1.3. Классификация документов

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Классификация (лат. classik  разряд, группа) документов  это система соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Важнейшие признаки, лежащие в основе классификации современных документов, кроются в их сущности, существе информационной и материальной составляющих.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные (служебные) и документы личного происхождения. Официальный документ  это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. К документам личного происхождения относятся документы, созданные человеком вне служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. В особую группу официальных документов выделяют личные документы, удостоверяющие личность человека и / или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение (визитка, удостоверение, студенческий билет, пропуск).

Основные цели классификации документов: 1) быстрый поиск нужных документов, повышение оперативности работы с ними; 2) экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (например, контрольно-регистрационная и информационно-справочная картотеки или журнал регистрации документов).

1.4. Унификация и стандартизация в документационном обеспечении управления

Создание единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством является одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем.

Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них, систем документов.

Унифицированная система документации (УСД)  система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унификация в широком смысле слова представляет собой приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества. Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Работа по унификации документов включает:

– разработку унифицированной системы документирования (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

– внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;

– введение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической информаци (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

– разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

– разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

Унификация документов предполагает:

– установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

– разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;

– разработку структур документов;

– создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитываются все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации). Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Стандарты могут быть следующих видов:

– международные (региональные) стандарты;

– государственные стандарты РФ (ГОСТ);

– стандарты отраслей (ОСТ);

– стандарты предприятий (СТП);

– стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.