2.2. Практическое задание 2.1 «комплексные бухгалтерские вычисления средствами ms excel»
Цель работы: Изучение одной из возможных моделей комплексного ведения бухгалтерского учета в среде MS Excel. На ее основе можно вводить и обрабатывать проводки; автоматически получать обороты и исходящие остатки счетов, показатели Главной книги; вести операции по банку и кассе; учитывать поступление, выбытие и начисление износа основных средств и нематериальных активов; вести учет поступления, расходования и реализации товарно-материальных ценностей по средневзвешенным ценам и автоматически сводить взаиморасчеты.
2.2.1. Методические рекомендации
Общее описание модели вычислений
На одном из листов рабочей книги Excel («Субсчета») формируется список кодов и названий всех субсчетов, которые предполагается использовать в проводках. Сюда же вводятся их начальные остатки, а также формулы, позволяющие автоматически вычислять их обороты и исходящие остатки.
На листе «ГлКнига» формируются образцы всех допустимых проводок. Образец состоит из кода проводки, а также кодов дебетуемого и кредитуемого в ней субсчетов. Кроме того, здесь же задаются формулы, позволяющие автоматически рассчитывать итоговый оборот по данной корреспонденции счетов.
На листе «Проводки» вводятся проводки, суммы которых не могут быть рассчитаны на основе информации других листов рабочей книги. Сначала здесь формируется макет, содержащий формулы, которые по вводимому коду проводки автоматически «вытаскивают» в нужные ячейки строк листа дебетуемый и кредитуемый в ней субсчета. Ввод проводки осуществляется заданием ее кода и суммы. После ввода каждой проводки автоматически пересчитывается итоговый оборот по данной корреспонденции субсчетов на листе «ГлКнига», а на его основании – обороты и исходящие остатки каждого субсчета на листе «Субсчета».
При переходе к новому периоду файл рабочей книги с текущей информацией копируется, и копии присваивается новое имя. Далее в полученной копии остатки на конец периода средствами Excel записываются как входящие остатки данного периода, стираются все введенные вручную проводки, данные документов по движению товарно-материальных ценностей и прочие вспомогательные данные, образующие обороты. В результате обороты обнуляются, и можно начинать все заново, вводя информацию текущего периода.
Справочник субсчетов
Присвойте Листу 1 рабочей книги имя «Субсчета» (Формат Лист Переименовать). Здесь должны быть определены коды и названия всех субсчетов, которые будут использоваться в проводках.
В колонке А мы будем размещать коды субсчетов, а в колонке В – их названия. Пример размещения информации приведен на рис. 1.
Рис. 1. Справочник субсчетов
В первой строке листа «Субсчета» указываются заголовки колонок. Колонка А обязательно должна быть отформатирована так, чтобы вводимые в нее значения Excel воспринимал как текстовые. В противном случае вводимые далее формулы могут работать неправильно. Чтобы этого не произошло, выделите колонку А, вызовите карточку настройки форматов ячеек Excel (Формат Ячейки), выберите раздел «Число», в списке форматов – строку «Текстовый» и нажмите клавишу ОК (рис. 2).
Рис. 2. Формат ячеек
Для удобства записи формул на других листах рабочей книги присвоим области размещения кодов субсчетов ($A$2:$A$100) имя «Субсчета.Код». Для этого надо вызвать форму «Присвоение имени» («Вставка – Имя – Присвоить») (рис. 3).
Здесь в поле «Имя» следует набрать текст: Субсчета.Код (без кавычек), а в поле «Формула»: =Субсчета!$A$2:$A$100
Рис. 3. Присвоение имени
Помимо этой информации, на листе «Субсчета» мы введем начальные остатки субсчетов и формулы для расчета их оборотов и исходящих остатков.