Тема 1 основные понятия и терминология документационного обеспечения управления

1.1. Терминология в сфере документационного обеспечения управления

Основу любой научной дисциплины составляют понятия – представления об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах, которые обозначаются специальными словами – терминами.

Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие.

При возникновении сомнений относительно значения термина следует обратиться к терминологическому словарю или стандарту.

В сфере документационного обеспечения управления разработан и действует ГОСТ 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Терминология, представленная в стандарте, обязательна для применения всеми организациями, учреждениями, предприятиями в их практической деятельности с документами, в учебной и научной деятельности (во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу).

Делопроизводство, документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

Наряду с термином «делопроизводство» в последнее время употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (далее ДОУ). Возникновение этого термина связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, которое стало возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства.

1.2. Составные части документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления включает в себя две составные части (рис. 1):

1) документирование  обеспечение своевременного и грамотного создания документов;

2) организация работы с документами  организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения в процессе осуществления управления.

Рис. 1. Составные части ДОУ

Документирование – запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование представляет собой совокупность операций по созданию документов. В него включаются операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению (проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования) и изготовлению документа.

Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативам.

Организация работы с документами предполагает обеспечение движения документов в аппарате управления (документооборот), их использования в справочных целях и хранения.

Одним из важнейших участков документационного обеспечения управленческой деятельности является организация документооборота.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (рис. 2).

Рис. 2. Движение входящих документов

От того, насколько правильно, рационально поставлен документооборот, зависит, как быстро документы будут доходить до исполнителей, руководителей, заинтересованных должностных лиц.

Система документооборота охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по их приему, передаче, рассмотрению, регистрации, исполнению, подготовке, оформлению и отправке. Рационально организованный документоборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.