Тема 6: управление содержанием проекта.

Управление содержанием проекта - это раздел управления проектами, включающий в себя деятельность, обеспечивающую определение и включение в проект тех и только тех работ, которые необходимы и достаточны для создания продукта проекта и успешеного завершения проекта.

Процессы обеспечения управления содержанием проекта:

1. сбор требований

2. определение содержания (границ проекта)

3. определение состава работ

4. контроль содержания (результатов)

Главная ошибка!!!

Неполное описание состава работ проекта -> календарный план и бюджет будут далеки от реальности.

Методы определения состава работ проекта:

- структурная декомпозиция работ

- "мозговые штурмы" на совещаниях относительно возможных работ и последующее включение этих работ в план

- адаптация планов похожих проектов

- консультирование у экспертов в той области, к которой прнадлежит проект.

Ни один из методов не даёт полной гарантии того, что все необходимые работы определены и ничего не забыто.

Декомпозиция работ - метод последовательной детализации содержания проекта разбиением (декомпозицией) основных результатов и задач на более мелкие и лучше управляемые.

Интерпретация данного термина:

ИСР - иерархическая структура работ

СДР - структурная декомпозиция работ

СРР - структура разбиения работ.

Структурная декомпозиция работ проекта - иерархическая структуризация работ проекта, ориентированная на основные его результаты, определяющие предметную область проекта.

Элементами проекта могут быть: продукт, услуга, пакет работ, работа.

Основные понятия содержания проекта:

* пакет работ - это квант единица измерения всей деятельности по проекту

* структура - совокупность отношений между элементами системы, необходимых и достаточных для достижения цели проекта

* разбиение - разделение на составные части или категории, на более простые составные части, декомпозиция

* работа - продолжительное физическое или умественное усилие, направленное на достижение результата; деятельность, обязанность, функция, операция, выполняемая сотрудником или коллективом; часть трудового процесса, требующего затрат времени и ресурсов

* результат - измеримый, осязаемый и проверяемый выход, продукт, получаемые вследствие выполнения работ по проекту или отдельной его части.

Создание иерархической структуры работ: в начале работ по планированию предоставляет менеджеру возможность:

1. объяснить (и самому понять), за счёт каких работ будет достигнута каждая из определённых в проекте целей

2. обеспечить полнту определения состава работ проекта

3. повысить точность оценок сроков и стоимости выполнения работ на детальном уровне и агрегированных оценок на уровне проекта в целом

4. указать на соответствующем уровне детализации ключевые результаты, которые должны быть ясно отражены в календарном плане

5. создать эффективную структуру отчётности

6. указать менеджеров и исполнителей, ответственных за достижение ключевых результатов, и тем самым гарантировать, что дотсижение всех результатов будет контролироваться

7. обеспечить членами команды понимание их роли в контексте общей работы по выполнению проекта.

Иерархическая структура работ - иерархический граф, каждый уровень которого представляет собой совокупность элементов и частей (работ), составляющих элемент (работу) более высокого уровня детализации.

Последовательность разработки ИСР:

1. определение основы (единых принципов) декомпозиции работ на верхних уровнях ИСР

2. установление верхнего уровня декомпозиции. Разбиение всего проекта на наиболее значимые в отношении управления задачи

3. последовательная детализация каждой их задач на более мелкие до тех пор, пока на нижнем уровне декомпозиции не получится полный список того, что должно быть сделано для завершения проекта, с необходимым уровнем детализации

4. обзор и проверка иерархической структуры работ в отношении полноты и неизбыточности. В ИСР не должно быть пробелов или наложений. Каждая работа в ИСР может появиться только один раз.

Построение ИСР с применением разных принципов декомпозиции на разных уровнях.

1) структура жизненного цикла

2) структура результатов

3) структура по видам деятельности

Последовательность применения принципов декомпозиции:

- определение жизненного цикла

- выделение подпроектов

- определение структуры продукта проекта

- определение ключевых исполнителей

- определение других признаков классификации работ проекта.

Правила разработки ИСР.

1. Каждый новый уровень в ИСР добавляет более детальные элементы, каждый из элементов связан с более общим элементом, расположенным на уровне выше. На любом из уровней группе "дочерних" (детальных) элементов соответствует только один "родительский" (суммарный элемент. Это основополагающее правило, которое обеспечивает корректность суммирования стоимости и обобщения информации о работах при переходе с одного уровня на другой.

2. Каждый элемент ИСР должен выступать агрегированным результатом ("суммой", "итогом") всех подчинённых "дочерних" элементов, на которые он декомпозирован (разбит). "Правило 100%" означает, что детальные работы каждого последующего уровня разбиения дожны полностью обеспечивать выполнение работы и получение результата задачи вышестоящего уровня.

3. Пакеты работ и работы должны быть уникальными и отличаться от других пакетов работ. Дублирование работ недопустимо.

4. Родительский элемент должен иметь больше одного дочернего элемента. Это правило позволяет избежать избытка уровней и обеспечивает получение структуры, пригодной для выполнения операций агрегирования.

5. ИСР должна быть полной, но не избыточной. Все работы ИСР - это работы, которые будут выполнены в ходе проекта. Работы, не включённые в ИСР, в проект не входят и не выполняются.

6. Сечение ИСР на любом уровне детализации представляет полный перечень работ проекта определённого укрупнения (в соответствии с уровнем, на котором произведено сечение). Каждый следующий уровень представляет собой следующую степень детализации операций проекта.

7. Разработка ИСР проводится методом последовательного разбиения сверху-вниз, но моет дополняться методом снизу-вверх. Для типовых работ проекта могут использоваться стандартные технологические последовательности работ.

8. Разбиение работ должно выполняться до тех пор, пока для каждой ветви струтктуры не будут определены элементарные результаты и работы проекта, обеспечивающие достижение всех целей проекта. Это правило не требует, чтобы ИСР имела симметричные ветви. Целью является разбиение работы таким образом, чтобы были определены ясные и поддающиеся контролю промежуточные результаты, и не более того.

9. Декомпозиция работ выполняется до определённого уровня. Глубину детализации определяет менеджер проекта. Обычно она зависит от глубины детальности котроля менеджера. Каждый элемент нижнего уровня ИСР в дальнейшем превратится в отдельную задачу.

Матрица ответственности.

Матрица ответственности обеспечивает описание и согласование структуры ответственности за выполнение работ.

Матрицу можно построить, используя ИСР и иерархическую структуру организации проекта.

Матрица проекта представляет формат для назначения участникам проекта ответственности за реализацию каждого из элементов проекта с указанием роли каждого из участников в выполнении той или иной работы.

Требования к документу, в котором представляется ИСТ.

1. График, отражающий ист, в обязательном порядке проходят утверждение у руководителя проекта.

2. Форма представления графика, отражающего ист, должна быть удобной и наглядной как для заказчика, так и для исполнителей.

3. График, отражающий ИСР, должен стать рабочим инструментом как для управленияи согласования позиций на совещаниях, так и для сдачи работ, особенно когда сроки были сорваны, а бюдже превышен по независящим от команды проекта причинам.

Разработанная структура разбиения работ- это первый шаг в планировании проектом в целом.