1.5. Унифицированные системы документации

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Унифицированная система документации  система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Целью создания унифицированной системы документации (УСД) является определение и установление рациональ­ного состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются:

– установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов;

– упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники;

– исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011–93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) (ред. от 27.12.2007) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации (рис 3):

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система первичной учетной документации;

3) унифицированная система банковской документации;

4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

5) унифицированная система отчетно-статистической документации;

6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

7) унифицированная система документации по труду;

8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

9) унифицированная система внешнеторговой документации.

1.6. Классификация документов системы организационно-распорядительной документации

Любой организации присуща организационная, распорядительная и исполнительская деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации.

Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) входит 13 групп управленческой документации (рис. 3):

1) документация по созданию организации, предприятия;

2) документация по реорганизации предприятия, организации;

3) документация по ликвидации предприятия, организации;

4) документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организации;

5) документация по распорядительной деятельности предприятия, организации;

6) документация по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия, организаций;

7) документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;

8) документация по приему на работу;

9) документация по переводу на другую работу;

10) документация по увольнению;

11) документация по оформлению отпусков;

12) документация по оформлению поощрений;

13) документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

В ГОСТ Р 51141–98 дано следующее определение: организационно-распорядительный документ  это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

О КУД У УСОРД Документация по созданию предприятия (организации, учреждения) Документация по реорганизации предприятия (организации, учреждения) Документация по ликвидации предприятия (организации, учреждения) Документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий (организаций, учреждений) Документация по распорядительной деятельности предприятия (организации, учреждения) Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения) Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения) Документация по приему на работу Документация по переводу на другую работу Документация и по увольнению Документация по оформлению отпусков Документация по оформлению поощрений Документация по оформлению дисциплинарных взысканий нифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) Унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД) Унифицированная система банковской документации (УСБД) Унифицированная система финансовой, учетной отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФУОБД) Унифицированная система отчетно-статистической документации (УСОСД) Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (УСУОБД) Унифицированная система документации по труду (УСДТ) Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ (УСДПФР) Унифицированная система внешнеторговой документации (УСВД)

Рис. 3. Классификация управленческой документации

Организационная деятельность предприятия фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Часть из них составляет комплекс учредительных документов предприятия (заверяются внешними организациями):

– заявление в Регистрационную палату;

– протокол собрания учредителей;

– учредительный договор, устав предприятия;

– свидетельство Регистрационной палаты;

– свидетельство о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховом фондах.

Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность предприятия и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатываются на предприятии и утверждаются его руководством:

– штатное расписание;

– положение о структурных подразделениях;

– положение о внутреннем трудовом распорядке;

– должностные инструкции;

– положение о коллегиальных органах;

– инструкция о ведении делопроизводства и др.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

Основное назначение распорядительных документов  регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию задач, поставленных перед ним, и получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены:

– на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности предприятия;

– на обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

К распорядительным документам относятся: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

Информационно-справочные документы предназначены для передачи информации от адресанта к адресату или для фиксации каких-либо сведений и содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел.

Документы этой группы играют служебную роль по отношению к распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными для исполнения, не содержат поручений. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Своеобразие информационно-справочных документов заключается в том, что их авторами являются рядовые сотрудники или специалисты управленческих аппаратов.

Состав документов в организации зависит от порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность), объема и характера взаимосвязей в организации, характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.