36. Нормы документа (текстовые и языковые).

Особенностью официально-делового стиля является унификация документов, т. е. установление единообразия состава и форм управленческих документов. Унификация необходима для сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости. Вторая особенность – стандартизация – форма юридического закрепления унификации. В их рамках создана Единая государственная система документации, изданы ГОСТы, развивается система, связанная с электронными видами коммуникации.

Кроме того, документы служат средством фиксации деловой информации не только внутри одной страны, но и между различными странами.

Специфика культуры письменной официально-деловой речи заключается в том, что она предполагает владение двумя нормами: текстовыми и языковыми.

Вся система речи строится как стандарт (нормативный документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции; правила, обеспечивающие производство). При этом используется документ (лат. свидетельство), т. е. деловая бумага, обладающая юридической силой. Документ состоит из отдельных элементов, которые называют реквизитами (лат. требуемое, необходимое). Основные функции документа: информационная, коммуникативная, управленческая, правовая. Документ оформляется на бланке, т. е. бумаге с воспроизведенными типографским способом реквизитами. Это данные: об адресате (кому?), об адресанте (от кого?), наименование жанра, заголовок к тексту, подпись, дата и др. Именно реквизиты обеспечивают юридическую силу документа. Совокупность реквизитов и их расположение называют формуляром документа.

Текстовые нормы связаны со сложившейся официально-деловой ситуацией. Ситуация диктует выбор соответствующего документа.

Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы соответствующего документа. Текст документа имеет три главных параметра: набор реквизитов, расположение их в определенной последовательности, пространственное расположение.

При выборе документа схема такова: ситуация – жанр документа – форма документа – языковое наполнение документа.

Для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста. Текстовые нормы документов различают три степени жесткости:

1. Образец-матрица. Он характеризуется фиксированием всех основных параметров текста:

а) набором элементов (реквизита),

б) их последовательностью,

в) их пространственным расположением.

Для него существуют готовые бланки с необходимыми реквизитами. Это, например, справка, доверенность.

2. Образец-модель. Он дает большую свободу. Здесь фиксируются два основных параметра текста:

а) набор реквизитов,

б) их последовательность. Это, например, деловое письмо, заявление.

3. Образец-схема. Характеризуется одним параметром – набором реквизитов. Например, объяснительная записка.

К языковым нормам документа относятся точность, логичность, однозначность, краткость и стандартизация текста, использование для этого готовых форм, клише. В тексте не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности.

Точность и стандартизация влекут за собой использование:

1) специальной лексики, приближенной к терминологии (истец, ответчик, вышестоящий, контракт, импорт, кредит);

2) конструкций типа вышеуказанный, нижеследующие, нижеподписавшийся, а также устойчивых словосочетаний;

3) предлогов (в связи с болезнью, в соответствии с протоколом);

4) глагольно-именного сказуемого (принимать участие, провести расследование, произвести осмотр);

5) пассивных конструкций (оплата гарантируется, документация возвращена);

6) утверждения через отрицание (ученый совет не отклоняет);

7) синтаксической схемы перечисления.

Все эти нормы закреплены в ГОСТах, утвержденных Правительством России, и различных руководствах, справочниках, инструкциях.