7.3. Разработка номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел включает в себя:

– определение круга документов для включения в номенклатуру;

– составление заголовков;

– разработку порядка формирования дел;

– определение сроков хранения дел;

– создание системы индексации и установление индексов дел;

– оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба ДОУ, ведомственный архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами.

Номенклатура дел может быть построена либо в соответствии с утвержденной организационной структурой организации, либо в соответствии с производственной (функциональной) схемой.

В первом случае разделами номенклатуры будут наименования структурных подразделений, например, канцелярия, плановый отдел, производственный отдел, юридический отдел и т.д. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных документах (утвержденная структура, структура и штатная численность). Во втором случае наименования управленческих функций, направлений деятельности организации, которые располагаются в порядке их значимости.

Независимо от места в штатном расписании первым разделом номенклатуры дел должна быть служба документационного обеспечения (управление делами, общий отдел, канцелярия). Это связано с тем, что именно в службе ДОУ создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность.

Составлению номенклатуры дел должен предшествовать процесс изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности организации.

Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ № место составления На год			УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись И.О. Фамилия Дата
Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)		Срок хранения дела (тома, частей) и № статей по перечню	Приме­чание
1	2	3		4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия

Дата

Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от №

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения от №

Итоговая запись о категориях и количествах дел, заведенных в году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой ЭПК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности руководителя службы ДОУ подпись И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности лица, передавшего сведения подпись И.О. Фамилия

Дата

Рис. 27. Форма номенклатуры дел организации

Н аименование организации

Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

№

место составления

На год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, частей) и № статей по перечню	Приме­чание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК структурного подразделения от №

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя архива (лица ответственного за архив) Подпись И.О. Фамилия Дата

Итоговая запись о категориях и количествах дел, заведенных в году в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой ЭПК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности лица, ответственного за документацию подпись И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в службу ДОУ

Наименование должности лица, передавшего сведения подпись И.О. Фамилия

Дата

Рис. 28. Форма номенклатуры дел структурного подразделения

Разделы номенклатуры дел
По наименованию структурного подразделения	По направлению деятельности
Управление делами / канцелярия / общий отдел	Административно-управленческая деятельность (организационно-распорядительная)
Плановый отдел	Планово-отчетная деятельность
Производственный отдел	Производственная деятельность
Коммерческий отдел	Коммерческая деятельность
Юридический отдел	Правовое управление
Отдел маркетинга	Маркетинг (рекламная деятельность)
Финансовый отдел (бухгалтерия)	Финансовая деятельность
Служба безопасности	Обеспечение безопасности
Отдел кадров (управление персоналом)	Управление персоналом
Общественное бюро экономического анализа	Общественная деятельность
Профсоюзный комитет	Профсоюзная деятельность

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности организации и ее структурных подразделений.

В номенклатуру дел также включаются отдельными разделами:

дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (дела избирательных комиссий, дела ликвидационных комиссий)⁸;

документы общественных организаций (профсоюзной организации, добровольных обществ);

незаконченные делопроизводственные дела, поступившие из других организаций для их продолжения;

дела организации, правопреемником которой является данная организация;

все справочные картотеки и журналы к документам, электронные документы, базы данных.

Кроме того, номенклатура может дополняться делами, которые не были в нее включены при составлении, то есть сформировались после начала года вследствие появления в деятельности предприятия новых вопросов и направлений. Для таких случаев в конце разделов номенклатуры предусматриваются резервные номера.

Номенклатуры дел организации и структурного подразделения составляются по унифицированным формам, которые закреплены в Основных правилах работы архивов организаций.

В первой графе номенклатуры указываются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру (таблица _________).

Таблица 2

Форма содержательной части номенклатуры дел

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения (тома, частей) и статей по перечню	Приме­чание
1	2	3	4	5
Название раздела

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах данного раздела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например: индекс дела 01-05 означает, что указанное дело включено пятым по счету в номенклатуру дел структурного подразделения № 1 – службы ДОУ.

Индексация должна быть постоянной и повторяться из года в год. Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например, «Распоряжения» – 02-03, 03-03, 04-03 и т.д. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый год под одним и тем же индексом.

Во второй графе номенклатуры заголовков располагаются по степени их важности и во взаимосвязи, в следующей последовательности:

• организационная документация, относящаяся к деятельности организации в целом (устав, учредительный договор, штатное расписание) или к деятельности структурного подразделения, если составляется его номенклатура (положение об отделе и должностные инструкции); положения об отдельных видах деятельности (положение о коммерческой тайне, о маркетинговой деятельности);

• организационно-распорядительная документация вышестоящих органов;

• распорядительная документация самой организации;

• плановая документация (вначале – годовые, затем – квартальные и месячные планы);

• отчетная документация;

• документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности (докладные записки, справки, переписка);

• документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

• документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням:

• документация вышестоящих организаций;

• организационно-распорядительная документация данной организации;

• организационно-распорядительная документация коллегиального органа данной организации;

• справочно-информационные документы (переписка, докладные записки).

В пределах каждой группы дела располагаются по срокам хранения: сначала дела постоянного хранения, затем временного свыше 10 лет и временного до 10 лет хранения включительно.

Заголовки дел, содержащие переписку, следует располагать в такой последовательности:

• переписка с вышестоящими органами власти и управления;

• переписка с несоподчиненными организациями;

• переписка с подведомственными организациями, филиалами, представительствами.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспон­дентскому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту географических названий или корреспондентов. Например,

Переписка со школами Горнозаводского района

Переписка со школами Пермского района

В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 23 свободных (резервных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

Третья графа «Количество дел» заполняется по окончании года, когда становится очевидным, сколько томов дела сформировалось, учитывая, что количество листов в деле не должно превышать 250. Данная графа используется при составлении итоговой записи к номенклатуре дел.

В графе «Сроки хранения» указываются сроки хранения дела и номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. Например, постоянно; ст. 37.

Если в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в действующих перечнях, то сроки хранения устанавливаются экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе «Примечание» в течение всего года проставляются:

• сведения о названиях перечней документов (если используется несколько), использованных при определении сроков хранения дел;

• отметки о заведении дел (при помещении в дело первого документа пишется «дело заведено»). Это позволяет точно знать количество фактически заведенных в течение года дел;

• сведения о переходящих делах;

• сведения о выделении дел к уничтожению;

• сведения об утрате;

• сведения о передаче дел в другую организацию для прохождения;

• сведения о передаче дел в ведомственный архив;

• сведения о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях;

• вид носителя и место его хранения при группировке электронных документов.

В этой же графе дают ссылки на решения ЭК.