2.11. Опишите технологию создания таблиц данных, запросов, форм, отчетов.

Таблицы в СУБД MS Access могут быть созданы в трех различных режимах: в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных.

Режим «Конструктор»

Окно таблицы в режиме конструктора имеет вид, показанный на рис. 5. При построении таблицы в этом режиме программа никаких полей вначале не создает. Пользователь сам определяет структуру таблицы, что называется, «с нуля». В верхней части окна конструктора расположена таблица (бланк), которая должна содержать перечень всех полей, их типов и заголовков. Для создания таблицы необходимо, как минимум, заполнить графы «Имя поля» и «Тип данных». Графа «Описание» не является обязательной и предназначена для текста подсказки, который выводится в нижней строке экрана во время работы с таблицей.

Рис. 5

Для того чтобы задать тип поля, надо щелкнуть в соответствующей ячейке в столбце «Тип данных». Это приведет к появлению символа списка справа в выбранной ячейке. Надо открыть его и выбрать нужный тип.

Одно из полей таблицы должно быть определено как ключевое. Для этого установите курсор на строку бланка и нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов или выберите команду Ключевое поле из контекстного меню, связанного с данной строкой. Как уже говорилось выше, первичный ключ может состоять из нескольких полей. Для того чтобы создать такой составной ключ, надо выделить несколько строк в бланке, а затем использовать инструмент Ключевое поле. О том, что поле является ключевым, свидетельствует изображение ключика в области выделения строки, содержащей данные о поле. Не могут быть более одного ключа, поэтому, если вы увидите, что символом ключика помечены две или более строки, то такая таблица имеет составной ключ.

Мастер таблиц

Еще одним способом создания таблицы является использование заготовок таблиц, которые доступны в мастере таблиц. Первый шаг этого мастера показан на рис. 6.

Рис. 6

Все заготовки разбиты на две большие группы: для делового и для личного применения. Из всех существующих полей надо отобрать те, которые должны входить в новую таблицу. Если предлагаемое поле не в полной мере соответствует предъявляемым требованиям, то его свойства можно будет изменить позднее, в режиме конструктора.

На втором шаге мастера таблиц можно изменить имя таблицы, присвоенное по умолчанию, и определить ключевое поле в новой таблице. Задание ключа может идти несколькими путями. Если выбран режим автоматического определения ключа и в новую таблицу включено поле-счетчик, то последнее автоматически выбирается программой в качестве ключевого. Если в список полей не было добавлено поле-счетчик, то программа автоматически создает еще одно поле в таблице для того, чтобы использовать его в качестве ключевого. Тип создаваемого поля – счетчик, а его имя программа изобретает сама. Обычно она создает имя нового поля как комбинацию слова «код» и имени таблицы, выбросив из последнего все пробелы.

Наряду с этим, пользователь может самостоятельно определить ключевое поле в режиме диалога. В этом случае пользователю предоставляется возможность выбрать одно из имеющихся в новой таблице полей.

На третьем шаге мастера необходимо связать ее с другими таблицами базы данных. Список существующих в базе данных таблиц выводится в окне. На этом шаге программа анализирует ключевые поля всех таблиц базы данных и если находит среди них поля с такими же именами, то предлагает связать соответствующие таблицы с новой. Если пользователь сам ничего не изменит, то эти связи будут определены автоматически. Если же подходящих таблиц не найдено, то перед именами всех таблиц в списке будет стоять «не связана». Связь может определить сам пользователь.

На последнем шаге мастера таблиц, пользователю остается определить режим, который будет активизирован после завершения работы мастера.

Работа с мастером таблиц в целом не вызывает больших сложностей, но необходимо иметь представление о тех полях, которые предлагает мастер.