3.5. Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами

Входящие документы образуют три направления движения:

– к руководству организации,

– к руководству структурных подразделений,

– к непосредственно специалистам.

Соотношение этих потоков неравномерно  наибольшая часть документов попадает к руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой  получает значительное количество информации, не соответствующей его компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не его уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и т.п. после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Задача службы ДОУ при работе с поступающими документами:

– организовать учет поступления документов из всех источников;

– организовать их первичную обработку;

– координировать движение документов.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудникам сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. Происходит децентрализация приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

Первичная обработка поступивших документов сводится к следующему:

1. Прием. Проверка правильности доставки.

2. Проверка целостности упаковки, сохранности печатей. Вскрытие.

3. Контроль почты:

– проверка правильности адресования;

– проверка согласования даты письма с датой почтового штемпеля;

– проверка комплектности и сохранности вложений.

4. Присвоение документу входящего номера, проставление штампа о получении документа.

5. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

6. Сортировка документов по адресам.

Прошедшие первичную обработку и регистрацию документы передаются руководителям для рассмотрения (в случае адресования руководству) или в структурные подразделения (в случае адресования в структурные подразделения).

Обработка и передача документов исполнителям проводится в день их поступления. Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей.

Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

Количество инстанций движения документов от первичной обработки до поступления на исполнение зависит от структуры предприятия, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства.

Порядок работы с документами, поступающими на предприятие, представлен на рис. 10.

Порядок работы с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

– получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;

– изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;

– составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);

– согласование проекта документа (при необходимости  корректировка по результатам согласования);

– представление документа на подпись (утверждение);

– передача на регистрацию (при необходимости  также на тиражирование);

– передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе;

– помещение в дело.

Рис. 10. Схема движения поступающих (входящих) документов

Из распоряжения на подготовку документа ответственному исполнителю должно быть ясно, в каком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем (при необходимости) согласовать, кому представить на подпись (утверждение). В отдельных случаях уточняется состав документов, необходимых для подготовки проекта, порядок их получения и использования в работе. При изучении материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе, ответственный исполнитель, как правило, использует:

1) нормативно-правовые акты и организационно-распорядительные документы по данному вопросу;

2) документы служебной переписки;

3) справочные документы (служебные записки, акты, отчеты и пр.).

После набора текста и печати черновика документа его содержание редактируется и корректируется. Уточненный вариант черновика документа оформляется в соответствии с установленными на предприятии требованиями, после чего распечатывается не менее чем в двух экземплярах.

Порядок работы с внутренними документами на примере приказа представлен на рис. 11.

Работа с исходящими документами заключается в следующем (рис. 12):

– документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи;

– обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими почтовыми правилами;

– экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления;

– служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки;

– неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения;

– на заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке.

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Подготовка и оформление	1		Подготовка проекта приказа
	2		Оформление проекта приказа
Подписание	3		Согласование проекта приказа
	4		Передача проекта приказа в службу ДОУ
			Проверка правильности оформления
	6		Корректировка проекта приказа
	7		Подписание проекта приказа
Регистрация	8		Регистрация приказа
	9		Проставление реквизита «отметка о контроле»
Исполнение и контроль	10		Размножение приказа
	11		Заверение размноженных копий
	12		Рассылка приказа (копий) исполнителям
	13		Постановка приказа на контроль
	15		Проверка своевременно получения приказа исполнителями
			Исполнение приказа
	16		Проверка и регулирование исполнения приказа
			Доклад руководителю об исполнении приказа
	18111111111111111111118		Согласование изменения сроков и порядка исполнения приказа
	19		Изменение сроков и порядка исполнения приказа
	20111111111111111111118		Завершение исполнения приказа
Перенос в дело	21111111111111111111118		Возврат исполненного приказа в службу ДОУ
	22111111111111111111118		Запись об исполнении приказа
	23111111111111111111118		Снятие приказа с контроля и подшивки в дело

Рис. 11. Технологическая карта движения приказа

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения

Рис. 12. Схема движения исходящих документов