10.2. Передача дел в архив
Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
Вопросы для самоконтроля
1. Каковы правила подготовки дел к сдаче в архив организации?
2. Какие документы подлежат полному оформлению?
3. Какие операции должны быть выполнены в случае необходимости изъятия документа из дела постоянного хранения?
4. Каков порядок сдачи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) в архив?
Тест 10
1. Полному оформлению подлежат
а) только дела постоянного хранения;
б) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;
в) дела временного хранения свыше 10 лет и дела временного хранения до 10 лет.
2. Лист-заверитель составляется
а) на обложке дела;
б) в деле на отдельном листе;
в) во внутренней описи.
3. Внутренняя опись подписывается
а) ее составителем;
б) только руководителем ведомственного архива;
в) руководителем предприятия.
4. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации
а) не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве;
б) не позднее чем через год после их завершения в делопроизводстве;
в) сразу после исполнения.
