1.2. Бухгалтерлік есептегі ашық шоттар, шотқа корреспонденция құрастыру

Тәптіштеудің дәрежесі бойынша шоттар синтетикалық, аналитикалық және субшоттар болып бөлінеді. Синтетикалық шоттар, бұл — есептегі қорытындылаудың ең жоғарғы деңгейі. Синтетикалық шоттарда құралдар немесе олардың көздерінің түрлері бойынша есеп тек қана құндылық көрінісінде жүргізіледі.

Қазақстан Республикасында есептегі бірлікті қамтамасыз ету үшін 1997 жылдың 1 қаңтарынан бастап кәсіпорындарда қолданылып жүрген синтетикалық шоттардың арнайы тізімі (номенклатурасы) келтірілген, субъектілердің қаржы-шаруашылық қызметі бухгалтерлік есеп шоттарының Бас жоспарына енгізілген болатын. Одан соң, 2003 жылдың 1 қаңтарынан оның орнын шоттардың Типтік жоспары басты. Ал, 2006 жылдың 5 қаңтарынан бастап олардың орнын бухгалтерлік есеп шоттарының Жұмыс жоспары басты.

Құралдар мен олардың көздерін одан әрі тәптіштеу үшін аналитикалық шоттар қолданылады. Мысалы, № 1310 «Шикізат пен материалдар» синтетикалық шотында кәсіпорында бар барлық материалдар ақшалай түрде есепке алынады. Бірақ, бұл шоттан біз алатын ақпарат жеткіліксіз, өйткені қоймада қандай материалдар бар екенін, мөлшsерде дұрыс жұмыс жүргізу үшін дәл қандай материалдар және қанша жетіспейтіндігін біз біле алмаймыз.

Бұл сұрақтарға жауабын алуға мөлшерлі сипаттары, бірліктің бағасы мен т.б. көрсеткіштермен қоса, шаруашылық құралдардың (немесе олардың көздерінің) әрбір аталуына жүргізілетін (ашылатын) аналитикалық шоттар жәрдем етеді. Мысалы, материалдың екі түрі: кабель мен сым бар делік.

2. Құжаттау. Құжаттарды толтыру

Өзінің жұмысы барысында бухгалтер әртүрлі құжаттармен іс жүргізеді.

Құжат деген латын тілінде «куәлік» немесе «дәлел» деген мағынаны білдіреді. Бухгалтерлік есепте әрбір шаруашылық операция құжатпен белгіленеді. Ол шаруашылық операцияның орындалғанын (фактісін) дәлелдейді, оның бухгалтерлік жазуын заңдастырады.

Кәсіпорынның бухгалтері құжаттардың мүлтіксіз сақталуына ерекше көңіл бөлуі қажет. Құжаттар арнайы папкілерге тігіліп және белгілі мерзім бойы сақталуы тиіс.

Құжат, бұл — бухгалтерлік есеп мәліметтеріне заңды күш беретін,

жасалған шаруашылық операцияның жазбаша түрдегі дәлелі.

Құжаттардың құрамындағы бастапқы құжаттарды, есепті

регистрлерді және есеп беруді (баланс және басқа үлгілер) ажыратып отыру қажет.

Бухгалтерлік есептегі барлық жазулар бастапқы құжаттар негізінде жүргізіледі. Содан соң, олардың мәліметтері есеп регистрлеріне өткізіледі, сонда олар жүйеленеді, яғни бухгалтерлік шоттарда жазылады. Есепті кезеңнің соңында есеп регистрлерінің мәліметтері бойынша кәсіпорынның есептерін толтырады.

Бастапқы құжаттар есеп ақпаратының қозғалысына бастама береді, кәсіпорынның шаруашылық қызметін толық және үзіліссіз бейнелеу үшін қажетті мәліметтермен бухгалтерлік 32 есепті қамтамасыз етеді. Есепке тек қана дұрыс жасалған, яғни барлық міндетті реквизиттері (көрсеткіштері) толтырылған құжат қабылданады. Сонда ғана бастапқы құжат өзінің заң жүзіндегі маңыздылығына ие болады.

ҚР-дағы бухгалтерлік есеп пен есеп беру туралы ережесімен реквизиттердің құрамы белгіленген. Оларға үлгінің (форманың) көзі, жазылған күні, шаруашылық операцияның мазмұны, шаруашылық операцияның (заттай және ақша түрінде) өлшегіштері, шаруашылық операцияның орындалуы мен оның жасалуының дұрыстығы үшін жауапты тұлғалар лауазымдарының аталуы, қолтаңбалар мен олардың түсіндірмелері жатады.

Бастапқы құжаттарда қажетті жағдайларда жоғарыда аталғандардан басқа да қосымша реквизиттер болуы мүмкін. Бастапқы құжаттар операцияны орындау кезінде немесе оны аяқтаған соң бірден жасалады. Мысалы, өз уақытында алынбаған (депонирленген) еңбекақыны беру үшін шығыс кассалық ордер бухгалтер және еңбекақысын алатын тұлғамен барлық қажетті реквизиттерді толтырғаннан соң жазылады.

Құжатты жасап, қол қойған адамдар оны өз уақытында және сапалы толтыру, мәліметтердің дұрыстығы және есепті регистрлерге жазу үшін белгіленген мерзімде беруге жауапты болады.

Кассалық және банктердің бастапқы құжаттарында (кіріс және шығыс кассалық ордерлерде, төлем тапсырмаларында, ақша чектерінде және т.б.) ешқандай түзетулерге жол берілмейді. Егер сондай бастапқы құжатта сіз қатеге орын берсеңіз, онда ол жойылып, жаңа құжат жасалуы тиіс. Егер сіз чек кітапшасында ақша чегін толтыруда қателессеңіз, оны сызып тастап және оның жарамсыздығын белгілей отырып орнында қалдырыңыз. Сонан соң, келесі жаңа чекті толтырыңыз.

Басқа бастапқы құжаттарда түзетулер міндетті түрде ескертілу қажет. Яғни дұрыс жазылмаған мәтін немесе соманы мұқият, алдын жазылғанды оқуға мүмкіндік болатындай етіп сызып тастау қажет. Жоғарыда дұрыс мәтін немесе соманы жазыңыз. Қатенің түзетілуі оның күнін белгілеуімен, құжатқа қол қойған тұлғалардың қолтаңбаларымен расталуы тиіс.

Бастапқы құжаттар есеп регистрлерімен бірге сақталады немесе жеке папкілерге тігіледі. Олардың сақталуын қамтамасыз ету үшін жауапкершілік кәсіпорынның басшысы мен бас бухгалтеріне жүктеледі.

ІІ БӨЛІМ. ЕСЕП ҚҰРУ