Віднесення контактів до певної категорії

Категорія – це ключове слово чи фраза, по яким відбирають елементи. Використання категорій полегшує пошук, сортування, відбір, і групування елементів.

Для того, щоб віднести контакт до певної категорії потрібно:

1. Вибрати елементи, яким потрібно назначити категорію.

2. Із меню Правка викликати команду Категории.

3. В списку Имеющиеся категории встановіть прапорець рядом з потрібною категорією і натисніть ОК.

Додавання контактів до однієї і тієї ж організації

Програма Outlook дозволяє використовувати декілька контактів для однієї організації, не вводячи повторно даних. Відкривши один і раніше створених контактів, виберіть меню Действия команду Создать контакт в той же организации. В результаті буде створено нову форму контакту з вже заповненими полями, що містять назву організації, адресу, номер телефону компанії.

Перегляд і пошук контактів

По замовчуванню задано сім представлень контактів: Адресные карточки (мал. 2), Подробные адресные карточки, Список телефонов (мал. 3), По категориям, По организациям, По местоположению, По отметке «К исполнению». Перемикатись між представленнями можна, вибираючи відповідні перемикачі в групі Текущее представление панели Контакты (мал. 2).

Найпростіший спосіб пошуку контакту – натиснути кнопку Найти на панелі інструментів Стандартная та ввести ім’я, прізвище контактної особи в текстовому полі Просмотреть у панелі пошуку, потім натиснути кнопку Найти у цій же панелі. Якщо в результаті пошуку буде знайдено один контакт з даним іменем, відкриється його форма. У випадку, коли таких контактів декілька, на екрані з’явиться їх список.

Якщо за даними, які ви вводили, немає результатів пошуку або ви хочете знайти контакт за якимось іншим параметром, наприклад телефоном, потрібно вибрати у панелі пошуку Параметры/ Расширенный поиск. Після цього з’явиться вікно Расширенный поиск, в якому потрібно задати параметр пошуку, поле в якому його потрібно шукати (Место поиска).

Друк списку контактів

В Outlook можна вибрати один із стилів друку, встановлених по замовчуванню, що спрощує виконання даної операції.

1. Щоб вибрати стиль, викличте команду Файл/Параметры страницы.

2. Налаштуйте стиль в діалоговому вікні Параметры страницы змінивши формат, тип паперу, верхній та нижній колонтитул (якщо це потрібно).

3. Скористайтеся кнопкою Просмотр для попереднього перегляду.

4. Клацніть на кнопці Печать – відкриється однойменне діалогове вікно. Виберіть діапазон друку і, якщо необхідно, встановіть прапорець Разобрать по копиям. Клацніть на кнопці ОК для відправки документу на принтер.

Лабораторна робота № 42 (2 год)

Тема. Створення контактів. Робота з контактами.

Мета. Знати поняття контакту.

Вивчити принципи роботи у модулі Контакти; способи створення контактів; способи зміни представлення контактів; способи сортування, групування та пошуку контактів; порядок друкування списку контактів.

Вміти створювати та редагувати контакти; сортувати елементи представлення на прикладі контактів; групувати елементи представлення на прикладі контактів; переглядати та здійснювати пошук контактів за певними критеріями; роздруковувати списки контактів.