5. Організація інформаційного, технічного та економічного забезпечення обліку, контролю та аналізу з використанням програмних продуктів

Інформаційне забезпечення - це сукупність форм документів, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення та форм існування інформації, яка використовується в інформаційній системі.

Інформаційне забезпечення повинно відповідати наступним вимогам:

• цілісність;

• вірогідність;

• контроль;

• захист від несанкціонованого доступу;

• гнучкість;

• стандартизація та уніфікація;

• адаптивність;

• мінімізація введення та виведення інформації.

Джерела інформації облікву:

1. Дані бухгалтерского обліку

2. Дані статистичного обліку

3. Дані оперативного обліку

4. Дані управлінського обліку

5. Вибіркові облікові дані

Обов'язковість інформації. Бухгалтерська (фінансова) звітність подається у необхідній формі та з необхідною ступенем точності, незалежно від того, чи вважає адміністрація ці відомості корисними. Надання управлінської інформації цілком залежить від волі керівництва і ніякі відомства та організації не мають права вказувати, яка інформація необхідна.

Мета надання інформації. Бухгалтерська (фінансова) звітність призначена для зовнішніх користувачів. Управлінська надається для внутрішнього управління, контролю і планування

Користувачі інформації. Користувачами бухгалтерської (фінансової) звітності є ділові партнери, потенційні інвестори, акціонери і т.п. Керуючий апарат багатьох організацій не має уявлення про те, яка частина акціонерів, кредиторів та інших осіб користується інформацією, що міститься в бухгалтерських звітах компанії.

Технічне забезпечення — це комплекс технічних засобів і методів, що забезпечують функціонування бухгалтерського обліку, контролю та аналізу.

Елементами технічного забезпечення обліку є технічні засоби, методичні і керівні матеріали, технічна документація, персонал.

Комплекс технічних засобів (КТЗ), як відомо з курсу машинної обробки економічної інформації, включає: збір і реєстрацію інформації; передавання, введення, обробку, відображення і виведення інформації; підготовку даних, нагромадження, зберігання і пошук інформації; передавання даних по лінії зв’язку; оргтехніку; допоміжні експлуатаційні матеріали.

Організація технічного забезпечення здійснюється на основі застосування методичних і керівних матеріалів, а також технічної документації.

Методичні і керівні матеріали поділяють на загальносистемні, спеціалізовані і нормативно-довідкові документи. До складу загальносистемних матеріалів входять державні і галузеві стандарти. До спеціалізованих керівних матеріалів відносять різного роду методики вибору комплексу технічних засобів в цілому і окремих його складових частин, побудови технологічного процесу, перетворення інформації.

У документації з технічного забезпечення вказують склад технічних засобів, технологічний процес обробки даних.

До персоналу з технічного забезпечення відносять розробників обчислювального центру, периферійної техніки, монтажно-налагоджувальний, експлуатаційний і обслуговуючий персонал.

Комплекс технічних засобів включає найрізноманітнішу за своїми характеристиками техніку, набір якої визначають за типовою номенклатурою технічних засобів. Під час проектування комплексу технічних засобів завдання полягає в тому, щоб вибрати оптимальний їх варіант, тобто вони мають забезпечувати найбільш ефективну технологію обробки облікової й аналітичної інформації. У разі вибору структури КТЗ враховують такі фактори:

• склад облікових, контрольних і аналітичних завдань;

• інформаційну специфіку облікових, контрольних і аналітичних завдань;

• характеристику об’єкта управління (організаційну і функціональну його структуру);

• техніко-експлуатаційні дані обчислювальних машин та інших технічних засобів.

Вимоги, що ставляться до набору складу технічного забезпечення системи підготовки інформації, найбільш повно визначені в Методичних матеріалах з організації збирання і реєстрації первинних облікових даних в умовах автоматизованого бухгалтерського обліку. Це виконання одночасно ряду функцій на одному технічному засобі; рівномірне завантаження технічних засобів; зниження затрат на переобладнання; використання технічних засобів у режимі, близькому до нормального їх стану. При виборі технічних засобів використовують типові проектні рішення з урахуванням специфіки і особливостей організації обліку (аналізу).

Організація автоматизації обліку, контролю та аналізу починається з вибору обладнання — ПК. При цьому беруть машини тільки певного класу, щоб вони були сумісні. Наступний етап — це вибір периферійної техніки для певного класу ПК.

Під нормативно-правовим забезпеченням бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу варто розуміти сукупність законодавчих актів, положень, інструкцій, рекомендацій, довідників, вказівок, переліків, функціональних мереж, функціональних карток, графіків та інших регламентів, розроблених і затверджених Верховною Радою України, Кабінетом Міністрів України, міністерствами і відомствами та їхніми представництвами на місцях; спеціалістами підприємств, організацій, закладів для визначення порядку організації та ведення бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу. Бухгалтерський облік, економічний контроль та аналіз організовується в підприємстві у відповідності із:

1) Законами України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (від 16 липня 1999 р.), «Про державну контрольно-ревізійну службу» (від 26 січня 1993 р), «Про аудиторську діяльність» (від 22 квітня 1993 р.), «Про державну податкову службу в Україні» (від 04 грудня 1990 р.) тощо;

2) національними (положеннями) стандартами бухгалтерського обліку, розробленими вітчизняними фахівцями згідно із міжнародними стандартами бухгалтерського обліку протягом 1998 — 2002 років. Міністерство фінансів України затвердило у 1999 — 2002 роках двадцять п’ять національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку — П(С) БО;

3) іншими нормативно-правовими актами України (Інструкції, положення, рекомендації, переліки, довідники і т. д.);

4) наказом про облікову політику підприємства з додатками до нього (робочий план рахунків підприємства; робочий альбом форм первинних документів, облікових регістрів, звітності; порядок організації інвентаризації; методи оцінки активів і зобов’язань підприємства; графік документообігу; порядок контролю за законністю і доцільністю здійснення господарських операцій; робочий альбом форм аналітичних таблиць; положення про відділ, сектор (групу) облікового апарату; посадові інструкції; план розвитку бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу тощо).