45. Види управлінського контролю

Функція контролю - це така характеристика управління, яка дозволяє виявити проблеми і скоригувати діяльність до того, як ці проблеми переростуть у кризову ситуацію.

Існують три основні види контролю :

1) попередній;

2) поточний;

3) підсумковий

Попередній контроль.

Цей вид контролю називається попереднім тому-що здійснюється до фактичного початку робіт. Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки, тому часто виступає в замаскованому вигляді. В організаціях попередній контроль використовується в трьох галузях - по відношенню до людських, матеріальних та фінансових ресурсів.

Людські ресурси. Попередній контроль в галузі людських ресурсів досягається в організації за рахунок детального аналізу тих ділових і професійних знань та навичок, які необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків та відбору найбільш підготовлених та кваліфікованих людей.

Матеріальні ресурси. Всім відомо, що зробити з поганої сировини високоякісну продукцію неможливо. Тому промислові фірми встановлюють обов'язковий попередній контроль тих матеріальних ресурсів, які вони використовують (вхідний контроль). Контроль здійснюється шляхом розробки стандартів мінімально допустимих рівнів якості та проведення фізичних перевірок відповідності поступаючих матеріалів цим вимогам. До методів попереднього контролю матеріальних ресурсів відноситься також забезпечення їх запасів в організації на рівні, який достатній для того, щоб уникнути дефіциту; вибір постачальників.

Фінансові ресурси. Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет, який дозволяє також здійснити функцію планування. Бюджет є механізмом попереднього контролю в тому розумінні, що він дає впевненість: коли організації необхідні будуть гроші, ці гроші в неї будуть.

Поточний контроль.

Витікаючи зі своєї назви поточний контроль здійснюється безпосередньо у ході проведення робіт. Частіше всього його об'єктом є підлеглі працівники, а сам він являється прерогативою керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозицій по вдосконаленню праці дозволить виключити відхилення від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвиватися, вони можуть перетворитися на серйозні труднощі для всієї організації.

Поточний контроль базується на вимірюванні фактичних результатів, які були отриманні після проведення роботи, яка спрямована на досягнення бажаних цілей.

Поточний контроль здійснюється через систему зворотного зв'язку, який:

- має характер управлінської необхідності;

- має мету;

- використовує зовнішні ресурси, які перетворює в ресурси для внутрішнього поживання організації;

- коригує відхилення, які виникають у процесі управління з метою забезпечення досягнення цілей організації.

Підсумковий контроль.

При поточному контролі використовується зворотній зв'язок у ході самих робіт для того, щоб досягти необхідних цілей і вирішити виникаючі проблеми перш, ніж це буде вимагати дуже великих витрат. В межах підсумкового контролю зворотній зв'язок використовується після того, як робота виконана. Фактично отриманні результати порівнюються з необхідними або в момент закінчення діяльності, яка контролюється, або з плином визначеного раніше періоду часу.

Хоча підсумковий контроль здійснюється дуже пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, тим не менш він має дві важливі функції. Перша полягає в тому, що підсумковий контроль дає керівництву організації інформацію необхідну для планування на випадок, якщо аналогічні роботи будуть проводити в майбутньому. Друга функція полягає в тому, щоб сприяти мотивації, визначенню міри відповідальності у випадку порушення вимог стандартів або критеріїв.

46. Етапи контролю в організації

Процес контролю реалізується через такі етапи:

1. встановлення стандартів (критеріїв);

2. порівняння досягнутих результатів зі стандартами;

3. здійснення коригуючих дій.

Встановлення стандартів. Перший етап процесу контролю демонструє, наскільки близько злиті функції контролю та планування.

Стандарти - це конкретні цілі, прогрес по відношенню до яких піддається вимірюванню.

Отже розробка стандартів вимагає:

- обмеження в часі;

- конкретизації критеріїв;

- забезпечення реальності показників;

- забезпечення можливості прогнозування показників і результатів.

Порівняння досягнутих результатів зі стандартами. Другий етап процесу контролю полягає в порівнянні досягнутого з встановленим. Діяльність, яка здійснюється на цій стадії, часто являється найбільш помітною частиною всієї системи контролю.

Ця діяльність полягає у:

1. встановленні масштабу відхилень;

2. вимірюванні результатів

3. передаванні інформації;

4. оцінці інформації.

Масштаб допустимих відхилень.

Для того, щоб бути ефективним, контроль повинен бути економним. Переваги системи контролю повинні переважати витрати на її функціонування.

Вимірювання результатів.

Вимірювання результатів, які дозволяють встановити, наскільки вдалося додержати встановлені стандарти, - це самий складний та самий дорогий елемент контролю.

Передавання і розповсюдження інформації.

Розповсюдження інформації грає важливу роль в забезпеченні ефективності контролю. Для того щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов'язково довести до відома відповідних працівників організації як встановлені стандарти, так і досягнуті результати.

Оцінка інформації.

Заключна стадія етапу порівняння полягає в оцінці інформації про отриманні результати. Менеджер повинен вирішити, чи отримана та інформація, що потрібна, та чи важлива вона.

Здійснення корегуючих дій.

Після винесення оцінки процес контролю переходить на третій етап. Менеджер найчистіше вибирає одну з трьох ліній поведінки; не вживати ніяких заходів, усунути відхилення чи переглянути стандарт.

Невжиття заходів. Основна мета контролю полягає в тому, щоб досягти такого становища, при якому процес управління організацією дійсно примушував її функціонувати у відповідності з планом.

Усунення відхилень. Мета коригування полягає в тому, щоб зрозуміти причини відхилень і досягти повернення організації до правильного образу дій. Здійснення коригування може бути досягнуто шляхом яких-небудь внутрішніх змінних факторів даної організації, вдосконалення функцій управління або технологічних процесів.

Перегляд стандартів. Не всі помітні відхилення від стандартів слід усувати. Іноді самі стандарти можуть виявитись нереальними, тому що вони засновуються на планах, а плани - це прогнози майбутнього.