7. Організація обліку і контролю в матеріально-відповідальних та підзвітних осіб підприємства

Працівники бухгалтерської служби здійснюють контроль за діяльністю матеріально-відповідальних осіб, перевіряють їх звітність, беруть участь в інвентаризації цінностей. На обліковий підрозділ покладається обов’язок не лише здійснювати контроль за правильністю оформлення первинних документів, а й за відповідність їх змісту чинному законодавству. Облікові працівники відповідають за збереженість бухгалтерської документації на всіх етапах документообігу, за своєчасність представлення бухгалтерської звітності відповідним користувачам.

Матеріально відповідальні особи ведуть облік товарів і тари в місцях їх зберігання з метою одержання інформації про товарні залишки, яка необхідна для контролю за збереженням товарів, а також для оперативного управління процесами надходження та відпуску товарів.

Матеріально відповідальні особи ведуть складський облік товарів за назвами, сортами і кількістю. Для цього використовують товарні книги або картки складського обліку при відсутності автоматизованої обробки інформації на складі.

Підзвітними вважаються особи, які отримали кошти на операційні, господарські потреби, а також службові відрядження. Розглянемо детально порядок проведення контролю розрахунків з підзвітними особами за службовими відрядженнями, який здійснюють служби внутрішнього контролю підприємств (установ, організацій) та зовнішні контролюючі служби.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника відповідно до розпорядження керівника підприємства, установи, організації на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Під час проведення контролю з’ясовується: порядок віднесення витрат на відрядження в бухгалтерському та податковому обліку; чи здійснюється реєстрація особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі; чи забезпечило підприємство, що відряджає працівника, грошовими коштами (авансом) у необхідних розмірах; чи надала підзвітна особа документи, які підтверджують здійснення відповідних витрат (винятком є добові витрати, видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи, норми яких встановлено постановою № 663); чи відшкодовуються добові витрати в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту; чи правильно визначається день вибуття у відрядження i день прибуття з відрядження.

Факт отримання готівки з каси накладає на працівника певну відповідальність, тому особа, що її одержала, повинна звітуватися перед підприємством за її цільове витрачання.

Проте слід зазначити, що особа підзвітна й особа, що зветься матеріально відповідальною, - не одне і те ж. Касири, продавці, експедитори, інші працівники, робота яких постійно пов'язана із збереженням цінностей, називаються матеріально відповідальними особами.

З кожним із таких працівників при влаштуванні на роботу укладається договір про їх матеріальну відповідальність. I якщо матеріально відповідальною особою може бути далеко не кожен працівник (існує офіційно затверджений список посад), то підзвітною особою може стати будь-хто з персоналу. Підзвітна особа теж є відповідальною матеріально, але її відповідальність настає лише у момент отримання авансу на цільові витрати, і діє така відповідальність лише протягом певного часу, а саме до моменту подання бухгалтеру документально підтвердженого звіту.

Новий аванс такому працівнику не видається доти, доки він не відзвітує у витрачанні попереднього. У разі ж непідтвердження витрат і неповернення готівки до каси залишок заборгованості може бути утриманий із заробітної плати особи, котра до цього часу значилася у списку підзвітних.

Що стосується осіб матеріально відповідальних, то у разі розтрати їх вину іноді доводиться розглядати у судовому порядку. Тут і стане в пригоді попередньо укладений договір.

Оце і вся різниця: матеріально відповідальна особа відповідає за ввірені цінності постійно і згідно з договором, підзвітна особа - тимчасово і без жодних офіційних домовленостей.

У випадках, коли видані під звіт суми не обгрунтовано підтверджувальними документами й не повернено до каси у визначений термін, підприємство має право утримати їх з чергових виплат, що належать даній особі. Аванси, одержані під звіт в іноземній валюті, обліковуються на окремому субрахунку, наприклад, "Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті". В особових аналітичних рахунках підзвітних осіб відображають вид валюти та її еквівалент в українській грошовій одиниці. У синтетичному обліку операції в іноземній валюті відображають у переведенні в українську грошову одиницю.

Через підзвітних осіб може виплачуватися заробітна плата в установах, в яких за штатом не передбачено посади касира, або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів.

Основна маса авансів видається під звіт на службові відрядження у межах сум, необхідних відрядженим особам на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових і витрат на наймання житлового приміщення.

Порядок оплати службових відряджень встановлено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (зі змінами та доповненнями, внесеними наказом від 13.08.98 № 165) та постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 № 663 з подальшими змінами.