55. Поняття комунікації і її основна роль у менеджменті

Комунікації - це обмін інформацією, на основі якої керівництво дістає інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень, і доводить прийняті рішення до працівників. Комунікації - це складний процес, який складається з взаємопов’язаних кроків.

Керівники 50-90% всього часу витрачають на комунікації. Вони займаються цим, щоб реалізувати свою роль в міжособових відносинах, інформаційному обміні і процесі прийняття рішень по всім функціям управління і на всіх рівнях ієрархії

Інформація в процесі комунікації передається не лише з метою прийняття розумних рішень, а й для того, щоб вони могли виконуватись. Звичайно, якщо керівництво надає підлеглим інформацію щодо обґрунтування своїх рішень, це значно збільшує шанси їх успішного виконання. Доти, доки працівники не зрозуміють, яку винагороду їм запропонує організація за якісно виконану роботу, вони не можуть на неї добре працювати.

Комунікація також важлива і для функції контролю. Керівники потребують інформації стосовно того, що було виконано, аби правильно оці нити, чи досягнули цілей організації.

Розрізняють два основних канали інформаційного забезпечення керівників:

1) формалізований (по ньому рухається регламентована за формою, змістом і часом інформація з достатнім ступенем достовірності);

2) стихійний (керівникам некеровано надходить величезна кількість найрізноманітніших повідомлень, що не завжди об'єктивно відображають справжній стан речей, телефонні дзвінки, усні звертання або відповіді, службові записки, інформація багаточисленних нарад).

Метакомунікації - це забезпечення розуміння інформації сторонами, що нею обмінюються.

Для здійснення процесу комунікації необхідні принаймні 4 умови:

Наявність відправника - особи, яка генерує ідеї або збирає інформацію і передає її.

Наявність повідомлення - власне інформація, закодована за допомогоюсимволів.

Наявність каналу -засобу передачі інформації.

Наявність отримувача - особи, якій призначена інформація.

Кожна інформація проходить шлях від відправника до отримувача.

Завдання відправника залежить від складу повідомлення і полягає у використанні такого каналу передачі, щоб у процесі передачі повідомлення не було спотворене. Отримувач повинен зрозуміти закладену в повідомленні думку.

Основною умовою ефективності ділової комунікації є усвідомлення того, що можливість реалізації мети взаємодії зросте, якщо правильно організувати її проведення і створити атмосферу взаєморозуміння, довіри і співпраці.

56. Етапи процесу комунікації

Комунікаційний процесскладається з таких етапів:

1. Процес комунікації починається з формулювання концепції обміну інформацією. На цьому етапі відправник вирішує, що конкретно, яку саме інформацію він бажає зробити предметом комунікації.

2. Створення повідомлення (кодування) – це процес трансформації (перетворення) концепції комунікації у повідомлення за допомогою слів, інтонацій голосу, рисунків, жестів, виразів обличчя тощо. Повідомлення є реальним фізичним продуктом процесу кодування інформації.

3. Вибір каналу для передавання повідомлення. Канал комунікації – це засіб, за допомогою якого передається інформація. На вибір каналу комунікації впливають такі фактори:

- тип символів, що використовуються для кодування інформації;

- характер повідомлення, що передається;

- вагомість і привабливість даного каналу для одержувача повідомлення;

- конкретні переваги або недоліки того чи іншого типу каналу.

4. Передавання повідомлення по каналу являє собою фізичну доставку повідомлення від відправника до одержувача. На цьому етапі суттєвим є вплив перешкод ("шумів"). Перешкоди – це все те, що спотворює (викривлює) сутність або зміст повідомлення. Вони практично завжди супроводжують комунікації. Діяльність менеджера по управлінню комунікаціями багато у чому пов’язана із з’ясуванням причин шумів і послабленням їх впливу на комунікацію.

5. Декодування - це інтерпретація символів відправника отримувачем. тобто перекладання отриманого повідомлення у зрозумілу форму. Коли символи, обрані відправником, мають одне і те саме значення для отримувача повідомлення, останній зрозуміє (усвідомить), що мав на увазі відправник. Проте на практиці така ситуація складається далеко не завжди.

6. Заключний етап комунікації – це зворотній зв’язок. Його можна розглядати як процес, в якому відправник і одержувач міняються місцями, щоб обмінятися даною інформацією.

Якістьінформації і комунікації в менеджменті залежить від таких факторів: точності; оперативності; повноти; стислості; доречності.