Создать главный документ на основе существующего документа в Word
1)Создала структуру документа.
2)Отображение заголовков.
Изменение уровня заголовка:
Валютный рынок со второго на третий;
Рынок наличной иностранной валюты с третьего на четвертый.
3)Создала вложенный документ.
4) Создала в своей папке папку Копия и сохранила вложенный документ Библиография в папке Копия под именем Литература. Документ откроется без заголовка Библиография.
Создать главный документ из существующих независимых документов
Создадала новую папку, в ней создала документ с именем Главный2 и перешла в режим структуры. Вставила в главный документ файл с именем 1. Понятие информации. Для этого поместила курсор в то место главного документа, где должен находиться вложенный документ, и нажмала кнопку Вставить (вложенный документ) на панели инструментов Структура. В появившемся диалоговом окне Вставка вложенного документа указала имя вставляемого файла и нажала Открыть. Аналогично вставила в главный документ остальные файлы в качестве вложенных документов.В итоге получила:
5. Создать главный документ с вложенными документами
1) Заблокировала документ Валютный рынок, нажав на значок «Заблокировать документ».
2) Переместила вложенный документ Рынок корпоративных ценных бумаг в начало документа.
3) Далее объединила вложенные документы Валютный рынок и Рынок корпоративных ценных бумаг в один.
4)Добавила два новых вложенных документа Рынок банковских кредитов и Рынок банковских депозитов в любое место главного документа.
6. Использовать фреймы и гиперссылки для организации навигации в большом документе
Создадала в своей папке новую папку Фреймы, скопировав документы Банковская система Беларуси и Сущность и функции банковской системы в папку Фреймы.
Потом создала в Word новый документ с именем Фреймы. Затем с помощью панели Рамки создала фреймы. Заголовки Банковская система Беларуси и Сущность и функции банковской системы будут находиться в левой рамке и являться гиперссылками, с помощью которых открываются документы в других рамках.
Чтобы создать гиперссылку, выделила текст, в диалоговом окне Добавление гиперссылки нажал кнопку Выбор рамки и выбрала рамку, в которой будет отображаться текст документа, нажала ОК, потом раскрыла список Папка и выделила файл Сущность и функции банковской системы . Аналогично создадала гиперссылку Банковская система.
В результате получила документ:
Контрольные вопросы
Подготовка документов с использованием слияния в MS Word.
Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.
Процесс слияния состоит из нескольких общих действий:
Настройка основного документа Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.
Подключение документа к источнику данных Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.
Уточнение списка получателей или элементов Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных. Если файл данных — это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.
Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния) При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.
Предварительный просмотр и завершение слияния Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.
Создание электронных форм и шаблонов.
Формой может быть любой документ, содержащий поля. Существует три типа полей: для ввода текста; флажок; раскрывающийся список. Порядок вставки полей достаточно прост: установите курсор в позицию для ввода поля формы, обратитесь к меню Вид/Панели инструментов/Формы. На панели "Формы"выберите один из трех типов полей. Поскольку формы очень часто создаются для быстрой разработки типовых документов, на панели "Формы" имеются инструменты для вставки и редактирования таблиц и для защиты формы.
Построение формы проходит в 3 этапа:
создание текстовой основы (структуры) формы;
вставка и настройка полей формы;
защита и сохранение формы.