включая аспекты производства.

До недавнего времени CALS-технологии были известны как технологии поддержки менеджмента сбыта продукции военного назначения.

 

 

Таблица 3.5

Стандарты рекомендаций по управлению производством

Опыт высокотехнологичных фирм показывает, что применение. CALS-технологий дает сокращение времени проектирования при разработке нового изделия примерно на 50%, сокращение ошибок при передаче данных — на 98%, повышение показателей качества — на 80%. В конечном итоге это приводит к снижению себестоимости продукции и повышению ее конкурентоспособности.

Данная концепция возникла в 70-е годы при попытке создать единое информационное пространство для обмена данными между заказчиком, производителем и потребителем вооружений и военной техники в оборонном комплексе США. Дословно CALS (Computer Aided Logistic Support) — компьютерная поддержка поставок. Эта концепция базировалась на понятии жизненного цикла вооружений и военной техники и охватывала в основном их производство и эксплуатацию.

В настоящий момент эта концепция получила распространение в различных отраслях экономики и рассматривается более широко: Continuous Acquisition and Life cycle Support — непрерывная информационная поддержка всего жизненного цикла продукта, от маркетинга до утилизации.

Основная идея CALS состоит в совместном использовании информации заинтересованными сторонами на всех стадиях жизненного цикла продукта. Для обеспечения этого создаются единые информационные модели продукта, жизненного цикла продукта, бизнес-процессов на всех этапах жизненного цикла, производственной и эксплуатационной среды, стандартизируются способы доступа к информации, ее интерпретации, разрабатываются методы защиты информации и определяются юридические вопросы ее совместного использования. Это позволяет обеспечить эффективную информационную кооперацию всех участников жизненного цикла продукта, решать задачи анализа эффективности бизнес-процессов, повышения качества продукции, стандартизации, преобразования в электронную форму и обмена конструкторской документацией, электронных расчетов потребности в материалах; создания справочников по эксплуатации и т.п.

Internet — Intranet

Internet можно определить как сеть сетей, или как глобальную информационную систему. Технология создания информационных систем на основе подхода Internet — Intranet заключается в следующем.

Общие принципы, положенные в основу построения Intenet, используются при построении внутренних корпоративных информационных сетей. При этом достигается независимость этих . сетей от используемых программно-аппаратных средств и возможность их развития.

Стоимость информационной системы

Стоимость создания информационной системы определяется фактическими затратами, Стоимость владения эксплуатации) ею посчитать не так просто. Однако менеджерам необходимо анализировать и управлять плановыми и внеплановыми затратами, связанными с владением и использованием каждого компонента информационной системы на протяжении всего срока его службы. Существует ряд подходов к определению такой стоимости (достаточно поискать в Internet информацию на тему «total cost of ownership», чтобы найти с десяток источников). Для получения представления о способе расчета стоимости эксплуатации информационной системы рассмотрим один из подходов, предлагаемых фирмами Microsoft и Interpose.

Исходные положения при определении стоимости информационной системы:

- решения об инвестициях в информационные технологии принимаются исходя из экономической целесообразности, определяемой выгодой, риском и расходами;

- рост затрат ведет к пропорциональному повышению эффективности работы сотрудников и гибкости;

- чрезмерная экономия ведет к увеличению времени простоев и числа обращений за технической поддержкой;

- обычно оцениваются средние затраты организации для конкретной среды по сравнению со среднеотраслевыми на одного клиента.

 

Модель совокупной стоимости владения информационной системой (Total Cost Я Оwnership)

Во многих моделях совокупной стоимости владения информационной системой обычно оцениваются средние затраты организации для конкретной среды по сравнению со среднеотраслевыми на одного клиента, а также принимаются средние показатели для однородного состава оборудования и фиксированные соотношения клиентов и серверов, чтобы избежать некоторых сложностей. В этом случае для оценки средней совокупной стоимости владения информационной системой удельные затраты на одного клиента умножаются на общее количество клиентов. Но такие упрощения зачастую дают слишком большую погрешность.

Подход Microsoft и Interpose предполагает, что расходы на программно-аппаратные средства связаны с другими статьями затрат, например на техническую поддержку, обучение и простои. Предлагаемая ими модель совокупной стоимости владения информационной системой позволяет измерять этот показатель и напрямую использовать его для выработки действенных планов улучшения структуры расходов на информационную систему.

Суть модели:

- анализируются структуры затрат для каждого типа оборудования (серверов, клиентов, принтеров и т.д.);

- осуществляется классификация оборудования (портативные компьютеры/настольные, сервер-файлы и печати/сервер приложения, операционные системы (Windows 3.1/Windows 95);

- учитываются все особенности каждого типа оборудования;

- общие затраты на ИС разделяются на две группы: прямые и косвенные затраты. Прямые затраты:

- на аппаратно-программные средства (капитальные вложения и отчисления по лицензиям на новые системы, модернизацию и обновления);

- на администрирование (оплата сетевого и системного администрирования, администрирования накопителей, труда аутсорсинга, а также задачи реагирующего и упреждающего управления);

- на поддержку (служба технической поддержки, обучение, материально-техническое снабжение, командировки, договоры на обслуживание и поддержку, а также накладные расходы);

- на разработку (создание приложений и «содержания», тестирование и подготовка документации, в том числе разработка новых проектов, адаптация к требованиям заказчиков и обслуживание);

- на оплату коммуникационных средств (выделенной линии и, доступа к серверам).

Косвенные затраты (конечные пользователи предоставляют поддержку сами себе и своим коллегам):

- связанные с конечными пользователями (самопомощь обращение к коллегам, нерегулярное изучение каких-либо материалов и «бестолковая суета»);

 

Рис. 3.2. Усредненное распределение затрат для Windows NT Workstation 4.0

 

 

- вызванные простоями (потери из-за плановых и внеплановых перерывов).

Согласно Interpose, Inc. каждый компьютер под управлением Microsoft Windows NT Workstation 4.0, как правило, обходится организации в 6515 дол. ежегодно.

При этом капитальные затраты на аппаратно-программные средства составляют всего лишь 26% общей стоимости развертывания и владения компьютерами. Большая часть затрат связана с администрированием и технической поддержкой, которые ведутся специалистами информационной системы, а также со скрытыми расходами на управление и поддержку компьютерных систем самими пользователями. Модель совокупной стоимости владения информационной системой позволяет разобраться в структуре этих расходов и открывает широкие перспективы для их сокращения, так как они в основном связаны с трудозатратами на управление процессами, обучение и операции с соответствующими инструментальными средствами, При анализе структуры расходов часто упускают из виду тот факт, что рост затрат ведет к пропорциональному повышению эффективности работы сотрудников и гибкости, а чрезмерная экономия (например, на обучении), напротив — к увеличению времени простоев и числа обращений за технической поддержкой.

Качество и эффективность информационных систем

Количественная оценка эффективности информационных систем возможна только в плоскости затраты — результат. Оценить результат количественно удается редко. Поэтому можно пытаться оценивать затраты на внедрение и стоимость эксплуатации информационной системы. Стоимость эксплуатации была нами обсуждена в 3.4. Оценки затрат на создание системы приведены в табл. 3.6.

Существуют пороговые значения применимости для разного рода систем с точки зрения эффективности. На рис. 3.3 оценивается эффективность применения систем для организаций различного вида по критерию «Соотношение цена/качество».

 

Таблица 3.6

Внедрение, соотношение затрат и стоимостные оценки

 

 

 

 

Рис. 3.3. Эффективность применения систем. Соотношение цена/качество

Информационная система организации необходима для предоставления нужной информации, в нужное время и в нужном месте. Вопрос оценки ее качества сводится к оценке качества порождаемого в ней информационного продукта с учетом затрат на его производство. В некотором смысле менеджеру безразлично, каким образом была получена требуемая информация, если она получена вовремя и затраты на ее получение находятся в пределах его представления о разумном их размере.

Поскольку информационная система организации, как правило, является ее частью, то кроме качества информационного продукта должен обсуждаться вопрос и о его качестве.

Информационный продукт, производящая его информационная система организации и применяемые в ней информационные технологии являются продукцией производственно-технического назначения.

Оценки общественные и личные:

- Насколько удобно использовать — надежность, простота.

- Насколько удобно эксплуатировать — понятность (учет требований пользователя, записанных в техническом задании; понимание назначения системы и ее функциональных элементов, понимание принятых ограничений).

- Модифицируемость — возможность внесения изменений без значительных затрат времени и ресурсов.

- Структурированность — разбиение на подсистемы и элементы.

- Качество документации.

- Точность — точность результатов расчета.

- Завершенность — имеются все компоненты для выполнения заданных функций.

Очевидно, что оценка качества информационной системы— процесс неоднозначный и многокритериальный. Качественность информационной системы предполагает, что она будет обладать рядом свойств. Поэтому для практики полезнее определить эти свойства. Мы воспользовались работой Е.В. Дворниковой, размещенной в Internet, в которой определен минимальный перечень требований к системе, претендующей на «звание» корпоративной информационной системы: