Вопросы для самоконтроля

1. Кто обязан обеспечивать сохранность документов и дел?

2. Где и сколько времени хранятся дела и документы?

3. Как часто должна проводиться проверка наличия дел?

4. С какой целью проводится проверка наличия дел при оперативном хранении?

5. Какова процедура выдачи дел?

6. Когда заводят карту-заместитель?

Задание

Определите сроки хранения следующих документов:

– протоколы, стенограммы заседаний дирекции;

– распоряжения по личному составу и справки к ним;

– переписка с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности;

– положения о структурных подразделениях организации;

– штатное расписание предприятия.

Тест 8

1. Хранение дел в местах их формирования (структурных подразделениях) до передачи на архивное хранение называется

а) предархивным;

б) оперативным;

в) не имеет названия.

2. Завершенные дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хранятся в структурном подразделении

а) 3 года;

б) в течение срока, указанного в номенклатуре;

в) не хранятся, уничтожаются в конце календарного года.

3. Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится

а) 1 раз в 5 лет;

б) 1 раз в 3 года;

в) в случае чрезвычайных обстоятельств;

г) не реже одного раза в год.

4. Проверка наличия дел проводится

а) постоянно действующей комиссией;

б) комиссией, созданной по указанию руководителя;

в) только службой ДОУ.

5. После окончания делопроизводственного года

а) допускается выдавать дело во временное пользование только целиком;

б) выдаются только отдельные документы;

в) дела не выдаются.

6. Сроки хранения типовых документов устанавливаются

а) местным государственным или муниципальным архивом;

б) Федеральной архивной службой России;

в) вышестоящей организацией;

г) самим предприятием.

7. Дела предприятия сторонним организациям

а) выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации;

б) выдаются, но не оригиналы, а только копии всех документов дела и только по письменному разрешению руководителя;

в)  не выдаются.

Тема 9. Экспертиза ценности документов

9.1. Понятие экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности¹⁰ документов – процесс изучения документов на основании критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом.

Экспертиза ценности играет роль определенного сита, через которое просеивается весь поток документов. Из множества документов, образовавшихся в делопроизводстве, лишь незначительная часть поступает на хранения в ведомственный архив. В свою очередь, из документов, поступивших на хранение в архив предприятия, далеко не все «достойны» государственного хранения и поступят в государственный архив (в том случае, если организация является источником комплектования Архивного фонда РФ).

Задачами экспертизы ценности являются:

– установление сроков хранения документов, несущих оперативную информацию справочного характера;

– определение состава документов организации, которые содержат ценную информацию и подлежат отбору для передачи в ведомственные и государственные архивы;

– установление профильности документов тому или иному государственному архиву (определение в составе каких фондов и в какие государственные архивы поступят эти документы);

– обеспечение полноты состава архивного фонда путем восстановления утраченных документов;

– определение уникальных и особо ценных дел и документов.

На хранение в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. На хранение в государственный архив передаются дела постоянного срока хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в

– делопроизводстве;

– ведомственном архиве;

– государственном архиве.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится:

– при составлении номенклатуры дел;

– в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

– при подготовке дел к последующему хранению;

– при выделении дел на уничтожение.

Проблема определения сроков хранения документов решается уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще не заведено.