2.7. Расчет численности делопроизводственного персонала

Для эффективной работы службы ДОУ в частности и аппарата управления в целом большое значение имеет оптимальная численность делопроизводственного персонала. Существуют различные подходы к ее определению. Основными факторами, влияющими на численность работников службы делопроизводства, являются:

– общая численность работников организации;

– объем документооборота организации (количество входящей, исходящей и внутренней документации);

– затраты труда на выполнение делопроизводственных работ (рассчитываются по существующим нормативам).

Рассмотрим методы определения численности делопроизводственного персонала.

Методика I Расчет численности делопроизводственного персонала на основе общего количества работников организации

По разработанной в свое время методике НИИ труда оптимальная численность делопроизводственного персонала по отношению к общему количеству работников учреждения (с учетом максимального высвобождения специалистов от технической работы) составляет: для министерств, ведомств и других учреждений 1215 %, для предприятий  0,4 %:

Н_д = Р_об • 0,12 – для министерств, ведомств;

Н_д = Р_об • 0,004 – для предприятий,

где Н_д  норматив численности делопроизводственного персонала;

Р_об  общая численность работников организации.

Методика II Расчет численности делопроизводственного персонала на основе данных об объеме документооборота

В начале 70-х годов была предложена методика расчета численности делопроизводственного персонала, исходя из объема документооборота и общей численности работников организации.

Н_д = 0,00016 • Д^0,98 • Р_об^0,1,

где Н_д – норматив численности делопроизводственного персонала; Д – объем документооборота организации; Р_об – общая численность работников организации; 0,00016 – постоянный коэффициент, показывающий средний уровень производительности труда работников делопроизводства.

Обе методики основывались на существовавшей в те годы технологии машинописного оформления документов с многократными перепечатками текстов при подготовке документа и малой степени механизации управленческого труда. Расчет по этой формуле дает значительно завышенный количественный состав службы делопроизводства, не соответствующий новым технологиям и выросшей производительности труда в сфере управления.

Методика III Расчет численности делопроизводственного персонала на основе норм времени

По данной методике расчет численности делопроизводственного персонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (то есть трудоемкости). Метод основан на использовании типовых норм времени на работы по документационному обеспечению управления.

Нд =	Тн + Тнн	,
	Фп

где Н_д – норматив численности делопроизводственного персонала;

Т_н – затраты времени, рассчитанные по нормам времени, ч;

Т_нн – затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер, – 196,8 ч;

Ф_п – норма рабочего времени одного работника за год – 2000 ч.

Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время используются следующие нормативные документы по труду:

– Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду (Росархив, ВНИИДАД.  2004);

– Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26.03.2002 № 23;

– Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 № 72;

– Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10.09.1993 № 152;

– Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций / ВНИИДАД.  1992;

– Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Министерства труда России от 18.12.1992 № 57;

– Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР от 14.11.1991 № 78;

– Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов, утвержденные постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариатом ВЦСПС от 07.08.1985 № 261/16–89.

Хотя нормативы трудозатрат по видам работ учитывают ряд условий, связанных с автоматизацией, следует иметь в виду расширение использования компьютерных систем. По сравнению с ранее применявшейся технологией изменяется структура трудозатрат, появляются новые виды работ (например, использование электронной почты, сканирование документов и т.п.).

Ниже представлен пример расчета нормативной численности персонала службы ДОУ (табл. 1).

Таблица 1

Расчет нормативной численности персонала службы ДОУ

Наименование работы	Единица измерения	Годовой объем работы	Норма времени, ч	Нормативная трудоемкость, ч
1	2	3	4	5
1. Автоматизированный учет объема документооборота предприятия	100 документов	20 000	0,1	20
2. Автоматизированная регистрация поступающих документов	10 документов	25 000	0,40	1 000
3. Автоматизированный учет количества поступающих документов	100 документов	6 500	0,05	3,25
4. Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов	10 документов	5 000	0,7	350
5. …	…	…	…	…
1	2	3	4	5
9. …	…	…	…	…
10. Автоматизированный учет количества отправляемых документов	100 документов	15 000	0,04	6
Итого:				10 545

Таким образом, нормативная численность делопроизводственного персонала составит

Нд =	Тн + Тнн	=	10 545 + 196,8	=	5,37.
	Фп		2 000