3. Організація даних в програмі Outlook. Представлення
Для вибору способу організації елементів в Outlook призначені наступні посилання: По папкам, По категориям, По представлению. Щоб відкрити панель настройки активного модуля і відобразити активні посилання, викличте команду Сервис/Организовать. Клацніть на потрібному посиланню і введіть додаткові параметри. (мал. 2)
Мал. 2. Настройка способа організації даних в модулі Контакты
В папках Outlook елементи відображаються з використанням стандартної розмітки, яка називається представленням, (див. мал. 2 в панелі навігації вибрано Текущее представление: Адресные карточки – у модулі Контакты відображається один контакт у цьому представленні; на мал. 3 – представлення "Список телефонів" контактів). Для кожної папки є декілька стандартних представлень. Представлення допомагають реалізувати різні способи перегляду елементів і файлів в папці.
Найпростіший спосіб зміни представлення полягає в перестановці полів, перетягуванням за заголовок за допомогою мишки. При перетягуванні краю заголовка змінюється ширина стовпця.
Мал. 3. Представлення "Список телефонів" контактів.
4. Сортування елементів представлення
Елементи будь-якого представлення можна сортувати в порядку зростання або спадання значень одного або декількох полів. Винятком є представлення, зв’язані з часом.
Для сортування елементів представлення
Клацніть правою кнопкою миші на вільному місці в представленні, і в контекстному меню, що відкриється, виберіть команду Сортировка, після цього відкриється вікно.
Мал. 3. Вікно сортування елементів.
В області Сортировать элементы по полю виберіть поле, по якому потрібно зробити сортування. Якщо необхідне поле відсутнє у списку, виберіть інший набір полів в списку Поля для сортировки.
Вкажіть порядок сортування за допомогою перемикачів.
Для сортування по додатковому полю виберіть потрібне поле в списку Затем по полю.
Нажміть кнопку ОК.
Групування елементів представлення
Для групування елементів в будь-якому модулі за деякими загальними ознаками
використовується команда Вид/Упорядочить/Текущее представление і вибирається критерій групування, наприклад По категории;
або вибрати необхідне представлення в панелі навігації в пункті Текущее представление.
5. Робота з контактами в програмі Outlook
Одним із найважливіших модулів програми Outlook є Контакти. Цей модуль є одночасно поштовою адресною книгою і місцем, де зберігаються відомості про людей і організації, з якими ви спілкуєтесь.
Для того, щоб створити контакт, потрібно:
Клацнути на кнопці модуля Контакты в панелі навігації, а потім вибрати меню Файл/Создать/Контакт;
Відкриється вікно форми контакту (мал. 4), вкладка Общие, на якій задаються всі необхідні для ідентифікації людини відомості, які вводять в спеціальні поля вручну або вибираючи з випадаючого списку.
Мал. 4. Вікно форми контакту, закладка Общие
На вкладці Подробности знаходяться поля, призначені для вводу додаткових даних: день народження, річниця тощо.
На вкладці Действия відображаються записи журналу, повідомлення електронної пошти, задачі та інші данні, які відносяться до даного контакту. Коли ви відкриваєте цю вкладку Outlook проводить пошук матеріалі, які відносяться до цього контакту.
Вкладка Сертификаты призначена для збереження сертифікатів і цифрових підписів.
Вкладка Все поля забезпечує доступ до всіх полів форми контакту, включаючи ті, що автоматично добавляються програмою Outlook, наприклад поля часу створення контакту.
Для збереження контакту, чи змін які внесли до його форми та повернутися до списку контактів в модуль Контакты, потрібно клацнути на кнопці Сохранить и закрыть.