Раздел 2 «Организация профессиональной деятельности с помощью средств Microsoft Office»

Тема 2.2 Обработка информации средствами Microsoft Excel

Занятие 1: Назначение и особенности интерфейса MS Excel. Создание документа. Ввод данных.

1. Общие сведения о технологии работы с табличными данными

Пользователям в процессе работы с информацией очень часто обрабатываемую информацию приходится представлять в виде таблиц. Это имеет место при создании и ведении бухгалтерских книг, банковских счетов, смет, ведомостей, при составлении планов и распределении ресурсов предприятий, при выполнении научных исследований.

Стремление к автоматизации такого вида работ привело к созданию специализированных программных средств для обработки информа­ции, представляемой в табличной форме. Такие программные средства называют табличными процессорами или электронными таблицами. Табличные процессоры позволяет не только создавать таблицы, но и ав­томатизировать обработку табличных данных. Созданные вначале для вы­полнения только расчетных операций, электронные таблицы по мере их совершенствования оказались эффективными и при решении более сложных задач:

• сортировка данных;

• обработка статистических данных;

• оптимизация работы с данными;

• прогнозирование (например, изменения температуры) и т. д.

Табличные процессоры предназначены для создания электронных таблиц и автоматизации обработки табличных данных;

Microsoft Excel – это прикладная программа, обладающая эффективными средствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц.

Электронная таблица – это компьютерный эквивалент обычной таблицы; удобный инструмент для автоматизации вычислений, созданный в табличном процессоре.

2. Этапы обработки табличных данных

При работе с табличными данными пользователь обычно проходит ряд типичных этапов:

1. создание рабочей книги и её сохранение;

2. создание таблиц, ввод данных. Сущность данного этапа заключает­ся в разработке структуры табличной информации, установлении формы раз­мещения данных в элементах таблицы, вводе исходных данных, расчетных формул, функций и необходимой текстовой информации;

3. редактирование таблиц. После выполне­ния пробных расчетов может возникнуть необходимость редактирования как исходных числовых данных, так и всех других компонентов информации, со­держащейся в таблице;

4. обработка табличных данных с использованием формул и специальных функций. На этом этапе у пользователя появляется возможность получить необ­ходимые итоговые данные (например, в сметах и ведомостях), установить чис­ленные значения данных, представленных в ячейках таблицы в виде формул;

5. обработка данных, представленных в виде списка. В работе с табличны­ми данными зачастую возникает необходимость сортировки данных по раз­личным критериям с целью обеспечения эффективности анализа и организа­ции потоков имеющейся информации. Табличный процессор позволяет соз­давать и сортировать такие списки в порядке, необходимом пользователю;

6. аналитическая обработка данных. Необходимость в этом этапе возни­кает в том случае, когда требуется более сложная обработка информации, чем простая сортировка данных. Например, при решении задач по подбору пара­метра, обеспечивающего выполнение определенных условий, а также прове­дении оптимизационных исследований. Решение таких задач в среде обра­ботки табличных данных нередко оказывается более наглядным, чем пред­ставление данных в виде абстрактных математических формул;

7. построение диаграмм и графиков. Этот этап предназначен для обеспече­ния наглядного представления о числовой информации, содержащейся в различных фрагментах таблицы;

8. форматирование таблиц. Этот этап обеспечивает представление табличной информации в наиболее приемлемой для пользователя форме (вращение текста, добавление границ, цветов, узоров…);

9. печать книги, страницы, таблицы.